Przewodnik wdrożenia voxCRM - materiały i dokumenty

Dziękujemy za wybór systemu voxCRM! Poniżej znajdą Państwo kompletną listę materiałów, które pomogą nam sprawnie wdrożyć system w Państwa firmie. Prosimy o przesyłanie tego, co Państwo aktualnie posiadają - pozostałe materiały można dostarczyć później.

Podstawowe elementy wdrożenia

1. Dane spółki

Wprowadzanie do systemu rozpoczynamy od danych spółki deweloperskiej. Potrzebujemy następujących informacji:

Podstawowe dane spółki:

• Pełna nazwa spółki (dokładnie jak w dokumentach urzędowych)
• NIP
• REGON
• KRS lub wpis do CEIDG (w przypadku spółek cywilnych)
• Pełny adres siedziby spółki

Podstawowe dane inwestycji:

• Nazwa inwestycji
• Wskazanie, która spółka realizuje daną inwestycję
• Pełny adres inwestycji

W sytuacji, kiedy Inwestycja ma Etapy - prosimy również o wskazanie tego wraz z ich nazwą. 

2. Cennik inwestycji

Format: Excel (.xlsx)

Implementacja systemu rozpoczyna się od wprowadzenia listy lokali, która stanowi fundamentalny element procesu wdrożeniowego.

Co potrzebujemy:

• Cennik do importu inwestycji w formie uzupełnionego wzoru pliku Excel
• Możemy użyć naszego wzoru dokumentu "Cennik (lista lokali) - wzór" lub przyjąć Państwa własny plik
• Pobierz wzór pliku Excel do cennika

3. Lista przyległości inwestycji

Format: Excel (.xlsx) - może być połączona z cennikiem

Co obejmuje:

• Miejsca postojowe
• Komórki lokatorskie
• Boksy rowerowe
• Inne przyległości wraz z cennikiem

Wszystkie dodatkowe przyległości mogą zostać przesłane razem z lokalami w jednym pliku.

4. Karty lokali

Format: PDF

W przypadku kart lokali system akceptuje dokumentację w formacie PDF. W sytuacji, gdy zachodzi potrzeba transferu znacznej ilości danych lub pojedynczych plików o dużym rozmiarze, zaleca się wykorzystanie np. platformy wetransfer.com.

5. Baza klientów i umów

Format: Excel (.xlsx)

System voxCRM oferuje możliwość zaimportowania istniejącej bazy klientów oraz umów:

Lista klientów:

• Pobierz wzór pliku Excel dla klientów
• Możecie również przesłać Państwo własny plik

Lista podpisanych umów z klientami:

• Pobierz wzór pliku Excel dla umów
• Jeśli Państwo taką listę posiadacie
• Możecie również przesłać Państwo własny plik

Dokumenty i szablony do uzupełnienia w systemie

Wzory umów

Format: Word (.docx)

System pozwala na generowanie umów z szablonów. Potrzebujemy:

• Wzór umowy rezerwacyjnej
• Wzór umowy deweloperskiej
• Wzór umowy przedwstępnej
• Prospekt informacyjny

Ważne: Wzory należy przesłać w formacie docx (np. z Worda) wraz z zaznaczeniem
(np. żółtym kolorem) miejsc, w których system miałby uzupełniać dane automatycznie.

Harmonogramy płatności

Format: Excel, PDF lub tekst

W systemie można skonfigurować wiele szablonów harmonogramów płatności, przypisując je do konkretnych inwestycji lub ich etapów.

Przykład szablonu harmonogramu:

Każdy harmonogram przypisywany jest do konkretnej inwestycji, natomiast każda z nich może posiadać wiele takich szablonów np. z podziałem na budynki / etapy.

Wzory wiadomości mailowych

Format: Word (.docx) lub tekst

System pozwala na dodanie wielu szablonów wiadomości e-mail:

• Wzory maili ofertowych
• Inne szablony komunikacji z klientami

Jeśli Państwo nie posiadacie własnych wzorów, przygotujemy je na podstawie naszych przykładów.

Po zaznaczeniu kilku konkretnych lokali istnieje możliwość wygenerowania w wiadomości tabelki z danymi dotyczącymi wybranych lokali (kolumny oraz kolor tabeli można skonfigurować).

Dodatkowe dokumenty i materiały

Dodatkowe dokumenty dla inwestycji

Format: PDF, JPG

W systemie istnieje możliwość przechowywania i zarządzania dodatkowymi dokumentami związanymi z inwestycją:

• Wizualizacje inwestycji
• Mapy inwestycji
• Logo dewelopera
• Plan inwestycji
• Logo inwestycji

Dokumenty te można następnie w prosty sposób załączać podczas komunikacji z klientami.

Rzuty kondygnacji

Format: JPG lub PDF

Możliwe jest dodanie w systemie rzutów kondygnacji oraz zaznaczeniu na nich odpowiednich lokali i przyległości, dzięki czemu istnieje możliwość graficznego wyszukiwania nieruchomości

• Rzut powinien zawierać numerację lokali
• Kolory kropek oznaczają dostępność: zielony - dostępne, czerwony - sprzedane/niedostępne, pomarańczowy - rezerwacja ustna

Taki rzut z oznaczeniami można następnie pobrać w formacie PDF i wysłać klientowi w celu przedstawienia dostępności np. miejsc postojowych.

Wzór dokumentu dla notariusza

Format: Word (.docx) lub Excel (.xlsx)

System pozwala na generowanie zestawu danych dotyczących umowy deweloperskiej w formacie tabeli bądź dokumentu dla notariusza. W systemie zaimplementowany jest podstawowy, domyślny wzór, ale jeśli posiadają Państwo własny wzór, prosimy o przesłanie.

Inne dokumenty z danymi dla klientów

Format: Word (.docx) lub Excel (.xlsx)

System pozwala generować indywidualne szablony:

• Wezwanie do zapłaty
• Zawiadomienie o zakończeniu prac
• Protokół odbioru

Pliki najlepiej przesyłać w formacie .docx lub .xlsx i oznaczyć (np. kolorem żółtym) miejsca, w których powinny pobierać się odpowiednie dane z systemu.

Konfiguracja poczty elektronicznej

Skrzynka do zbierania zapytań (leadów)

• Czy posiadają Państwo jedną skrzynkę mailową do zbierania zapytań z internetu?
• Przykłady: formularze@, leady@, zapytania@ itp.

Służy jedynie do zbierania zapytań ze stron WWW i portali ogłoszeniowych (nie powinna z niej być prowadzona korespondencja wychodząca). Na takiej skrzynce należy ustawić przekierowanie (wysyłanie kopii lub dodawanie do DW wiadomości) do voxCRM na adres [nazwa systemu].lead@voxcrm.eu. Dzięki temu kopie zapytań będą trafiać do systemu i zostaną przetworzone na leady (dane kontaktowe uzupełnią się same w systemie).
Aby uzyskać dokładny adres do przekierowania, prosimy o kontakt.

Podłączenie skrzynek pocztowych do wysyłki wiadomości

1. Poczta główna do korespondencji

• Czy posiadają Państwo jedną ogólną skrzynkę do wysyłania korespondencji do klientów?
• Przykłady: sprzedaz@, biuro@, kontakt@
• Służy do wysyłki grupowej wysyłki maili, zawiadomień, informacji do klientów, wiadomości autorespondera dla leadów.

2. Poczty imienne użytkowników

Służą do wysyłki imiennej korespondencji użytkowników do klientów, np. ofert. Są podłączane indywidualnie do konta w voxCRM.

Uwaga: w sytuacji gdy użytkownik nie posiada podłączonej imiennej poczty, wszystkie wiadomości są wysyłane z poczty głównej.

Stopki do wiadomości e-mail

Dla każdego użytkownika możliwe jest ustawienie indywidualnej stopki mailowej, która będzie automatycznie dodawana do wiadomości wysyłanych z systemu (o ile nie została wcześniej ustawiona w programie pocztowym).

Jakie są korzyści z podłączenia poczty firmowej i skrzynek email użytkowników?

Jak podłączyć indywidualne skrzynki email do programu voxCRM

Integracje i dane kontaktowe

Lista portali ogłoszeniowych

Potrzebujemy informacji o portalach, z których Państwo korzystają - do podłączenia przesyłania leadów do voxCRM i/lub automatycznego eksportu danych inwestycji na portale:

• Nazwy portali
• Dane kontaktowe do opiekuna po stronie portalu (e-mail, telefon)

Administratorzy

Dane kontaktowe do:

• Administratora Państwa stron WWW (e-mail, telefon) - do podłączenia do voxCRM przesyłania leadów z formularzy kontaktowych
• Administratora Państwa skrzynek pocztowych (e-mail, telefon) - do podłączenia do voxCRM Państwa skrzynek pocztowych

Dane dla automatyzacji dane.gov.pl

Jeżeli przekazali już Państwo podstawowe dane spółki i inwestycji, można rozszerzyć zakres o dodatkowe informacje, które ułatwią generowanie odpowiedniego formatu raportów przesyłanych do Ministerstwa Cyfryzacji:

Dodatkowe dane dla spółki:

• Adres strony www
• Adres e-mail kontaktowy
• Numer telefonu

Dodatkowe dane dla inwestycji:

• Adres strony www inwestycji
• Adres strony www pod którą klient może zapoznać się z prospektem
• Adres biura sprzedaży

Alternatywnie, można te informacje uzupełnić samodzielnie w systemie w późniejszym terminie zgodnie z instrukcją zawartą w artykule.

Więcej informacji znajdą Państwo w artykule: Generowanie danych dla dane.gov.pl

Teksty RODO do formularzy zgód

System pozwala wysyłać do klienta link do formularza zgód, który po zapisaniu aktualizuje zgody w karcie klienta. Treści zgód mogą być ustawiane indywidualnie dla każdej spółki.

Przykładowe wzory zgód RODO:

• Zgoda na przetwarzanie danych: Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celach marketingowych przez NAZWA_SPÓŁKI i spółki powiązane.
• Zgoda na wiadomości e-mail: Wyrażam zgodę na przesyłanie informacji handlowej za pomocą środków komunikacji elektronicznej zgodnie z treścią art. 10 ustawy
  z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
• Zgoda na kontakt telefoniczny: Wyrażam zgodę na używanie telekomunikacyjnych urządzeń końcowych i automatycznych systemów wywołujących dla celów marketingu bezpośredniego zgodnie z treścią art. 172 ustawy z dnia 16 lipca 2004 roku Prawo telekomunikacyjne.
• Informacja o administratorze danych: Przyjmuję do wiadomości,
  że administratorami danych osobowych jest NAZWA_SPÓŁKI, ULICA_SPÓŁKI, KOD_POCZTOWY MIASTO_SPÓŁKI i spółki powiązane. Podstawą prawną przetwarzania jest Pani/Pana wyraźna oraz dobrowolna zgoda na przetwarzanie danych w celach marketingowych. Przysługuje Panu/Pani prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. Dane osobowe będą przechowywane od momentu zebrania zgody na przetwarzanie danych osobowych, aż do czasu jej skutecznego odwołania. Przysługuje Panu/Pani prawo żądania dostępu do Pani/Pana danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia
  i ograniczenia przetwarzania, prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, prawo do przenoszenia danych oraz wniesienia skargi do organu nadzorczego.

Planowane szkolenia i spotkania

Po przygotowaniu systemu do pracy zaplanujemy stopniowo następujące szkolenia online:

1. Spotkanie wstępne/onboardingowe

• Przekrojowe omówienie systemu
• Pokaz podstawowych funkcji
• Omówienie postępów i ustalenie dalszego planu wdrożenia
• Odpowiedzi na pytania

2. Szkolenie z obsługi sprzedaży

• Obsługa leadów
• Dodawanie klientów
• Rejestrowanie aktywności
• Wysyłanie ofert
• Zakładanie rezerwacji ustnych
• Tworzenie umów

3. Szkolenie z obsługi rozliczeń

• Tworzenie i edytowanie harmonogramów płatności
• Rejestrowanie wpłat do umów
• Wysyłanie zawiadomień do klientów
• Generowanie faktur

4. Szkolenie z obsługi posprzedażowej

• Obsługa zgłoszeń usterek
• Planowanie i rejestrowanie odbiorów lokali
• Usterki odbiorowe
• Dodawanie zmian lokatorskich
• Tworzenie i rozliczanie umów na zmiany lokatorskie

5. Szkolenie dot. raportowania

• Omówienie wybranych raportów w systemie
• Dostosowanie do potrzeb firmy

Gdzie wysyłać materiały?

Wszystkie materiały prosimy przesyłać na adres: kontakt@voxdeveloper.com

Linki:

• Cennik (lista lokali) - wzór.xlsx
• Import umów i wpłat - wzór.xlsx
• Lista klientów - wzór.xlsx

Pozostałe możliwości systemu voxCRM

Oprócz standardowych funkcjonalności wdrożeniowych, system voxCRM oferuje również inne zaawansowane narzędzia, które mogą znacząco usprawnić Państwa procesy sprzedażowe. Poniżej przedstawiamy niektóre z nich, pozostałe prezentujemy na szkoleniach.

Dynamiczne oferty online

Tworzenie atrakcyjnych wizualnie ofert wysyłanych bezpośrednio z CRM z zaawansowanym monitorowaniem interakcji klienta. System pozwala śledzić, czy klient otworzył wiadomość, ile razy przeglądał ofertę i którymi lokalami się interesował, umożliwiając handlowcom dopasowanie odpowiednich reakcji i działań.

Przykłady ofert online:

• GVD - Głowackiego 22
• Milestone - Przystanek Ursus
• Górskie Resorty - The View Mountain
• Proxin - Kapitanat Garbary
• SGI -  Mokotów Ananasowa

Oferta online - tworzenie i zarządzanie ofertami

Asystent AI

Inteligentny system analizujący historię klienta i podpowiadający handlowcom kolejne optymalne kroki w procesie sprzedaży.

Zaawansowana automatyzacja

Moduł pozwalający na definiowanie różnorodnych scenariuszy kontaktu z klientem, automatyzujący procesy komunikacyjne.

Komunikacja SMS

Obsługa wysyłania wiadomości SMS (pojedynczo i grupowo) bezpośrednio z voxCRM dzięki integracji z SMSAPI.

Automatyczne aktualizacje portali

Automatyczne aktualizacje danych lokali na portalach nieruchomości takich jak otodom.pl, nieruchomosci-online.pl czy rynekpierwotny.pl.

Jakie są możliwości eksportu danych inwestycji na portale zewnętrzne?

Kontakt

Jeśli mają Państwo pytania dotyczące wdrożenia lub potrzebują dodatkowych informacji, prosimy o kontakt:

e-mail: kontakt@voxdeveloper.com

telefon: 534 571 638

Zespół voxCRM jest do Państwa dyspozycji na każdym etapie wdrożenia.

Program voxCRM jest profesjonalnym programem CRM dla deweloperów wspierającym pracę firm deweloperskich w obszarach związanych z marketingiem, sprzedażą, rozliczeniami i obsługą posprzedażową klientów.

Podstawowe funkcjonalności opisywane są w tej Bazie Wiedzy, natomiast wybrane moduły omawiamy również na krótkich filmach instruktażowych dostępnych pod adresem:

https://www.youtube.com/playlist?list=PLmMVayyr-_LMeVQsqHw7E7oFbwxoxNGeU

W razie potrzeby organizujemy dodatkowe szkolenia online, na których omawiamy indywidualne potrzeby i model działania Państwa firmy, co pozwala ulepszyć konfigurację programu i zapoznać użytkowników ze szczegółami działania systemu.

W razie pytań - zapraszamy również do kontaktu mailowego z naszym działem wsparcia: kontakt@voxcommerce.pl lub pod nr. telefonu: 534 571 638.

Lead - to potencjalny klient, który wyraził zainteresowanie usługami lub produktami firmy, na przykład poprzez wypełnienie formularza kontaktowego na stronie internetowej lub kontakt na portalach zewnętrznych. Lead może zostać przekształcony w klienta po weryfikacji.

Klient - osoba fizyczna lub prawna, która może zakupić lokal mieszkalny, albo taki zakupiła. W CRM mamy dane kontaktowe tej osoby, przynajmniej email lub nr telefonu. Klientem często staje się Lead, który zostanie zweryfikowany. Z jednym klientem można wiązać wiele leadów, które ten klient wygenerował w toku długoterminowej współpracy.

Zgłoszenie - w kontekście CRM, zgłoszenie odnosi się do zapytania lub kontaktu od potencjalnego klienta (Lead), który jest automatycznie zaczytywany przez system ze strony WWW oraz portali zewnętrznych, takich jak Tabela Ofert, Obido, rynekpierwotny.pl, Facebook itp. Zgłoszenie może być następnie przekształcone w klienta po odpowiedniej weryfikacji i obsłudze przez doradcę.

System VoxCRM to kompleksowe narzędzie wspierające zarządzanie relacjami z klientami, obsługę zgłoszeń, oraz organizację codziennej pracy. Dzięki intuicyjnym zakładkom i dostosowanym funkcjonalnościom użytkownicy mogą sprawnie realizować zadania zgodnie ze swoimi uprawnieniami.

Zakładki systemowe i ich funkcje

1. Pulpit

• Przegląd dziennych aktywności i rezerwacji.
• Podgląd nowo dodanych klientów i dokumentów.
• Wykresy sprzedaży, historia zmian cen.

2. Historia

• Szczegóły najnowszych działań użytkowników w systemie.
• Przydatne do śledzenia aktywności i kontroli procesów.

3. Wyszukiwarka klientów

• Szybkie wyszukiwanie klientów po numerze telefonu, e-mailu lub innych kryteriach.
• Funkcja dodawania nowych klientów i zgłoszeń serwisowych (przycisk „+”).

Obsługa użytkownika

Nagłówek strony:

• Informacja o zalogowanym użytkowniku.
• Ikona ustawień konta – zmiana hasła i inne opcje personalizacji.
• Ikona pomocy (?) – szybkie zgłoszenia serwisowe.
• Dostęp do bazy wiedzy i dobrych praktyk (ikona „i”).
• Dzwonek powiadomień.

Dobre praktyki w obsłudze klientów:

• Zawsze należy zachowywać profesjonalizm, empatię i cierpliwość (zgodnie z wartościami Vox).
• Należy pamiętać o zasadach bezpieczeństwa danych.

Zakładki i ich szczegóły

Leady

• Obsługa nowych zapytań klientów z różnych źródeł.
• Dedykowana dla zespołów odpowiedzialnych za pozyskiwanie klientów.

Zgłoszenia

• Zarządzanie zgłoszeniami od klientów, w tym technicznymi i serwisowymi.
• Monitorowanie postępu realizacji.

Klienci

• Baza danych zweryfikowanych klientów, w tym konwersje leadów i klienci w procesie sprzedaży.

Wyszukiwarka

• Znajdowanie i przygotowywanie ofert, rezerwacji oraz umów.

Kalendarz

• Planowanie i zarządzanie zadaniami.
• Funkcje branżowe, np. cel spotkania, priorytet, lokalizacja.

Rezerwacje

• Tworzenie i monitorowanie rezerwacji, w tym automatyczne wygaszanie przeterminowanych.

Umowy

• Szczegóły umów, płatności i rozliczeń z klientami.

Maile

• Rejestracja wysłanych i odebranych maili, tworzenie pełnej historii komunikacji.

Inbox

• Import wiadomości niezwiązanych z CRM, np. maile od klientów spoza systemu.

Matrix

• Wizualizacja lejka sprzedażowego z podziałem na etapy obsługi klienta.

Lista połączeń

• Informacje o rozmowach telefonicznych, z możliwością zakładania nowych klientów.

Dokumenty

• Centralne repozytorium dokumentów, z możliwością wyszukiwania i podglądu.

Raporty

• Analiza skuteczności działań biznesowych.

Faktury

• Zarządzanie fakturami i innymi dokumentami finansowymi.

Helpdesk

• Moduł serwisowy do obsługi usterek i zgłoszeń gwarancyjnych.

Odbiory

• Planowanie odbiorów mieszkań, generowanie protokołów.

Zmiany Lokatorskie

• Zarządzanie dodatkowymi pracami i umowami lokatorskimi.

Dodatkowe wskazówki

1. Przestrzegaj zasad systematyczności – domykaj zgłoszenia w kolejności priorytetów.
2. Dokładność i jakość pracy – unikaj błędów, sprawdzaj dane przed finalizacją.
3. Zachowuj poufność danych – blokuj ekran, gdy opuszczasz stanowisko.

Zasady bezpieczeństwa:

• Hasła muszą mieć co najmniej 8 znaków i być unikalne.
• Wszelkie zmiany konfiguracji systemu wymagają autoryzacji administratora.

System VoxCRM wspiera rozwój Państwa pracy poprzez automatyzację, przejrzystość i integrację. Korzystaj z niego zgodnie z najlepszymi praktykami, aby osiągnąć efektywność i satysfakcję klientów.

Program voxCRM działa poprzez przeglądarkę internetową i jest niezwykle łatwy w użyciu. Zalecamy korzystanie z przeglądarki Chrome, ale możecie Państwo również korzystać z innych popularnych, nowoczesnych przeglądarek, które są regularnie aktualizowane.  

Po wejściu na stronę logowania zobaczycie ekran, na którym należy wprowadzić swoje dane, aby zalogować się do systemu. System automatycznie rozpozna Państwa uprawnienia i wyświetli zakładki dopasowane do roli, którą pełnicie.  

W razie problemów z logowaniem do systemu sprawdźcie, czy dane logowania są poprawne. Istnieje także możliwość zresetowania hasła, jeśli zajdzie taka potrzeba.  

W przypadku trudności zapraszamy do kontaktu z naszym działem wsparcia: kontakt@voxcommerce.pl lub pod nr. telefonu: 534 571 638.

Korzystanie z programu jest intuicyjne i proste. Dodatkowo prowadzimy regularne szkolenia, podczas których omawiamy najlepsze praktyki i kluczowe funkcjonalności voxCRM, aby ułatwić efektywną pracę.

Aby zmienić dane takie jak hasło czy stopkę w wiadomościach, należy kliknąć na nazwisko użytkownika w prawym górnym rogu ekranu. Następnie należy wybrać ikonę w kształcie trybika. Po otwarciu panelu ustawień możliwe jest edytowanie informacji w szybki i intuicyjny sposób.

W menu znajdującym się po lewej stronie dostępne są dodatkowe opcje personalizacji. Możliwe jest dostosowanie układu menu głównego poprzez zmianę kolejności wyświetlanych pozycji, a także zarządzanie widokiem pulpitu poprzez włączanie lub wyłączanie sekcji, które nie są potrzebne. Dzięki temu system można skonfigurować w sposób najlepiej odpowiadający indywidualnym potrzebom.

Wyszukiwarka mieszkań dostępna w zakładce „Wyszukiwarka” w systemie voxCRM została zaprojektowana z myślą o intuicyjnej obsłudze. Aby wyszukać interesujące lokale, wystarczy wybrać odpowiednie parametry w sekcji nagłówka wyszukiwarki, a następnie kliknąć przycisk „Szukaj”.

Sekcje wyszukiwarki umożliwiają określenie takich parametrów jak typ lokali (np. mieszkania, domy, komórki lokatorskie, miejsca postojowe) oraz ich statusy. Pola wyszukiwania pozwalają również na zdefiniowanie zakresów, na przykład przedziału cenowego, powierzchni lokalu czy ceny za metr kwadratowy. Te funkcje są szczególnie przydatne przy zaawansowanym przeszukiwaniu bazy danych.

Warto zwrócić uwagę, że wyszukiwarka zapisuje ostatnie ustawienia filtra. Oznacza to, że jeśli przejdą Państwo do innej zakładki, a następnie powrócą do wyszukiwarki, ustawienia pozostaną aktywne. Aby zresetować je do domyślnych, wystarczy skorzystać z przycisku z symbolem minusa, który wyczyści wszystkie ustawienia filtra.

Wyniki wyszukiwania można łatwo wyeksportować do pliku Excel, klikając ikonę obok tej z symbolem minusa.

W systemie voxCRM istnieje możliwość zmiany kolejności wyświetlania zakładek w pasku nawigacyjnym, co pozwala na dostosowanie układu do własnych preferencji. Poniżej przedstawiono kroki niezbędne do wprowadzenia zmian.

Krok 1: Przejście do ustawień konta

Należy kliknąć ikonę profilu konta (domyślnie znajdującą się przy imieniu i nazwisku użytkownika). Po kliknięciu rozwinie się lista, z której należy wybrać opcję „Ustawienia konta".

Krok 2: Wybór opcji „Pozycje Menu"

W menu po lewej stronie należy znaleźć i kliknąć opcję „Pozycje Menu".

Krok 3: Dostosowanie kolejności zakładek

W nowo otwartym oknie możliwe jest kliknięcie w wybraną pozycję i przesunięcie jej w górę lub w dół w celu zmiany kolejności wyświetlania zakładek.

Krok 4: Zapisanie zmian

Po ustawieniu zakładek w preferowanej kolejności należy kliknąć przycisk „Zapisz".

Efekt zmian

• Kolejność zakładek w pasku nawigacyjnym zostanie zaktualizowana zgodnie z wprowadzonymi zmianami.
• Zmiany będą również widoczne w sekcji „Więcej", która wyświetla dodatkowe zakładki.

Uwaga: Zakładki, które nie zmieszczą się w głównym pasku nawigacyjnym (np. ze względu na rozdzielczość ekranu), będą automatycznie dostępne w zakładce „Więcej".

Dostosowanie zakładek pozwala zoptymalizować widok systemu, co przekłada się na szybszą i wygodniejszą pracę. W razie pytań dotyczących tej funkcji zachęcamy do kontaktu z administratorem systemu.

Górna wyszukiwarka w systemie voxCRM została zaprojektowana w celu zapewnienia łatwego i szybkiego dostępu do informacji o klientach, leadach oraz powiązanych z nimi danych. Poniżej znajduje się instrukcja, jak w pełni wykorzystać jej możliwości:

Rozpoczęcie wyszukiwania

1. Aby rozpocząć wyszukiwanie należy wprowadzić odpowiednie parametry, takie jak imię, nazwisko, numer telefonu lub adres e-mail.
2. Aby zainicjować wyszukiwanie, należy kliknąć ikonę lupy lub nacisnąć klawisz Enter.

Zakres wyszukiwania

• Wyszukiwarka przeszukuje bazę klientów, leadów oraz dane z nimi powiązane, takie jak e-maile, transakcje czy inne szczegóły.

Skorzystanie z zaawansowanego wyszukiwania

• Aby uzyskać dostęp do bardziej szczegółowych opcji wyszukiwania, można przejść do dedykowanej zakładki z zaawansowanymi filtrami.
• Filtry umożliwiają precyzyjne wyszukiwanie według takich kryteriów, jak typ nieruchomości, zakres cen czy status klienta.

Widoczność wyszukiwarki

• Dostęp do górnej wyszukiwarki zależy od przypisanych uprawnień w systemie.
• W przypadku braku widoczności tej funkcji, a jednoczesnej potrzeby jej wykorzystania, zaleca się wysłanie zgłoszenia na adres: kontakt@voxcommerce.pl.

Górna wyszukiwarka w voxCRM pozwala na szybkie odnajdywanie niezbędnych informacji, co znacząco zwiększa efektywność codziennej pracy w systemie.

voxCRM to wiodący w Polsce system CRM dla deweloperów, używany przez czołowe firmy deweloperskie, takie jak Robyg, Dekpol, Moderna, Acciona, Sun&Snow, Mill-yon, Novisa, oraz niemal dwustu innych małych i dużych deweloperów z całego kraju.

System został zaprojektowany, aby działać szybko w przeglądarce internetowej, oferując przyjazny dla użytkownika interfejs. Obejmuje kompleksową obsługę klienta – od publikacji danych lokali na stronie internetowej, poprzez zarządzanie zapytaniami i procesem sprzedaży, aż po obsługę posprzedażową i szczegółowe raportowanie.

Korzyści dla Działu Marketingu

• Automatyzacja procesów:
  • Eksporty ofert na portale nieruchomości (Otodom, Gratka, RynekPierwotny, Domiporta itp.).
  • Automatyczna aktualizacja danych inwestycji na stronie internetowej.
  • Integracja z YouLead, GetResponse i innymi narzędziami marketing automation.
• Skuteczne zarządzanie danymi:
  • Import i eksport danych z plików Excel i PDF.
  • Analiza skuteczności działań w kanałach marketingowych – raporty leadów.
• Nowoczesne rozwiązania:
  • Łatwe podłączenie zapytań z Google, Facebook, CallPage.
  • Grupowa wysyłka e-maili i zarządzanie newsletterami.

Korzyści dla Działu Sprzedaży

• Przyspieszenie procesów:
  • Szybszy dostęp do leadów i generowanie ofert z szablonów.
  • Obsługa szablonów e-maili i standardyzacja odpowiedzi.
• Usprawniona współpraca:
  • Łatwiejsza wymiana informacji między działami.
  • Dostęp do danych klientów, wpłat, usterek i statusów spraw.
  • Moduły współpracy z pośrednikami i platformami typu Expander, Primse.
• Wsparcie w administracji:
  • Generowanie dokumentów (np. oświadczenia dla banków) w zaledwie kilka kliknięć.

Korzyści dla Zarządu

• Pełna kontrola i analiza:
  • Łatwiejsza analiza kosztów marketingowych i sprzedaży.
  • Identyfikacja najskuteczniejszych źródeł umów.
  • Możliwość wykrywania problemów w procesie sprzedaży, marketingu i obsługi posprzedażowej.
• Oszczędność czasu i kosztów:
  • Zmniejszenie kosztów administracyjnych dzięki automatyzacji.
  • Wersja angielska systemu i raportów dla międzynarodowych klientów.

Korzyści dla Działu Obsługi Posprzedażowej

• Efektywne zarządzanie zadaniami:
  • Nadzór nad zmianami lokatorskimi i aranżacyjnymi.
  • Moduł odbiorów i kalendarz terminów.
  • Zarządzanie usterkami z przypomnieniami o terminach.

Korzyści dla Działu Księgowego

• Usprawnione procesy finansowe:
  • Łatwe oznaczanie wpłat klientów i import z wyciągów bankowych.
  • Wystawianie faktur i ich eksport do programu księgowego bez przepisywania danych.
  • Generowanie plików wsadowych dla DFG.

voxDeveloper to wszechstronne rozwiązanie, które wspiera każdy aspekt działalności dewelopera – od marketingu, przez sprzedaż, aż po obsługę posprzedażową i księgową, zwiększając efektywność pracy i obniżając koszty.

System VoxCRM umożliwia samodzielną zmianę hasła dostępowego. Zmiana hasła może zostać wykonana na dwa sposoby: bez logowania do systemu (resetowanie hasła) oraz po zalogowaniu (w ustawieniach konta).

Sposób 1: Zmiana hasła bez logowania do systemu

W przypadku, gdy użytkownik nie pamięta swojego hasła lub chce je zresetować bez logowania, należy wykonać następujące kroki:

1. Na ekranie logowania do systemu VoxCRM należy wybrać opcję „Nie pamiętam hasła".
   
   
    
2. Następnie należy podać adres e-mail przypisany do konta użytkownika w systemie.
3. Na podany adres e-mail zostanie wysłany link umożliwiający zresetowanie hasła oraz ustawienie nowego.
    
   
    

Sposób 2: Zmiana hasła po zalogowaniu do systemu

1. Proszę zalogować się do systemu VoxCRM, używając aktualnych danych dostępowych.
2. W prawym górnym rogu interfejsu należy najechać kursorem na ikonę użytkownika „Zalogowany jako", a następnie z rozwiniętego menu wybrać opcję „Ustawienia konta". 
   
    
3. Na stronie ustawień konta, po lewej stronie, pod zdjęciem profilowym, proszę kliknąć przycisk „Zmień hasło". 
   
    
   
   
4. Na ekranie pojawi się okno dialogowe „Zmień hasło". Należy wypełnić następujące pola:
   • Obecne hasło — należy wprowadzić aktualne hasło.
   • Nowe hasło — należy wprowadzić nowe hasło, które ma zostać ustawione.
   • Potwierdź nowe hasło — należy wprowadzić ponownie nowe hasło w celu potwierdzenia
      
     
      

Wymagania dotyczące nowego hasła:

Nowe hasło musi spełniać poniższe wymagania bezpieczeństwa:

• Minimalna długość hasła to 10 znaków.
• Hasło musi zawierać co najmniej jedną wielką literę.
• Hasło musi zawierać co najmniej jedną cyfrę.
• Hasło musi zawierać co najmniej jeden znak specjalny (np. !, @, #, $, %).

Opcjonalnie: Przypomnienie o zmianie hasła

W celu zapewnienia dodatkowego bezpieczeństwa zalecane jest włączenie automatycznego przypomnienia o konieczności zmiany hasła. Aby to zrobić, należy:

1. Na stronie Ustawień konta, w zakładce Profil, odnaleźć pole „Przypomnij o zmianie hasła po [dni]".Wpisać liczbę dni, po której system przypomni o konieczności zmiany hasła (np. 30 dni). 
   
   
    
2. Zatwierdzić zmianę, klikając przycisk „Zapisz" znajdujący się na dole strony. 
   
    

System voxCRM pozwala precyzyjnie kontrolować, kto w firmie ma dostęp do poszczególnych danych i funkcji. Dzięki systemowi ról i uprawnień każdy pracownik widzi dokładnie to, czego potrzebuje do swojej pracy — handlowiec skupia się na sprzedaży, księgowa na finansach, a manager ma pełny obraz działań zespołu. Poniżej wyjaśniamy, jak działa ten mechanizm i co warto o nim wiedzieć.

Jak działają uprawnienia w voxCRM

Uprawnienia w systemie opierają się na rolach. Rola to zestaw reguł określających, które moduły, funkcje i dane są dostępne dla danego użytkownika. Administrator firmy może tworzyć dowolną liczbę ról i przypisywać je do poszczególnych pracowników, dopasowując dostęp do struktury organizacyjnej.

Każda rola składa się z wielu szczegółowych ustawień pogrupowanych w kategorie tematyczne, takie jak Klienci, Umowy, Raporty czy Administracja. Dzięki temu można bardzo dokładnie określić, co dany pracownik może przeglądać, tworzyć, edytować lub usuwać.

Trzy poziomy widoczności danych

Dla większości obszarów systemu (leady, klienci, umowy, zadania) dostępne są trzy poziomy widoczności danych:

• Własne — użytkownik widzi tylko te rekordy, których jest opiekunem lub które sam utworzył. To najczęstszy poziom dla handlowców.
• Oddziałowe — użytkownik widzi dane wszystkich osób przypisanych do tego samego oddziału. Przydatne w firmach z wieloma biurami sprzedaży.
• Wszystkie — pełny wgląd w dane całej firmy. Poziom przeznaczony dla kadry zarządzającej i administratorów.

Poziom widoczności ustawia się osobno dla różnych modułów — na przykład handlowiec może widzieć tylko własnych klientów, ale mieć wgląd we wszystkie dostępne nieruchomości.

Najczęściej stosowane role w systemie

System pozwala tworzyć dowolne role dopasowane do potrzeb firmy. Poniżej przedstawiamy najczęściej spotykane konfiguracje:

• Doradca / Handlowiec — rola skupiona na codziennej obsłudze sprzedaży. Umożliwia tworzenie i obsługę leadów, klientów, ofert oraz rezerwacji. Widoczność danych najczęściej ograniczona do poziomu „Własne" lub „Oddziałowe".
• Dyrektor / Manager — rola z pełnym wglądem w dane zespołu. Zapewnia dostęp do raportów, matrixa oraz historii działań pracowników, co pozwala na bieżącą kontrolę procesów sprzedażowych.
• Księgowość — rola skoncentrowana na obszarze finansowym. Obejmuje dostęp do list wpłat, transz, faktur oraz eksportów do systemów księgowych (Optima, Symfonia). Zazwyczaj nie obejmuje modułów związanych z marketingiem i pozyskiwaniem leadów.
• Serwisant / Dział Techniczny — rola z dostępem wyłącznie do modułów posprzedażowych: zgłoszeń usterek (Helpdesk), odbiorów oraz zmian lokatorskich, bez wglądu w dane handlowe.
• Administrator — rola z dostępem do zakładki Administracja, umożliwiająca zarządzanie użytkownikami, rolami, słownikami systemowymi i szablonami dokumentów.

Każdą z powyższych ról można dowolnie modyfikować, a także tworzyć zupełnie nowe — na przykład dedykowaną rolę dla kancelarii prawnej obsługującej inwestycję.

Najczęściej pytane uprawnienia

Niektóre funkcje systemu wymagają osobnego włączenia w roli użytkownika. Poniżej znajdziecie Państwo najczęstsze przypadki, w których brak dostępu wynika z konfiguracji uprawnień:

• Eksport danych — możliwość pobierania danych do pliku Excel jest traktowana jako uprawnienie specjalne i wymaga osobnej aktywacji. Wynika to z ochrony danych osobowych klientów.
• Edycja szablonów dokumentów — dostęp do modyfikowania treści szablonów umów i wiadomości e-mail wymaga dedykowanego uprawnienia.
• Udzielanie rabatów — handlowiec może mieć ustawiony maksymalny próg rabatu (np. 3%). Udzielenie wyższego rabatu wymaga interwencji osoby z odpowiednimi uprawnieniami, np. managera.
• Usuwanie wpłat i transz — ze względów bezpieczeństwa ta funkcja jest domyślnie wyłączona dla wszystkich użytkowników i wymaga świadomego nadania przez administratora lub dział wsparcia.
• Anonimizacja danych klienta (RODO) — trwałe usunięcie danych osobowych klienta to operacja nieodwracalna. Uprawnienie do jej wykonania jest zazwyczaj nadawane jednej wyznaczonej osobie w firmie.

Jak zmienić uprawnienia użytkownika

Zmianę uprawnień można przeprowadzić na dwa sposoby, w zależności od posiadanego dostępu:

Samodzielnie (jeśli posiadasz rolę Administratora):

• Przejdź do Więcej → Administracja → Role.
• Wybierz rolę, którą chcesz edytować.
• Zaznacz lub odznacz odpowiednie pola w poszczególnych kategoriach uprawnień.
• Zapisz zmiany — nowe uprawnienia zaczną obowiązywać po ponownym zalogowaniu się użytkownika.

Przez dział wsparcia:

• Jeśli nie widzisz zakładki Administracja lub potrzebujesz niestandardowej konfiguracji, wyślij zgłoszenie na adres kontakt@voxcommerce.pl.
• W zgłoszeniu podaj, jakiego użytkownika dotyczy zmiana i jakie uprawnienia powinien otrzymać (np. „analogicznie do użytkownika X" lub konkretny opis potrzebnego dostępu).
• Zmiana uprawnień wymaga potwierdzenia od osoby decyzyjnej w firmie.

Praktyczne wskazówki

• Jedno konto = jeden pracownik — każdy użytkownik powinien mieć własne, indywidualne konto. Jeśli dwie osoby zalogują się na to samo konto jednocześnie, system automatycznie wyloguje pierwszą z nich.
• Nie widzisz jakiejś funkcji? — w większości przypadków oznacza to, że Twoja rola nie ma włączonego odpowiedniego uprawnienia. Skontaktuj się z administratorem systemu w swojej firmie lub z działem wsparcia.
• Nowy pracownik — aby utworzyć konto dla nowego pracownika, skontaktuj się z działem wsparcia, podając imię i nazwisko, adres e-mail, wymagane uprawnienia oraz listę inwestycji, do których ma mieć dostęp.
• Odejście pracownika — pamiętaj o dezaktywacji konta osoby, która opuszcza firmę. Wyślij prośbę na kontakt@voxcommerce.pl.

Wprowadzenie

System voxCRM jest nieustannie rozwijany, aby zapewnić użytkownikom jak najwyższy komfort pracy. Ze względu na ciągłe zmiany oraz wprowadzanie nowych funkcjonalności, szczegółowa dokumentacja systemu może nie zawsze odzwierciedlać bieżący stan oprogramowania.

Niektóre funkcjonalności mogą być domyślnie wyłączone. W przypadku braku widoczności opcji istotnych dla Państwa pracy, zaleca się skontaktowanie z działem wsparcia technicznego, który pomoże w aktywacji wymaganych funkcji.

Kontakt z działem wsparcia:

• E-mail: kontakt@voxcommerce.pl
• Telefon: 534 571 638

Zachęcamy również do śledzenia aktualności na naszym profilu na Facebooku:
https://www.facebook.com/voxcommerce

Aktualizacja z 14.07.2026

Importer leadów z Facebook Lead Ads. Wdrożyliśmy integrację z Facebook Lead Ads. Leady z kampanii Meta trafiają teraz automatycznie do CRM wraz z mapowaniem pól i konfiguracją dostępną w ustawieniach — bez konieczności ręcznego pobierania i wgrywania plików z portalu reklamowego.

Rezerwacje — nowy wygląd listy i modali. Moduł Rezerwacje zyskał całkowicie nowy wygląd w Bootstrap 5: odświeżona lista, filtry, paginacja, eksport oraz tryb ciemny. Zaktualizowaliśmy również okna edycji rezerwacji i tworzenia umowy. Nowy widok jest domyślnie włączony dla wszystkich użytkowników.

Karta firmy — zakładka „Aktywności klienta". W karcie firmy dodaliśmy zakładkę Aktywności klienta. Cała historia kontaktu z firmą jest teraz dostępna w jednym miejscu, analogicznie jak na karcie klienta indywidualnego.

Odbiory — przycisk „Przejdź do odbioru" na karcie usterki. Na karcie zgłoszenia usterki typu „odbiór lokalu" dodaliśmy przycisk „Przejdź do odbioru". Przejście do powiązanego odbioru zajmuje teraz jedno kliknięcie, bez szukania go w module.

Klienci — filtry zaplanowanej aktywności. Na liście klientów dodaliśmy filtry Zaplanowana aktywność od/do. Pozwalają szybko wyodrębnić klientów z zaplanowanymi kontaktami w wybranym przedziale czasu.

Aktualizacja z 23.06.2026

Grafiki — rezerwacja terminów spięta z kalendarzem głównym. Dostepny jest nowy moduł Grafiki: dostępne i zajęte sloty są oznaczone na kalednarzu głównym w CRM. Klient otrzymuje dodatkowo maila z linkiem do samodzielnego zarządzania swoją rezerwacją — może ją potwierdzić lub anulować bez kontaktu z deweloperem.

Oferta online — galeria zdjęć lokali. W ofercie online dodaliśmy możliwe włączenie galeri zdjęć lokalu. Klient przeglądający ofertę widzi teraz pełną wizualizację mieszkania bezpośrednio w prezentacji, co zwiększa atrakcyjność wysyłanych propozycji.

Lokale — pole „Data zakończenia budowy". W edycji lokalu dodaliśmy nowe pole Data zakończenia budowy. Informacja jest dostępna w parametrach lokalu i może być wykorzystywana w raportach oraz komunikacji z klientami.

Raport sprzedaży nieruchomości — kolumna „Prognoza". Do raportu sprzedaży nieruchomości dodaliśmy kolumnę Prognoza. Daje to lepszy obraz przewidywanych wyników sprzedaży obok danych bieżących.

Aktualizacja z 09.06.2026

Rezerwacja online — rezerwacja lokalu bezpośrednio ze strony WWW dewelopera. Wdrożyliśmy pierwszą wersję modułu rezerwacji online. Klient może teraz zarezerwować lokal bezpośrednio ze strony internetowej dewelopera — bez kontaktu telefonicznego i bez udziału doradcy. Rezerwacja trafia automatycznie do CRM, gdzie przechodzi standardowy proces obsługi.

Wyszukiwarka — rozszerzone wyszukiwanie klientów. Rozbudowaliśmy wyszukiwanie klientów w zakładce Wyszukiwarka. System znajduje teraz klientów po większej liczbie kryteriów, co znacznie przyspiesza codzienne odnajdywanie kontaktów.

Karta umowy — grupowa wysyłka faktur mailem. Na liście faktur na karcie umowy, w menu „Wykonaj na zaznaczonych", dodaliśmy opcję wysyłki maila. Kilka faktur można teraz wysłać do klienta jednocześnie — bez otwierania każdej z osobna.

Raport dłużników — filtr liczby dni opóźnienia. W raporcie dłużników dodaliśmy filtr liczby dni opóźnienia płatności. Pozwala to błyskawicznie wyodrębnić np. umowy z zaległością powyżej 30 czy 60 dni i odpowiednio spriorytetyzować windykację.

Aktualizacja z 26.05.2026

Budżety — widok w formie drzewka. Widok budżetów zyskał nowy tryb prezentacji — drzewo hierarchiczne. Pozwala to na przejrzyste przeglądanie struktury budżetów z podziałem na kategorie i podkategorie bez konieczności przewijania płaskiej listy.

Własne szablony SMS dla ofert online. Dodaliśmy typ szablonu SMS „Oferta online", który pozwala definiować własne treści wiadomości wysyłanych do klientów razem z linkiem do oferty. Każdy panel może mieć teraz spersonalizowany tekst SMS zamiast domyślnego komunikatu systemowego.

Helpdesk — nawigacja między zgłoszeniami. Na karcie zgłoszenia helpdesk dodaliśmy przyciski nawigacji umożliwiające przechodzenie do poprzedniego i następnego zgłoszenia z listy. Przeglądanie kolejnych spraw nie wymaga już powrotu do listy przy każdym zgłoszeniu.

Zmiany lokatorskie — funkcja „Utwórz podobną". Dodaliśmy możliwość tworzenia nowej zmiany lokatorskiej na podstawie istniejącej. Wszystkie parametry są przenoszone do nowego formularza jako punkt startowy — przydatne przy powtarzających się typach zmian dla różnych lokali.

Aktualizacja z 12.05.2026

Lista połączeń — tworzenie leada bezpośrednio z połączenia. Z poziomu listy połączeń można teraz utworzyć leada bez wychodzenia do innego modułu. Numer telefonu z połączenia jest automatycznie przenoszony do formularza tworzenia lead-a.

Automatyzacje — nowy wyzwalacz „Utworzenie usterki". W module Automatyzacje (kontekst: Usterka) dodaliśmy nowy wyzwalacz — Utworzenie usterki. Pozwala to na automatyczne powiadomienia, przypisania czy akcje mailowe w momencie, gdy w systemie pojawi się nowe zgłoszenie serwisowe.

Asystent importu lokali — rachunki MRP. Rozbudowaliśmy asystenta importu lokali o obsługę rachunków MRP. Dane rachunków mogą być teraz wczytywane z pliku importu razem z pozostałymi danymi lokalu, bez konieczności ich ręcznego uzupełniania po imporcie.

Lista połączeń — oddzielne filtry dla klienta i numeru telefonu. Dotychczasowy wspólny filtr „Klient, numer tel." został rozdzielony na dwa niezależne pola. Wyszukiwanie po nazwisku klienta i po numerze telefonu działa teraz osobno.

Aktualizacja z 28.04.2026

KSeF — obsługa pieczęci elektronicznej biura rachunkowego. Wdrożyliśmy obsługę pieczęci elektronicznej podmiotu uprawnionego — czyli biura rachunkowego podpisującego faktury innym NIPem niż wystawca.

Faktury — wysyłka SMS bezpośrednio z karty faktury. Z poziomu karty faktury można teraz wysłać SMS do klienta bez konieczności przechodzenia do innych modułów. Funkcja dostępna jest bezpośrednio przy dokumencie, co przyspiesza kontakt w sprawach płatności.

Oferta online — ponowna wysyłka do klienta. Dodaliśmy możliwość ponownego wysłania oferty online, która została wcześniej wygenerowana i przesłana klientowi. Nie trzeba już tworzyć oferty od nowa — wystarczy wyszukać poprzednią i wysłać ją ponownie jednym kliknięciem.

Aktualizacja z 14.04.2026

Wyszukiwarka — nowy widok „Układ mieszkań". W wyszukiwarce lokali dodaliśmy nową zakładkę widoku — Układ mieszkań. Po jej wybraniu i wskazaniu inwestycji system wyświetla graficzny plan budynku z podziałem na piętra i budynki, gdzie każdy lokal oznaczony jest numerem, powierzchnią oraz aktualną ceną. Widok dostępny jest bezpośrednio obok dotychczasowych trybów: listy, tabeli i kondygnacji.

Asystent AI — rozmowa o produktach i lokalach. Rozszerzyliśmy możliwości asystenta AI o wiedzę dotyczącą produktów i lokali dostępnych w systemie. Asystent może teraz odpowiadać na pytania użytkowników związane z ofertą inwestycji, uzupełniając rozmowę o konkretne dane z CRM.

Inwestycje — import powierzchni powykonawczych lokali. Dodaliśmy możliwość importu powierzchni powykonawczych lokali z pliku bezpośrednio z poziomu szczegółów inwestycji. Eliminuje to konieczność ręcznego uzupełniania danych po zakończeniu budowy.

Rezerwacje — tworzenie rezerwacji jednocześnie na przyległości. Przy tworzeniu rezerwacji dodaliśmy checkbox „Utwórz rezerwację na powiązane przyległości". Jedno kliknięcie wystarczy, żeby zarezerwować lokal wraz z miejscem postojowym czy komórką lokatorską — bez konieczności zakładania oddzielnych rezerwacji.

Lista umów — nowy filtr „Odbiór". Na liście umów dodaliśmy filtr „Odbiór", umożliwiający szybkie wyodrębnienie umów powiązanych z konkretnym odbiorem. Przydatne szczególnie przy zarządzaniu dużą liczbą umów w zaawansowanym etapie realizacji inwestycji.

Aktualizacja z 31.03.2026

Lista umów — nowy filtr „Umowa opłacona". Na liście umów dodaliśmy filtr „Umowa opłacona", umożliwiający wyodrębnienie umów z uregulowanymi płatnościami. Filtr dostępny jest w konfiguracji filtrów listy umów w Administracji.

Umowy — grupowe anulowanie umów powiązanych z nieruchomością. Dodaliśmy możliwość anulowania wszystkich umów powiązanych z daną nieruchomością jednocześnie. Funkcja przyspiesza obsługę sytuacji, w których wymagane jest wycofanie wszystkich umów dla jednego lokalu.

Lista leadów — kolumna ze statusem klienta. Na liście leadów dodaliśmy możliwość wyświetlania statusu klienta powiązanego z leadem jako osobna kolumna. Pozwala to na szybką ocenę etapu, na którym znajduje się dany klient, bez otwierania karty klienta.

Szablony email — zmienna z linkiem do formularza zgód klienta. W szablonach maili do klienta dodaliśmy nową zmienną generującą unikalny link do formularza zgód klienta. Umożliwia to automatyczne umieszczanie w treści maila spersonalizowanego odnośnika do aktualizacji zgód RODO.

Aktualizacja z 17.03.2026

Nowy wygląd edycji użytkownika. Przebudowaliśmy widok edycji konta użytkownika na nowy, nowoczesny styl. W ramach zmian dodaliśmy możliwość przycinania zdjęcia profilowego, aktywacji i deaktywacji konta bezpośrednio z modala.

Firmy — odświeżony wygląd tabeli. Widok listy firm został zaktualizowany do nowego stylu zgodnego z biblioteką wizualną systemu. Zmiany obejmują układ kolumn, czytelniejszy interfejs i spójność z pozostałymi modułami CRM.

Kalendarz — domyślne filtry w ustawieniach. W ustawieniach kalendarza dodaliśmy nowe opcje konfiguracyjne: domyślny filtr statusu aktywności oraz możliwość domyślnego włączenia opcji „Pokazuj tylko moje aktywności".

Raport skuteczności leadów — nowa kolumna „Spotkania". Do raportu skuteczności leadów dodaliśmy kolumnę Spotkania, prezentującą liczbę zaplanowanych i odbytych spotkań w powiązaniu z danym leadem. Daje to pełniejszy obraz aktywności doradców w procesie sprzedaży.

Aktualizacja z 03.03.2026

Kopiowanie ustawień oferty online. Dodaliśmy możliwość kopiowania całej konfiguracji oferty online w ramach tej samej inwestycji. Nie trzeba już ręcznie odtwarzać tych samych ustawień — wystarczy wskazać szablon którego chcemy zrobić kopię.

Automatyzacje — nowa akcja: Zaplanowanie aktywności. Do modułu Automatyzacji dodaliśmy nową akcję — Zaplanowanie aktywności. System może teraz samodzielnie tworzyć zadania i przypomnienia w odpowiedzi na zdarzenia, takie jak podpisanie umowy czy zmiana statusu leada.

Odbiory — grupowa zmiana statusu zgłoszenia. Na liście usterek na karcie odbioru dodaliśmy nową grupową akcję — Grupowo zmień status zgłoszenia. Umożliwia ona masową aktualizację statusów zaznaczonych usterek bez konieczności edytowania każdej z osobna w ramach jednego odbioru.

Pośrednicy — przypisanie doradcy do pośrednika. W module zgłoszeń od pośredników dodaliśmy możliwość wskazania konkretnego doradcy, który automatycznie otrzymuje zgłoszenia napływające od danego pośrednika.

Karta klienta — generowanie oferty online i wysyłka SMS-em. W zakładce Rezerwacje i przypisane do klienta dodaliśmy obsługę generowania oferty online oraz wysyłki jej linku SMSem. Doradca może teraz przekazać klientowi spersonalizowaną ofertę bez opuszczania karty klienta.

Aktualizacja z 17.02.2026

Przekazywanie wiadomości email — funkcja "Prześlij dalej". Dodaliśmy możliwość przekazywania wiadomości email do dowolnych odbiorców bezpośrednio z poziomu CRM. Funkcja działa analogicznie do "Odpowiedz", z możliwością wskazania nowego adresata.

Automatyczne powiązywanie wiadomości z usterką po temacie. Dodaliśmy nową opcję w ustawieniach Helpdesku — system automatycznie rozpoznaje numer usterki w temacie przychodzącej wiadomości i powiązuje ją z odpowiednim zgłoszeniem.

Strefa Klienta — wymagalność dodania załącznika przy zgłaszaniu usterki przez klienta. W ustawieniach Strefy Klienta dodaliśmy opcję wymagającą wgrania pliku (np. zdjęcia) przy tworzeniu nowego zgłoszenia usterkowego. Dzięki temu zgłoszenia trafiają do działu serwisowego od razu z dokumentacją fotograficzną.

Raport spotkań — notatka przed i po spotkaniu. Do Raportu spotkań dodaliśmy dwie nowe opcjonalne kolumny: "Notatka przed spotkaniem" i "Notatka po spotkaniu". Kolumny włączane są w Ustawieniach raportów.

Aktualizacja z 03.02.2026

Wysyłka oferty online przez SMS. Dodaliśmy możliwość wysyłki linku do oferty online bezpośrednio SMSem z poziomu "Wyszukaj dla klienta" na podstronie karcie klienta. Funkcja dostępna dla paneli z aktywną integracją SMSAPI. Dzięki nowej opcji doradcy mogą jeszcze szybciej dotrzeć do klientów z przygotowaną ofertą.

Zagnieżdżanie warunków w automatyzacjach. Do modułu automatyzacji dodaliśmy możliwość tworzenia grup warunków z różnymi operatorami logicznymi (I/LUB). Pozwala budować bardziej zaawansowane reguły automatyzacji. Teraz można np. ustawić: "jeśli (status = Nowy LUB status = Kontakt) I (źródło = WWW)".

Automatyczna zmiana źródła klienta po powiązaniu leada. Nowa opcja automatycznie aktualizująca źródło pochodzenia klienta po powiązaniu nowego leada (jeśli minął określony czas bez aktywności). Domyślny okres ważności źródła to 30 dni, ale można go dostosować do własnych potrzeb. Opcja może być włączona na prośbę klienta w panelu.

Warunek "Zgody klienta" w automatyzacjach. Wproawdziliśmy nowy warunek do modułu automatyzacji w kontekście Klient i Email sprawdzający, czy klient wyraził wybrane zgody marketingowe - przydatne do kampanii zgodnych z RODO. System sprawdzi zaznaczone zgody przed wykonaniem akcji, co eliminuje ryzyko wysyłki komunikacji do osób, które nie wyraziły na nią zgody np zgoda na mail.

Aktualizacja z 20.01.2026

Automatyzacja wysyłki maili z ofertami online. Dodaliśmy funkcje które umożliwiają pełną automatyzację generowania i wysyłania ofert online do klientów bez ręcznej interwencji. System sam wybiera lokale oznaczone jako "Wybierz do automatycznej oferty online", generuje personalizowaną ofertę i wysyła ją według zdefiniowanych reguł automatyzacji.

Zaplanowane wysyłanie maili. Wprowadziliśmy możliwość planowania wysyłki maili na konkretną datę i godzinę w przyszłości. Przy tworzeniu maila ofertowego użytkownik może wybrać opcję "Zaplanuj wysłanie maila" i określić dokładny moment wysłania. System automatycznie wyśle wiadomość po wybranym czasie bez konieczności obecności doradcy przy komputerze.

Możliwość edycja klienta bezpośrednio z okna aktywności. W oknie rejestracji/edycji aktywności dodaliśmy "hamburger menu" z opcjami "Pokaż historię" oraz "Edytuj klienta". Wybór "Edytuj klienta" otwiera pełny formularz edycji danych klienta bez zamykania okna aktywności. Po zapisaniu zmian użytkownik wraca do kontynuacji rejestrowania aktywności.

Zmiana doradcy dla połączeń telefonicznych. Na liście połączeń (pobranych z aplikacji mobilnej zainstalowanych na telefonach służbowych doradców) wprowadzamy opcję "Zmień doradcę" (opcja widoczna z odpowiednimi uprawnieniami), umożliwiającą przepisanie połączenia do innego użytkownika. Po kliknięciu pojawia się okno wyboru doradcy, do którego ma zostać przypisane połączenie wraz z powiązanym leadem/klientem.

Wyświetlanie informacji o otwarciu maili automatycznych w leadach. W edycji leada przy dacie wysłania automatycznej wiadomości dodaliśmy informacje o jej otwarciu oraz kliknięciach w linki. Wizualne wskaźniki pokazują czy i kiedy lead otworzył otrzymaną ofertę, co pozwala na ocenę zainteresowania bez kontaktu telefonicznego.

Nowe pole "Status" w etapach inwestycji. W etapach inwestycji dodaliśmy nowe pole "Status" korzystające z tej samej listy statusów co inwestycje (w sprzedaży, planowany, zakończony). Domyślnie nowe etapy otrzymują status "Planowany". Umożliwia to śledzenie postępu realizacji na poziomie poszczególnych budynków/faz zamiast tylko całej inwestycji.

Aktualizacja z 07.01.2026

Automatyzacja dla zgłoszeń serwisowych. Wprowadzamy nowy kontekst "Usterka" w module automatyzacji, umożliwiający tworzenie reguł reagujących na zmiany statusów zgłoszeń serwisowych. System może automatycznie wysyłać powiadomienia, eskalować nierozwiązane zgłoszenia.

Grupowe zarządzanie klasyfikacjami umów. Dodaliśmy możliwość masowego zaznczania klasyfikacji dla wielu umów jednocześnie, analogicznie do funkcji działającej już dla klientów. Zaznaczenie umów na liście i wykonanie grupowej operacji pozwala na błyskawiczne przypisanie kategorii do transakcji.

Link do formularza zgód RODO w automatyzacjach. Do automatyzacji w kontekście klienta dodajemy zmienną generującą link do formularza zgód RODO, który klient może samodzielnie wypełnić online. Dodatkowo na liście klientów dostępna jest nowa kolumna "Wyrażone zgody" wyświetlająca wszystkie aktualnie zaznaczone zgody w czytelnej formie.

Aktualizacja z 16.12.2025

Nowy raport umów najmu. Stworzyliśmy dedykowany raport umów najmu zawierający adres administracyjny, przyległości (miejsca postojowe, garaże, komórki), dane najemcy z kontaktami, datę zawarcia umowy, okres najmu, stawki czynszu i opłat oraz status kaucji.

Rozszerzony eksport na portal Trojmiasto.pl. Do eksportu danych lokali na portal Trojmiasto.pl dodaliśmy obsługę dla damych: informację "gotowe do odbioru", charakterystykę energetyczną UE, typ zabudowy, rodzaj własności, dostęp do drogi, media, ogrodzenie i wiele innych. Pełniejsze dane zwiększają atrakcyjność ogłoszeń i zgodność z wymaganiami portalu.

Domyślne zaznaczanie oferty online w mailach ofertowych. Od teraz system domyślnie zaznaczy załączanie linku do interaktywnej oferty online, eliminując konieczność ręcznego wyboru przy każdej wysyłce.

Aktualizacja z 02.12.2025

Wyliczanie wieku klienta. Po uzupełnieniu daty urodzenia klienta system automatycznie wyliczy i wyświetli jego wiek w karcie oraz umożliwi eksport tej informacji do Excela. Wiek będzie poprawnie odmieniony (lat/lata/rok) i dostępny jako opcjonalna kolumna w eksportach. Funkcja wspiera analizy demograficzne, segmentację klientów oraz dostosowywanie oferty do grup wiekowych.

Widoczność rozliczenia lokalu w odbiorach. Wprowadzamy wyraźną informację czy lokal jest rozliczony (wszystkie transze opłacone) zarówno na liście odbiorów jako filtrowalna kolumna, jak i w karcie pojedynczego odbioru. Dodatkowo przy grupowym generowaniu odbiorów dostępna będzie opcja "Tylko rozliczone", tworząca protokoły wyłącznie dla lokali z pełną płatnością.

Procentowe śledzenie wpłat w umowach. W kolumnie "Zapłacono" na liście umów system będzie wyświetlał wartość procentową wpłat dla każdej umowy oraz łączne procenty w podsumowaniu. Automatyczne wyliczanie jaki procent ceny całkowitej został już wpłacony daje obraz zaawansowania płatności bez konieczności ręcznych obliczeń.

Aktualizacja z 19.11.2025

Plany powykonawcze na lokalu. Wdrożyliśmy funkcję do importu i zarządzania planami powykonawczymi, umożliwiające bezpośrednie przypisywanie ich do lokali oraz automatyczne wykorzystanie podczas odbiorów. System automatycznie priorytetyzuje plany powykonawcze przed marketingowymi, co usprawnia proces kontroli jakości.

Automatyczne powiadomienia o wygasłych ofertach. Do modułu automatyzacji dodaliśmy opcję która monitoruje aktywność klientów na wygasłych ofertach online i automatycznie powiadamia doradców przez np SMS lub Email. Dzięki temu można błyskawicznie zareagować na ponowne zainteresowanie klienta naszą ofertą.

Zaawansowana wizualizacja usterek na planach. Dodaliśmy możliwość podglądu konkretnych markerów usterek bezpośrednio na planach lokali ze szczegółów zgłoszenia serwisowego. Funkcja dostępna zarówno w panelu webowym jak i aplikacji mobilnej, ułatwia lokalizację i weryfikację zgłoszonych problemów.

Filtrowanie danych lokali w XML po etapach inwestycji. Wprowadziliśmy możliwość filtrowania feedów XML z ofertami według konkretnych etapów inwestycji w linkach XML. To usprawnienie pozwala partnerom zewnętrznym i portalom na pobieranie danych tylko z wybranych etapów budowy.

Aktualizacja z 04.11.2025

Powiadomienia o wygasłych ofertach: Wprowadziliśmy nową automatyzację (do włączenia), która monitoruje aktywność klientów na wygasłych ofertach online i automatycznie powiadamia doradców przez SMS, email lub aplikację mobilną. Dzięki temu można błyskawicznie zareagować na ponowne zainteresowanie klienta i nie stracić potencjalnej sprzedaży.

Szablony dokumentów dedykowane dla helpdesku: Stworzyliśmy nowy typ szablonów dokumentów specjalnie dla zgłoszeń serwisowych, co umożliwia generowanie profesjonalnej dokumentacji bezpośrednio z poziomu usterki.

Grupowa wysyłka dokumentów odbiorowych: Wprowadziliśmy możliwość masowej wysyłki mailingowej dokumentów z odbiorów bezpośrednio z poziomu listy, wykorzystując szablony typu "Odbiory".

Ulepszona analityka leadów z UTM: Rozszerzyliśmy kolumnę "Sposób kontaktu" o wyświetlanie Campaign Medium z leadów, co pozwala na dokładniejszą analizę skuteczności kanałów marketingowych.

Aktualizacja z 28.10.2025

Inteligentne automatyzacje dla ofert online. Wprowadziliśmy nowy kontekst automatyzacji umożliwiający śledzenie, czy klient wszedł na konkretną ofertę online. Dzięki temu można automatycznie uruchamiać dedykowane akcje w odpowiedzi na zainteresowanie klienta.

Automatyczny monitoring portalu dane.gov.pl. System codziennie automatycznie sprawdza, ile plików CSV zostało zaimportowanych na portal dane.gov.pl i porównuje to z liczbą plików, które powinny zostać wyeksportowane. Funkcja zacznie działać gdy przy spółce celowej dodać się odpowiedni identyfiokator (dla spółki) z dane.gov.pl.

Filtr "Pierwsza umowa" w raportach sprzedażowych. W raporcie sprzedanych i niesprzedanych lokali dodaliśmy możliwość filtrowania według kryterium "Pierwsza umowa", co pozwala identyfikować w czasie sprzedaż nieruchomość po pierwszej podpisanej umowie z klientami.

Harmonogram zwolnionych środków na poziomie etapów. Wprowadziliśmy możliwość definiowania harmonogramu zwolnionych środków dla poszczególnych etapów inwestycji, zamiast tylko na poziomie całego projektu. 

Aktualizacja z 14.10.2025

Inteligentny Asystent AI w karcie klienta: Wprowadziliśmy funkcjonalność Asystenta AI bezpośrednio w karcie klienta w lewej kolumnie. To rozwiązanie wykorzystuje sztuczną inteligencję do:

1. Automatycznego podsumowywania historii klienta - AI analizuje wszystkie dotychczasowe interakcje i tworzy zwięzłe podsumowanie najważniejszych informacji
2. Inteligentnego przeglądania okienek - asystent przewija i przegląda konwersacje, wymagając kliknięcia tylko za pierwszym razem
3. Zadawania pytań o klienta - możliwość zadawania pytań dotyczących klienta bezpośrednio w panelu bocznym, z zapisem całej konwersacji w historii czatów

Ta funkcjonalność usprawnia sposób pracy z danymi klientów, umożliwiając:

• Natychmiastowy dostęp do kluczowych informacji bez przeglądania dziesiątek notatek
• Szybsze przygotowanie do rozmów z klientami dzięki AI-generowanym podsumowaniom
• Efektywniejsze zarządzanie relacjami poprzez inteligentne wyszukiwanie w historii
• Redukcję czasu potrzebnego na zapoznanie się z kontekstem klienta

Elastyczne zarządzanie statusami odbiorów. Wprowadziliśmy funkcjonalność dodawania nowych, niestandardowych statusów odbiorów, co pozwala na pełne dostosowanie procesu odbiorowego do specyfiki organizacji. 

Ta funkcjonalność umożliwia:

• Tworzenie statusów dopasowanych do wewnętrznych procedur firmy
• Lepsze odzwierciedlenie rzeczywistych etapów procesu odbiorowego
• Precyzyjniejsze raportowanie i monitoring postępów odbiorów
• Większą elastyczność w zarządzaniu workflow odbiorowym

Nowe kolumny cenowe w generatorach tabelek maila z ofertą. Wprowadziliśmy nowe kolumny z ceną użytkową za m² w ustawieniach tabelek mailowych z ofertami. To pozwoli na automatyczne prezentowanie najważniejszych wskaźników cenowych w komunikacji z klientami, ułatwiając porównywanie ofert.

Rozszerzone danych o historię cen przyległości w XML. Dodaliśmy pole z datą ostatniej zmiany ceny również dla przyległości w eksporcie XML, co zapewnia lepszy dostęp do historii cenowej wszystkich elementów oferty dla systemów zewnętrznych.

Rozszerzone dane o komórki lokatorskie. Dodaliśmy nowe kolumny dla komórek lokatorskich w raporcie zestawienia zbiorczego lokali, zwiększając liczbę informacji o dodatkowych pomieszczeniach przy nieruchomościach.

Aktualizacja z 30.09.2025

Tabela z listą lokali w voxDeveloperCRM: Dla naszych klientów którzy nie mieli na swoich stronach WWW listy lokali ktora spełniała by wytyczne najnowszej ustawy dot. jawności cen, stworzyliśmy nową i estetyczną wersja tabelki do osadzenia w iframe. 


W tabeli dostępna jest informacja o promocji, aktualnej cenie z ostatnich 30 dni oraz możliwość sprawdzenia historii zmian cen. Z najnowszą aktualizację dodaliśmy zakładkę z listą powiązanych przyległości do lokalu która umożliwia szybki dostęp do powiązanych elementów nieruchomości.

Wszystkie dane pobierane są bezpośrednio z systemu.

Karta klienta - nowa zakładka "Powiązane SMSy": Dodaliśmy zakładkę "Powiązane SMSy" w kartach klientów, gdzie można wyświetlać całe powiązanie wiadomości z klientami dla paneli gdzie włączona jest inetegracja z SMSAPI.

Faktury - pobieranie numeru NIP klienta: Dodaliśmy opcję pobierania z danych klienta numeru NIP do generowanej faktury w systemie. Numer NIP pobierany może być nawet dla osób nieprowadzących działalności gospodarczej, jeśli jest zapisany w systemie.

Odbiory - dodanie nowych pól w "Dane odbiorowe": Do danych odbiorowych dodaliśmy nowe pole na numer i stan drugiego licznika ciepłej i zimnej wody. Nowe pola pozwolą na lepsze przygotowanie się do odbioru z klientem w sytuacji gdy na lokalu występuje więcej niż jeden licznik ciepłej i zimnej wody.

Aktualizacja z 02.09.2025

Dodanie nowych importerów wpłat z wyciągu bankowego dla BOŚ Bank i PKO BP. Wdrożyliśmy importer 'PKO BP (CSV) - historia konta' oraz 'BOŚ Bank XML' dla wpłat i środków zwolnionych, które umożliwią synchronizację danych finansowych ze wskazanych banków.

Filtrowanie klientów od pośredników na liście umów. Dodaliśmy filtr "Klient od pośrednika" na liście umów, co pozwala na szybkie wyodrębnienie klientów pozyskanych przez pośredników sprzedaży. Funkcja ta ułatwia analizę skuteczności kanałów sprzedaży i rozliczenia prowizyjne.

Dodanie do danych aktywności informacji o inwestycjach. Rozszerzyliśmy eksport z listy aktywności o informacje dotyczące inwestycji i inwestycji w preferencjach, co pozwala na bardziej szczegółową analizę aktywności sprzedażowej w kontekście konkretnych projektów.

Aktualizacja z 19.08.2025

Rozszerzone dane o przyległościach w e-mailach. Dodaliśmy do tabel w szablonach e-mail nowe kolumny: suma cen brutto i suma metraży  powiązanych przyległości z grupy "Pomieszczenia przynależne", co pozwala pokazywać informacje o dodatkowych przestrzeniach w oferach.

Ulepszone zaznaczanie grupowe na listach. Wdrożyliśmy licznik zaznaczonych elementów oraz funkcję zaznaczania obszaru z wciśniętym Shift (jak w Excelu), co ułatwia masowe operacje na dużych listach. Nowa opcja działa na podstronach list z nowym wyglądem.

Dodanie informacji o zyskach w oferach online. Dodaliśmy pola "Zysk roczny" i "Zysk miesięczny" do ofert online, automatycznie zaciągane z pól stopy zwrotu, co pozwala na prezentowanie klientom potencjalnej rentowności inwestycji bezpośrednio w ofercie.

Zaawansowane filtrowanie po UTM leadów. Dodaliśmy filtr "UTM powiązanych leadów" na liście klientów oraz możliwość eksportu tych danych, co umożliwia analizę skuteczności kampanii marketingowych w kontekście konwersji leadów na klientów.

Aktualizacja z 05.08.2025

Rozbudowa automatyzacji w oparciu o historię leadów. Wprowadziliśmy warunek w automatyzacjach, który uwzględnia liczbę dni od ostatnio utworzonego leada który został powiązany z klientem. Ta funkcjonalność pozwala na tworzenie scenariuszy komunikacji w oparciu o aktualność kontaktu z klientem.

Szablony ofert online. Dodaliśmy funkcjonalność edycji nazw szablonów ofert online, co pozwala na lepszą organizację i kategoryzację różnych typów ofert. 

Nowy wygląd listy odbiorów. Wprowadziliśmy kompletnie nowy widok listy odbiorów z nowoczesnym stylem interfejsu. Nowy design charakteryzuje się bardziej intuicyjną nawigacją, lepszą czytelnością statusów odbiorów oraz zoptymalizowanym układem informacji o terminach i postępach prac odbiorowych.

Aktualizacja z 29.07.2025

Ulepszenie szablonów e-mail o dane dot. wykończenia. Wzbogaciliśmy szablony e-mail o nowe kolumny związane ze standardem wykończenia i miejscami postojowymi w tabelach pionowych/poziomych. To usprawnienie umożliwia automatyczne generowanie ofert z informacjami o jakości wykończenia i dostępności parkingów.

Zaawansowane automatyzacje z personalizacją odbiorców. Wprowadziliśmy nową zmienną na odbiorcę dla wysyłki e-maili przy wyzwalaczu Cron w automatyzacjach. Ta funkcjonalność pozwala na dynamiczne przypisywanie odbiorców automatycznych powiadomień w zależności od kontekstu.

Eksport danych z podstrony ofert online. Dodaliśmy funkcję eksportu danych bezpośrednio z podstrony listy Ofert Online, co umożliwia szybkie przygotowywanie zestawień i analiz dostępnych nieruchomości dla potrzeb marketingowych i raportowych.

Aktualizacja z 08.07.2025

Dostosowanie raportu dla NBP zgodny z BaRN 1.3
Wprowadziliśmy zmiany do raportu zestawienia lokali dla NBP, w pełni zgodny z najnowszymi wymaganiami BaRN 1.3. Raport automatycznie generuje wszystkie wymagane kolumny i dane, ułatwiając wypełnianie obowiązkowych sprawozdań dla Narodowego Banku Polskiego.

Nowoczesna lista raportów z funkcją ulubionych
Wprowadziliśmy kompletnie przeprojektowaną listę raportów z nowoczesnym stylem interfejsu oraz funkcją "Ulubione". Nowy design znacząco poprawia nawigację po dostępnych raportach, a dedykowana sekcja ulubionych pozwala użytkownikom na szybki dostęp do najczęściej używanych analiz i zestawień. Użytkownicy mogą teraz personalizować swoje środowisko pracy, oznaczając najważniejsze raporty jako ulubione i uzyskując do nich natychmiastowy dostęp z poziomu głównego interfejsu.

Ulepszenia na podstronie listy ofert online
Dodaliśmy nowe filtry "Ostatnia aktywność" oraz "Typ aktywności" na podstronie listy ofert online. Wprowadziliśmy również możliwość sortowania kolumn według metryk: liczba wyświetleń, liczba zapytań i średnia ocena. Ta funkcjonalność pozwala na identyfikację najpopularniejszych ofert.

Rozbudowa powiadomienia o dodaniu dokumentu do umowy
Rozszerzyliśmy system powiadomień o dodaniu dokumentów do umowy, uwzględniając informacje o kliencie, nazwie i typie dokumentu. To usprawnienie zapewnia możliwość przesyłania dokładniejszych danych w wiadomości do wybranych użytkowników.

Rozbudowa formularza danych dla firm
Dodaliśmy pola dla adresu korespondencyjnego firm, co zapewnia pełniejsze zarządzanie danymi kontaktowymi partnerów biznesowych i klientów korporacyjnych.

Aktualizacja z 24.06.2025

Przkeazywanie danych lokali w XML: Wprowadziliśmy nowe pole "Powiązane lokale" w ustawieniach lokali przkeazywanych w formacie XML.

Raport dłużników: Dodaliśmy do raportu dłużników kolumnę "Inwestycja" oraz udoskonaliliśmy filtr "Etap", co pozwala na bardziej precyzyjną analizę zadłużeń w podziale na konkretne projekty deweloperskie.

mBank import wpłat: Dodaliśmy nowy importer 'mBank (CSV)' do modułu wpłat i środków zwolnionych, co umożliwia synchronizację danych finansowych na bazie wyciągu bankowego w frmacie CSV.

Aktualizacja z 10.06.2025

Zaawansowana usługa śledzenia historii cen lokali: Wprowadziliśmy nowy rodzaj linka XML który umożliwia automatyczne pobieranie historii zmian cen konkretnego lokalu pokazanie jej m.in na stronie WWW. 

Nowy wygląd listy klientów: Wprowadziliśmy kompletnie odświeżony wygląd listy klientów z nowoczesnym stylem interfejsu, który poprawia ergonomię pracy i zwiększa efektywność zarządzania bazą klientów. Nowy design charakteryzuje się lepszą czytelnością danych, intuicyjniejszą nawigacją oraz optymalizacją dla różnych rozmiarów ekranów. Usprawnienia obejmują bardziej przejrzysty układ kolumn, ulepszone filtry wyszukiwania oraz szybszy dostęp do najczęściej używanych akcji. Ta modernizacja stanowi część szerszego programu unowocześniania interfejsu systemu CRM, mającego na celu poprawę doświadczenia użytkowników i przyspieszenie codziennych operacji związanych z obsługą klientów.

Widżet zestawienia sprzedaży na pulpicie: Wprowadziliśmy możliwość personalizacji widżetu "Zestawienie sprzedaży" na pulpicie głównym, pozwalając użytkownikom na wybór domyślnego okresu generowania raportów (ile miesięcy wstecz).

Nowa kolumna Klasyfikacji umów na liście umów: Wprowadziliśmy możliwość wyboru "Klasyfikacja umowy" w dodatkowych kolumnach na liście umów, co pozwala na lepszą kategoryzację i filtrowanie różnych typów umów zgodnie z potrzebami organizacji.

Aktualizacja z 27.05.2025

Rozbudowa karty zmian lokatorskich: Wprowadziliśmy dwie nowe sekcje w karcie zmian lokatorskich - "Zaznacz na planie" oraz dedykowaną sekcję na dokumenty. Pierwsza z funkcji umożliwia wizualne zaznaczanie lokalizacji zmian bezpośrednio na planach mieszkań/budynków, co ułatwia pracę. Druga funkcjonalność (sekcja na dokumenty związane ze zmianami), pozwala na lepszą organizację i dostęp do wszystkich materiałów dokumentacyjnych (umowy, specyfikacje, zdjęcia, faktury) w jednym miejscu.

Rozszerzone raportowanie pracy użytkowników: W raporcie pracy użytkownika dodaliśmy informacje dotyczące umów deweloperskich oraz szczegółów inwestycji, co pozwala na lepszą analizę aktywności zespołu.

Zarządzanie połączeniami telefonicznymi z Telecube: Wprowadziliśmy możliwość ustawienia domyślnej inwestycji dla zaczytywanych połączeń w systemie Telecube, co automatyzuje proces przypisywania leadów do odpowiednich projektów.

Spersonalizowane autorespondera dla leadów: Dodaliśmy opcję wyboru konta pocztowego nadawcy dla autorresponderów dedykowanych dla nowo pobranym leadom, z informacją o poszukiwaną inwestycją.

Zaawansowane warunki automatyzacji klientów: Rozszerzyliśmy automatyzacje o nowy warunek dotyczący sposobu kontaktu z klientem, co umożliwia bardziej precyzyjne targetowanie działań marketingowych.

Automatyczne zarządzanie datami odbiorów: Wdrożyliśmy funkcję automatycznego uzupełniania daty odbioru wartością z pola "Planowana data odbioru" przy zmianie statusu, co eliminuje potrzebę ręcznego wprowadzania dat i minimalizuje błędy.

Aktualizacja z 13.05.2025

Rozbudowa oferty online: W systemie dodaliśmy obsługę wielu inwestycji na jednej ofercie online wysyłanej do klienta. Po zmianach doradca może przygotować jedną wiadomość która będzie zawierać lokale z różnych inwestycji. Każda z inwestycji w ofercie onlina będzie miała swoją zakładkę z danymi.

Rozbudowane raportowanie danych klientów: Dodaliśmy możliwość wyświetlania numeru administracyjnego lokalu w zestawieniu klientów z umową, co zapewnia lepszą identyfikację nieruchomości i usprawnia procesy administracyjne.

Zoptymalizowana lista ofert online: Znacząco przyspieszyliśmy działanie listy ofert online, co pozwala na szybsze przeglądanie, wyszukiwanie i zarządzanie ofertami, nawet przy dużej liczbie danych.

Rozszerzona funkcjonalność eksportu danych: Dodaliśmy możliwość włączenia dodatkowej kolumny z numerem administracyjnym lokalu przy eksporcie danych umów, co zwiększa wartość informacyjną generowanych raportów.

Nowa funkcjonalność w Strefie Klienta: Wprowadziliśmy nową zakładkę "Zmiany lokatorskie" w Strefie Klienta, umożliwiając klientom łatwy dostęp do informacji o zamówionych zmianach i śledzenie ich statusu, co zwiększa przejrzystość procesu.

Udoskonalony system powiadomień: Dodaliśmy kolumnę z datą wysłania zawiadomienia na liście transz, co umożliwia lepsze monitorowanie komunikacji z klientami i zwiększa transparentność procesu powiadomień.

Ulepszone zarządzanie zdjęciami nieruchomości: Wprowadziliśmy funkcję umożliwiającą usunięcie/nadpisanie istniejących zdjęć przy masowym imporcie fotografii lokali, co usprawnia proces zarządzania materiałami wizualnymi.

Aktualizacja z 15.04.2025

Spersonalizowane widoki list: Wprowadziliśmy możliwość wyboru kolumn wyświetlanych na listach w systemie (na chwile obecną na liście leadów oraz liście zmian lokatorskich), co pozwala użytkownikom dostosować widoki do własnych potrzeb. Ta funkcjonalność znacząco zwiększa efektywność pracy z systemem, umożliwiając koncentrację na najważniejszych dla danego użytkownika informacjach i eliminując konieczność przeglądania nadmiarowych danych. Wraz z kolejnymi zmianami wyglądy na innych listach nowa opcje będzie tam również dostępna.

Usprawnione dodawanie notatek: Odświeżyliśmy wygląd i funkcjonalność okienka do masowego dodawania notatek do klientów na podstronie listy klientów. Nowy interfejs jest bardziej przejrzysty i umożliwia szybsze dokumentowanie informacji o wielu klientach jednocześnie.

Zarządzanie fakturami: Wprowadziliśmy nową sekcję "Lista faktur powiązanych z umową" oraz dodaliśmy kolumnę "Data sprzedaży", co usprawnia proces zarządzania dokumentami finansowymi związanymi z umowami.

Planowanie zadań: Odświeżyliśmy wygląd okienka do masowego planowania zadań dla wybranych klientów, co przyspiesza proces organizacji pracy zespołu sprzedaży.

Aktualizacja z 01.04.2025

Wielojęzyczne oferty online: Wdrożyliśmy funkcję tworzenia ofert w różnych wersjach językowych. System umożliwia wybór języka oferty online bezpośrednio w szablonie (początkowo jest dostepny polski i angielski), co znacząco usprawnia komunikację z klientami zagranicznymi, w przyszłości będzie możliwość dodanie kolejnych języków.

Przedłużanie terminu przeterminowania klienta: Do funkcji porzeterminowywania klienta dodaliśmy możliwość włączenia sprawdzania czy do klienta nie został powiązany mail z synchronizowanych skrzynek pocztowych użytkowników. Nowe wiadomości powiązane z klientem mogą zapobiegać przeterminowywaniu się klienta.

Rozbudowa raportu aktywności handlowych: Dodaliśmy nową kolumnę "Notatka po rozmowie" w raporcie aktywności handlowych, co umożliwia lepsze śledzenie przebiegu rozmów z klientami i bardziej efektywne zarządzanie procesem sprzedaży.

Rozbudowa filtrów w aplikacji mobilnej: Wzbogaciliśmy aplikację mobilną o nowe filtry raportów 'Dzienny' oraz 'Sprzedane i niesprzedane', co umożliwia szybki dostęp do najbardziej potrzebnych informacji również poza biurem.

Optymalizacja eksportu raportu Omnibus: Udoskonaliliśmy format prezentacji danych w eksporcie raportu Omnibus, poprawiając format sum cen katalogowych netto, co zwiększa czytelność i użyteczność generowanych zestawień.

Aktualizacja z 18.03.2025

Rozszerzenie Power BI o nowe dane finansowe: Wdrożyliśmy nowe kolumny "Suma środków zwolnionych" oraz "Środki pozostałe do zwolnienia" w transakcjach, umożliwiając dokładniejszą analizę przepływów finansowych w inwestycjach.

Inteligentny import leadów z YouLead: Zaimplementowaliśmy automatyczne przypisywanie leadów do doradców ustawionych w inwestycjach, co znacząco usprawnia proces obsługi potencjalnych klientów i eliminuje potrzebę ręcznego przydzielania.

Rozbudowa system ankiet dla klienta: Wprowadziliśmy nowy typ odpowiedzi "select" w ankietach klienckich, umożliwiający tworzenie bardziej interaktywnych i precyzyjnych formularzy z możliwością samodzielnego definiowania opcji wyboru.

Intuicyjna wizualizacja statusów na rzutach: Zaimplementowaliśmy system kolorowania markerów na rzutach kondygnacji zgodnie z kolorami statusów nieruchomości, co znacząco zwiększa intuicyjność nawigacji i interpretacji danych wizualnych.

Aktualizacja z 04.03.2025

Elastyczne zarządzanie fakturami: Wdrożyliśmy nową opcję do pokazywania 'Pozostało do zapłaty' na fakturze ostatecznej z sumy wpłat na rachunek powierniczy która się przydaje gdy nie mamy jeszcze zwolnionych wszystkich środków przez bank i nie możemy wystawić faktur zaliczkowych. Funkcja ta zapewnia lepszą przejrzystość informacji o płatnościach dla klientów

Rozszerzone karty klienta: Dodaliśmy przycisk "POKAŻ WIĘCEJ" pod opisem w karcie klienta, co pozwala na lepszy dostęp do informacji o kliencie z rozbudowanych opisów.

Nowy importer danych finansowych: Wdrożyliśmy nowy importer wpłat i środków zwolnionych z wyciągu bankowego dla Banku Spółdzielczego w Legionowie, rozszerzając możliwości automatyzacji procesów finansowych.

Zaawansowane zarządzanie statusami klientów: Wprowadziliśmy możliwość wyboru statusów, dla których system automatycznie ustawia status 'zainteresowany', zwiększając elastyczność procesu obsługi klienta.

Udoskonalona karta zgłoszenia: Dodaliśmy nowe pole "Data gwarancji" w karcie zgłoszenia, co umożliwia lepsze śledzenie i zarządzanie zgłoszeniami związanymi z gwarancją.

Aktualizacja z 18.02.2025

Rozszerzona integracja z platformami marketingowymi: Wdrożyliśmy udoskonaloną integrację z systemem Callpage, która pozwala na dokładniejsze śledzenie źródeł pozyskania klientów poprzez zapisywanie w leadzie parametrów 'fbclid' i 'gclid'. 

Zarządzanie zgodami marketingowymi: Rozbudowaliśmy system zarządzania zgodami marketingowymi o nową funkcjonalność - obsługę zgód na komunikację SMS w formularzu który można wysłać klientowi z poziomu CRM.

Usprawnienia w komunikacji z klientami: Wprowadziliśmy nową zmienną '{{client_names}}' w szablonach e-mail, która automatycznie generuje listę imion i nazwisk klientów z danej transzy. 

Ulepszona Strefa Klienta: Ulepszyliśmy sposób wyświetlania harmonogramu wpłat - transze z tym samym terminem są teraz automatycznie sortowane alfabetycznie, co zwiększa przejrzystość prezentacji danych.

Zaawansowane zarządzanie szablonami e-mail: Dodaliśmy nową zmienną na pobieranie do szablonów e-mail w module Helpdesk podsumowania rozwiązania zgłoszenia, co pozwala na jeszcze bardziej spersonalizowaną komunikację z klientami.

Aktualizacja z 04.02.2025

System powiadomień o zgłoszeniach: Wdrożyliśmy inteligentny system powiadomień, który automatycznie informuje wybrane osoby w zależności od typu utworzonego zgłoszenia. Funkcja ta usprawnia komunikację w zespole i przyspiesza reakcję na nowe zgłoszenia.

Rozszerzony podgląd ofert online: Udoskonaliliśmy kartę klienta, dodając możliwość podglądu wygasłych ofert bezpośrednio z poziomu profilu klienta. To usprawnienie zapewnia szybszy dostęp do historycznych danych i ułatwia pracę z dokumentacją klienta.

Elastyczne zarządzanie umowami: Wprowadziliśmy możliwość ręcznego ustawiania daty anulowania umowy z pełną historią zmian. Nowa opcja jest szczególnie przydatna gdy w systemie nie mamy możliwości anulowania umowy w tym samym dniu gdy nastąpiło faktyczne rozwiązanie umowy z klientem.

Integracja z systemem Optima: Dodaliśmy nową funkcjonalność pobierania akronimu kontrahenta z pola "Kod kontrahenta", co usprawnia proces integracji i synchronizacji danych między systemami w sytuacji gdy kontrahent już wcześniej istnieje w systemie Optima.

Aktualizacja z 21.01.2025

Automatyczne zarządzanie promocjami: Wdrożyliśmy automatyczny system kontroli promocji, który samoczynnie wyłącza promocje po upływie terminu ich ważności. Funkcja ta usprawnia zarządzanie ofertami promocyjnymi, eliminując konieczność ręcznej kontroli terminów.

Import leadów i zarządzanie kontaktami: Dodaliśmy możliwość ustawienia domyślnego sposobu kontaktu podczas importu leadów z rynku pierwotnego. System automatycznie przypisuje preferowany kanał komunikacji, usprawniając proces obsługi nowych zapytań.

Udoskonalony system dokumentów: Wprowadziliśmy grupowe zarządzanie dokumentami w strefie klienta, umożliwiając masowe udostępnianie. Nowe funkcje pozwalają na szybkie wykonywanie operacji na wielu dokumentach jednocześnie.

Podgląd ofert online które wygasły: Wprowadziliśmy opcję podglądu oferty online wysłanej do klienta dla doradców nawet po terminie ważności. Funkcja ta zapewnia lepszą kontrolę nad historią ofertowania i pozwala na analizę wcześniejszych propozycji.

Aktualizacja z dnia 17.12.2024

1. Minimalizacja okna podczas pisania wiadomości e-mail

W najnowszej wersji systemu voxCRM wprowadzono funkcję minimalizacji okna podczas tworzenia wiadomości e-mail. Rozwiązanie to jest podobne do funkcjonalności znanej z Gmaila. Dzięki tej opcji użytkownicy mogą w łatwy sposób przeglądać profil klienta lub inne informacje w systemie, jednocześnie pracując nad treścią wiadomości. Usprawnienie to znacząco zwiększa wygodę oraz efektywność pracy.

2. Kontrolowane zamykanie aktówki

Mechanizm obsługi aktówki został ulepszony poprzez wprowadzenie funkcji kontrolowanego zamykania okna. Oznacza to, że aktówka pozostaje otwarta do momentu, gdy użytkownik podejmie świadomą decyzję o jej zamknięciu. Rozwiązanie to eliminuje problem przypadkowego zamykania aktówki w trakcie pracy, co często prowadziło do utraty widoczności ważnych danych.

3. Rozbudowane filtry aktywności

W kalendarzu oraz na liście aktywności wprowadzono nowy filtr o nazwie „Inwestycja”. Dzięki tej funkcji możliwe jest szybkie i wygodne filtrowanie zadań związanych z konkretnymi projektami. Udoskonalenie to wspiera lepszą organizację pracy oraz efektywne zarządzanie harmonogramem.

Aktualizacja z dnia 10.12.2024

1. Nowy wygląd systemu

W ramach przygotowań do kompleksowej zmiany interfejsu użytkownika, w najnowszej aktualizacji został odświeżony wygląd menu systemowego. Zmiany mają na celu poprawę czytelności oraz intuicyjności nawigacji w systemie.
Szczegóły dotyczące nowych funkcji wizualnych zostały przedstawione w dedykowanym materiale wideo:

2. Inteligentne zarządzanie powiadomieniami

Wprowadzono funkcję filtrowania powiadomień, która umożliwia wyświetlanie wyłącznie nieprzeczytanych komunikatów. Rozwiązanie to pozwala użytkownikom skupić się na najważniejszych informacjach, eliminując rozpraszanie uwagi przez już odczytane powiadomienia.
Nowa funkcjonalność znacząco usprawnia zarządzanie komunikacją w systemie i poprawia efektywność pracy.

3. Ulepszony import faktur

System voxCRM został wzbogacony o nową opcję importu faktur z programu księgowego Wapro. Nowo wdrożony mechanizm automatycznie dopasowuje dokumenty PDF na podstawie numerów kont i dokumentów.
Podczas importu system samodzielnie pobiera kluczowe dane, takie jak:

• daty wystawienia,
• terminy płatności,
• wartości brutto.

Dzięki temu proces księgowania został znacznie przyspieszony i uproszczony, co przekłada się na oszczędność czasu dla użytkowników.

4. Zaawansowane filtrowanie leadów

Dodano możliwość filtrowania leadów na podstawie treści w polu opisu. Funkcja ta jest opcjonalna i wymaga aktywacji.
Rozwiązanie to pozwala na bardziej precyzyjne wyszukiwanie potencjalnych klientów oraz ich kategoryzowanie. Dzięki temu działy sprzedaży i marketingu mogą sprawniej analizować dane i podejmować decyzje.

5. Rozbudowa funkcjonalności odbiorów technicznych

Wprowadzono nowe funkcjonalności związane z procesem odbiorów nieruchomości:

• Dodano możliwość planowania dat i godzin odbiorów bezpośrednio w systemie.
• W systemie pojawiła się dedykowana kolumna na liście odbiorów, umożliwiająca szybki dostęp do szczegółowych informacji o zaplanowanych odbiorach.

Zmiany te pozwalają na lepszą organizację oraz zarządzanie procesem odbiorów technicznych.

6. Automatyzacja procesów w oparciu o aktywności

System został wzbogacony o funkcję automatycznego zmieniania statusów klientów na podstawie zarejestrowanych aktywności.
Przykładowo:

• Spotkanie oznaczone jako „negocjacje” automatycznie aktualizuje status klienta na „negocjacje”.

Funkcja ta pozwala wyeliminować ręczne wprowadzanie zmian, co zwiększa dokładność danych oraz oszczędza czas pracowników.

Aktualizacja z dnia 26.11.2024

1. Atuty inwestycji w systemie

Wprowadzono funkcjonalność umożliwiającą definiowanie standardowej listy atutów inwestycji. Lista ta zawiera najczęściej występujące udogodnienia, takie jak:

• zielone patio,
• strefy relaksu,
• rozwiązania Smart Home.

Dodanie tej funkcji pozwala na szybkie i wygodne przypisywanie atutów do inwestycji, co ułatwia prezentację ofert klientom oraz wspiera lepsze zarządzanie danymi w systemie.

2. Rozbudowa raportów źródeł pochodzenia

Analiza efektywności sprzedaży została usprawniona poprzez dodanie szczegółowych informacji o umowach w raportach źródeł pochodzenia.

• Przy każdej pozycji w raporcie pojawiła się nowa ikona lupki.
• Kliknięcie w lupkę umożliwia szybki dostęp do pełnych danych związanych z danym źródłem.

To rozwiązanie znacznie przyspiesza proces analizy skuteczności kanałów pozyskiwania klientów i wspiera podejmowanie bardziej świadomych decyzji biznesowych.

3. Kalendarz z widocznością urlopów

Funkcjonalność kalendarza została rozbudowana o możliwość wyświetlania informacji o urlopach pracowników.

• Dane o urlopach są oznaczone przy pomocy przejrzystego systemu kolorystycznego.
• Widoczność informacji została zapewniona zarówno w widoku dziennym, jak i miesięcznym.

Dzięki tej aktualizacji planowanie pracy oraz umawianie spotkań staje się znacznie prostsze i bardziej efektywne, co poprawia organizację pracy zespołu.

4. Rozbudowa systemu preferencji leadów

W systemie leadów wprowadzono możliwość rejestrowania szczegółowych preferencji klientów.
Nowa funkcjonalność pozwala na:

• Automatyczne przetwarzanie danych, takich jak liczba pokoi, przedział powierzchni, preferowane piętro czy budżet.
• Zapis preferencji w sekcji „Preferencje” na karcie leadu.
• Przenoszenie tych danych do karty klienta podczas konwersji leadu.

Funkcja ta zwiększa dokładność obsługi klientów, umożliwiając bardziej precyzyjne dopasowanie ofert do ich oczekiwań.

5. Usprawnienia w komunikacji SMS

Nowy mechanizm w systemie wysyłki SMS umożliwia automatyczne generowanie spersonalizowanych linków do formularzy zgód.
W szablonach wiadomości SMS wprowadzono nową zmienną:
{{consents_form_link}}

Dzięki tej funkcji system automatycznie:

• Tworzy spersonalizowany link do formularza RODO, w którym klient może zaznaczyć zgody na kontakt.
• Skraca link, aby ułatwić jego przesyłanie w wiadomości SMS.

Nowy mechanizm przyspiesza proces zbierania zgód od klientów, poprawiając efektywność działań marketingowych i sprzedażowych.

Aktualizacja z dnia 14.11.2024

Z przyjemnością informujemy o rozpoczęciu wdrażania nowego, nowocześniejszego interfejsu voxCRM. Zmiany te mają na celu ułatwienie rozwoju funkcji związanych z automatyzacją procesów, lepszym ofertowaniem oraz wdrażaniem rozwiązań opartych na sztucznej inteligencji. Aktualizacja jest wprowadzana stopniowo, z zachowaniem intuicyjnej nawigacji, do której użytkownicy są już przyzwyczajeni.

W ramach tej aktualizacji system został wzbogacony o następujące usprawnienia:

• Bardziej przejrzysty i nowoczesny wygląd
  Interfejs zyskał nową estetykę, która poprawia czytelność oraz ogólny komfort pracy z systemem.

• Lepsze wykorzystanie przestrzeni ekranu
  Optymalizacja układu elementów umożliwia efektywniejsze wykorzystanie miejsca na ekranie, co jest szczególnie przydatne dla użytkowników korzystających z monitorów o większych rozdzielczościach.

• Tryb ciemny
  Dodano tryb ciemny, który znacznie ułatwia pracę wieczorem lub w warunkach słabego oświetlenia, zmniejszając zmęczenie oczu. Funkcja ta zwiększa komfort użytkowania systemu przez dłuższy czas.

• Możliwość personalizacji kolorystycznej systemu
  Nowa opcja personalizacji pozwala dostosować kolorystykę interfejsu do indywidualnych preferencji, co dodatkowo zwiększa wygodę pracy.

• Zoptymalizowany nagłówek z opcją zwijania
  Nagłówek został ulepszony i wyposażony w funkcję zwijania, co pozwala na uzyskanie większej przestrzeni roboczej i efektywniejsze zarządzanie zadaniami.

Zapraszamy do zapoznania się z krótką prezentacją, która szczegółowo przedstawia wprowadzone zmiany:

Aktualizacja z dnia 12.11.2024

Wprowadzone ulepszenia mają na celu poprawę funkcjonalności systemu voxCRM, a także usprawnienie pracy użytkowników poprzez nowe opcje i bardziej intuicyjne zarządzanie danymi.

Ulepszenia w module raportów

W raporcie sprzedaży lokali dodano nowe kolumny, które pozwalają na lepsze śledzenie procesów związanych z odbiorem lokalu. Nowe kolumny to:

• Status odbioru – umożliwia szybki podgląd aktualnego statusu procesu odbioru.
• Planowana data odbioru – pozwala na wgląd w zaplanowane terminy odbioru.
• Data odbioru – wskazuje rzeczywistą datę, w której odbiór został przeprowadzony.

Dodatkowo w raporcie dłużników wprowadzono możliwość bezpośredniego przejścia do powiązanej umowy, co przyspiesza pracę z dokumentacją i eliminuje konieczność ręcznego wyszukiwania odpowiednich informacji.

Usprawnienia w ofertach online

Rozbudowano edytor ofert online o nowe funkcje, które zwiększają czytelność i profesjonalizm przygotowywanych materiałów:

• Dostosowanie rozmiaru czcionki – umożliwia lepsze formatowanie ofert, dzięki czemu dokumenty są bardziej przejrzyste.
• Wyświetlanie stanowiska opiekuna klienta – nowa opcja pozwala na dodanie informacji o stanowisku osoby odpowiedzialnej za obsługę klienta, co zwiększa profesjonalizm prezentowanych ofert.

Nowe funkcje w module odbiorów

W module odbiorów wprowadzono dodatkowe usprawnienia:

• Sekcja „Powiązane maile” – system automatycznie pokazuje e-maile wysłane do klientów w sprawie odbiorów.
• Załączniki na wallu odbioru – wszystkie załączniki dodane do wiadomości e-mail wysyłanych z poziomu zakładki odbioru są teraz automatycznie widoczne na wallu odbioru, co pozwala na łatwe śledzenie całej komunikacji związanej z procesem.

Automatyzacje w komunikacji mailowej

W module automatyzacji wprowadzono nowe możliwości, które zwiększają efektywność działań marketingowych i komunikacyjnych:

• Automatyczne wysyłanie e-maili i SMS-ów – system pozwala na zautomatyzowanie procesu komunikacji z klientami.
• Powiadomienia dla doradców klienta – nowe rozwiązanie umożliwia automatyczne wysyłanie powiadomień do doradcy klienta, co usprawnia proces komunikacji wewnętrznej i pozwala na szybsze reagowanie na potrzeby klientów.

Ulepszenia w szablonach dokumentów

W szablonach ofert PDF dodano nową funkcję „Ustaw jako domyślny”, która pozwala na automatyczne wybieranie preferowanego szablonu podczas generowania ofert.
Funkcja ta przyspiesza rutynowe czynności, takie jak wysyłanie maili czy pobieranie ofert, eliminując konieczność każdorazowego ręcznego wyboru odpowiedniego szablonu.

Aktualizacja z dnia 29.10.2024

Zwiększono bezpieczeństwo wrażliwych danych biznesowych dzięki możliwości zabezpieczenia hasłem eksportowanych raportów Excel. System pozwala chronić poufne informacje o klientach i transakcjach nawet po wyeksportowaniu ich poza CRM.

W celu włączenia opcji zabezpieczenia hasłem generowanych plików Excela należy skontaktować się z działem wsparcia.

Aktualizacja z dnia 15.10.2024

Zmieniono wygląd okna formularza wysyłania maila dostępnego w karcie klienta pod przyciskiem „Mail”.

Nowe okna mają na celu poprawę widoczności treści wiadomości wysyłanych do klienta. W najbliższym czasie zmiany te zostaną wprowadzone również dla wszystkich formularzy wysyłania maili w systemie voxDeveloper.

Aktualizacja z dnia 01.10.2024

Do opcji importu wpłat i środków zwolnionych z wyciągu bankowego dodano obsługę dla Banku VeloBank w formacie TXT.

Dodatkowo, do importu środków zwolnionych wprowadzono nową opcję umożliwiającą rozdzielanie środków w przypadku, gdy klienci na umowie posiadają udziały. Funkcja ta jest dostępna na życzenie i może zostać włączona na prośbę klienta.

Aktualizacja z 17.09.2024

• Planowanie odbioru z listy umów: Dodano możliwość zaplanowania odbioru bezpośrednio z poziomu listy umów. Opcja „Zaplanuj odbiór” jest dostępna w kolumnie „Akcja”.

• Planowanie odbioru w karcie umowy: Umożliwiono zaplanowanie odbioru również w karcie umowy, co usprawnia proces zarządzania odbiorami.

• Ustawienie szablonu wiadomości: Wprowadzono funkcję ustawienia szablonu wiadomości podczas zgłaszania doradcy finansowego, co przyspiesza tworzenie komunikacji z doradcą.

Aktualizacja z 03.09.2024

• Zmiana ceny w ofercie dla klienta: W systemie voxDeveloper wprowadzono możliwość zmiany ceny dla klienta podczas wysyłania oferty na e-mail, co pozwala na bardziej elastyczne dostosowanie oferty do potrzeb klienta.

• Zaktualizowany opis wysyłania oferty: Uaktualniono instrukcję dotyczącą wysyłania ofert do klientów z CRM. Szczegóły są dostępne pod adresem: Instrukcja wysyłania ofert.

Aktualizacja z 20.08.2024

• Konfiguracja formularzy usterek: W systemie voxDeveloper wprowadzono możliwość konfiguracji wielu formularzy do zgłaszania usterek przez klientów. Dla każdego formularza można indywidualnie określić, jakie inwestycje będą dostępne do zgłoszenia, co pozwala na bardziej precyzyjne dostosowanie formularzy do potrzeb różnych projektów.

Aktualizacja z 06.08.2024

• Nowa funkcja "Generuj cennik"
  Na podstronie Wyszukiwarki dodano nową opcję w akcjach grupowych: "Generuj cennik". Dzięki tej funkcji użytkownik może zaznaczyć lokale na liście, a następnie pobrać tabelę z tymi lokalami w formacie PDF.

  Przykład wygenerowanego pliku PDF:

  • W tabeli uwzględniane są wszystkie zaznaczone lokale wraz z ich szczegółowymi danymi.

• Ulepszone filtrowanie transz
  Na podstronie listy transz w filtrze "Nazwa transz" dodano możliwość wyszukiwania transz, które zawierają dokładnie wpisaną frazę. Wprowadzenie frazy w cudzysłowach np. "Transza I" pozwala na znalezienie wyłącznie tych transz, które mają dokładnie taką nazwę.

  Tradycyjne wyszukiwanie frazy:
  Znajduje transze, których nazwa zawiera podaną frazę, np. wpisanie Transza I może wyszukać również transze takie jak Transza I i II.

  Nowa metoda wyszukiwania:
  Użycie cudzysłowów, np. "Transza I", umożliwia odnalezienie wyłącznie transz o dokładnie takiej nazwie.

Aktualizacja z 16.07.2024

• Generowanie transzy z opłatą rezerwacyjną
  W CRM dodano funkcję umożliwiającą generowanie transzy z opłatą rezerwacyjną na umowie rezerwacyjnej. Opłata jest obliczana na podstawie procenta wartości lokalu głównego w umowie, z pominięciem innych dołączonych przyległości.

• Promocyjne ceny w ofercie online
  System został zaktualizowany, aby uwzględniać ceny promocyjne w ofercie online. Jeśli lokal ma aktywną promocję, a jej okres obowiązywania nie upłynął, system automatycznie zastąpi cenę katalogową ceną promocyjną w ofercie online.

Aktualizacja z 02.07.2024

• Generowanie oferty w formacie PDF
  Do oferty online wprowadzono wstępną funkcję generowania oferty dla klienta do pliku PDF.

Aktualizacja z 19.06.2024

W systemie voxDeveloper wprowadzono funkcję Asystenta AI. Aby z niej skorzystać, należy kliknąć ikonę chatu znajdującą się w górnym pasku systemu obok innych ikon, takich jak powiadomienia czy ustawienia. Po kliknięciu otworzy się okno chatu, gdzie można wpisać pytanie. Asystent AI udzieli odpowiedzi i pomoże w korzystaniu z funkcji systemu.

Dodatkowo, w karcie zgłoszenia serwisowego wprowadzono nowe kolumny w sekcji powiązanych maili. Teraz system pokazuje, czy wysłana wiadomość została otwarta, oraz czy odbiorca kliknął w link zawarty w wiadomości. Funkcje te ułatwiają śledzenie skuteczności komunikacji z klientem.

Aktualizacja z 05.06.2024

• W raporcie umów pojawiła się możliwość włączenia nowej kolumny, do której system pobiera adres zamieszkania klienta.
• W formularzu konfiguracji oferty online dodano opcję wyświetlania cen lokali netto zamiast brutto.
• W module leadów wprowadzono możliwość zapisywania i przechowywania w leadzie wartości dla zmiennej "Gaclientid", wykorzystywanej w kampaniach Google Ads. Zapisane dane będą widoczne w raporcie "Raport danych dla Google/Fb".

Aktualizacja z 21.05.2024

• W systemie voxDeveloper dodano możliwość eksportu listy faktur do pliku w formacie obsługiwanym przez program księgowy Symfonia. Opcja ta, po włączeniu, będzie dostępna na liście faktur w operacjach grupowych.
• W module szablonu wiadomości ofertowych dodano funkcję ustawiania domyślnego szablonu oferty dla wybranej inwestycji. System automatycznie wybierze odpowiedni szablon podczas przygotowywania oferty dla klienta.

Aktualizacja z 07.05.2024

• Rozbudowano moduł odsetek, który teraz umożliwia wyliczanie ustawowych odsetek zgodnie z obowiązującymi stawkami w określonych okresach.
• Dodano nową podstronę, która umożliwia przyszłe dodawanie nowych okresów dla nowych wartości procentowych.
• W raporcie dłużników pojawiła się możliwość włączenia kolumny "Suma odsetek klienta", która pokazuje wyliczone odsetki.
• W raporcie obsługi leadów dodano nową kolumnę i filtr dla "Źródła pochodzenia" leada.
• W konfiguracji oferty online dla inwestycji wprowadzono nowe pole, pozwalające określić, przez ile dni oferta online wysłana do klienta ma być ważna (domyślnie ustawione na 30 dni).

Aktualizacja z 16.04.2024

• Do modułu umów rezerwacyjnych dodano sekcję "Planowany harmonogram płatności", umożliwiającą wprowadzenie spodziewanego harmonogramu płatności na umowie deweloperskiej.
• Nowa funkcjonalność pozwala generować transze z szablonu lub dodawać je ręcznie.
• Planowany harmonogram płatności można uwzględnić w generowanych wzorach umów rezerwacyjnych.

Aktualizacja z 03.04.2024

• Na podstronie pulpitu stworzono nowy widget "Moje wygasłe rezerwacje". Widget pokazuje 5 ostatnich rezerwacji ustnych, które zostały anulowane przez system lub użytkownika.
• W konfiguracji Oferty Online dla inwestycji dodano opcję włączania/wyłączania wybranych sekcji.
• Więcej informacji o module ofert online dostępne w poniższym artykule: Oferty Online w voxDeveloper.

Aktualizacja z 20.03.2024

• Wprowadzono optymalizację zapytań, aby przyspieszyć działanie górnej wyszukiwarki klientów.

• Dodano możliwość wysyłania powiadomień mailowych do wybranego użytkownika za każdym razem, gdy do umowy zostanie wgrany dokument w sekcji "Skany umów, aneksów i cesji" lub "Lista aktualnych dokumentów".

• W karcie umowy, przy danych klienta, pojawiła się możliwość wyboru adresu e-mail, na który będą wysyłane wiadomości związane z daną umową.

Aktualizacja z 06.03.2024

• Na podstronie listy zgłoszeń (Helpdesk) dodano funkcję grupowej zmiany statusów zgłoszeń serwisowych.

• Rozbudowano integrację z portalem rynekpierwotny.pl, umożliwiając przesyłanie lokali ze statusem "Rezerwacja ustna".

Aktualizacja z 20.02.2024

• W zakładce "Lokale z rezerwacjami" na podstronie listy rezerwacji ustnych dodano opcję pobierania wyników do pliku PDF.

Aktualizacja z 06.02.2024

• Do modułu klientów dodano nową zgodę "Zgoda na SMS".
• Nowa zgoda może być automatycznie zaznaczana w module leadów, jeżeli w wiadomości ze zgłoszeniem klienta zostanie dodany nowy label "ZGODA_SMS".

Aktualizacja z 22.01.2024

• W systemie wprowadzono wstępną integrację z systemem Pivotal, umożliwiającą wymianę danych lokali między systemami, takich jak: status lokalu, cena, powierzchnia, liczba pokoi.

Aktualizacja z 09.01.2024

• Rozbudowano funkcję wysyłania powiadomień z potwierdzeniem otrzymania lead-a. Po zmianach można ustawić indywidualną treść powiadomienia w zależności od wykrytej inwestycji w preferencjach.
• Na podstronie listy rezerwacji ustnych w zakładce "Lokale z rezerwacjami" dodano możliwość włączenia grupowego przesunięcia rezerwacji.

Aktualizacja z 19.12.2023

• Dodano Raport Historii Zmiany Cen Lokali. Raport ukazuje zestawienie starych oraz nowych cen lokali i przyległości. Ceny aktualizowane poprzez import lokali przed 20.12.2023 nie są zawarte w raporcie.
• Do importu wpłat dodano checkbox "ukryj transze z niższych umów", domyślnie zaznaczony. Odznaczenie pozwala na wyświetlenie transz z niższych umów.
• Dla zaplanowanego spotkania dodano możliwość wyświetlania celu oraz inwestycji, jakiej dotyczy spotkanie. Pola można uzupełniać podczas dodawania lub edycji spotkania.
• Wprowadzono automatyczne przypomnienia mailowe dla doradców o konieczności rozpisania harmonogramu na umowie po oznaczeniu umowy jako "podpisana".

Aktualizacja z 05.12.2023

1. Nowy filtr w raporcie sprzedaży
   W raporcie sprzedaży wprowadzono nową funkcjonalność umożliwiającą filtrowanie wyników według konkretnych statusów umów. Dzięki temu wyszukiwanie danych stało się bardziej precyzyjne.

2. Dodawanie faktury dla firmy przy umowach spółkowych
   Na umowie, w sekcji „Lista faktur powiązanych z umową”, dodano możliwość przypisania faktury wystawionej na firmę, nawet jeśli umowa została założona na spółkę.

3. Klasyfikacja umowy w raporcie umów

   • Do raportu umów dodano kolumnę „Klasyfikacja umowy”.
   • Wprowadzono możliwość filtrowania raportu według konkretnych klasyfikacji, co ułatwia segregowanie danych.

4. Nowa kolumna w raporcie anulowanych rezerwacji
   W raporcie anulowanych rezerwacji wprowadzono dodatkową kolumnę z informacją o dacie anulowania rezerwacji ustnej.

5. Integracja z Power BI
   Dodano możliwość generowania listy leadów w systemie Power BI. Szczegóły znajdziesz w artykule:
   Lista leadów w Power BI.

Aktualizacja z 21.11.2023

1. Adres nadawcy w newsletterach
   Wprowadzono możliwość wyboru adresu mailowego nadawcy wiadomości wysyłanych do klientów w module newsletterów. Teraz użytkownik może wybierać między:

   • Poczta główna,
   • Skrzynka przypisana do użytkownika.

2. Zaokrąglanie opłaty rezerwacyjnej
   System automatycznie zaokrągla kwotę opłaty rezerwacyjnej do 1, 10, 100, 1000 lub 10 000 zł (w dół). Funkcjonalność można włączyć przy tworzeniu umowy rezerwacyjnej.

3. Automatyczne zaznaczanie zgód przy leadach
   Rozbudowano funkcję parsera konfigurującego leady, aby automatycznie zaznaczać wymagane zgody (np. Zgoda marketingowa, Zgoda na SMS). Dzięki temu proces zarządzania leadami stał się bardziej automatyczny.

4. Nowa kolumna w raporcie obsługi leadów
   Do raportu obsługi leadów dodano kolumnę wyświetlającą ID klienta powiązanego z leadem.

5. Dodatkowe kolumny w PDF oferty
   W ofercie PDF dodano możliwość włączenia nowych kolumn:

   • Wykończenie i wyposażenie brutto,
   • Suma ceny lokalu netto oraz ceny wykończenia i wyposażenia netto,
   • Czynsz miesięczny netto 23%,
   • Czynsz miesięczny brutto 23%.

Aktualizacja z 07.11.2023

1. Rejestrowanie rozmów telefonicznych:

   • Dodano możliwość ustawienia rezultatu podczas rejestrowania telefonu z klientem. Możesz teraz oznaczyć, czy:
     • Rozmowa odbyła się,
     • Klient nie odebrał lub linia była zajęta.
   • Funkcja ta pozwala na szybszą obsługę i lepsze zarządzanie aktywnościami.

2. Edycja lokalu - wielokrotny wybór stron świata:

   • W module edycji lokalu w polu „Strona” wprowadzono możliwość zaznaczania kilku stron świata jednocześnie, co zwiększa elastyczność zarządzania danymi nieruchomości.

3. Matrix - filtrowanie klientów po inwestycji:

   • W zakładce MATRIX wprowadzono nowy filtr, który umożliwia wyszukiwanie klientów według inwestycji przypisanej w ich preferencjach.

4. Śledzenie otwarć maili przez klientów:

   • Dodano możliwość włączenia powiadomień w systemie o pierwszym i kolejnym otwarciu maila przez klienta.
   • Powiadomienie trafia do doradcy przypisanego do danego klienta, pod warunkiem, że mail został wysłany z systemu.
   • Informacje o otwarciu maila zawierają dokładną datę i godzinę pierwszego oraz kolejnych otwarć.

5. Faktura VAT - dodawanie pozycji:

   • Umożliwiono wybór z listy produktów podczas wystawiania faktury.
   • Nowe produkty można dodawać do systemu, co usprawnia proces fakturowania i przyspiesza obsługę dokumentów.

6. Widoczność szczegółowych informacji o umowie:

   • W strefie klienta udostępniono dane dotyczące podpisanej umowy, takie jak wartość, wpłaty oraz bieżące zadłużenie.

Aktualizacja z 24.10.2023

1. Widoczność umów zmian lokatorskich w strefie klienta:

   • Wprowadzono wyświetlanie umów zmian lokatorskich w strefie klienta, co zwiększa przejrzystość i dostęp do dokumentów.

2. Baza produktów na fakturze:

   • Dodano możliwość tworzenia bazy produktów, które można wybierać podczas wystawiania faktur. Przykładowe zastosowanie:
     • Wynajem sal konferencyjnych,
     • Udostępnianie asortymentu.

3. Nadpisywanie zgód podczas powiązania nowego leada:

   • Nowa funkcjonalność pozwala na automatyczne nadpisywanie zgód w profilu klienta na podstawie zgód z nowego leada.

4. Nowy filtr w liście rezerwacji:

   • W zakładce „Klienci z rezerwacjami” dodano filtr „Źródło pochodzenia klienta”, co pozwala lepiej zarządzać danymi dotyczącymi leadów i rezerwacji.

Aktualizacja z 10.10.2023

1. Lista rezerwacji ustnych:

   • Dodano nową kolumnę „Źródło pochodzenia klienta”, która wyświetla dane zarówno w zakładce „Klienci z rezerwacjami”, jak i „Lokale z rezerwacjami”.

2. Parsery leadów:

   • Wprowadzono funkcjonalność przypisywania automatycznego sposobu kontaktu do parsera. Dla przykładu, leady rozpoznane jako „Facebook” mogą automatycznie uzyskać sposób kontaktu ustawiony jako „formularz z kontaktu”.

3. Raport obsługi klientów:

   • Dodano kolumnę „Powód zakończenia klienta” (domyślnie niewidoczna).
   • W kolumnie „Ostatnia aktywność” dodano informację o rezultacie aktywności (np. zaplanowana, zakończona).

4. Eksport danych do DFG:

   • Zmodyfikowano sposób pobierania danych o numerze budynku:
     • Jeśli numer budynku zostanie wprowadzony w edycji lokalu, to będzie on wykorzystywany.
     • Jeśli pole „budynek” w lokalu jest puste, numer budynku zostanie pobrany z adresu inwestycji.

5. Filtry na liście klientów:

   • Dodano nowy filtr „Wysłana oferta”. Pozwala on filtrować klientów, do których wysłano oferty z poziomu listy lokali.

Aktualizacja z 26.09.2023

Zmiany i funkcjonalności:

1. Szablony dokumentów:

   • Funkcja „Wygeneruj z szablonu i wyślij do klienta” w karcie umowy została wzbogacona o możliwość dołączania wcześniej powiązanych dokumentów.

2. Eksport danych z listy umów:

   • Dodano możliwość eksportu powierzchni powykonawczej głównego przedmiotu umowy.

3. Preferencje inwestycji:

   • Automatyczne dodawanie inwestycji do preferencji klienta podczas wiązania leada z istniejącym już klientem. Inwestycja zostanie dodana tylko wtedy, gdy nie była wcześniej zaznaczona.

Aktualizacja z 26.09.2023

• Dla opcji "Wygeneruj z szablonu i wyślij do klienta" widocznej w karcie umowy dodano możliwość załączenia dokumentów powiązanych z inwestycją lub umową.
• Na liście umów oprogramowano możliwość eksportu powierzchni powykonawczej głównego przedmiotu umowy.
• Dodano opcję automatycznego przypisywania inwestycji w preferencjach klienta podczas wiązania leada z istniejącym już klientem. Inwestycja jest dodawana automatycznie, jeśli wcześniej nie była zaznaczona.

Aktualizacja z 12.09.2023

• Wprowadzono nowy rodzaj automatycznej wysyłki maili, dzięki której po udostępnieniu dokumentu w strefie klienta system prześle odpowiednią wiadomość. Aby włączyć funkcję, należy przesłać treść maila i temat.
• Do formularza danych do umowy dodano nowe pola:
  • Typ dokumentu.
  • Organ wydający dokument (widoczne przy wyborze "dowód osobisty").
• W eksporcie faktur korygujących dodano nowe kolumny:
  • Typ.
  • Data wystawienia.
  • Numer lokalu.
  • Cena netto.
  • Kwota VAT.
  • Stawka VAT.

Aktualizacja z 29.08.2023

• W aplikacji mobilnej dodano możliwość wprowadzania i edycji danych odbiorowych. Więcej informacji pod linkiem: link.
• Oprogramowano funkcję grupowego importu kart/planów dla dostępnych typów w danej inwestycji (np. komórek lokatorskich). Wystarczy wybrać odpowiedni typ podczas importu.
• Obsłużono zmienne w mailach wysyłanych z karty klienta i umowy, takie jak:
  • Imię i nazwisko klienta.
  • Imię klienta.
  • Data +3 dni / +5 dni / +7 dni.
  • Dodatkowe zmienne dla maili z karty umowy: nazwa inwestycji, opis inwestycji, numer lokalu.
• W raporcie podsumowania sprzedaży dodano dwie nowe kolumny:
  • Źródło pochodzenia klienta.
  • Doradca klienta.

Aktualizacja z 16.08.2023

• Oprogramowaliśmy możliwość zablokowania edycji formularza danych do umowy. Checkbox wyłączający opcję aktualizacji danych znajduje się w sekcji „dane do umowy” po przejściu do edycji danego klienta.

• Po zaznaczeniu wspomnianego checkboxa, klient po przejściu w link uzyska informację o braku dostępu do formularza danych.

• Dodaliśmy możliwość wgrywania zdjęć z poziomu karty lokalu. Można je wgrywać pojedynczo w formacie JPG, bądź kilka jednocześnie po spakowaniu ich w ZIP.

  Warunek: Zdjęcia większe niż 2 MB oraz archiwa zawierające więcej niż 30 plików nie zostaną załadowane.

• Wdrożyliśmy integrację z bramką SMS Plus MultiInfo. W celu uzyskania więcej informacji, prosimy o kontakt z działem wsparcia.

• Z poziomu listy lokali dodaliśmy możliwość grupowego zaznaczenia i odznaczenia w lokalach checkboxa:
  „Zamiast ceny pokaż napis 'zapytaj o cenę’”.

  Funkcjonalność jest ograniczona uprawnieniami.

• W raporcie rejestru umów oprogramowaliśmy możliwość przejścia do karty klienta bądź karty umowy po kliknięciu w konkretne imię i nazwisko lub typ umowy.

• W raporcie opłacenia umowy dodaliśmy kolumnę, która pokazuje sumę wszystkich wpłat dodanych na umowie.

Aktualizacja z 01.08.2023

• W związku z niedawnym dodaniem możliwości zaznaczenia, że dany lokal spełnia warunki dla rządowego programu dot. kredytu 2%, wdrożyliśmy filtr "Kredyt 2%" na liście lokali. Dzięki temu można łatwo zweryfikować, które nieruchomości posiadają zaznaczony checkbox o tej samej nazwie, widoczny w formularzu edycji lokalu.

• Dodaliśmy nowe pole w formularzu dodawania/edycji spółki celowej, które pozwala na wprowadzenie numeru BDO. Numer ten jest automatycznie zaciągany do faktury po wybraniu odpowiedniej spółki.

• Na liście raportu dłużników wprowadziliśmy funkcję wysyłki mailowej wezwań do zapłaty. W szablonie takiej wiadomości można zawrzeć treść oraz tabelkę z zaległymi płatnościami. Po wprowadzeniu szablonu w systemie możliwe jest jego wybór z raportu i szybka wysyłka do klienta z poziomu umowy.

• Oprogramowaliśmy filtr "Numer rachunku" na liście umów. Umożliwia on wyszukiwanie umów na podstawie numeru rachunku bankowego przypisanego do głównego lokalu.

• Z poziomu inwestycji wprowadziliśmy możliwość ustawienia domyślnego rodzaju umowy – deweloperskiej lub przedwstępnej – przy tworzeniu nowej umowy z poziomu karty umowy rezerwacyjnej.

Aktualizacja z 18.07.2023

Zmienne w szablonach dokumentów

• Dodaliśmy nowe zmienne do szablonów dokumentów, które pozwalają na generowanie danych z sekcji "charakterystyka energetyczna" w edycji lokalu.

Eksport oferty dla Platformy Mieszkaniowej

• Wprowadziliśmy funkcję nieprzesyłania cen wybranych lokali:
  • Możliwość zaznaczenia/odznaczenia ręcznego w edycji lokalu.
  • Obsługa grupowa z poziomu listy lokali poprzez opcję "wykonaj na zaznaczonych".

Generowanie oferty PDF

• Poprawiliśmy funkcję generowania oferty PDF:
  • Pliki zajmują teraz mniej miejsca w mailu i na dysku.

Strefa Klienta

• Dodaliśmy możliwość grupowego włączania oraz wyłączania Strefy Klienta z poziomu listy klientów.
• Nowy filtr "Strefa klienta" na liście klientów umożliwia wyszukiwanie klientów z włączoną lub wyłączoną strefą.

Grupy akcji na liście umów

• Nowa opcja "Generuj z szablonu" umożliwia generowanie dokumentów z szablonu DOC/XLS dla wielu umów jednocześnie.

Wyszukiwarka

• Rozbudowaliśmy górną wyszukiwarkę, umożliwiając wyszukiwanie umów po ich pełnym numerze.

Formularz zgłaszania usterek

• Dodaliśmy opcję ograniczenia wyboru lokali w formularzu zgłaszania usterek:
  • Widoczne będą tylko lokale sprzedane, natomiast dostępne nie będą wyświetlane.

Aktualizacja z 04.07.2023

Moduł lokali

• Dodaliśmy możliwość zaznaczenia, że dany lokal spełnia warunki dla rządowego programu kredyt 2%:

  • W formularzu edycji lokalu pojawiło się nowe pole.

• Dane dotyczące kredytu 2% mogą być przekazywane w linku XML, aby umożliwić wyświetlenie tej informacji na stronie WWW lub portalu obsługującym XML.

Moduł Helpdesk

• Wprowadziliśmy możliwość tworzenia dedykowanych szablonów wiadomości z poziomu karty zgłoszenia serwisowego.
• W szablonie można użyć następujących zmiennych pobierających dane ze zgłoszenia:
  • Numer zgłoszenia serwisowego.
  • Data utworzenia zgłoszenia.
  • Imię i nazwisko powiązanego klienta.
  • Aktualny status zgłoszenia.
  • Telefon klienta wpisany w zgłoszeniu.
  • Email klienta wpisany w zgłoszeniu.
  • Nazwa inwestycji zgłoszenia.
  • Numer lokalu zgłoszenia.
  • Kategoria zgłoszenia.
  • Opis zgłoszenia.

Aktualizacja z 20.06.2023

Górna wyszukiwarka

• Oprogramowaliśmy możliwość wyszukiwania leadów w górnej wyszukiwarce.

Karta lokalu

• W karcie lokalu wyświetlamy teraz:
  • Cenę promocyjną za m² brutto oraz netto (jeśli została uzupełniona w edycji).
  • Datę zakończenia promocji, jeśli została wprowadzona – jest widoczna w kolumnach dotyczących cen promocyjnych na liście lokali.

Różne numery rachunków dla etapów inwestycji

• Wprowadziliśmy możliwość przypisania różnych numerów rachunków dla etapów inwestycji w zależności od typu umowy:
  • Numer konta dla umowy rezerwacyjnej.
  • Numer rachunku dla umowy przedwstępnej.
  • Numer rachunku dla umowy deweloperskiej.

Aktualizacja z 06.06.2023

Moduł leadów

• Dodaliśmy opcję automatycznej konwersji leadów na klientów:
  • Po włączeniu opcji system automatycznie konwertuje leada na klienta i planuje telefon, jeśli lead zawiera:
    • Imię lub nazwisko,
    • Telefon,
    • E-mail.

Moduł klientów

• Wprowadziliśmy możliwość automatycznego rejestrowania połączeń telefonicznych:
  • Gdy zainstalowana jest nasza aplikacja mobilna i połączenie z klientem trwało dłużej niż 10 sekund, system zapisuje aktywność typu telefon.

Aktualizacja z 24.05.2023

Lista faktur korygujących

• Dodano kolumnę z informacją o dacie wysłania korekty do klienta.

Pola na numer telefonu

• Poprawiono czytelność podczas wpisywania numeru telefonu.

Aktualizacja z 12.05.2023

Usprawnienia techniczne

• Zaktualizowano serwery i bazy danych do najnowszych wersji oprogramowania:
  • Poprawiono bezpieczeństwo, szybkość i stabilność działania systemu.

Aktualizacja z 27.04.2023

Charakterystyka energetyczna

• Wprowadzono nowe pola do przechowywania danych dotyczących charakterystyki energetycznej:

  • Pola znajdują się w formularzu edycji lokali w sekcji Charakterystyka Energetyczna.

• Dane te mogą być przekazywane w linku XML, aby umożliwić ich wyświetlenie na stronie WWW lub portalu obsługującym XML.

• Jeśli nowe pola nie są widoczne, prosimy o kontakt: kontakt@voxcommerce.pl.

Aktualizacja z 18.04.2023

1. Automatyczne przypisywanie doradców do zgłoszeń od pośredników

   • Dodaliśmy możliwość przypisywania doradców odpowiedzialnych za zgłoszenia.
   • Przydzielanie doradcy może odbywać się automatycznie na podstawie inwestycji, którą się opiekuje.
   • Doradca ma również możliwość widzenia wyłącznie zgłoszeń przypisanych do siebie.

2. Dodawanie lokali do aktówki

   • Umożliwiliśmy dodawanie lokali do aktówki bezpośrednio z podstrony wyszukiwarki kondygnacji.

3. Eksport danych w raporcie zakończonych klientów

   • Dodaliśmy funkcję pobierania wykresów w raporcie zakończonych klientów do pliku Excel.

Aktualizacja z 04.04.2023

1. Nowy raport zakończonych klientów

   • Raport znajduje się w sekcji raportów dotyczących klientów.
   • Oprócz prezentacji danych w formie tabelarycznej, raport zawiera:
     • Wykresy słupkowe
     • Wykresy kołowe

2. Wyświetlanie oraz eksport informacji o doradcach

   • Wprowadziliśmy możliwość wyświetlania i eksportowania informacji o doradcach leadów przypisanych do danej inwestycji.

Aktualizacja z 21.03.2023

1. Eksport danych klientów z CRM do kontaktów w Gmail

   • Wprowadzono możliwość przekazywania danych klientów z CRM do kontaktów w Gmail.
   • Aby skorzystać z tej funkcji, wymagane jest uprzednie podłączenie konta Google w ustawieniach profilu użytkownika. Następnie możliwe jest zaznaczenie opcji „Włącz eksport kontaktów do Google”.
   • W przypadku wcześniej podłączonego konta Google zaleca się jego odłączenie, a następnie ponowne połączenie w CRM, aby funkcja działała poprawnie. Po aktywacji tej opcji w karcie klienta, w sekcji „Menu”, pojawi się dodatkowa możliwość eksportu danych.

2. Konfigurowalna data ważności umowy rezerwacyjnej

   • Dodano możliwość ustawienia różnych dat ważności umów rezerwacyjnych w zależności od inwestycji.
   • Przykładowo:
     • W przypadku inwestycji A – ważność umowy może wynosić 14 dni od daty jej podpisania.
     • Dla inwestycji B – ważność może zostać ustalona na 30 dni od podpisania umowy.

3. Nowy filtr w wyszukiwarce klientów

   • Na podstronie listy klientów wprowadzono nowy filtr umożliwiający wyszukiwanie klientów na podstawie notatek dodanych do ich kart.

Aktualizacja z 08.03.2023

1. Moduł urlopów

   • Dodano moduł umożliwiający ustawienie zakresu dat urlopu wybranego użytkownika. W trakcie trwania urlopu dany doradca nie otrzymuje nowych leadów.
   • Po zakończeniu urlopu użytkownik ponownie jest uwzględniany w procesie przypisywania leadów.
   • Wyjątek dotyczy sytuacji, w której aktywowana jest opcja automatycznego przypisania lead-a do istniejącego już klienta (rozpoznanie na podstawie adresu e-mail). W takim przypadku lead zostanie przypisany do odpowiedniego doradcy, nawet jeśli znajduje się na urlopie.

2. Ukrywanie pustych kolumn w PDF ofert

   • Wdrożono opcję, dzięki której puste kolumny w tabelach ofert PDF mogą być automatycznie ukrywane.
   • W celu aktywacji tej funkcji zaleca się kontakt z zespołem wsparcia pod adresem: kontakt@voxcommerce.pl.

3. Sekcja umów w karcie firmy

   • W kartach firm wprowadzono sekcję zawierającą informacje o umowach przypisanych do danej firmy, co ułatwia dostęp do odpowiednich transakcji.

Aktualizacja z 22.02.2023

1. Nowe umiejscowienie aktówki

   • Aktówka została przeniesiona w systemie, aby była zawsze dostępna niezależnie od podstrony, na której znajduje się użytkownik.

2. Import wpłat z Banku Pekao

   • Dodano możliwość importowania wpłat z wyciągów bankowych w formacie CSV, wspierając użytkowników Banku Pekao.

3. Cena minimalna w ofertach

   • Wprowadzono możliwość wyświetlania informacji o cenie minimalnej w ofertach PDF, e-mailach ofertowych oraz porównywarkach lokali przesyłanych do klientów.

4. Powiadomienia o usterkach z załącznikami

   • Powiadomienia e-mailowe o nowych usterkach mogą teraz zawierać załączniki związanego z nimi zgłoszenia.

5. Rozwój strefy klienta

   • Dodano możliwość wysyłania powiadomień o nowej wiadomości w strefie klienta do dodatkowych użytkowników systemu.

6. Import zgód przy leadach

   • Podczas importowania leadów można teraz zaznaczać zgody i wprowadzać ich treść, eliminując konieczność ręcznego uzupełniania tych informacji po zaimportowaniu.

7. Odpowiedź na maila z poziomu karty klienta

   • Po wejściu w szczegóły e-maila z poziomu karty klienta, użytkownik może odpowiedzieć na daną wiadomość bez konieczności przechodzenia do innego modułu.

Aktualizacja z 08.02.2023

1. Wysyłanie ofert z poziomu karty lokalu

   • Z poziomu karty lokalu dodano możliwość wysyłania oferty do klienta. W tym celu należy kliknąć przycisk „wyślij mailem” i wybrać odpowiedniego klienta.

2. Eksport ceny minimalnej

   • Wprowadzono opcję eksportu ceny minimalnej z listy lokali (kolumna do włączenia). Zmiana ta wspiera użytkowników w spełnieniu wymogów Dyrektywy Omnibus.

3. Wyróżnienie zaplanowanych aktywności

   • Na podstronie listy klientów w kolumnie „Zaplanowana aktywność” system wyróżnia daty, które już upłynęły.

4. Automatyczne potwierdzenia dla leadów

   • Dodano możliwość wyboru konkretnych źródeł pochodzenia leadów, dla których system automatycznie wysyła potwierdzenia mailowe na podany adres e-mail po wpłynięciu lead-a do systemu.

5. Nowe kolumny w raporcie obsługi klientów

   • W raporcie obsługi klientów dodano kolumny umożliwiające analizę czasu od wysłania pierwszego maila do wykonania rozmowy telefonicznej z klientem (follow-up).

Aktualizacja z 24.01.2023

1. Integracja z SMSAPI.pl

   • Wprowadzono integrację z systemem SMSAPI.pl. Dzięki temu doradcy mogą wysyłać SMS-y do klientów z następujących podstron:
     • Karta klienta
     • Lista klientów
     • Karta umowy
   • Doradca ma możliwość wyboru gotowych szablonów wiadomości podczas wysyłania SMS-a.

2. Automatyczne aktualizacje ofert na tabelaofert.pl

   • Poza istniejącymi eksportami na Otodom.pl, OLX, Trojmiasto.pl i Obid.pl, dodano możliwość automatycznych aktualizacji na portalu tabelaofert.pl. W celu aktywacji funkcji prosimy o kontakt.

3. Powiadomienia o nowych zgłoszeniach

   • Dodano możliwość ustawienia wysyłki powiadomień o nowych zgłoszeniach od pośredników, które trafiają do systemu.

4. Mailowe powiadomienia o leadach

   • Wprowadzono nową opcję umożliwiającą mailowe powiadamianie wybranych osób o wszystkich nowych leadach w systemie.

5. Cena minimalna w XML

   • W związku z Dyrektywą Omnibus dodano możliwość przekazywania ceny minimalnej w linku XML obsługiwanym na stronach inwestycji.

6. Autoryzacja za pomocą Active Directory

   • W systemie CRM wprowadzono możliwość autoryzacji użytkowników za pomocą Active Directory. W celu aktywacji tej funkcji prosimy o kontakt.

7. Weryfikacja dwuetapowa

   • Wprowadzono funkcję weryfikacji dwuetapowej. Podczas logowania do systemu użytkownik będzie musiał podać kod przesłany na adres e-mail.

Aktualizacja z 10.01.2023

1. Integracja z Power BI

   • Wprowadzono pierwsze linki z danymi umożliwiające podłączenie do Power BI. Zestaw danych, które można zintegrować z Power BI, obejmuje:
     • Listę umów
     • Raport rejestru umów
     • Raport spotkań
     • Listę transz
     • Raport leadów - porównanie

2. Nowa sekcja w raporcie leadów

   • Do raportu leadów dodano nową sekcję „Sposób kontaktu”. Informację tę można uzupełniać w formularzu edycji lead-a.

Aktualizacja z 28.12.2022

1. Kolumna "Publikacja na WWW i portalach"

   • Wprowadzono możliwość wyświetlania kolumny „Publikacja na WWW i portalach” na liście lokali. Wartość „Tak” będzie wyświetlana, jeżeli lokal nie ma zaznaczonej opcji „Nie eksportuj lokalu na www i portale”.

2. Eksport cennika lokali

   • Dodano funkcję eksportowania cennika lokali z aktówki do Excela.

3. Zakres dat trwania promocji

   • Umożliwiono wpisanie zakresu dat trwania promocji dla lokalu. System przekazuje ustawione daty w XML-u, co pozwala na obsługę cen promocyjnych w określonym przedziale czasowym na stronie www.

4. Konfigurator tabeli w mailu z ofertą

   • Rozbudowano konfigurator tabeli na liście lokali w mailu z ofertą. Teraz można indywidualnie nazywać kolumny oraz ustawiać ich kolejność.

5. Rozwój modułu dokumentów

   • Dodano możliwość powiązywania dokumentów z firmą, klientem, umową oraz lokalem.

6. Powiadomienia o anulowaniu umów

   • Rozbudowano opcję wysyłania powiadomień mailowych o anulowaniu umów, umożliwiając wybór typów umów, dla których mają być wysyłane takie wiadomości.

7. Podmiana plików w karcie umowy

   • W karcie umowy wprowadzono opcję podmiany pliku skanu, aneksu lub cesji.

8. Wysyłka dokumentu z szablonu z poziomu transzy

   • Dodano możliwość wygenerowania i wysyłki dokumentu z szablonu z poziomu transzy. W szablonie można wykorzystać zmienne generujące takie informacje jak:
     • Nazwa transzy
     • Kwota transzy
     • Termin transzy
     • Suma dotychczasowych wpłat
     • Kwota pozostała do zapłaty

Aktualizacja z 14.12.2022

1. Zarządzanie kategoriami dokumentów

   • W systemie pojawiła się możliwość zarządzania kategoriami dokumentów. Aby skorzystać z tej funkcji, należy nadać odpowiednie uprawnienia (kontakt: kontakt@voxcommerce.pl).

2. Zmiana statusu firmy w MATRIX

   • W zakładce MATRIX wprowadzono funkcję zmiany statusu firmy poprzez przeciągnięcie kafelka z nazwą firmy do innej kolumny.

3. Edycja dokumentów

   • Umożliwiono edycję nazwy oraz kategorii dokumentu z poziomu:
     • Karty klienta
     • Karty lokalu
     • Karty umowy

4. Otwieranie kart

   • Skonfigurowano możliwość otwierania karty lokalu z funkcji "wyszukaj dla klienta" oraz karty firmy poprzez kliknięcie prawym przyciskiem myszy.

5. Kolumna "Płatność w terminie"

   • Dodano nową kolumnę na liście wpłat - „Płatność w terminie”. Pozwala ona na weryfikację, czy klient reguluje płatności zgodnie z harmonogramem na umowie. System porównuje datę wpłaty z terminem transzy.
   • Uwaga: kolumna jest domyślnie wyłączona. W celu jej aktywacji prosimy o kontakt na adres: kontakt@voxcommerce.pl.

Aktualizacja z 30.11.2022

1. Wyświetlanie wiadomości e-mail

   • Oprogramowano funkcję wyświetlania wiadomości e-mail, która została ręcznie lub automatycznie wysłana do danego leada.

2. Strefa klienta

   • Dodano możliwość wyłączenia zakładek „Moje umowy” oraz „Moje wpłaty” w strefie klienta.

3. Monitorowanie e-maili

   • Wprowadzono eksperymentalną funkcję sprawdzania, czy e-mail wysłany z CRM został przez klienta otwarty oraz czy kliknięto w nim zawarty link.
     • W celu aktywacji tej funkcji prosimy o kontakt.

Aktualizacja z 16.11.2022

1. Aktualizacja systemu i serwerów

   • System oraz serwery voxCRM zostały zaktualizowane do najnowszej wersji, co znacząco poprawiło bezpieczeństwo oraz zwiększyło szybkość działania aplikacji – nawet o 50%.

2. Usprawnienia w module dokumentów

   • W module dokumentów umożliwiono przypisywanie dokumentów do:
     • Klienta
     • Umowy
     • Inwestycji
   • Trwają prace nad dodaniem możliwości powiązania dokumentu z firmą.

3. Nowa wersja aplikacji mobilnej

   • Wydano nową wersję aplikacji mobilnej, która zawiera:
     • Liczne usprawnienia
     • Dodatkową zakładkę „Umowy”

4. Formularz dla pośredników

   • Wprowadzono możliwość automatycznego uzupełniania formularza zgłaszania klientów danymi pośrednika, pod warunkiem ich wcześniejszego wprowadzenia podczas tworzenia linka.

5. Formularz danych do umowy dla klientów

   • Na karcie klienta dodano opcję „Wyślij formularz danych do umowy”, która umożliwia wysyłkę linku do formularza, aby klient mógł samodzielnie uzupełnić niezbędne dane.
     • Proces działania:
       a) Klient uzupełnia pola w formularzu i klika „Zapisz”.
       b) Dane zostają zapisane w karcie klienta.
       c) Doradca otrzymuje powiadomienie o uzupełnieniu formularza przez klienta.

6. Przykłady funkcji:

   • Opcja w karcie klienta
   • Wiadomość do klienta
   • Formularz widoczny dla klienta

W połowie 2025 roku wchodzi w życie kluczowa zmiana legislacyjna dla całej branży deweloperskiej – nowelizacja ustawy o ochronie praw nabywcy, wprowadzająca obowiązek publikacji cen ofertowych nieruchomości zwana ustawą o jawności cen.

Dla deweloperów oznacza to nowe obowiązki administracyjne, w tym konieczność regularnego raportowania szczegółowych danych na rządowym portalu dane.gov.pl. Ten artykuł krok po kroku wyjaśnia, co należy zrobić, aby dostosować firmę do nowych wymogów, oraz w jaki sposób system voxCRM ułatwi ten proces.

Stan Prawny i Kluczowe Założenia Ustawy

Nowe przepisy, które zaczną obowiązywać w połowie lipca 2025 r., nakładają na każdego dewelopera następujące obowiązki:

• Publiczne udostępnianie danych: Każda oferta sprzedaży lokalu mieszkalnego lub domu jednorodzinnego musi być zaraportowana na portalu dane.gov.pl.
• Szczegółowy zakres informacji: Publikacji podlega nie tylko cena ofertowa za m², ale również:
  • Ceny pomieszczeń przynależnych (np. miejsca postojowe, komórki lokatorskie).
  • Koszty innych świadczeń pieniężnych wymaganych od nabywcy.
  • Pełna historia zmian ceny danego lokalu od początku jego sprzedaży.
• Ustrukturyzowany format danych: Dane muszą być przekazywane w formacie umożliwiającym ich automatyczne przetwarzanie (tzw. format maszynowo odczytywalny). Rekomendowanym standardem jest format JSON - system voxCRM będzie takie dane dostarczać.
• Status „dostawcy danych”: Każda firma deweloperska musi uzyskać oficjalny status dostawcy danych na portalu rządowym.

Co Należy Zrobić? Przewodnik Krok po Kroku

Aby uniknąć problemów i być gotowym na czas, należy niezwłocznie podjąć dwa kluczowe kroki. Są one warunkiem koniecznym do późniejszej, regularnej publikacji ofert.

Krok 1: Załóż konto firmowe na portalu dane.gov.pl

To podstawa i fundament całego procesu. Każda firma, która będzie publikować dane, musi posiadać zarejestrowane konto.

• Przejdź na stronę: https://dane.gov.pl/ i postępuj zgodnie z instrukcjami rejestracji.
  
  

Krok 2: Uzyskaj status „Dostawcy Danych”

Samo posiadanie konta nie wystarczy. Należy formalnie zgłosić chęć zostania dostawcą danych. W tym celu wyślij wiadomość e-mail:

• Adresat (DO): kontakt@dane.gov.pl

• W treści maila podaj:

  • Pełną nazwę firmy
  • Adres strony internetowej
  • Ogólny, firmowy adres e-mail
  • Firmowy numer telefonu
  • Numer REGON

Po weryfikacji zgłoszenia Ministerstwo Cyfryzacji nada Twojej firmie uprawnienia, które umożliwią przesyłanie danych.

Krok 3: Zadbaj o aktualność danych w voxCRM

Dane w systemie voxCRM obejmują gromadzenie historii zmian cen, voxCRM umożliwia również łatwe udostępnianie danych dla strony www i docelowo dla systemu dane.gov.pl - zatem po potwierdzeniu dokładnej struktury danych wymaganych przez Ministerstwo Cyfryzacji, dane będą mogły być publikowane. Fundamentem jest jednak to, by w voxCRM dane źródłwowe były aktualne.

Jak voxCRM Ułatwi Realizację Nowych Obowiązków?

Rozumiemy, że ręczne przygotowywanie plików i regularne przesyłanie ich na portal rządowy może być czasochłonne i podatne na błędy. Dlatego intensywnie pracujemy nad dostosowaniem CRM dla deweloperów voxCRM, aby stał się on centrum zarządzania nowymi obowiązkami.

Nasze rozwiązanie zapewni:

• Automatyzację: System sam wygeneruje plik JSON z prawidłową strukturą na podstawie danych, które już posiadasz w CRM (oferty, ceny, statusy lokali).
• Integrację: Docelowo system będzie mógł automatycznie przesyłać dane na portal dane.gov.pl za pośrednictwem API, bez potrzeby ręcznego logowania i wysyłki.
• Spójność danych: Zapewnisz, że ceny na portalu rządowym, Twojej stronie WWW oraz w systemie CRM będą zawsze identyczne i aktualne, już jest dostępne API umożliwiające firmom tworzącym WWW dostęp do historycznych cen, by przygotować stronę wyświetlanie danych zgodnie z wytycznymi.

Podsumowanie

Nowa ustawa o jawności cen to istotna zmiana, ale odpowiednie przygotowanie pozwoli przejść przez ten proces bez zakłóceń. Zachęcamy do niezwłocznego wykonania opisanych wyżej kroków – założenia konta i uzyskania statusu dostawcy danych. To fundament, który pozwoli w przyszłości w pełni wykorzystać automatyzację oferowaną przez voxCRM.
Na dostosowanie się do nowych wymogów deweloperzy mają jeszcze kilka tygodni.
Będziemy Państwa informować, gdy będą znane detale dotyczące formatu i dokładnego sposobu publikacji danych.

Więcej aktualnych informacji na stronie: https://voxdeveloper.com/jawnosc-cen

W aktualizacji z dnia 20 stycznia 2026 roku wprowadziliśmy funkcję automatycznej wysyłki wiadomości e-mail z ofertą online dla klientów.
Dzięki temu rozwiązaniu system samoczynnie wyśle propozycję dopasowaną do preferencji klienta – a to wszystko bez konieczności ingerencji doradcy.

Przygotowanie lokali do automatyzacji

Aby uwzględnić lokal w automatycznej ofercie online, należy zaznaczyć odpowiednią opcję w oknie edycji lokalu:

• Wejdź na kartę lokalu, który chcesz dodać do automatyzacji.
• W menu po lewej stronie kliknij opcję "Edytuj dane".
• Przewiń okno w dół, odszukaj i zaznacz opcję "Wybieraj do automatycznej oferty online".

Konfiguracja automatyzacji

W przypadku braku dostępu do modułu automatyzacji lub potrzeby uzyskania pomocy w konfiguracji, prosimy o przesłanie wiadomości na adres email: kontakt@voxcommerce.pl

W systemie możemy skonfigurować proces automatyzacji na przykład według poniższego wzoru:

Warunki
Definiujemy warunki, po spełnieniu których system wyśle ofertę online:

• Lead - Preferowane inwestycje: wybieramy, z których inwestycji oferta online ma zostać wygenerowana i wysłana.
• Lead - Preferencja pokoi od/do: ustalamy zakres liczby pokoi, dla którego ma być wysyłana oferta (np. od 2 do 4 pokoi).
  Możemy również stworzyć osobne automatyzacje dla mieszkań jedno-, dwu- lub trzypokojowych.

Akcje
Wskazujemy działania systemu, konfigurując poniższe opcje:

• Wyślij email
• Odbiorca - wybieramy opcję "Klient"
• Wyślij z – decydujemy, czy wiadomość ma zostać wysłana ze skrzynki głównej, czy z adresu e-mail doradcy przypisanego do klienta.
• DW – pole opcjonalne; wpisujemy adresy e-mail, które mają być dodawane do kopii wiadomości.
• Temat – wpisujemy temat automatycznej wiadomości.
• Wiadomość – wprowadzamy treść maila ofertowego. Ważne: należy pamiętać o dodaniu zmiennej generującej przycisk do oferty online: {{online_offer_button}}.

Komunikacja SMS to jeden z najskuteczniejszych sposobów na szybkie dotarcie do klienta. W najnowszej aktualizacji systemu wprowadziliśmy funkcję, o którą wielu z Was pytało – wysyłkę ofert online bezpośrednio w wiadomości SMS. Dzięki temu rozwiązaniu Twój klient otrzyma propozycję lokali wprost na swój telefon, co znacząco zwiększa szansę na natychmiastowe zapoznanie się z ofertą.

Ważne: Warunkiem koniecznym do korzystania z wysyłki ofert online poprzez SMS jest posiadanie aktywnej integracji z bramką SMSAPI.
Instrukcja: Jak podłączyć SMS API do systemu VoxCRM?

Instrukcja wysyłki oferty online SMS-em

1. Wybór klienta
Pierwszym krokiem jest przejście na kartę klienta, któremu chcesz przedstawić ofertę.

2. Dobór lokali
Przejdź do zakładki "Wyszukaj dla klienta" i zaznacz na liście te nieruchomości, które chcesz uwzględnić w wysyłanej ofercie.

3. Uruchomienie akcji
Nad listą wyników kliknij przycisk "Wykonaj na zaznaczonych", a następnie z rozwijanego menu wybierz opcję "Wyślij ofertę na SMS".

4. Indywidualna wycena (Opcjonalnie)
W wyświetlonym oknie masz możliwość zmodyfikowania cen wybranych lokali specjalnie dla tego klienta (np. uwzględniając rabat). Jeśli ceny mają pozostać katalogowe, po prostu kliknij przycisk przejścia dalej.

5. Konfiguracja parametrów oferty
Na tym etapie dostosowujemy wygląd i ważność oferty. Wybierz odpowiedni szablon graficzny, ustaw wiadomość wstępu, która wyświetla się w ofercie online, oraz określ datę wygaśnięcia oferty.

6. Weryfikacja i wysyłka
W ostatnim kroku wybierz numer telefonu klienta i wpisz treść wiadomości SMS. Po upewnieniu się, że wszystko jest poprawne, kliknij "Wyślij".

Uwaga: W polu treści wiadomości system automatycznie wstawi link do wygenerowanej oferty. Pamiętaj, aby go nie usuwać – to dzięki niemu klient zobaczy przygotowaną propozycję.

Precyzyjne określenie źródła pozyskania klienta to klucz do skutecznej analityki marketingowej. Często zdarza się, że klient powraca do nas po długim czasie, reagując na zupełnie nową kampanię reklamową. Aby ułatwić śledzenie takich powrotów, wprowadziliśmy nową funkcję: automatyczną zmianę źródła klienta po powiązaniu leada.

Jak to działa?

System analizuje czas, jaki upłynął od ostatniej aktywności na karcie klienta. Mechanizm działa w następujący sposób:

• Gdy powiążesz nowego Lead'a (zapytanie) z istniejącym już w bazie Klientem, system sprawdza datę ostatniej aktywności tego klienta.
• Jeśli czas bez aktywności jest dłuższy niż zdefiniowany okres (np. 30 dni) – system uznaje, że klient został pozyskany na nowo dzięki bieżącym działaniom marketingowym. Źródło na karcie Klienta zostanie automatycznie zaktualizowane na źródło pochodzące z nowego Leada.
• Jeśli czas bez aktywności jest krótszy – system uznaje, że jest to ciągłość poprzedniego procesu obsługi i zachowuje pierwotne źródło pozyskania.

Konfiguracja i okres ważności

Domyślny okres "ważności" źródła (czas bez aktywności) ustawiony jest na 30 dni. Jest to jednak parametr w pełni konfigurowalny.

Możemy dostosować ten czas do specyfiki Twojego cyklu sprzedaży (np. skrócić go do 14 dni lub wydłużyć do 90 dni).

Przykład zastosowania

Klient Jan Kowalski trafił do bazy 2 lata temu z portalu Facebook. Kontakt się urwał, a sprawa została dawno zakończona.

Dziś do systemu wpływa nowe zapytanie (lead) od Pana Jana z portalu Otodom. System automatycznie rozpoznaje klienta po adresie e-mail lub numerze telefonu i przypisuje leada do jego karty.

Efekt: Ponieważ od ostatniego kontaktu minęło więcej niż 30 dni, system automatycznie zmieni źródło główne na karcie klienta z "Facebook" na "Otodom". Dzięki temu Twoje raporty będą rzetelnie odzwierciedlać, która kampania realnie sprowadziła klienta z powrotem.

Jak włączyć tę funkcję?

Aby aktywować funkcję automatycznej aktualizacji źródeł, prosimy o kontakt z naszym działem wsparcia pod adresem e-mail:

kontakt@voxcommerce.pl

W treści wiadomości możesz wskazać preferowany czas "ważności" źródła (domyślnie ustawiamy 30 dni).

Dzięki nowej funkcji system samodzielnie analizuje dane z połączenia, identyfikuje odpowiedniego pracownika i łączy nowe zapytanie z właściwą kartą klienta. Pozwala to uniknąć dublowania kontaktów i chaosu informacyjnego w zespole handlowym.

1. Rozpoznawanie i przypisywanie doradcy

Kiedy zewnętrzny system przesyła do CRM nowe zapytanie, nasz mechanizm analizuje parametry przesyłane w tle. Szuka między innymi zmiennej zawierającej numer telefonu pracownika, który fizycznie przeprowadził rozmowę.

• Rozpoznanie numeru: Jeżeli przekazany numer telefonu pokrywa się z numerem przypisanym do konta użytkownika w systemie, lead zostanie automatycznie przypisany do tego doradcy.
• Brak dopasowania: Jeśli system nie znajdzie takiego numeru w bazie pracowników lub zewnętrzna aplikacja go nie prześle, zapytanie zostanie przydzielone zgodnie ze standardową logiką przypisywania obowiązującą w Twoim CRM.

2. Trzy scenariusze powiązywania z kartą klienta

Kluczowym etapem jest sprawdzenie, czy osoba dzwoniąca znajduje się już w Twojej bazie danych. System weryfikuje numer telefonu leada i podejmuje jedną z poniższych akcji:

• Scenariusz A: Zupełnie nowy kontakt
  Gdy numer dzwoniącego nie istnieje w CRM, system automatycznie utworzy nową kartę klienta. Właścicielem tej karty zostanie doradca, który odebrał telefon (zgodnie z logiką przypisywania).
• Scenariusz B: Klient powracający (Istnieje w bazie)
  Jeśli system rozpozna numer telefonu, nowy lead zostanie natychmiast przypisany do już istniejącej karty klienta. Dzięki temu zachowasz porządek i całą historię relacji w jednym miejscu.
• Scenariusz C: Duplikaty w bazie (Ten sam numer u kilku klientów)
  W sytuacjach, w których w systemie istnieje wielu klientów z tym samym numerem telefonu, algorytm automatycznie wybierze najnowszą kartę (według daty utworzenia) i to do niej dopnie spływającego leada.

3. Przejrzystość działań i powiadomienia o konfliktach

Gdy automatyzacja wprowadza zmiany w bazie danych, zespół musi wiedzieć, co się dzieje. Dlatego mechanizm został wyposażony w system logowania zdarzeń i powiadomienia ułatwiające współpracę.

Zautomatyzowane wpisy w historii
Za każdym razem, gdy lead zostanie połączony z istniejącą kartą, system doda tam notatkę z informacją, który doradca przeprowadził rozmowę.

Zarządzanie konfliktami opiekunów
Jeśli doradca odebierze telefon z widgetu, a system rozpozna, że dany klient jest już przypisany do innego pracownika:

• Doradca odbierający połączenie otrzyma powiadomienie, że lead został powiązany z klientem przypisanym do innego doradcy.
• Pierwotny opiekun klienta zobaczy w historii swojej karty, kto i kiedy przeprowadził rozmowę z jego klientem.

Jest to szczególnie pomocne w sytuacjach zastępstw lub gdy klient był wcześniej przypisany do osoby, która już nie pracuje w firmie.

Jak zacząć korzystać z tej funkcji?

Aby uruchomić tę funkcjonalność w swoim panelu, prosimy o kontakt z działem technicznym pod adresem:

kontakt@voxcommerce.pl

1. Definicje

2. Standardowy proces obsługi leadów

Automatyczne zapisanie leadów

System voxCRM automatycznie importuje leady z różnych źródeł, takich jak:

• Strona internetowa,
• Portale nieruchomości (Tabela Ofert, Obido, itp.),
• Social media (np. Facebook),
• Inne zewnętrzne systemy integracyjne.

Leady zapisywane są w zakładce "Leady".

Automatyczne sprawdzenie duplikatów

Gdy w systemie pojawia się nowy lead, system automatycznie sprawdza, czy podany adres e-mail już znajduje się w bazie danych:

• Jeśli tak - nowy lead zostaje przypisany do istniejącego kontaktu, bez tworzenia duplikatu.
• Jeśli nie - system przechodzi do przetwarzania danych przez parser i dalszego przypisywania leada.

Przypisywanie leadów do doradców

Po przetworzeniu przez parser system decyduje, do którego doradcy trafi lead. Proces przebiega w następującej kolejności:

1. Sprawdzenie przypisania „na sztywno" w parserze - w konfiguracji parsera można ustawić, aby leady z konkretnego źródła były zawsze przypisywane do określonego doradcy, niezależnie od kolejek. Jeśli w parserze włączono opcję "Ignorowanie kolejki", lead trafia bezpośrednio do wskazanego doradcy.
2. Sprawdzenie kolejki dla inwestycji - jeśli lead nie ma przypisanego doradcy „na sztywno", system sprawdza, czy istnieje kolejka rozdzielania leadów powiązana z daną inwestycją. Jeśli tak, lead trafia do jednego z doradców w tej kolejce.
3. Sprawdzenie ogólnej kolejki doradców - jeśli nie istnieje kolejka inwestycyjna, system sprawdza, czy skonfigurowano ogólną kolejkę doradców. Jeżeli tak, lead zostaje tam przypisany.
4. Przypisanie do domyślnego doradcy - w przypadku, gdy nie znaleziono żadnej pasującej kolejki (ani inwestycyjnej, ani ogólnej), system przypisuje leada do domyślnego doradcy określonego w konfiguracji parsera.

Doradca otrzymuje powiadomienie e-mail o nowym leadzie. Leady o statusie "Nowy" można przeglądać na liście leadów.

Schemat procesu przypisywania leadów:

Weryfikacja leadów

Po sprawdzeniu danych lead może otrzymać status:

• Usunięto - w przypadku spamu lub testu.
• Powiązany - jeśli lead dotyczy istniejącego klienta.
• Skonwertowany - gdy lead jest nowym klientem.

Konwersja leadów na klientów

1. Kliknij przycisk "Przypisz do klienta lub utwórz nowego klienta".
2. System sprawdzi, czy istnieje klient z pasującymi danymi (np. telefon, email).
   • Jeśli istnieje, wybierz klienta z listy.
   • Jeśli nie istnieje, kliknij "Dodaj klienta".
3. Wypełnij formularz klienta. System automatycznie uzupełni dane z leadu.
4. Po utworzeniu klienta lead otrzyma status "Skonwertowany".

3. Zarządzanie przypisaniem leadów

Przepinanie leadów między klientami

1. Wejdź w kartę klienta, do którego błędnie przypisano lead.
2. W sekcji "Powiązane leady" kliknij "Akcje", a następnie "Odłącz leada od klienta".
3. Lead wróci do zakładki "Leady" z nowym statusem "Nowy".
4. Przypisz lead do właściwego klienta lub stwórz nowego klienta.

4. Najczęściej zadawane pytania

W razie pytań zapraszamy do kontaktu z naszym zespołem wsparcia: kontakt@voxcommerce.pl.

Jak działa automatyczna konwersja?

1. Włączenie funkcji
   Funkcja automatycznej konwersji jest dostępna na życzenie i może zostać aktywowana w ustawieniach modułu leadów przez administratora systemu.

2. Monitorowanie leadów
   System nieustannie monitoruje napływające leady i sprawdza, czy zawierają wymagane dane:

   • Imię lub nazwisko,
   • Numer telefonu,
   • Adres e-mail.
     
     

3. Automatyczna konwersja
   Jeżeli lead zawiera kompletne dane:

   • System automatycznie przekształca lead w profil nowego klienta w systemie.
   • Jeśli dane leadu pasują do już istniejącego klienta (np. identyczny numer telefonu lub email), lead zostanie automatycznie przypisany do tego klienta.
     
     

4. Powiadomienie handlowca
   Po utworzeniu profilu klienta lub przypisaniu leadu do istniejącego klienta, przypisany handlowiec otrzymuje automatyczne powiadomienie.

5. Automatyczne zaplanowanie aktywności
   System dodatkowo:

   • Planuje zadanie typu "Telefon" dla handlowca,
   • Dodaje je do listy działań sprzedażowych, aby zapewnić kontynuację kontaktu z klientem.

Kiedy lead nie zostanie automatycznie skonwertowany?

Leady, które nie zawierają wymaganych danych (np. brak numeru telefonu lub adresu e-mail), nie zostaną poddane automatycznej konwersji. Takie leady wymagają ręcznej obsługi zgodnie z tradycyjnym procesem:

1. Weryfikacja danych leadu.
2. Ręczna konwersja na klienta lub oznaczenie leadu jako "spam".

Korzyści z automatycznej konwersji

• Oszczędność czasu: Eliminuje potrzebę ręcznej konwersji leadów.
• Lepsza organizacja pracy: Automatyczne przypisanie leadów i planowanie aktywności pozwala skupić się na działaniach sprzedażowych.
• Mniejsze ryzyko pominięcia leadu: Powiadomienia i zaplanowane zadania zapewniają ciągłość procesu sprzedaży.

Włączenie funkcji

Jeśli chcą Państwo włączyć funkcję automatycznej konwersji leadów, prosimy o kontakt z administratorem systemu lub zespołem wsparcia voxCRM.

Dzięki tej funkcji Państwa dział sprzedaży może działać szybciej i efektywniej, jednocześnie poprawiając jakość obsługi klientów.

Zapoznanie z zakładką „Zgłoszenia” w voxCRM

Zakładka „Zgłoszenia” w systemie voxCRM pozwala na efektywną współpracę z pośrednikami, którzy przesyłają zgłoszenia potencjalnych klientów. Umożliwia to szybkie zarządzanie informacjami oraz podejmowanie decyzji dotyczących zgłoszonych klientów.

1. Przegląd zakładki „Zgłoszenia”

Zakładka „Zgłoszenia” znajduje się na pasku menu systemu. Po wejściu do niej można zobaczyć zgłoszenia przesłane przez pośredników. Lista zgłoszeń może być filtrowana na dwa sposoby:

Filtry statusów zgłoszeń:

• Wszystkie – pokazuje wszystkie zgłoszenia.
• Oczekujące – nowe zgłoszenia czekające na decyzję.
• Zaakceptowane – zgłoszenia zaakceptowane i przetworzone.
• Odrzucone – zgłoszenia, które zostały odrzucone.

Przy statusie „Oczekujące” wyświetlana jest liczba nowych zgłoszeń w nawiasie.

Dostępne filtry danych:

• ID zgłoszenia – unikalny identyfikator.
• Imię i nazwisko klienta – dane osoby zgłoszonej.
• Doradca pośrednika – osoba zgłaszająca klienta.
• Data utworzenia (od/do) – zakres dat zgłoszenia.
• Status – filtr wg statusu zgłoszenia.
• Inwestycja – inwestycja, której dotyczy zgłoszenie.
• Źródło pochodzenia – zgłoszenia z wybranych źródeł.

2. Szczegóły zgłoszenia

Po kliknięciu w wiersz zgłoszenia użytkownik zostanie przeniesiony do szczegółów zgłoszenia, gdzie wyświetlane są dane przesłane przez pośrednika:

Sekcja „Dane klienta”:

• Inwestycja, którą jest zainteresowany klient.
• Imię i nazwisko klienta.
• Numer telefonu.
• Adres e-mail.
• PESEL i numer dowodu osobistego klienta.
• Źródło pochodzenia zgłoszenia (nazwa formularza).
• Dane kontaktowe pośrednika (imię, nazwisko, e-mail, telefon).

Dodatkowe sekcje:

1. Status zgłoszenia:

   • Data wpłynięcia zgłoszenia,
   • Data ostatniej zmiany statusu,
   • Osoba dokonująca zmiany.
     
     

2. Klienci znajdujący się już w CRM:

   • Link do istniejącego klienta w przypadku akceptacji zgłoszenia.
     
     

3. Podobni klienci, leady lub zgłoszenia:

   • Informacje o zgodnościach danych z obecnymi w systemie klientami, leadami lub zgłoszeniami.
     
     

4. Dokumenty:

   • Pliki załączone w formularzu zgłoszeniowym przez pośrednika.
     
     

5. Wiadomości:

   • Historia komunikacji z pośrednikiem.

3. Działania na zgłoszeniu

Na górze szczegółów zgłoszenia dostępne są przyciski:

• Zaakceptuj – zatwierdzenie zgłoszenia i utworzenie klienta.
• Odrzuć – odrzucenie zgłoszenia z podaniem powodu.

Po kliknięciu w przycisk pojawia się okno umożliwiające wpisanie komentarza dla pośrednika. Komentarz zostanie wysłany na adres e-mail podany przez pośrednika.

Wysyłanie wiadomości do pośrednika:

Na dole szczegółów zgłoszenia znajduje się pole „Wpisz wiadomość dla pośrednika”, które pozwala na szybki kontakt z pośrednikiem. Po wprowadzeniu treści i zatwierdzeniu wiadomość zostaje przesłana na adres e-mail pośrednika.

Zakładka „Pośrednicy” w systemie voxCRM pozwala na zarządzanie pośrednikami współpracującymi z Państwem. Dzięki niej można tworzyć indywidualne formularze zgłoszeniowe, które umożliwiają pośrednikom przesyłanie danych klientów bezpośrednio do systemu CRM.

1. Przejście do zakładki „Pośrednicy”

Aby utworzyć formularz zgłoszeń dla pośrednika:

1. Na pasku menu w systemie voxCRM najechać kursorem na zakładkę „Więcej”.
2. Z rozwijanej listy wybrać opcję „Pośrednicy”.
   Zakładka ta znajduje się domyślnie na dole listy, jednak jej lokalizację można dostosować w ustawieniach menu konta.

Uwaga: Dostęp do zakładki „Pośrednicy” może być ograniczony odpowiednimi uprawnieniami.

2. Tworzenie nowego formularza zgłoszeń

Po przejściu do zakładki „Pośrednicy” wyświetli się lista istniejących formularzy zgłoszeń. Aby utworzyć nowy formularz:

1. Kliknij przycisk „+ Dodaj pośrednika” w prawym górnym rogu ekranu.

2. W otwartym oknie „Dodaj nowego pośrednika” wypełnij następujące pola:

   • Nazwa – nazwa wyświetlana na liście w zakładce „Pośrednicy” i w źródle pochodzenia zgłoszenia w zakładce „Zgłoszenia” (pole wymagane).
   • Imię pośrednika (opcjonalne) – automatycznie uzupełniane w formularzu.
   • Nazwisko pośrednika (opcjonalne) – automatycznie uzupełniane w formularzu.
   • Telefon pośrednika (opcjonalne) – automatycznie uzupełniane w formularzu.
   • Adres e-mail pośrednika (opcjonalne) – automatycznie uzupełniane w formularzu.
   • Adres e-mail na kopię potwierdzenia zgłoszenia – e-mail, na który wysyłane będzie potwierdzenie zgłoszenia.
   • Ukryj inwestycje – opcja umożliwiająca wykluczenie inwestycji, na które pośrednik nie będzie mógł zgłaszać klientów.

3. Po wypełnieniu pól kliknij przycisk „Zapisz” w prawym dolnym rogu okna.

3. Zarządzanie formularzami zgłoszeń

Po zapisaniu formularza:

• Formularz pojawi się na liście w zakładce „Pośrednicy”.
• Widoczne będą następujące kolumny:
  • Pośrednik – wyświetlana nazwa (pole „Nazwa”).
  • Formularz zgłoszenia – link do formularza.
  • Akcja – opcje edycji (ikona ołówka) i usunięcia formularza.

Edycja formularza

• Kliknięcie ikony ołówka w kolumnie „Akcja” otwiera okno z ustawieniami formularza, umożliwiając wprowadzenie zmian.

Usunięcie formularza

• Aby usunąć formularz, kliknij ikonę kosza w kolumnie „Akcja”.

4. Udostępnienie formularza pośrednikowi

1. Skopiuj link widoczny w kolumnie „Formularz zgłoszenia”.
2. Prześlij link pośrednikowi, aby umożliwić zgłaszanie klientów.

5. Formularz zgłoszeniowy dla pośrednika

Po otwarciu linku pośrednik zobaczy formularz „Zgłoś klienta”, w którym będzie mógł wprowadzić dane klienta, takie jak:

• Imię i nazwisko klienta,
• Numer telefonu,
• Adres e-mail,
• Inwestycja, którą jest zainteresowany klient.

Automatyczne uzupełnianie danych

Dane wprowadzone podczas tworzenia formularza (np. imię pośrednika, nazwisko, telefon, e-mail) zostaną automatycznie uzupełnione w formularzu zgłoszenia.

Wysłanie zgłoszenia

Po wypełnieniu formularza pośrednik klika przycisk „Wyślij”, co powoduje przesłanie zgłoszenia do zakładki „Zgłoszenia” w systemie voxCRM.

Udostępnianie danych inwestycji i lokali pośrednikom w systemie voxCRM

System voxCRM umożliwia tworzenie i udostępnianie tabel z danymi inwestycji oraz lokali pośrednikom. Tabelki te są dostosowane do potrzeb użytkowników i pozwalają na wygodny przegląd kluczowych informacji dotyczących lokali.

1. Co zawiera tabelka?

Każda tabelka inwestycji może zawierać szczegółowe informacje o lokalach, takie jak:

• Lokalizacja: miasto inwestycji, nazwa inwestycji.
• Szczegóły lokalu: budynek, nr lokalu, piętro, liczba pokoi.
• Powierzchnie: metraż lokalu, balkonu, tarasu, loggi, ogrodu.
• Ceny: cena netto, cena brutto, cena promocyjna.
• Statusy i promocje: informacja o promocji (tak/nie), czy lokal jest dwupoziomowy (tak/nie).
• Dodatkowe informacje: opis lokalu, strona świata, linki do karty i planu lokalu.

2. Dostosowanie tabelki

Tabela może zostać dostosowana według Państwa wymagań, w tym:

• Kolory nagłówków: możliwość zmiany koloru dla lepszej czytelności.
• Typy lokali: wyświetlanie tylko wybranych typów lokali (np. mieszkania, apartamenty).
• Statusy lokali: filtrowanie lokali według statusów (np. dostępne, zarezerwowane, sprzedane).
• Kolumny: dostosowanie kolejności, nazewnictwa i widoczności kolumn.

3. Jak wygląda proces?

Tworzenie tabelki

1. Każda inwestycja otrzymuje unikalny link do tabelki. Przykładowy link:
    https://demo1.voxdeveloper.com/webservice/realestate-table/api_key/6fc62c19821cdd81e32c8064612d896229eada62/investment_id/21
2. Tabelka może być dostosowana do indywidualnych potrzeb.

Udostępnianie tabelki

• Po utworzeniu tabelki link należy przesłać pośrednikom, którzy mogą bezpośrednio przeglądać dane.

4. Przykładowe kolumny w tabelce

Kolumny w tabelce mogą być następujące: 

• miasto inwestycji,
• nazwa inwestycji,
•  klatka, budynek, nr lokalu,
•  powierzchnia lokalu, piętro,
•  liczba pokoi,
• metraż balkonu,
• metraż tarasu,
• metraż loggi,
• metraż ogrodu, 
• cena netto, 
• cena brutto, 
• cena promocyjna brutto, 
• cena promocyjna netto, 
• informacja o tym czy lokal posiada promocję (tak / nie), 
• informacja czy lokal jest dwupoziomowy (0 - nie, 1 - tak), 
• strona świata, 
• opis lokalu, 
• link do karty lokalu, 
• link do planu lokalu, 
• status lokalu.

W celu przygotowania tabelki dla pośredników prośba o kontakt na adres kontakt@voxcommerce.pl.

Proces łączenia zdublowanych klientów pozwala na uporządkowanie danych w systemie, zapewniając ich przejrzystość i eliminując duplikaty.

1. Przejście do zakładki „Klienci”

1. Otwórz zakładkę „Klienci” na pasku menu w systemie voxCRM.
2. Wyświetli się lista wszystkich klientów zapisanych w systemie.

2. Wyszukiwanie zdublowanych klientów

1. Wyszukaj klientów, którzy zawierają te same dane (np. numer telefonu, adres e-mail).
2. Zaznacz dwóch klientów, których dane chcesz połączyć, korzystając z ikony kwadratu znajdującej się po lewej stronie każdego wpisu.

   Uwaga: System pozwala na jednorazowe połączenie tylko dwóch klientów.

3. Rozpoczęcie procesu łączenia

1. Po zaznaczeniu klientów:
   • Rozwiń listę akcji, klikając przycisk „Wykonaj na zaznaczonych”.
   • Wybierz opcję „Połącz zdublowanych klientów”.
   • Kliknij przycisk „Wykonaj”.

4. Wybór domyślnego klienta

1. Wyświetli się lista wybranych klientów.
2. W kolumnie po prawej stronie znajdź pole z kółeczkami (radio button).
3. Wybierz klienta, który ma zostać klientem domyślnym.

   Informacje, które występują w obu rekordach, zostaną zachowane zgodnie z danymi klienta domyślnego.

5. Finalizacja łączenia

1. Po wyborze klienta domyślnego kliknij przycisk „Połącz”.
2. System skopiuje wszystkie dane i powiązania (np. leady, zgłoszenia, aktywności) z drugiego klienta do profilu klienta domyślnego.
3. Proces łączenia zostanie zakończony, a zdublowany rekord klienta zostanie usunięty z listy.

Klasyfikacje klientów w systemie voxCRM pozwalają na organizację i łatwiejsze zarządzanie bazą danych klientów. Dzięki nim można filtrować, grupować oraz eksportować klientów według zdefiniowanych kategorii.

1. Przypisywanie klasyfikacji klientowi

Przypisywanie klasyfikacji na karcie klienta

1. Przejdź do karty klienta, którego chcesz oznaczyć.
2. Na panelu po lewej stronie znajdź sekcję „Klasyfikacja”.
3. Kliknij przycisk „Zmień” w tej sekcji.
4. Otworzy się formularz edycji, gdzie:
   • Wyświetlone zostaną wcześniej utworzone klasyfikacje podzielone na grupy.
   • Możesz przypisać klientowi jedną lub więcej klasyfikacji jednocześnie, zaznaczając odpowiednie opcje.
5. Zatwierdź zmiany, klikając „Zapisz”.
   
   
   
   

Przypisywanie klasyfikacji podczas tworzenia lub edycji klienta

• Klasyfikacje można przypisać także:
  • Podczas tworzenia nowego klienta w formularzu.
  • Przy edytowaniu istniejącego klienta w zakładce „Klienci”.

2. Filtrowanie klientów po klasyfikacjach

1. Przejdź do zakładki „Klienci”.
2. W panelu filtrów znajdź sekcję „Klasyfikacja”.
3. Zaznacz wybrane klasyfikacje, aby wyfiltrować klientów, którzy mają przypisane te kategorie.
4. Lista klientów zostanie automatycznie odświeżona i wyświetli wyniki zgodne z zaznaczonymi klasyfikacjami.

3. Wyświetlanie i eksport klasyfikacji

Wyświetlanie klasyfikacji na liście klientów

• Klasyfikacje przypisane klientom są widoczne na głównej liście w zakładce „Klienci”.
• Dzięki temu można szybko zweryfikować, do jakich kategorii przypisany jest dany klient.

Eksportowanie klasyfikacji

1. Podczas eksportu klientów z listy możesz uwzględnić przypisane klasyfikacje.
2. Klasyfikacje zostaną zapisane jako dodatkowe kolumny w wyeksportowanym pliku, co ułatwia analizę danych poza systemem.

4. Zarządzanie klasyfikacjami i grupami

1. Uprawnienia: Zarządzanie klasyfikacjami jest możliwe tylko dla użytkowników z odpowiednimi uprawnieniami.
2. Dodawanie i edycja klasyfikacji:
   • Możesz samodzielnie tworzyć nowe klasyfikacje oraz grupy klasyfikacji.
   • Zarządzać nimi można w sekcji ustawień systemu.
3. Przykładowe grupy klasyfikacji:
   • Priorytet klienta (np. VIP, Standard).
   • Typ klienta (np. inwestor, osoba fizyczna).
   • Etap współpracy (np. nowy, stały klient).

System voxCRM umożliwia wprowadzenie szczegółowych preferencji dotyczących poszukiwanych inwestycji przez klientów, co pozwala na lepsze dopasowanie oferty oraz skuteczniejsze zarządzanie kontaktami z klientami.

1. Wprowadzanie preferencji dla klienta

Przejście do karty klienta

1. Otwórz kartę klienta, dla którego chcesz dodać preferencje.
2. W sekcji „Preferencje” po lewej stronie ekranu znajdziesz przycisk z ikoną zębatki. Kliknij w ten przycisk, aby otworzyć okno preferencji.

Wypełnianie preferencji klienta

W formularzu preferencji można uzupełnić następujące dane:

Ogólne informacje:

• Nazwa inwestycji – określenie, na jaką inwestycję klient jest zainteresowany.
• Etap inwestycji – faza budowy inwestycji (np. projekt, budowa, zakończenie).
• Miejscowość – lokalizacja inwestycji.
• Typ lokalu – np. mieszkanie, apartament.
• Cena (od-do) – przedział cenowy, w jakim klient szuka lokalu.
• Cena za metr kwadratowy (od-do) – zakres cen za metr kwadratowy.
• Sposób finansowania – forma finansowania preferowana przez klienta (np. kredyt hipoteczny, gotówka).
• Rodzaj lokalu – np. parter, piętro, apartament.
• Data zakończenia – przewidywana data zakończenia budowy inwestycji.
• Kuchnia (osobno/aneks) – preferencje dotyczące układu kuchni.
• Liczba pokoi (od-do) – preferowana liczba pokoi w lokalu.

Szczegóły:

• Metraż (od-do) – preferowany metraż lokalu.
• Orientacja – np. południe, północ.
• Dzielnica – preferowana dzielnica w miejscowości.
• Typ osiedla – zamknięte, otwarte osiedle.
• Piętro (od-do) – preferowane piętro lokalu.

Przyległości (możliwość zaznaczenia tak/nie):

• Garaż
• Komórka
• Piwnica
• Panorama
• Ogród
• Balkon
• Loggia

Zakończenie wprowadzania preferencji

Po uzupełnieniu wszystkich preferencji, kliknij przycisk „Szukaj”. System przeprowadzi wyszukiwanie lokali, które najlepiej pasują do wprowadzonych kryteriów.

2. Wyszukiwanie klientów po preferencjach

1. Przejdź do zakładki „Klienci” w systemie.

2. Pod przyciskiem „Szukaj” znajduje się rozwijany przycisk umożliwiający filtrację po preferencjach klientów.

3. Wybierz odpowiednie filtry, aby zawęzić wyszukiwanie klientów na podstawie ich preferencji. Możliwe filtry to:

   • Miejscowość – lokalizacja poszukiwanej inwestycji.
   • Typ lokalu – preferowany typ lokalu (np. mieszkanie, apartament).
   • Projekt w preferencjach – wybrany projekt lub inwestycja.
   • Etap – faza budowy inwestycji.
   • Data zakończenia – zakres dat zakończenia inwestycji.
   • Strony świata – preferencje dotyczące orientacji lokalu.
   • Liczba pokoi (od-do) – liczba pokoi w lokalu.
   • Powierzchnia (od-do) – powierzchnia lokalu w m².
   • Cena (od-do) – przedział cenowy.
   • Piętro (od-do) – preferowane piętro lokalu.
   • Cena za m² (od-do) – cena za metr kwadratowy.
   • Kuchnia (aneks, osobno) – preferencje dotyczące kuchni.
   • Rodzaj lokalu – preferencje dotyczące typu lokalu (np. z balkonem, z ogrodem).
   • Notatka – możliwość wyszukiwania według dodatkowych notatek.
     
     

4. Po zastosowaniu filtrów, kliknij „Szukaj” aby uzyskać listę klientów spełniających wybrane preferencje.

System voxCRM pozwala na przypisywanie leadów do klientów już istniejących w bazie lub na tworzenie nowych klientów na podstawie leadów. Proces jest zoptymalizowany, umożliwiając jednoczesne przetwarzanie do pięciu leadów.

1. Wyszukiwanie leadów

Przejście do zakładki „Leady”

1. Otwórz zakładkę „Leady” z menu głównego.

2. Skorzystaj z dostępnych filtrów, aby zawęzić listę leadów:

   • Osoba – imię lub nazwisko.
   • ID lub ID z API.
   • Telefon lub Email.
   • Źródło Leada – np. strona WWW, reklama.
   • Status Leada – nowy, powiązany, skonwertowany, usunięto.
   • Data utworzenia (od-do).
   • Inwestycja – wybierz z listy konkretną inwestycję.
   • Miejscowość inwestycji.
     
     

3. Alternatywnie, wybierz status leada nad listą, aby wyświetlić tylko leady oznaczone jako Nowy lub Usunięto.

Uwaga: Przypisywanie leadów dotyczy tylko leadów o statusie Nowy lub Usunięto.

2. Przypisywanie leadów do klientów

Wybór leadów do przypisania

1. Zaznacz maksymalnie pięć leadów, które chcesz przypisać, klikając kwadratowe pola po lewej stronie listy.
2. Rozwiń menu „Wykonaj na zaznaczonych”, wybierz opcję „Przypisz lub utwórz nowego klienta”, a następnie kliknij „Wykonaj”.

Przypisywanie leadów do istniejącego klienta

1. W oknie wyszukiwania klientów wprowadź dane klienta, np. imię, nazwisko, numer telefonu, email lub miejscowość.
2. Kliknij „Szukaj”, aby sprawdzić, czy klient istnieje w bazie.
3. Jeśli klient znajduje się na liście wyników, kliknij przycisk „Wybierz” obok odpowiedniego klienta.
4. Potwierdź przypisanie leada, klikając „Zapisz”.

Dane z leadów zostaną zapisane w historii obsługi klienta, a przypisany doradca otrzyma powiadomienie o wykonanej akcji.

Tworzenie nowego klienta z leadów

1. Jeśli klient nie istnieje w bazie, kliknij przycisk „Dodaj klienta”.

2. Uzupełnij wymagane dane:

   • Ogólne informacje: imię, nazwisko, telefon, email, PESEL, źródło pochodzenia, klasyfikacja, miejscowość, opis.
   • Zgody: marketingowe, na telefon, na przetwarzanie danych osobowych itp.
   • Preferencje: inwestycja, etap inwestycji, miejscowość, typ lokalu, data zakończenia, metraż, liczba pokoi, cena, piętra, kuchnia.

3. Kliknij „Zapisz”, aby utworzyć nowego klienta. Wszystkie leady zostaną przypisane do tego klienta.

3. Dodatkowe funkcje podczas przypisywania leadów

Tworzenie zadania dla doradcy

• Podczas przypisywania leadów możesz zaplanować zadanie dla przypisanego doradcy:
  • Wybierz datę i godzinę.
  • Dodaj ewentualne uwagi do zadania.
  • Zatwierdź klikając „Zapisz”.

Powiadomienie innego doradcy

• Możesz powiadomić innego doradcę o przypisaniu leadów:
  • Wybierz doradcę z listy.
  • Zaznacz rodzaj zadania (np. telefon, spotkanie).
  • Dodaj datę i uwagi.

4. Weryfikacja przypisania leadów

1. Przejdź do karty klienta, do którego przypisałeś leady.
2. W sekcji „Historia” znajdziesz szczegółowe informacje o przypisaniu:
   • Identyfikator leadów.
   • Źródło pochodzenia.
   • Preferencje inwestycji.
   • Informacje o doradcy.

1. System voxDeveloper umożliwia ocenę klientów za pomocą specjalnych ankiet, takich jak „Ankieta po pierwszym telefonie” czy „Ankieta po pierwszym spotkaniu”. Ankiety te pomagają w usystematyzowaniu informacji o klientach oraz umożliwiają lepszą analizę ich potrzeb i preferencji.

   ---

   1. Wypełnianie ankiety dla klienta

   Krok 1: Przejście do karty klienta

   1. Otwórz kartę klienta, dla którego chcesz wypełnić ankietę.
   2. W prawym górnym rogu ekranu kliknij opcję „Menu”.

   Krok 2: Wybór ankiety

   1. Z listy dostępnych opcji wybierz „Wypełnij ankietę”.
   2. W nowym oknie zobaczysz listę dostępnych ankiet. Wybierz ankietę, którą chcesz wypełnić.

   Krok 3: Wypełnienie ankiety

   1. Zaznacz odpowiedzi na pytania w ankiecie.
      • Odpowiedzi mogą być w formie:
        • Otwartych pytań – wpisz odpowiedź w pole tekstowe.
        • Listy do wyboru – wybierz odpowiednią opcję z listy.
   2. Po udzieleniu odpowiedzi kliknij przycisk „Zapisz”, aby zakończyć wypełnianie ankiety.

   ---

   2. Dostęp do wyników ankiety

   Wyniki w karcie klienta

   • Po zapisaniu ankiety odpowiedzi będą widoczne bezpośrednio w karcie klienta w dedykowanej sekcji. Umożliwia to szybki dostęp do oceny i informacji o kliencie.

   Raport zbiorczy z ankiet

   • Wyniki ankiet wypełnionych przez doradców dla wszystkich klientów można przejrzeć w raporcie „Odpowiedzi z ankiety w kliencie”. Raport ten pozwala na analizę danych na poziomie zbiorczym.

   ---

   3. Filtr ankiet w liście klientów

   System umożliwia filtrowanie klientów na podstawie uzupełnionych ankiet. Aby to zrobić:

   1. Przejdź do zakładki „Klienci”.
   2. Włącz specjalny filtr, który umożliwia:
      • Wyszukiwanie klientów, dla których ankieta została wypełniona.
      • Wyszukiwanie klientów, dla których ankieta nie została wypełniona.
   3. Zastosowanie tego filtra pozwala na łatwe zidentyfikowanie klientów wymagających dalszej oceny.

   ---

   Jeżeli chcesz dodać do swojego panelu ankiety oceniające klientów napisz do nas na maila kontakt@voxcommerce.pl

Zakładka „Nierozpoznane Leady” w systemie voxCRM umożliwia zarządzanie zapytaniami od klientów, które nie zostały automatycznie rozpoznane przez system. Poniżej znajdziesz kroki, jak przekształcić takie zapytania w leady.

1. Przejście do zakładki „Nierozpoznane Leady”

1. Z poziomu pulpitu systemu voxCRM rozwiń zakładkę „Leady” w menu głównym.
2. Wybierz opcję „Nierozpoznane Leady”, aby przejść do listy nierozpoznanych zapytań.

2. Tworzenie nowego leada z nierozpoznanego zapytania

Krok 1: Wybór zapytania

1. Na liście w zakładce „Nierozpoznane Leady” znajdź zapytanie, które chcesz przekształcić w leada.
2. W kolumnie „Akcja” kliknij ikonę trzech kresek przy wybranym zapytaniu.

Krok 2: Utworzenie leada

1. Z menu kontekstowego wybierz opcję „Utwórz lead”.
2. W nowym oknie wypełnij dane dotyczące leada, takie jak:
   • Imię i nazwisko klienta.
   • Numer telefonu.
   • Adres e-mail.
   • Źródło zapytania (np. formularz na stronie internetowej, e-mail).
   • Preferencje inwestycyjne (jeśli dostępne).

Krok 3: Zatwierdzenie operacji

1. Po uzupełnieniu wszystkich wymaganych pól kliknij przycisk „Zapisz”.
2. Lead zostanie utworzony i przeniesiony do zakładki „Leady”.

3. Sprawdzenie nowo utworzonego leada

1. Przejdź do zakładki „Leady”, aby upewnić się, że nowo utworzony lead został poprawnie zapisany.
2. Znajdź leada na liście i sprawdź jego dane, aby potwierdzić, że wszystko zostało poprawnie wprowadzone.

System voxCRM oferuje moduł ankiet, który pozwala na wysyłanie ankiet do klientów i zbieranie ich odpowiedzi. Funkcja ta jest szczególnie przydatna w celu uzyskania informacji zwrotnych od klientów i analizowania ich potrzeb.

1. Typy pytań w ankiecie

Moduł ankiet obsługuje dwa typy pytań:

• Otwarte – pytania wymagające odpowiedzi tekstowej od klienta.
• Zamknięte – pytania z odpowiedziami w formie punktacji od 0 do 10.

2. Struktura ankiety

Ankieta może zawierać:

1. Wprowadzenie – tekst wyświetlany na początku ankiety.
2. Pytania – otwarte lub zamknięte.
3. Zakończenie ankiety – tekst podsumowujący wyświetlany po zakończeniu ankiety.
4. Wprowadzenie i zakończenie w wiadomości e-mail – teksty w e-mailu wysyłanym do klienta, zachęcające do wypełnienia ankiety.

3. Proces wypełniania ankiety przez klienta

1. Klient otrzymuje e-mail z ankietą, zawierający przycisk „WYPEŁNIJ ANKIETĘ”.
2. Po kliknięciu przycisku klient zostaje przeniesiony do formularza ankiety.
3. Klient udziela odpowiedzi na pytania w ankiecie.
4. Odpowiedzi są zapisywane w systemie voxCRM i dostępne w specjalnej zakładce ankiet.

4. Dostęp do odpowiedzi na ankiety

1. Odpowiedzi udzielone przez klientów można przeglądać w zakładce dedykowanej ankietom.
2. Dostęp do tej zakładki jest ograniczony uprawnieniami, które mogą być przyznane przez administratora systemu.

5. Jak dodać ankietę do systemu?

Aby wprowadzić ankietę do systemu, należy przesłać na adres kontakt@voxcommerce.pl następujące informacje:

• Lista pytań, które mają znaleźć się w ankiecie, z określeniem typu (otwarte/zamknięte).
• Tekst wprowadzenia do ankiety.
• Tekst zakończenia ankiety.
• Tekst wprowadzenia do e-maila.
• Tekst zakończenia w e-mailu.

Dodawanie nowego klienta w systemie voxCRM to szybki, kilkukrokowy proces z domyślnie wbudowaną kontrolą duplikatów. System automatycznie sprawdza, czy klient o podanych danych już istnieje w bazie - dzięki temu unikasz zdublowanych rekordów i zachowujesz porządek w danych.

Spis treści

1. Przejście do zakładki Klienci
2. Otwarcie formularza nowego klienta
3. Wprowadzanie danych podstawowych
4. Sprawdzanie duplikatów
5. Uzupełnianie danych szczegółowych
6. Praca z kartą klienta
7. Kontakt

1. Przejście do zakładki Klienci

Wszystkie operacje związane z klientami rozpoczynają się od zakładki Klienci na głównym pasku menu. Po jej otwarciu zobaczysz listę wszystkich klientów zapisanych w systemie z możliwością wyszukiwania i filtrowania.

1. Na pasku menu kliknij zakładkę Klienci.
2. Wyświetli się przegląd istniejących klientów wraz z polem wyszukiwania ("Nazwisko, E-mail, Tel.) i pozostałymi filtrami.

2. Otwarcie formularza nowego klienta

Formularz dodawania klienta otworzysz jednym kliknięciem - przycisk znajduje się zawsze w tym samym miejscu, niezależnie od zastosowanych filtrów na liście.

1. Kliknij przycisk Dodaj Klienta w prawym górnym rogu ekranu.
2. Otworzy się okno z formularzem danych nowego klienta.

3. Wprowadzanie danych podstawowych

W pierwszym kroku wypełnij podstawowe dane identyfikacyjne klienta. Te pola służą jednocześnie jako kryteria wyszukiwania duplikatów - im więcej danych podasz, tym dokładniejsze będzie sprawdzanie.

Po wypełnieniu pól kliknij przycisk Szukaj, aby uruchomić sprawdzanie duplikatów.

4. Sprawdzanie duplikatów

Po kliknięciu Szukaj system przeszukuje bazę pod kątem klientów o podobnych danych. To kluczowy krok zapobiegający powstawaniu zdublowanych rekordów.

5. Uzupełnianie danych szczegółowych

Po potwierdzeniu, że klient nie istnieje w bazie (po kliknięciu Dodaj klienta), otwiera się pełny formularz, w którym można uzupełnić dodatkowe informacje o kliencie, np.:

Po uzupełnieniu danych kliknij przycisk Zapisz, aby utworzyć nowy rekord klienta.

6. Praca z kartą klienta

Po zapisaniu system automatycznie przeniesie Cię do karty nowo utworzonego klienta. Karta klienta to centralne miejsce do zarządzania całą relacją.

Na karcie klienta możesz od razu:

• Dodać notatki - zapisz ustalenia z rozmowy lub dodatkowe informacje (Opis - 1.)
• Zaplanować działania - ustaw przypomnienie o telefonie, spotkaniu lub wysyłce oferty (Aktywności - 2.)
• Zarządzać preferencjami - zaktualizuj oczekiwania klienta dotyczące lokalu (Preferencje - 3.)

Kontakt

W razie pytań lub problemów prosimy o kontakt z działem wsparcia technicznego:

• E-mail: kontakt@voxcommerce.pl
• Telefon: 534 571 638

Funkcja anonimizacji w systemie voxCRM pozwala na trwałe i bezpieczne usunięcie danych osobowych klientów i leadów zgodnie z wymogami RODO. Poniżej znajdziesz szczegółowy opis procesu usuwania danych.

1. Ogólne informacje o anonimizacji

• Funkcja dostępna jest wyłącznie dla użytkowników posiadających odpowiednie uprawnienia.
• Usunięte dane są zastępowane słowem „Anonimizacja”.
• Proces usunięcia jest nieodwracalny i należy go stosować wyłącznie w uzasadnionych przypadkach, np. na prośbę klienta zgodnie z rozporządzeniem RODO.

2. Anonimizacja klienta

Kroki do usunięcia klienta

1. Przejście do karty klienta
   Wybierz klienta, którego dane chcesz usunąć, i otwórz jego kartę.

2. Weryfikacja prośby klienta
   Upewnij się, że klient zgłosił formalną prośbę o usunięcie danych zgodnie z wymogami RODO.

3. Wybór opcji usunięcia

   • W prawym górnym rogu karty klienta kliknij „Menu”.
   • Wybierz opcję „Usuń trwale klienta”.
     
     
     
     

4. Potwierdzenie anonimizacji

   • System wyświetli komunikat:
     „Anonimizacja danych (usunięcie trwale danych zgodnie z ustawą RODO) jest operacją nieodwracalną. Czy chcesz usunąć trwale klienta?”
   • Potwierdź operację, klikając „Tak”.

Efekt końcowy

• Dane klienta oraz jego historia działań zostaną zastąpione słowem „Anonimizacja”.
• Powiązane leady również zostaną zanonimizowane.

3. Anonimizacja leada

Kroki do usunięcia leada

1. Przejście do zakładki „Leady”
   Wybierz zakładkę „Leady” i wyszukaj leada, którego dane chcesz usunąć.

2. Weryfikacja prośby leada
   Upewnij się, że lead zgłosił formalną prośbę o usunięcie danych zgodnie z wymogami RODO.

3. Wybór opcji usunięcia

   • W kolumnie „Akcja” kliknij ikonę z menu.
   • Wybierz opcję „Usuń trwale leada”.
     
     
     
     

4. Potwierdzenie anonimizacji

   • System wyświetli komunikat:
     „Anonimizacja danych (usunięcie trwale danych zgodnie z ustawą RODO) jest operacją nieodwracalną. Czy chcesz usunąć trwale leada?”
   • Potwierdź operację, klikając „Tak”.

Efekt końcowy

• Dane leada oraz jego historia działań zostaną zastąpione słowem „Anonimizacja”.

4. Włączenie funkcji anonimizacji

Jeżeli funkcja anonimizacji nie jest jeszcze aktywna w Państwa systemie:

1. Prosimy o przesłanie wiadomości na adres kontakt@voxcommerce.pl z prośbą o jej włączenie.
2. W wiadomości należy wskazać, którzy użytkownicy powinni otrzymać uprawnienia do korzystania z funkcji anonimizacji.

5. Ważne uwagi

• Nieodwracalność procesu: Trwałe usunięcie danych jest nieodwracalne – nie można ich przywrócić po zakończeniu operacji.
• Odpowiedzialność: Anonimizacji należy dokonywać tylko w uzasadnionych sytuacjach, np. po zgłoszeniu formalnej prośby przez klienta.
• Zgodność z RODO: Funkcja anonimizacji spełnia wymogi RODO dotyczące usuwania danych osobowych na życzenie klienta.

Autoresponder w systemie voxCRM automatycznie wysyła wiadomość e-mail do każdego nowo powstałego leada. Dzięki temu klient otrzymuje natychmiastową, profesjonalną odpowiedź zaraz po zgłoszeniu - zanim doradca zdąży skontaktować się z nim osobiście.

Spis treści

1. Funkcjonalności autorespondera
2. Jak skonfigurować autoresponder?
3. Ważne uwagi
4. Przykładowa treść wiadomości
5. Kontakt

1. Funkcjonalności autorespondera

Autoresponder łączy automatyzację z pełną kontrolą nad treścią i odbiorcami. Poniżej zestawienie najważniejszych możliwości.

Ekran ustawień autorespondera w panelu voxCRM.

2. Jak skonfigurować autoresponder?

Konfiguracja przebiega w trzech krokach: przygotowanie treści, wskazanie adresu do odpowiedzi oraz wybór inwestycji i źródeł leadów.

1. Przygotowanie treści wiadomości
   • Określ temat wiadomości.
   • Opracuj treść, którą otrzymają nowe leady.
   • Przy wielu inwestycjach przygotuj dedykowaną treść dla każdej z nich.
2. Określenie adresu „Odpowiedź do”
   • Zdecyduj, czy odpowiedzi mają trafiać do przypisanego doradcy, czy na konkretny adres z puli skrzynek podłączonych do systemu.
3. Wybór inwestycji i źródeł pochodzenia
   • Wskaż inwestycję, dla której konfigurujesz autoresponder.
   • Zaznacz źródła pochodzenia leadów, dla których mają być wysyłane wiadomości.
4. Uruchomienie autorespondera
   • Zaznacz opcję "Wysyłaj wiadomość powitalną do nowo pobranych leadów (maks. raz dziennie)" aby autoresponder był aktywny i wysyłał automatyczne wiadomości.

Wybór inwestycji oraz źródeł pochodzenia leadów dla autorespondera.

3. Ważne uwagi

Przed uruchomieniem autorespondera warto zwrócić uwagę na kilka kwestii wpływających na skuteczność i zgodność komunikacji.

4. Przykładowa treść wiadomości

Poniższy szablon możesz wykorzystać jako punkt wyjścia i dostosować do specyfiki swojej inwestycji.

Kontakt

W razie pytań lub problemów prosimy o kontakt z działem wsparcia technicznego:

• E-mail: kontakt@voxcommerce.pl
• Telefon: 534 571 638

Zakładka „Kalendarz” w systemie voxCRM umożliwia zarządzanie aktywnościami związanymi z klientami. Możesz planować nowe, rejestrować wykonane oraz edytować lub przeplanowywać istniejące aktywności.

1. Planowanie nowej aktywności

Nową aktywność w kalendarzu można zaplanować na dwa sposoby:

1.1. Planowanie przy użyciu przycisku „Zaplanuj aktywność”

1. W kalendarzu kliknij przycisk „Zaplanuj aktywność”.
2. Wybierz typ aktywności (np. telefon, spotkanie).
3. W nowym oknie wyszukaj klienta, którego aktywność ma dotyczyć.
4. Wskaż datę i godzinę aktywności.
5. Dodaj opcjonalne informacje, takie jak:
   • Notatka przed rozmową.
   • Przypomnienie (jeśli jest wymagane).
6. Kliknij przycisk „Zapisz”.
7. Nowa aktywność zostanie zapisana w kalendarzu.

1.2. Planowanie poprzez zaznaczenie przedziału czasu w kalendarzu

1. W kalendarzu zaznacz kursorem przedział czasu, w którym chcesz zaplanować aktywność.
2. W otwartym oknie wybierz klienta oraz typ aktywności.
3. Uzupełnij niezbędne pola (np. notatkę, przypomnienie).
4. Kliknij „Zapisz”, aby zapisać aktywność w kalendarzu.

2. Rejestrowanie wykonanej aktywności

Aby zarejestrować wykonaną aktywność, która nie była wcześniej zaplanowana:

1. Kliknij przycisk „Zarejestruj aktywność” w kalendarzu.
2. Wybierz typ aktywności (np. telefon, spotkanie).
3. W nowym oknie wyszukaj klienta, którego aktywność dotyczy.
4. Wypełnij wymagane pola (np. datę, godzinę, szczegóły).
5. Kliknij „Zapisz”.
   Aktywność zostanie zapisana w kalendarzu jako wykonana.

3. Edycja i przeplanowanie istniejącej aktywności

3.1. Edycja i przeplanowanie aktywności

1. Kliknij kafelek odpowiadający aktywności w kalendarzu.
2. W nowym oknie możesz:
   • Edytować szczegóły aktywności (np. notatki, datę, godzinę).
   • Zaznaczyć opcję „Zaplanowany”, aby zmienić datę/godzinę aktywności.
3. Kliknij „Zapisz”, aby zatwierdzić zmiany.

3.2. Zmiana czasu trwania aktywności

• Złap za dolną krawędź kafelka aktywności i przeciągnij go w dół, aby zwiększyć czas trwania.

3.3. Przeplanowanie aktywności przez przeciągnięcie

• Złap kafelek aktywności i przeciągnij go w nowe ramy czasowe w kalendarzu.

4. Dodatkowe funkcje

• Historia aktywności: W karcie klienta możesz przeglądać historię zaplanowanych i wykonanych aktywności.
• Przypomnienia: System umożliwia ustawienie przypomnień dla zaplanowanych aktywności.
• Intuicyjne zarządzanie: Edycja aktywności bezpośrednio z widoku kalendarza upraszcza organizację pracy.

W systemie widnieje wiele statusów klientów, które można interpretować indywidualnie, zgodnie z wewnętrznymi ustaleniami. Niemniej jednak, część z nich może być ustawiana automatycznie przez system.

W pierwszej tabeli opisane zostały statusy klientów:

W tabeli poniżej opisane zostały natomiast statusy leadów:

Monosnap to bezpłatne oprogramowanie, które umożliwia wykonywanie zrzutów ekranu zarówno w całości, jak i fragmentami. Narzędzie to wyposażono w edytor, który pozwala na dodawanie elementów graficznych, takich jak strzałki, tekst, notatki, a także zamazywanie wrażliwych danych.

Pobieranie i instalacja

1. Proces pobierania
   Program Monosnap można pobrać z oficjalnej strony internetowej: Monosnap Download.

2. Instalacja oprogramowania

   • Po pobraniu instalatora należy uruchomić plik instalacyjny i postępować zgodnie z wyświetlanymi instrukcjami.
   • Po zakończeniu instalacji ikona programu automatycznie pojawi się na dolnym pasku zadań systemu operacyjnego.

Tworzenie zrzutów ekranu

1. Uruchamianie programu
   Aby skorzystać z funkcji programu, należy kliknąć jego ikonę umieszczoną na pasku zadań.
   Menu programu pozwala na dostęp do podstawowych funkcjonalności, w tym tworzenia zrzutów ekranu.

2. Wykonywanie zrzutów

   • Zrzuty ekranu można wykonywać za pomocą myszki lub skonfigurowanych skrótów klawiszowych.
   • Istnieje możliwość uchwycenia całego ekranu, wybranego obszaru lub konkretnego elementu.

Konfiguracja skrótów klawiszowych

1. W ustawieniach programu należy przejść do zakładki Hotkeys (Skróty klawiszowe).
2. Po zlokalizowaniu opcji Capture Frozen Area (Zatrzymanie obszaru), można przypisać wybrany układ klawiszy, klikając w odpowiednie pole i naciskając kombinację klawiszy na klawiaturze.
3. Po zapisaniu konfiguracji skróty będą dostępne podczas korzystania z programu.

Edytowanie i zapisywanie zrzutów ekranu

1. Zaznaczanie obszaru zrzutu
   Po wykonaniu zrzutu ekranu dostępny jest kursor umożliwiający zaznaczenie obszaru do zapisania.

2. Opcje edycji
   Monosnap umożliwia dodawanie graficznych elementów, takich jak strzałki, tekst czy notatki. Narzędzie pozwala także na zamazywanie poufnych informacji, co jest szczególnie istotne przy pracy z dokumentacją wizualną.

3. Zapisywanie zrzutów
   Wykonane zrzuty mogą być:

   • automatycznie zapisane na urządzeniu,
   • otwarte w edytorze w celu dalszej obróbki.

Monosnap to intuicyjne i wszechstronne narzędzie, które umożliwia efektywne zarządzanie zrzutami ekranu. Dzięki prostocie obsługi oraz szerokim możliwościom edycji oprogramowanie to znajduje zastosowanie zarówno w użytku prywatnym, jak i profesjonalnym, wspierając tworzenie precyzyjnej dokumentacji wizualnej.

W systemie voxCRM dostępny jest wbudowany Asystent AI, który umożliwia prowadzenie rozmowy z inteligentnym czatem. Asystent ma dostęp do bazy wiedzy systemu oraz do części danych zapisanych w CRM, dzięki czemu może odpowiadać na pytania dotyczące obsługi systemu, zadań w kalendarzu, a także podsumowywać informacje o klientach.

Funkcjonalność jest intensywnie rozwijana — kolejne aktualizacje będą rozszerzać zakres danych i możliwości Asystenta.

Jak uruchomić Asystenta AI?

1. Proszę kliknąć ikonę rozmowy (dymek) w prawym górnym rogu ekranu systemu. Ikona jest dostępna z każdego miejsca w systemie.

2. Otworzy się kontekstowe okno czata z sugerowanymi pytaniami na start.

3. Aby rozpocząć rozmowę, proszę kliknąć „Nowa rozmowa" (zielony plusik) lub od razu wpisać pytanie w polu tekstowym.

Rozszerzony widok i zarządzanie rozmowami

Jeżeli kontekstowe okno jest niewystarczające, istnieje możliwość rozwinięcia go do pełnego ekranu. W widoku pełnoekranowym po lewej stronie wyświetla się lista poprzednich rozmów, co umożliwia wygodne przełączanie się pomiędzy nimi.

Aby usunąć rozmowę z historii, proszę kliknąć ikonę śmietnika przy danej rozmowie.

Przeszukiwanie bazy wiedzy

Asystent AI przeszukuje bazę wiedzy systemu voxCRM i potrafi odpowiadać na pytania dotyczące obsługi poszczególnych funkcjonalności. Przykładowe pytanie: „Sprawdź w bazie wiedzy, jak dokładnie skonwertować leada na klienta".

Odpowiedzi zajmują kilka sekund, ponieważ w tym czasie Asystent przeszukuje bazę danych. Jeżeli dana odpowiedź pochodzi z bazy wiedzy, jest oznaczona specjalną ikonką.

Pytania o zadania i kalendarz

Asystent ma dostęp do danych kalendarza użytkownika. Można zapytać go na przykład:

- „Co mam dzisiaj do zrobienia?" — Asystent wyszuka zadania zaplanowane na bieżący dzień.

- „Jakie mam przeterminowane zadania?" — Asystent przejrzy aktywności z kalendarza i wskaże te, które wymagają uwagi.

Odpowiedzi dotyczące danych z CRM są również oznaczane odpowiednią ikonką.

Podsumowanie klienta przez AI

Asystent AI może generować automatyczne podsumowania informacji o kliencie. Aby skorzystać z tej funkcji:

1. Proszę przejść do zakładki „Klienci" i otworzyć szczegóły wybranego klienta.

2. Po lewej stronie karty klienta proszę kliknąć przycisk „Generuj podsumowanie".

3. Asystent przeanalizuje dostępne dane — korespondencję, notatki, historię aktywności — i wyświetli zwięzłe podsumowanie.

Wygenerowane podsumowanie zapisuje się automatycznie w karcie klienta i nie znika po zamknięciu okna. W każdej chwili można je odświeżyć ponownym kliknięciem przycisku.

Pomocna wskazówka — przed wygenerowaniem podsumowania warto uzupełnić klasyfikacje klienta: ocenę leada, cel zakupu, prawdopodobieństwo zakupu. Im więcej danych, tym trafniejsze podsumowanie.

Po wygenerowaniu podsumowania można kontynuować rozmowę z Asystentem i zadawać dodatkowe pytania dotyczące danego klienta. Można również poprosić Asystenta o przygotowanie treści wiadomości — na przykład SMS-a lub e-maila.

Analiza raportów przez AI

Asystent potrafi analizować dane widoczne na stronie. Aby skorzystać z tej funkcji:

1. Proszę przejść do wybranego raportu, na przykład „Raport źródła pochodzenia".

2. Proszę otworzyć okno Asystenta i rozpocząć nową rozmowę.

3. Proszę kliknąć przycisk „Przeanalizuj stronę".

Asystent przejrzy dane widoczne na ekranie, przeanalizuje je i wyciągnie wnioski. Następnie można prowadzić z nim dalszą rozmowę na temat wyświetlonych danych — zadawać pytania, prosić o porównania lub szczegółowe wyjaśnienia.

Zgłaszanie uwag i pomysłów

Funkcjonalność Asystenta AI jest aktywnie rozwijana. Wszelkie pomysły, uwagi lub zgłoszenia problemów można przekazywać na dwa sposoby:

- Klikając przycisk „Zgłoś problem" dostępny w oknie Asystenta.

- Wysyłając wiadomość e-mail na adres: kontakt@voxcommerce.pl lub pod nr. telefonu: 534 571 638.

System voxCRM to zaawansowane narzędzie, które wspiera deweloperów w zarządzaniu danymi klientów, organizacji procesów sprzedażowych oraz prowadzeniu działań marketingowych. Dzięki funkcjonalnościom umożliwiającym gromadzenie, organizację i analizę danych, voxCRM pomaga budować lepsze relacje z klientami i usprawniać codzienną pracę zespołów sprzedażowych oraz obsługi posprzedażowej.

Tworzenie i Edycja Profili Klientów

W voxCRM każdy klient ma swoją Kartę Klienta, która zawiera wszystkie istotne informacje oraz historię współpracy. Podczas tworzenia profilu można wprowadzić:

• Informacje ogólne: imię, nazwisko, dane kontaktowe, klasyfikację.
• Szczegóły klienta: przypisanie doradcy, źródło pochodzenia, preferowany sposób kontaktu.
• Zgody RODO: zgody marketingowe, na przesyłanie wiadomości e-mail czy kontakt telefoniczny.
• Adres korespondencyjny: pełne dane adresowe klienta.
• Dane do umowy: NIP, PESEL, numer konta bankowego, data i miejsce urodzenia.

System umożliwia edycję profilu klienta na każdym etapie współpracy. Dane można aktualizować w miarę potrzeby, np. szczegóły dotyczące umów można uzupełnić tuż przed ich generowaniem. Dzięki temu informacje w systemie są zawsze aktualne i kompletne.

Automatyczne Pobieranie Leadów

System usprawnia proces pozyskiwania potencjalnych klientów, oferując możliwość automatycznego pobierania leadów z różnych źródeł, takich jak formularze online czy zewnętrzne systemy. Konfiguracja tej funkcji pozwala na regularny import danych, co eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania informacji. Dzięki temu oszczędzacie Państwo czas, a dane są dokładne i gotowe do analizy.

Kontakt z Klientami

System voxCRM umożliwia kompleksowe zarządzanie komunikacją z klientami. Funkcje takie jak wysyłka wiadomości e-mail, tworzenie notatek z rozmów czy rejestrowanie spotkań pozwalają na łatwe śledzenie historii interakcji. W każdej chwili można sprawdzić wcześniejsze ustalenia lub zaplanować kolejne działania, co ułatwia budowanie trwałych relacji i poprawia efektywność kontaktów.

Zarządzanie Rezerwacjami

Funkcja Kolejka Rezerwacji umożliwia śledzenie statusów rezerwacji mieszkań lub nieruchomości. W jednym miejscu można sprawdzić, które lokale są zarezerwowane, przez kogo i na jaki okres. Dzięki tej funkcji zarządzanie rezerwacjami staje się prostsze, a proces sprzedaży bardziej przejrzysty.

Obsługa Umów

VoxCRM wspiera proces zarządzania umowami, umożliwiając generowanie dokumentów, śledzenie ich statusów oraz monitorowanie terminów ważności. Funkcja ta pozwala w łatwy sposób zarządzać procesem zawierania umów, zapewniając szybki dostęp do wszystkich potrzebnych informacji i dokumentów.

Obsługa Posprzedażowa

System integruje procesy posprzedażowe w Karcie Klienta, gdzie przechowywane są dane dotyczące odbiorów, zmian lokatorskich, usterek oraz rozliczeń. Dzięki temu wszystkie istotne informacje znajdują się w jednym miejscu, co ułatwia współpracę zespołu i podnosi jakość obsługi klienta.

Aplikacja Mobilna

Dzięki aplikacji mobilnej voxCRM użytkownicy mają dostęp do danych zawartych w systemie z dowolnego miejsca. Aplikacja zapewnia możliwość przeglądania i aktualizacji informacji o klientach, co jest szczególnie przydatne w podróży lub podczas spotkań. Intuicyjny interfejs sprawia, że zarządzanie relacjami z klientami jest wygodne i efektywne także poza biurem.

W VoxCRM jest możliwość wykorzystania funkcji trwałego usuwania danych klientów oraz leadów, która pozwala na bezpieczne i ostateczne usunięcie informacji z systemu zgodnie z ustawą o RODO. Użycie funkcji anonimizacji dostępne jest jedynie dla osób posiadających odpowiednie uprawnienia.

Kluczowe Zasady Trwałego Usuwania Danych

• Funkcja trwałego usuwania jest zgodna z rozporządzeniem RODO, co oznacza, że żadne dane osobowe klienta lub leada nie pozostaną w systemie.
• Proces jest nieodwracalny, dlatego powinien być stosowany wyłącznie w uzasadnionych sytuacjach, np. po zgłoszeniu prośby o usunięcie danych przez klienta lub leada.
• Usuwanie danych dotyczy zarówno profilu klienta/leada, jak i całej historii powiązanych działań, która zostaje zastąpiona słowem „Anonimizacja”.

Usuwanie Danych Klienta

1. Przejście do karty klienta:
   Wybierz klienta, którego dane mają zostać usunięte, i otwórz jego kartę w systemie.
2.  Zweryfikowanie zgłoszenia RODO:
   Upewnij się, że klient oficjalnie zgłosił prośbę o usunięcie danych zgodnie z przepisami RODO.
3. Rozpoczęcie procesu usuwania:
   W menu w prawym górnym rogu karty klienta wybierz opcję „Usuń trwale klienta”.
4. Potwierdzenie operacji:
   System wyświetli komunikat:
   „Anonimizacja danych (usunięcie trwale danych zgodnie z ustawą RODO) jest operacją nieodwracalną. Czy chcesz usunąć trwale klienta?”
   Po zatwierdzeniu usunięcia system zastąpi wszystkie dane klienta oraz historię działań słowem „Anonimizacja”.

Usuwanie Danych Leada

1. Przejście do zakładki „Leady”:
   Wyszukaj leada, którego dane mają zostać usunięte.  
2. Zweryfikowanie zgłoszenia RODO:
   Sprawdź, czy lead oficjalnie zgłosił prośbę o usunięcie danych zgodnie z przepisami RODO.
3. Rozpoczęcie procesu usuwania:
   W kolumnie „Akcja” przy wybranym leadzie wybierz opcję „Usuń trwale leada”.
4. Potwierdzenie operacji:
   System wyświetli komunikat:
   „Anonimizacja danych (usunięcie trwale danych zgodnie z ustawą RODO) jest operacją nieodwracalną. Czy chcesz usunąć trwale leada?”
   Po zatwierdzeniu system usunie wszystkie dane leada oraz historię działań, zastępując je słowem „Anonimizacja”.

Ważne Uwagi

• Nieodwracalność operacji: Po usunięciu danych nie ma możliwości ich odzyskania.
• Uprawnienia użytkownika: Funkcja jest dostępna wyłącznie dla osób z odpowiednim poziomem dostępu.
• Przestrzeganie RODO: Trwałe usuwanie danych należy stosować wyłącznie w przypadkach, gdy klient lub lead wyraził taką prośbę.

System voxCRM umożliwia efektywne zarządzanie przypisaniem klientów do poszczególnych doradców. Funkcja przenoszenia grup klientów między handlowcami dostępna jest wyłącznie dla użytkowników posiadających odpowiednie uprawnienia. Dzięki niej można szybko i sprawnie zaktualizować przypisanie klientów w przypadku zmian w strukturze zespołu.

Kroki Przenoszenia Klientów

1. Otwórz Zakładkę „Klienci”
Przejdź do zakładki „Klienci” w systemie voxCRM, aby uzyskać dostęp do listy wszystkich klientów.

2. Wyszukaj Klientów
Wyszukaj klientów, których chcesz przypisać do innego handlowca. Możesz wykorzystać filtry lub sortowanie, aby zawęzić wyniki i znaleźć odpowiednie osoby.

4. Wybierz Akcję
Po zaznaczeniu klientów kliknij listę rozwijaną „Wykonaj na zaznaczonych” i wybierz opcję „Zmień doradcę przypisanego do klienta”. Następnie kliknij przycisk „Wykonaj”.

5. Wybierz Nowego Doradcę
System wyświetli okno, w którym należy wybrać nowego doradcę z listy. Po dokonaniu wyboru kliknij „Zapisz”, aby potwierdzić przeniesienie klientów.

Funkcja eksportu danych klientów w voxCRM umożliwia szybkie i precyzyjne tworzenie zestawień informacji o klientach. Narzędzie to pozwala użytkownikom z odpowiednimi uprawnieniami na wybór danych do eksportu oraz generowanie plików z pełną personalizacją zawartości.

Kroki Eksportu Danych Klientów

Eksport Pełnej Listy Klientów
1. Przejdź do zakładki „Klienci”:
W menu głównym systemu wybierz zakładkę „Klienci”.

2. Otwórz okno eksportu:
Na górnym panelu z filtrami znajduje się przycisk oznaczony ikoną „X”. Kliknij go, aby otworzyć okno eksportu danych.

3. Wybierz kolumny do eksportu:
W wyświetlonym oknie znajduje się lista dostępnych kolumn z informacjami o klientach.
Aby dodać kolumny do eksportu:
Zaznacz jedną lub więcej pozycji i kliknij strzałkę w prawo.
Aby dodać wszystkie kolumny, kliknij podwójną strzałkę w prawo.
Aby usunąć kolumny:
Zaznacz pozycję i kliknij strzałkę w lewo.
Aby usunąć wszystkie kolumny, kliknij podwójną strzałkę w lewo.

4. Eksportuj dane:
Po dokonaniu wyboru kliknij przycisk „Eksport”. System wygeneruje plik zawierający wybrane dane.

Dostosowanie Danych Eksportowych

Funkcja eksportu w voxCRM pozwala na pełną personalizację eksportowanych danych:

• Wybór kolumn: Możliwość dodania tylko istotnych informacji.
• Usuwanie niepotrzebnych danych: Opcja usunięcia zbędnych kolumn przed eksportem.
• Eksport wybranych klientów: Idealne rozwiązanie, jeśli potrzebne są dane tylko określonej grupy.

System voxCRM oferuje funkcje planowania i monitorowania aktywności, takich jak telefony, spotkania, zadania czy maile. Dzięki temu użytkownicy mogą skutecznie organizować swoje działania i śledzić postępy w relacjach z klientami. Aktywności mogą być przypisywane do konkretnych klientów, oddziałów lub użytkowników i wzbogacane o szczegóły, takie jak cel, priorytet, miejsce czy status.

Kalendarz i Lista Aktywności

Zakładka „Kalendarz” służy do przeglądania wszystkich aktywności związanych z klientami. Działania można wyświetlać w formacie miesięcznym, tygodniowym, dziennym lub jako listę aktywności, co pozwala na łatwe dopasowanie widoku do potrzeb. W kalendarzu widoczne są zarówno zaplanowane, jak i zrealizowane działania, co zapewnia pełną kontrolę nad zadaniami.

Aby zaplanować lub zarejestrować aktywność, należy najpierw odnaleźć klienta w systemie. Wyszukiwanie klienta możliwe jest według nazwiska, numeru telefonu, adresu e-mail lub miejscowości. Po wybraniu klienta można przejść do tworzenia nowego działania.

Rejestracja Aktywności

Dodanie nowej aktywności odbywa się w kilku prostych krokach w karcie klienta. Wybiera się typ działania, np. telefon, spotkanie, zadanie lub mail, a następnie wprowadza datę, priorytet i osobę odpowiedzialną za realizację. Dodatkowo można wpisać notatkę opisującą szczegóły aktywności, co ułatwia śledzenie postępów. Po zapisaniu aktywność zostaje oznaczona statusem „Odbyło się” i automatycznie dodana do historii klienta, widocznej na jego karcie w sekcji „Najnowsze aktywności”.

Planowanie Aktywności

Planowanie przyszłych działań wymaga wybrania odpowiedniego typu aktywności, określenia daty, godziny oraz przypisania zadania do konkretnej osoby w zespole. System umożliwia także ustawienie przypomnienia mailowego, które zostanie wysłane z odpowiednim wyprzedzeniem, aby upewnić się, że zadanie zostanie zrealizowane na czas. Wszystkie zaplanowane działania są widoczne zarówno na karcie klienta, jak i w kalendarzu, co zapewnia przejrzystość i lepszą organizację pracy.

Edycja Aktywności

Zarejestrowane lub zaplanowane aktywności można łatwo edytować, zmieniając takie szczegóły jak data, godzina czy priorytet. Aby wprowadzić zmiany, należy przejść do sekcji „Najnowsze aktywności” na karcie klienta i wybrać opcję edycji. W przypadku zaplanowanego działania przed dokonaniem zmian warto upewnić się, że jego status jest ustawiony na „Zaplanowane”. Po zakończeniu aktywności można dodać notatkę podsumowującą oraz zaplanować kolejne kroki, co pomaga w utrzymaniu ciągłości kontaktu z klientem.

Zakończenie Obsługi Klienta

Zakończenie obsługi klienta w systemie voxCRM oznacza formalne zamknięcie relacji z klientem w sytuacji, gdy nie wyraża on zainteresowania dalszą współpracą. Aby to zrobić, należy:

1. Przejść do karty klienta lub zaplanowanej aktywności. W systemie można zlokalizować klienta według nazwiska, numeru telefonu lub adresu e-mail.
2. Zmień status klienta na „Zakończony”. Opcja ta dostępna jest zarówno w szczegółach aktywności, jak i bezpośrednio na karcie klienta.
3. Podaj powód zakończenia współpracy. System oferuje listę gotowych powodów, takich jak „Zbyt wysoka cena” lub „Brak zainteresowania”, a także możliwość dodania własnego opisu sytuacji.
4. Zapisz zmiany. Po zapisaniu danych status klienta zostaje zmieniony, a powód zakończenia zapisany w historii klienta.

Po zakończeniu współpracy klient nie będzie uwzględniany w bieżących aktywnościach, ale wszystkie informacje o nim zostaną zachowane w systemie, co pozwoli na ich wykorzystanie w raportach.

Automatyczne Planowanie Aktywności

Przy dodawaniu nowego klienta system automatycznie planuje pierwszą aktywność. Jeśli klient poda numer telefonu, zaplanowany zostanie telefon. W przypadku podania adresu e-mail system utworzy aktywność w formie maila. Jeśli obie formy kontaktu są dostępne, priorytetem jest telefon. Automatycznie zaplanowane działania widoczne są zarówno w kalendarzu, jak i na karcie klienta w sekcji „Najnowsze aktywności”.

Tworzenie i wysyłanie ofert mailowych w systemie voxCRM umożliwia przedstawienie klientowi spersonalizowanej propozycji, dostosowanej do jego potrzeb. Proces jest prosty i obejmuje możliwość zmiany cen ofertowych, wybór szablonu oraz dostosowanie szczegółów wiadomości przed jej wysłaniem. Poniżej znajduje się szczegółowa instrukcja krok po kroku.

Aby rozpocząć, należy otworzyć zakładkę „WYSZUKIWARKA” w panelu głównym systemu. Po wybraniu inwestycji, z której chcemy wysłać ofertę, wyświetli się lista lokali dostępnych w ramach tej inwestycji. Ta opcja pozwala szybko przejść do konkretnych propozycji, które mają być przedstawione klientowi.

Na liście lokali zaznaczamy odpowiednie pozycje, które mają zostać uwzględnione w ofercie. Zaznaczenie odbywa się poprzez kliknięcie białych, kwadratowych pól znajdujących się po lewej stronie każdego lokalu. Po wybraniu lokali rozwijamy listę działań „Wykonaj na zaznaczonych”, wybieramy opcję „Wyślij na email”, a następnie klikamy „Wykonaj”.

Po kliknięciu „Wykonaj” otwiera się okno wyszukiwania klienta. Wpisujemy dane klienta, takie jak imię, nazwisko, numer telefonu lub adres e-mail, aby zlokalizować właściwy kontakt. Po odnalezieniu klienta klikamy „Wybierz”, co pozwala na przejście do kolejnego kroku.

Po wybraniu klienta system umożliwia dalsze dostosowanie oferty. W tym kroku:

1. Wybór formatu oferty:

   • Można zdecydować, czy dołączyć ofertę online (link z dynamicznymi informacjami), ofertę w formacie PDF, czy wysłać wiadomość bez załączników.
     
     

2. Zmiana cen ofertowych:

   • System pozwala na edycję cen lokali bezpośrednio przed wysyłką. Po kliknięciu opcji zmiany ceny ofertowej można wprowadzić nowe wartości, które zostaną uwzględnione w ofercie. Jest to przydatne, gdy klient otrzymuje indywidualnie negocjowaną ofertę.

Przed wysyłką otwiera się okno edycji wiadomości, w którym można dostosować szczegóły maila. Znajdują się tam następujące opcje:

• Wybór szablonu: Z listy dostępnych szablonów można wybrać ten, który najlepiej pasuje do treści oferty. Szablony mogą być wcześniej przygotowane w systemie.
• Edycja treści: Po wybraniu szablonu istnieje możliwość edycji tekstu, co pozwala dostosować wiadomość do specyficznych potrzeb klienta.
• Temat wiadomości: Można wprowadzić tytuł wiadomości, który będzie widoczny dla odbiorcy w jego skrzynce pocztowej.
• Odbiorca: Pole z danymi klienta wybranego w poprzednim kroku.

Po wprowadzeniu wszystkich zmian klikamy przycisk „Wyślij”, aby wiadomość została dostarczona do klienta. System zapisuje informacje o wysłanej ofercie w historii klienta, co umożliwia późniejsze śledzenie kontaktu oraz monitorowanie wyników.

Moduł ofertowania lokali w voxCRM umożliwia łatwe i precyzyjne przesyłanie ofert do klientów, z możliwością dostosowania cen oraz wyboru formatu oferty. Lokale można wysyłać z różnych miejsc w systemie: wyszukiwarki, karty klienta oraz szczegółów lokalu. Proces jest prosty i intuicyjny, co pozwala na szybkie przygotowanie spersonalizowanej oferty.

Wysyłanie oferty z wyszukiwarki

Wyszukiwarka jest jednym z podstawowych narzędzi do wysyłania ofert. Proces można zrealizować na dwa sposoby:

Sposób 1: Bezpośrednia wysyłka z wyszukiwarki

1. Zaznacz lokale, które mają być uwzględnione w ofercie, klikając kwadratowe pola obok każdego lokalu.
2. Wybierz opcję „Wyślij na email” z listy „Wykonaj na zaznaczonych” i kliknij „Wykonaj”.

Sposób 2: Wysyłka z aktówki

1. Dodaj lokale do aktówki, zaznaczając je w wyszukiwarce i wybierając opcję „Dodaj do aktówki”.
2. Następnie przejdź do sekcji „Aktówka” (ikona teczki w prawym górnym rogu) i wybierz opcję „Wyślij mailem”.

Wysyłanie oferty z karty klienta

Ofertę można także wysłać bezpośrednio z karty klienta. W sekcji „Wyszukaj dla klienta” działa funkcja podobna do wyszukiwarki. Lokale zaznaczone w tej sekcji mogą zostać przesłane bezpośrednio do wybranego klienta, co przyspiesza proces ofertowania w trakcie pracy z jego kartą.

Wysyłanie oferty ze szczegółów lokalu

Opcja ta pozwala na wysyłanie oferty z poziomu szczegółów konkretnego lokalu. Na stronie szczegółów dostępny jest przycisk „Wyślij mailem”, który umożliwia przesłanie oferty dotyczącej wyłącznie wybranego lokalu.

Wyszukiwanie klienta

Po zaznaczeniu lokali i wybraniu opcji wysyłki (z wyjątkiem wysyłki z aktówki), pojawi się okno, w którym należy wyszukać klienta. Można to zrobić, wpisując imię, nazwisko, adres e-mail lub numer telefonu. Po zlokalizowaniu odpowiedniego kontaktu należy kliknąć „Wybierz”, aby przejść do konfiguracji oferty.

Konfigurowanie oferty

Przed wysłaniem oferty system pozwala na jej dostosowanie. W konfiguratorze oferty dostępne są następujące opcje:

Po skonfigurowaniu oferty należy kliknąć „Przypisz do klienta i przejdź dalej”, aby kontynuować.

Konfiguracja oferty online

Jeśli wybrano opcję wysyłki oferty online, po kliknięciu „Przypisz do klienta i przejdź dalej” pojawi się dodatkowe okno konfiguracji. Umożliwia ono dostosowanie szczegółów oferty online. Po zakończeniu konfiguracji należy kliknąć „Zapisz”, aby przejść do finalnego etapu.

Wysyłanie wiadomości do klienta

Na ostatnim etapie otwiera się okno edycji wiadomości mailowej. Można w nim:

• Dostosować treść wiadomości ręcznie lub wybrać odpowiedni szablon z listy rozwijanej.
• Ustawić temat wiadomości widoczny dla odbiorcy.
• Zweryfikować dane odbiorcy — adres e-mail klienta wyświetla się w polu „Odbiorcy”.

Po sprawdzeniu i dostosowaniu treści kliknij „Wyślij”, aby przesłać ofertę do klienta.

Podsumowanie procesu ofertowania

Moduł Grafików i zarezerwowanych terminów w systemie voxDeveloper CRM umożliwia udostępnienie klientom możliwości samodzielnego rezerwowania terminu spotkania (np. spotkania handlowego, odbioru lokalu czy podpisania umowy). Pracownik przygotowuje grafik z dostępnymi terminami, publikuje link, a klient wybiera dogodną godzinę. Rezerwacja pojawia się automatycznie w systemie. Poniższy artykuł opisuje cały proces — od utworzenia grafiku po obsługę zarezerwowanego terminu.

Spis treści

1. Jak działa moduł grafików?
2. Krok 1 — Utworzenie grafiku
3. Krok 2 — Publikacja grafiku i udostępnienie linku
4. Krok 3 — Rezerwacja terminu przez klienta
5. Krok 4 — Obsługa rezerwacji w systemie
6. Zarządzanie rezerwacją przez klienta
7. Powiadomienia e-mail
8. Kontakt

1. Jak działa moduł grafików?

Proces składa się z czterech etapów:

• Grafik — pracownik definiuje przedział dat i godzin, w których dostępne są terminy, oraz długość pojedynczego spotkania. System dzieli okna dostępności na konkretne terminy do rezerwacji.
• Publikacja — po ustawieniu grafiku jako aktywnego dostępny staje się link publiczny, który przekazuje się klientowi.
• Rezerwacja — klient otwiera link, wybiera termin i podaje swoje dane. Rezerwacja zostaje od razu potwierdzona.
• Obsługa — rezerwacja pojawia się na liście i w kalendarzu zarezerwowanych terminów, gdzie można nią zarządzać.

2. Krok 1 — Utworzenie grafiku

Grafiki dostępne są w zakładce Grafiki (strona Lista grafików). Aby utworzyć nowy grafik, należy użyć przycisku Nowy grafik i uzupełnić formularz.

Pola podstawowe:

Okna dostępności. W tej sekcji określa się, kiedy dostępne są terminy. Dla każdego okna podaje się datę oraz zakres godzin (od — do). Możliwe jest dodanie wielu okien za pomocą opcji Dodaj kolejne okno — im więcej okien, tym większa szansa, że klient znajdzie dogodny termin. System automatycznie dzieli każde okno na terminy zgodne z ustawionym czasem trwania.

Opcje zaawansowane (opcjonalne) pozwalają precyzyjnie sterować dostępnością:

Po uzupełnieniu danych należy zapisać grafik przyciskiem Zapisz. System wygeneruje terminy na podstawie okien dostępności.

3. Krok 2 — Publikacja grafiku i udostępnienie linku

Aby udostępnić grafik klientom, należy ustawić jego status na Aktywny. Dopiero wtedy na liście grafików, w kolumnie Link publiczny, pojawia się przycisk Kopiuj link.

Skopiowany link można przekazać klientowi dowolnym kanałem — w wiadomości e-mail, na stronie internetowej lub w rozmowie. Dla grafików w statusie Szkic lub Zamknięty link nie jest dostępny.

4. Krok 3 — Rezerwacja terminu przez klienta

Po otwarciu linku klient przechodzi prostą, kilkukrokową ścieżkę:

1. Widzi nazwę spotkania, jego długość oraz kalendarz z zaznaczonymi dniami (Dzień dostępny / Dzień zajęty).
2. Wybiera dzień, a następnie dostępną godzinę (sekcja Który termin Ci odpowiada?).
3. Uzupełnia dane: Imię i nazwisko, Adres e-mail, opcjonalnie Telefon i Uwagi.
4. Potwierdza wybór przyciskiem Zarezerwuj.

Po zatwierdzeniu wyświetla się komunikat Termin zarezerwowany, a na podany adres e-mail trafia potwierdzenie z linkiem umożliwiającym zarządzanie rezerwacją. Rezerwacja od razu otrzymuje status Potwierdzone, a wybrany termin przestaje być dostępny dla innych klientów.

5. Krok 4 — Obsługa rezerwacji w systemie

Zarezerwowane terminy dostępne są w sekcji Zarezerwowane terminy, w dwóch widokach:

• Zarezerwowane terminy — lista — z filtrami (typ spotkania, grafik, gospodarz, status, zakres dat, adres e-mail klienta),
• Zarezerwowane terminy — kalendarz — widok kalendarza pokazujący zajęte i wolne terminy.

Statusy rezerwacji: Potwierdzone, Zakończone, Anulowane, Nieobecność.

Dla pojedynczej rezerwacji dostępne są m.in. następujące działania:

Pracownik może również samodzielnie zarezerwować wolny termin dla klienta. W tym celu w widoku Zarezerwowane terminy — kalendarz należy kliknąć w wolny termin i skorzystać z opcji Umów spotkanie, podając imię i nazwisko oraz adres e-mail klienta.

6. Zarządzanie rezerwacją przez klienta

Z linku otrzymanego w wiadomości potwierdzającej klient może samodzielnie:

• Przełożyć termin — wybrać inną dostępną godzinę,
• Anulować rezerwację — zwolnić zajęty termin.

Możliwość przełożenia terminu obowiązuje do momentu określonego w ustawieniu Możliwość przesunięcia do (godzin przed). Po tym czasie zmiana terminu nie jest już możliwa.

7. Powiadomienia e-mail

System automatycznie wysyła do klienta wiadomości e-mail przy kluczowych zdarzeniach:

• Rezerwacja potwierdzona — po zarezerwowaniu terminu (z linkiem do zarządzania),
• Termin został przełożony — po zmianie terminu,
• Rezerwacja anulowana — po anulowaniu (z możliwością umówienia nowego terminu).

Kontakt

W razie pytań lub problemów prosimy o kontakt z działem wsparcia technicznego:

• E-mail: kontakt@voxcommerce.pl
• Telefon: 534 571 638

System voxCRM to zaawansowane narzędzie wspierające zarządzanie umowami, oferujące szeroki zakres funkcji, które ułatwiają ich przeglądanie, tworzenie oraz edycję. Poniżej znajduje się szczegółowy opis dostępnych funkcji oraz instrukcja korzystania z modułu Umowy.

1. Rozpoczęcie pracy z modułem Umowy

Aby rozpocząć korzystanie z modułu Umowy, należy przejść do zakładki Umowy w głównym menu nawigacyjnym. Po wejściu widoczna będzie pełna lista umów zapisanych w systemie.

2. Filtrowanie i sortowanie umów

Moduł Umowy umożliwia szybkie wyszukiwanie interesujących informacji dzięki zaawansowanemu systemowi filtrów i opcji sortowania.

2.1. Korzystanie z panelu filtrowania

W górnej części ekranu znajduje się panel filtrowania, który pozwala wyszukiwać umowy według różnych kryteriów:

• Nr lokalu, Imię, Nazwisko – wyszukiwanie umów powiązanych z konkretnym klientem.
• Numer umowy / Numer rep – szybkie odnalezienie umowy po jej numerze.
• Typ lokalu, Typ umowy, Status umowy, Klasyfikacja umowy – selekcja wyników według określonych parametrów.
• Daty – filtrowanie wyników według umów utworzonych lub podpisanych w wybranym okresie.
• Projekt, Miejscowość, Etap, Doradca – filtrowanie według lokalizacji i osób odpowiedzialnych.

2.2. Opcje specjalne w filtrach

• Wszystkie umowy – wyświetla wszystkie dostępne umowy w systemie.
• Pierwsza umowa – ogranicza wyniki do pierwszych umów powiązanych z daną nieruchomością.

2.3. Sortowanie wyników

Kliknięcie strzałki obok wybranej kolumny, np. Data podpisania lub Cena całkowita, umożliwia sortowanie danych w porządku rosnącym lub malejącym.

3. Przeglądanie szczegółów umowy – Karta umowy

Po wybraniu konkretnej umowy otwiera się jej karta, zawierająca wszystkie istotne informacje dotyczące umowy, klienta, nieruchomości i finansów.

3.1. Podstawowe elementy karty umowy

• Podsumowanie nieruchomości
  Zawiera zdjęcia, plany oraz dane dotyczące nieruchomości, takie jak:

  • Cena całkowita (brutto/netto).
  • Cena za metr kwadratowy.
  • Stawka VAT.
  • Całkowita zniżka.

  Dostępne opcje: Dodaj przyległość – umożliwia przypisanie dodatkowych nieruchomości do umowy.

• Harmonogram płatności
  Sekcja przedstawiająca transze płatności, terminy oraz statusy wpłat. Harmonogram można generować na podstawie szablonu lub wprowadzać ręcznie.

• Lista wpłat
  Informacje o dokonanych wpłatach, w tym:

  • Kwoty.
  • Terminy.
  • Typ płatności.

• Zmiany lokatorskie oraz środki zwolnione przez bank
  W sekcji zmian lokatorskich znajdują się informacje o zgłoszonych przez klienta zmianach dotyczących nieruchomości.
  Sekcja środków zwolnionych przez bank pokazuje postępy finansowe związane z daną umową.

3.2. Edycja danych umowy

Ikona zębatki w szczegółach umowy umożliwia:

• Edytowanie danych takich jak status umowy, klasyfikacja czy przewidywana data podpisania aktu notarialnego.
• Modyfikowanie powiązanych danych klienta, nieruchomości lub doradcy.

3.3. Zarządzanie klientami

• Możliwe jest dodanie dodatkowego klienta do istniejącej umowy.
• Opcja Dodaj klienta do umowy w panelu po lewej stronie otwiera okno wyboru lub wprowadzenia nowego klienta.

3.4. Funkcje dodatkowe w panelu po lewej stronie

• Generuj dokument – tworzenie dokumentów, takich jak umowa rezerwacyjna czy oświadczenie dla banku.
• Podsumowanie danych umowy – generuje podsumowanie w formacie PDF.
• Zarejestruj umowę – umożliwia przesłanie danych do wspólnej bazy systemu.

4. Dodawanie nowej umowy

4.1. Utwórz na podstawie istniejących danych

• Wybór nieruchomości lub klienta z istniejących rekordów.
• Formularz umożliwia uzupełnienie danych, takich jak:
  • Rodzaj umowy.
  • Data podpisania.
  • Przewidywana data podpisania aktu notarialnego.

4.2. Dodaj nową umowę ręcznie

• Opcja Dodaj nową umowę otwiera formularz, w którym można wprowadzić dane, takie jak:
  • Klient, inwestycja, nieruchomość.
  • Rodzaj umowy, źródło pochodzenia, doradca.
  • Daty obowiązywania umowy oraz ważności.

5. Anulowanie umowy

Aby anulować umowę w systemie należy podjąć następujące kroki:

1. Wejść na kartę umowy.
2. W prawym górnym rogu klikamy w przycisk "Menu".
3. Kliknąć Anuluj umowę, oraz następnie potwierdzić anulowanie. Anulowanie umowy jest nieodwracalne.

W przypadku, gdy przycisk Anuluj umowę nie jest widoczny, oznacza to brak wystarczających uprawnień do wykonania tej akcji.

6. Eksport danych

Funkcja eksportu umożliwia zarządzanie danymi umów w prosty sposób:

• Eksport do Excela – pobieranie danych w formacie arkusza kalkulacyjnego.
• Eksport XML Optima / Symfonia – integracja z systemami księgowymi.
• Pliki wsadowe – obsługa platform transakcyjnych.

Aby skorzystać z funkcji eksportu należy:

1. Zaznaczyć wybrane umowy przy użyciu checkboxów.
2. Wybrać odpowiednią akcję z menu rozwijanego, np. Eksport lub Pliki wsadowe.
3. Kliknąć Wykonaj, aby wygenerować plik.

7. Praktyczne wskazówki

• Przypisywanie klientów – do jednej umowy można przypisać kilku klientów. Nowych klientów można dodawać bezpośrednio z poziomu karty umowy.
• Historia zmian – każda modyfikacja umowy jest rejestrowana, co ułatwia kontrolę nad dokumentacją.
• Powiązane umowy i przyległości – wszystkie dodatkowe nieruchomości przypisane do danej umowy można przeglądać w sekcji Podsumowanie.

System voxCRM zapewnia kompleksowe wsparcie w zarządzaniu umowami, od ich tworzenia po monitorowanie wpłat i zmian. W razie dodatkowych pytań warto skontaktować się z działem wsparcia.

Poniżej znajduje się kompletny przewodnik szczegółowo wyjaśniający wszystkie aspekty związane z obsługą umów najmu w systemie voxCRM. Przewodnik obejmuje:

• Tworzenie nowej umowy najmu.
• Zarządzanie istniejącymi umowami najmu.
• Dodawanie i zarządzanie powiązanymi klientami.

Wprowadzenie do Modułu Najmu

Moduł wynajmu to rozszerzenie systemu voxCRM, które można aktywować na żądanie, kontaktując się pod adresem kontakt@voxcommerce.pl. Po aktywacji moduł umożliwia:

• Rejestrację umów najmu.
• Tworzenie harmonogramów płatności.
• Generowanie dokumentów i faktur.
• Dodawanie szczegółowych danych dotyczących najmu, takich jak opłaty eksploatacyjne czy gwarancje bankowe.

Moduł znajduje zastosowanie przy zarządzaniu wynajmem mieszkań, biur oraz innych lokali użytkowych.

Tworzenie Nowej Umowy Najmu

Krok 1: Przygotowanie lokalu

Przed utworzeniem umowy najmu należy uzupełnić w systemie szczegóły dotyczące lokalu przeznaczonego na wynajem. Należy upewnić się, że wprowadzono następujące dane:

• Czynsz miesięczny brutto (23%) – kwota wynajmu brutto.
• Lokal dostępny na wynajem – zaznaczenie tej opcji umożliwia eksport danych do portali zewnętrznych.
• Lokal dostępny na sprzedaż – opcja dodatkowa, jeśli lokal jest również na sprzedaż.
• Dostępne od / Dostępne do – opcjonalne daty określające dostępność lokalu.
• Zaliczka na media netto – wartość zaliczki za media.

Wprowadzenie tych danych aktywuje funkcję wynajmu w szczegółach lokalu.

Krok 2: Tworzenie umowy

Po przygotowaniu danych lokalu należy wykonać następujące czynności:

1. Kliknąć przycisk Wynajem w szczegółach lokalu.
2. W nowym oknie wprowadzić dane dotyczące umowy, takie jak:
   • Klient (najemca) – wybór z bazy lub dodanie nowego klienta.
   • Data podpisania umowy.
   • Kwota czynszu – dane automatycznie pobrane z ustawień lokalu.
3. Po uzupełnieniu danych należy kliknąć Zapisz, aby utworzyć umowę.

Zarządzanie Istniejącą Umową Najmu

Po utworzeniu umowy istnieje możliwość edycji danych. W szczegółach umowy dostępne są opcje modyfikacji takich danych, jak:

• Waluta – np. PLN.
• Kaucja netto – wartość kaucji.
• Opłata eksploatacyjna za m² – miesięczna opłata utrzymania lokalu.
• Gwarancja bankowa – szczegóły dotyczące zabezpieczenia bankowego.

Zapisanie zmian powoduje aktualizację danych umowy.

Powiązani Klienci

Role klientów w umowie

Do umowy można przypisać różne role klientów, takie jak:

• Najemca – główny klient podpisujący umowę.
• Osoba zamieszkująca – osoba korzystająca z lokalu.
• Osoba kontaktowa – odpowiedzialna za sprawy związane z najmem.

Dodawanie powiązanego klienta

Aby dodać powiązanego klienta do umowy, należy:

1. Przejść do sekcji Powiązane w szczegółach umowy.
2. Kliknąć przycisk Dodaj powiązanego klienta.
3. W nowym oknie:
   • Wybrać, czy powiązanym podmiotem będzie klient, czy firma.
   • Wprowadzić dane klienta lub wyszukać go w bazie.
   • Określić rolę klienta (np. osoba zamieszkująca).
4. Kliknąć Zapisz.

Dodani klienci będą widoczni w sekcji powiązanej i mogą być wykorzystani w generowanych dokumentach.

Generowanie Dokumentów i Zarządzanie Płatnościami

Po zapisaniu umowy dostępne są dodatkowe funkcje:

• Generowanie dokumentów – umożliwia tworzenie umów, aneksów, faktur na podstawie wprowadzonych danych.
• Harmonogram płatności – definiowanie terminów płatności (np. czynsz, media, kaucja).
• Rejestrowanie wpłat – dodawanie wpłat w różnych kategoriach.
• Lista powiązanych dokumentów – przechowywanie skanów i innych dokumentów powiązanych z umową.

Moduł wynajmu w systemie voxCRM umożliwia kompleksowe zarządzanie umowami najmu. Dzięki intuicyjnemu procesowi tworzenia i edycji umów, dodawaniu powiązanych klientów oraz automatyzacji procesów, takich jak generowanie dokumentów czy harmonogramów płatności, można znacznie zwiększyć efektywność pracy. W przypadku dodatkowych pytań zaleca się kontakt z działem wsparcia.

System voxCRM umożliwia rejestrację firmy jako działalności gospodarczej lub spółki. Poniżej przedstawiono szczegółowy opis procesu dodawania firmy oraz przypisywania jej do umowy.

Dodawanie firmy w systemie

W systemie należy zarejestrować firmę w formie działalności gospodarczej lub spółki, w zależności od charakteru działalności, którą chcą Państwo uwzględnić.

1. Rejestracja działalności gospodarczej

Aby dodać działalność gospodarczą, należy postępować według poniższych kroków:

1. Należy przejść do karty klienta, którego dane mają zostać uzupełnione.
2. Powinno się wybrać opcję Edytuj dane, aby przejść do edycji.
3. W formularzu edycji należy:
   • Przejść do sekcji Dane do umowy i zaznaczyć pole Działalność gospodarcza.
   • Po zaznaczeniu ww. pola, pojawi się nowa sekcja Dane do faktury, w którym można uzupełnić szczegółowe informacje o działalności (NIP, nazwa, adres itd.)
4. Po wprowadzeniu danych, zmianu zapisujemy, klikając przycisk Zapisz.

Uwagi dotyczące działalności gospodarczej

• W przypadku potrzeby wyświetlenia nazwy działalności gospodarczej na karcie umowy lub liście umów, prosimy o kontakt z naszym działem wsparcia (kontakt@voxcommerce.pl).
• Dodanie działalności gospodarczej umożliwia automatyczne generowanie dokumentów, takich jak faktury czy umowy, z uwzględnieniem wprowadzonych danych.

2. Rejestracja spółki

Aby dodać spółkę do systemu, należy:

1. Przejść do zakładki Firmy w głównym menu.
2. Wybrać opcję Dodaj firmę, co spowoduje otwarcie formularza rejestracyjnego.
   
3. W formularzu należy uzupełnić następujące informacje:
   • Ogólne informacje: wprowadzić nazwę firmy, numer telefonu, adres e-mail oraz inne dane kontaktowe.
   • Meta informacje: określić typ własności, np. spółka z o.o., oraz dodatkowe szczegóły, takie jak przypisanie spółki do klienta.
4. Dane należy zapisać przy użyciu przycisku Zapisz.
   

Po zapisaniu spółka będzie widoczna w systemie i gotowa do przypisania do umowy.

Przypisywanie firmy do umowy

Po zarejestrowaniu firmy należy przypisać ją jako klienta do odpowiedniej umowy.

Dla działalności gospodarczej

1. Należy przejść do sekcji Umowy i wybrać opcję Dodaj nową umowę.
2. Należy wybrać z listy klienta powiązanego z działalnością gospodarczą.

Dla spółki

1. Trzeba upewnić się, że spółka została poprawnie zarejestrowana w systemie.
2. Następnie należy otworzyć istniejącą umowę w sekcji Umowy.
3. W sekcji KLIENCI powinno po kliknięciu trzech kreseczek powinno się wybrać opcję Edytuj powiązanie przy danych klienta.
   
4. Należy zaznaczyć pole Firma, wybrać spółkę z listy i zapisać zmiany.
   

Uwagi dotyczące zarządzania firmami

• Powinno się uzupełnić dodatkowe dane, takie jak numer KRS, REGON czy szczegóły adresu rozliczeniowego, co zwiększy dokładność generowanych dokumentów.
• Zaleca się przypisanie osoby kontaktowej do każdej firmy, co ułatwi komunikację oraz obsługę zgłoszeń.
• Dane wprowadzone do systemu są automatycznie uwzględniane podczas generowania dokumentów, takich jak umowy czy faktury.

Podsumowanie

Rejestracja firm w systemie voxCRM pozwala na efektywne zarządzanie zarówno działalnościami gospodarczymi, jak i spółkami. Funkcjonalności te umożliwiają dostosowanie systemu do indywidualnych potrzeb użytkowników oraz znacząco ułatwiają obsługę dokumentacji związanej z obsługiwanymi firmami.

System voxCRM umożliwia tworzenie umów na wcześniej zdefiniowane zmiany lokatorskie, co pozwala na skuteczne zarządzanie procesami związanymi z modyfikacjami lokali. Poniżej znajdą Państwo krok po kroku instrukcję, jak dodać taką umowę.

1. Rozpoczęcie rejestracji umowy na zmiany lokatorskie

Aby rozpocząć proces, należy:

1. Przejść na stronę konkretnego lokalu, którego zmiany lokatorskie mają być objęte nową umową.
2. W prawym górnym rogu strony kliknąć w przycisk "Menu" (widoczny jako rozwijana lista opcji).
3. Z rozwijanej listy wybrać opcję "Zarejestruj nową umowę".

2. Wybór rodzaju umowy

Po kliknięciu "Zarejestruj nową umowę":

1. Otworzy się nowe okno, w którym należy określić szczegóły umowy.
2. W polu "Rodzaj umowy" należy wybrać opcję "Umowa zmian lokatorskich" z dostępnej listy.
3. Po wybraniu rodzaju umowy proszę kliknąć przycisk "Zapisz", aby przejść do kolejnego etapu.

3. Wypełnianie szczegółów umowy

Po zapisaniu rodzaju umowy zostaniesz przeniesiony do formularza, gdzie należy wprowadzić szczegółowe informacje dotyczące nowej umowy. W formularzu znajdą Państwo między innymi:

• Dane dotyczące klienta (osoba/firma, która jest stroną umowy).
• Szczegóły dotyczące zmian lokatorskich objętych umową.
• Dodatkowe dane, takie jak terminy, kwoty czy numery identyfikacyjne.

Po wypełnieniu wszystkich wymaganych pól należy kliknąć "Zapisz", aby zatwierdzić wprowadzone informacje.

4. Strona umowy na zmiany lokatorskie

Po zatwierdzeniu formularza system automatycznie przeniesie Państwo na stronę nowej umowy na zmiany lokatorskie. Na tej stronie można:

• Dodawać transze płatności – definiując terminy, kwoty i inne szczegóły harmonogramu płatności.
• Rejestrować wpłaty – śledząc, jakie środki zostały już wpłacone, a jakie pozostają do rozliczenia.

Dodatkowe informacje

• Umowy na zmiany lokatorskie są szczególnie przydatne w sytuacjach, gdy klient życzy sobie wprowadzenia indywidualnych modyfikacji do lokalu. Dzięki temu można oddzielnie rozliczać i zarządzać tego typu pracami.
• Jeśli chcesz wprowadzić dodatkowe dane lub dokonać korekty już zapisanej umowy, zawsze możesz skorzystać z opcji "Edytuj" dostępnej na stronie umowy.

Tworzenie umów na zmiany lokatorskie w systemie voxCRM to proces intuicyjny i zorganizowany, umożliwiający dokładne zarządzanie i rejestrowanie zmian w lokalach zgodnie z potrzebami klienta.

Zmiana ceny transakcyjnej w systemie voxCRM powinna być przeprowadzona zgodnie z poniższą instrukcją:

Procedura zmiany ceny transakcyjnej

1. Przejście do karty umowy
   Należy otworzyć kartę umowy, w której planowana jest zmiana ceny transakcyjnej.

2. Zlokalizowanie opcji edycji ceny
   W sekcji PODSUMOWANIE należy odnaleźć kolumnę AKCJA. Następnie trzeba kliknąć ikonę trzech kresek znajdującą się obok lokalu i wybrać opcję Edytuj cenę transakcyjną.

3. Wprowadzenie nowej ceny
   W nowo otwartym oknie powinno się wprowadzić nową wartość w polu Cena transakcyjna.

4. Przeliczenie danych
   Po wpisaniu nowej ceny należy nacisnąć przycisk Przelicz, aby system automatycznie zaktualizował dane.

5. Zatwierdzenie zmian
   Aby zapisać zmiany, należy kliknąć przycisk Zapisz.

Po powrocie do karty umowy powinno się zweryfikować, czy zmiana ceny została poprawnie zarejestrowana w systemie.

Ograniczenia związane z maksymalnym rabatem

System voxCRM automatycznie weryfikuje, czy wprowadzona cena transakcyjna nie jest niższa od dopuszczalnej wartości wynikającej z maksymalnego rabatu przypisanego do lokalu.

Jeśli maksymalny rabat został ustalony, cena transakcyjna nie może być niższa niż różnica między ceną katalogową a wartością rabatu.

Przykład:

• Cena katalogowa: 500 000 PLN
• Maksymalny rabat: 10% (50 000 PLN)
• Najniższa możliwa cena transakcyjna: 450 000 PLN

Jak zmienić maksymalny rabat?

W przypadku konieczności zmiany maksymalnego rabatu należy:

1. Przejście do karty lokalu
   Otworzyć kartę lokalu i wybrać opcję Edytuj dane.

2. Aktualizacja wartości rabatu
   W polu Maksymalny rabat % należy wprowadzić nową wartość procentową.

3. Zatwierdzenie zmian
   Aby zatwierdzić wprowadzone zmiany, należy kliknąć przycisk Zapisz.

Po aktualizacji wartości rabatu system umożliwi dostosowanie ceny transakcyjnej w ramach nowych limitów.

Zmiana ceny transakcyjnej oraz maksymalnego rabatu w systemie voxCRM jest istotnym procesem, który pozwala na elastyczne zarządzanie umowami. Funkcjonalności te zapewniają zgodność z polityką rabatową firmy, umożliwiając jednocześnie łatwe dostosowanie cen do indywidualnych potrzeb klientów.

System voxCRM oferuje możliwość dodania informacji o cesji w umowie. Poniżej przedstawiono szczegółową procedurę umożliwiającą zarządzanie cesjami w systemie.

Dodanie cesji do umowy

Aby dodać cesję do istniejącej umowy, należy:

1. Otworzyć kartę wybranej umowy
   Wyszukać odpowiednią umowę w systemie i przejść do jej szczegółów.
   
   

2. Dodanie dokumentu cesji
   W sekcji SKANY UMÓW, ANEKSÓW I CESJI należy wybrać przycisk DODAJ SKAN UMOWY, ANEKSU LUB CESJI.
   
   

3. Wypełnienie wymaganych danych
   W nowo otwartym oknie należy uzupełnić następujące pola:

   • Numer dokumentu – wprowadzenie numeru dokumentu cesji.
   • Typ – z rozwijanego menu należy wybrać opcję cesja.
   • Data podpisania – podanie daty, kiedy cesja została podpisana.
   • Plik – załączenie skanu dokumentu cesji.
   • (Opcjonalnie) Opis – możliwość dodania dodatkowych informacji, takich jak ustalona obniżka ceny transakcyjnej dla nowego klienta.

4. Zapisanie danych
   Po uzupełnieniu wszystkich niezbędnych informacji należy kliknąć przycisk Zapisz, aby zatwierdzić wprowadzone dane.
   
   

Wyświetlanie i przegląd danych cesji

Po zapisaniu cesji w systemie jej szczegóły zostaną automatycznie wyświetlone w sekcji SKANY UMÓW, ANEKSÓW I CESJI. Widoczne będą następujące informacje:

• Osoba odpowiedzialna za dodanie cesji.
• Data podpisania dokumentu cesji.
• Podmiot, którego dotyczy cesja.

Dodatkowo informacje o cesji oraz data podpisania dokumentu zostaną automatycznie umieszczone w górnej części karty umowy, w obszarze zawierającym podstawowe dane umowy.

Aktualizacja danych po cesji

W przypadku gdy w wyniku cesji konieczne jest zaktualizowanie danych, takich jak:

• Klient – zmiana na nowego nabywcę.
• Data podpisania umowy – korekta błędnie wpisanej daty.
• Numer umowy – aktualizacja numeracji zgodnie z wymaganiami.

Można skorzystać z opcji EDYTUJ DANE, która jest dostępna w sekcji podsumowania danych umowy.

Dodatkowe zmiany w związku z cesją

W wyniku cesji mogą zaistnieć dodatkowe potrzeby, takie jak:

• Obniżka ceny transakcyjnej
  Jeżeli uzgodniono nową cenę transakcyjną, należy ją zmienić w sekcji PODSUMOWANIE, korzystając z funkcji Edytuj cenę transakcyjną.

• Zwroty wpłat
  W sytuacji, gdy konieczny jest zwrot części wpłat dotychczasowemu klientowi, należy zmodyfikować typ wpłaty na zwrot klientowi w sekcji wpłat.

Historia zmian

System voxCRM automatycznie rejestruje wszystkie zmiany, w tym te dotyczące cesji, w zakładce Historia. Historia umożliwia weryfikację:

• Jakie zmiany zostały wprowadzone.
• Kiedy dokonano zmian.
• Kto był odpowiedzialny za wprowadzenie modyfikacji.

System VoxCRM umożliwia generowanie dokumentów na podstawie wcześniej zdefiniowanych szablonów. Dzięki temu dane z systemu są automatycznie wprowadzane w odpowiednie miejsca w dokumencie, co znacznie usprawnia proces tworzenia i obsługi dokumentacji. System obsługuje formaty plików .docx oraz .xlsx.

Wprowadzenie nowego szablonu dokumentu

Jeśli chcą Państwo dodać nowy szablon do systemu:

• Dla dokumentów Word (.docx): Prosimy zaznaczyć w dokumencie miejsca, gdzie dane mają być zaczytywane z systemu, np. poprzez oznaczenie ich kolorem żółtym, i przesłać szablon na adres: kontakt@voxcommerce.pl z prośbą o wprowadzenie do systemu.
• Dla dokumentów Excel (.xlsx): W odpowiednich polach skoroszytu prosimy wstawić komentarze z informacją, jakie wartości mają być generowane z systemu, a następnie przesłać skoroszyt na ten sam adres.

Rodzaje dokumentów generowanych w systemie

Szablony umów

System pozwala na generowanie różnych rodzajów umów, takich jak:

• Umowa rezerwacyjna
• Umowa przedwstępna
• Umowa deweloperska

Przykładowe dane zaczytywane do szablonów umów:

• Informacje o umowie: numer, data podpisania, cena itp.
• Dane klientów: imię i nazwisko, dane kontaktowe, adres.
• Informacje o lokalu: numer, metraż, cena.
• Szczegóły harmonogramu płatności: transze, terminy.

Szablon zgody marketingowej

Szablon służy do generowania dokumentów zawierających zgody na przetwarzanie danych w celach marketingowych.

Szablony zawiadomień

Przykłady:

• Zawiadomienie o zakończeniu prac.
• Zawiadomienie o odbiorze.
• Zawiadomienia o zbliżającym się terminie płatności.

Szablony wezwań

Przykład:

• Wezwanie do zapłaty

Dane zaczytywane do wezwań:

• Kwoty i terminy nieopłaconych transz.
• Suma pozostałych kwot do zapłaty.

Szablon protokołu odbioru

Generowany z modułu odbiorów. Przykładowe dane, które mogą być zaczytane:

• Numery i stany liczników.
• Liczba kluczy.
• Kod do domofonu.

Szablon Excel

Przykłady:

• Symulacja harmonogramu płatności.
• Karta klienta.
• Rozliczenia.

Szablon oferty PDF

Generowany wraz z ofertą wysyłaną do klienta. Przykładowe dane zaczytywane do szablonu:

• Tabela, karty i plany wybranych lokali.
• Zdjęcie użytkownika wysyłającego ofertę.
• Data wygenerowania oferty (np. aktualna data + 7 dni).

Inne przykładowe szablony dokumentów

• Prospekt informacyjny
• Standard wykończenia

Zalety generowania dokumentów w VoxCRM

1. Automatyzacja – dane z systemu są automatycznie wprowadzane w odpowiednie miejsca w dokumencie.
2. Elastyczność – możliwość dodania niestandardowych szablonów dostosowanych do specyfiki działalności.
3. Różnorodność – obsługa szerokiej gamy dokumentów, od umów po zawiadomienia i oferty.

Dodanie szablonów oraz korzystanie z istniejących opcji generowania dokumentów pozwala znacznie zaoszczędzić czas i usprawnić procesy administracyjne. W przypadku pytań lub potrzeby dodania nowych szablonów, prosimy o kontakt z działem obsługi systemu.

System VoxCRM umożliwia skuteczne zarządzanie dokumentami związanymi z inwestycjami poprzez dodawanie, edytowanie i usuwanie kategorii dokumentów. Poniżej opisano sposób korzystania z tych funkcji.

Przejście do zakładki „Dokumenty”

1. Dostęp do sekcji Dokumenty
   Na Pulpicie należy wybrać zakładkę Więcej, która znajduje się w górnym pasku nawigacyjnym.
   W rozwijanym menu należy kliknąć opcję Dokumenty.

2. Widoczność zakładki
   Zakładka Dokumenty może być widoczna bezpośrednio na pasku nawigacyjnym lub ukryta w opcji Więcej, w zależności od posiadanych uprawnień użytkownika.

Dodawanie nowej kategorii dokumentów

1. Na stronie Dokumenty należy wybrać przycisk Kategorie dokumentów, znajdujący się w górnej części ekranu.
2. Na liście kategorii należy kliknąć ikonę plusa w prawym górnym rogu.
3. W nowo otwartym oknie należy wprowadzić nazwę nowej kategorii w polu Nazwa.
4. Zatwierdzenie wprowadzonych danych odbywa się po kliknięciu przycisku Zapisz.

Rezultat: Po zapisaniu nowa kategoria zostanie dodana na końcu listy i będzie dostępna do użytku.

Edycja istniejących kategorii

1. Na liście kategorii w kolumnie Akcje należy kliknąć ikonę trzech kresek obok wybranej kategorii.
2. Z rozwijanego menu należy wybrać opcję Edytuj.
3. W polu edycji można wprowadzić zmiany w nazwie kategorii.
4. Zmodyfikowane dane należy zapisać, klikając przycisk Zapisz.

Przeglądanie historii kategorii

1. W kolumnie Akcje obok wybranej kategorii należy kliknąć ikonę trzech kresek.
2. Z rozwijanego menu należy wybrać opcję Historia.

Informacje dostępne w historii:

• Daty wprowadzonych modyfikacji.
• Dane użytkownika dokonującego zmian.

Usuwanie kategorii

1. Aby usunąć istniejącą kategorię, w kolumnie Akcje należy kliknąć ikonę trzech kresek.
2. Następnie z rozwijanego menu należy wybrać opcję Usuń.
3. System wyświetli komunikat wymagający potwierdzenia operacji.

Uwaga: Niektóre kategorie oznaczone jako systemowe są zabezpieczone przed edycją i usuwaniem. Kategorie te są niezbędne do prawidłowego funkcjonowania systemu.

Zarządzanie kategoriami dokumentów w systemie VoxCRM pozwala na łatwe organizowanie dokumentacji inwestycyjnej i dostosowanie systemu do indywidualnych potrzeb firmy. Funkcje takie jak dodawanie, edytowanie i usuwanie kategorii umożliwiają użytkownikom efektywne zarządzanie dokumentami w sposób przejrzysty i uporządkowany.

System VoxCRM umożliwia zbiorcze generowanie dokumentów na podstawie szablonów dla wielu umów jednocześnie. Poniżej przedstawiono szczegółową instrukcję, jak skorzystać z tej funkcji.

Przejście do zakładki „Umowy”

1. Z poziomu Pulpitu należy wybrać zakładkę Umowy, która znajduje się w górnym menu nawigacyjnym.

Wybór odpowiednich umów

1. W karcie Umowy należy skorzystać z dostępnych filtrów, aby wyszukać umowy, które mają być uwzględnione w procesie generowania dokumentów.
2. Po wyświetleniu wyników należy zaznaczyć odpowiednie umowy, klikając pola wyboru w pierwszej kolumnie tabeli.

Rozpoczęcie generowania dokumentów

1. W rozwijanej liście Wykonaj na zaznaczonych należy wybrać opcję Generuj z szablonu.
   • Jeśli opcja ta nie jest dostępna, zaleca się skontaktowanie z administratorem systemu lub wysłanie prośby o aktywację na adres: kontakt@voxcommerce.com.
2. Następnie należy kliknąć przycisk Wykonaj, aby przejść do kolejnego kroku.

Wybór szablonu

1. W nowo otwartym oknie wyświetlone zostaną dostępne szablony dokumentów.
2. W kolumnie Akcja należy kliknąć zielony przycisk odpowiadający wybranemu szablonowi, np. Generuj DOC lub Generuj XLSX.

Zbiorcze generowanie dokumentów w systemie VoxCRM pozwala na znaczną oszczędność czasu, umożliwiając jednoczesne tworzenie wielu dokumentów z wybranych umów. Funkcja ta eliminuje konieczność generowania dokumentów osobno dla każdej umowy, co znacząco usprawnia procesy administracyjne.

System VoxCRM umożliwia przechowywanie dokumentów oraz ich powiązanie z lokalami, umowami, klientami lub firmami.

Dodawanie nowego dokumentu

1. Przejście do zakładki Dokumenty
   Na Pulpicie należy rozwinąć zakładkę Więcej i wybrać opcję Dokumenty.
   Informacja: Zakładka Dokumenty może być widoczna na pasku nawigacji, po rozwinięciu opcji Więcej, lub niewidoczna – zależnie od Państwa uprawnień w systemie.

2. Dodanie dokumentu
   W zakładce Dokumenty należy nacisnąć przycisk Dodaj dokument w prawym górnym rogu ekranu.

3. Wybór plików z dysku
   W nowo otwartym oknie należy kliknąć Wybierz pliki z dysku i wybrać dokumenty do załadowania z lokalnego urządzenia.

4. Uzupełnienie danych dokumentu

   • Wymagane pola:
     • Nazwa: Pole automatycznie wypełnia się nazwą pliku, ale można je edytować.
     • Kategoria: Należy wybrać odpowiednią kategorię dokumentu z listy.
   • Opcjonalne pola:
     • Nadawca i Odbiorca: Wprowadzenie tych danych jest opcjonalne.
     • Termin odbioru: Istnieje możliwość ustawienia daty odbioru dokumentu.
     • Spółka celowa: Można wskazać spółkę, której dotyczy dokument.

5. Załaduj dokument
   Po wypełnieniu wszystkich wymaganych informacji należy kliknąć zielony przycisk + ZAŁADUJ PLIK/PLIKI. Dokument zostanie dodany do systemu.

Zarządzanie dokumentem

Dodany dokument może być zarządzany za pomocą następujących opcji:

• Pobierz plik: Umożliwia pobranie dokumentu na urządzenie.
• Informacje: Wyświetla szczegóły dokumentu zapisane w systemie.
• Edytuj: Umożliwia zmianę danych dokumentu np. nazwa czy kategoria.
• Edytuj powiązania pliku: Pozwala powiązać dokument z lokalem, umową, klientem lub firmą.
• Usuń: Umożliwia usunięcie dokumentu z systemu po potwierdzeniu.
• Wyślij na email: Otwiera okno wiadomości e-mail z dokumentem w załączniku.

Powiązanie dokumentu z lokalem, umową, klientem lub firmą

1. Edytowanie powiązań dokumentu
   W zakładce Dokumenty należy odnaleźć odpowiedni dokument, a następnie w kolumnie Akcja kliknąć na ikonę trzech kresek i wybrać Edytuj powiązania pliku.

2. Dodanie nowego powiązania
   W nowym oknie należy kliknąć przycisk Dodaj powiązanie, a następnie wprowadzić następujące dane:

   • Typ powiązania: Wybór jednego z dostępnych typów: Lokal, Umowa, Klient, Firma.
   • Powiązany obiekt: W zależności od wybranego typu, należy wskazać obiekt w systemie, z którym dokument ma być powiązany.

3. Zapisanie powiązania
   Po wprowadzeniu wymaganych informacji należy kliknąć przycisk Zapisz. Dokument zostanie powiązany z wybranym obiektem i będzie widoczny także w jego karcie, np. w sekcji Lista aktualnych dokumentów.

Dzięki tym funkcjom można sprawnie organizować dokumentację w systemie VoxCRM, a powiązania pozwalają na szybki dostęp do potrzebnych informacji.

System VoxCRM umożliwia dodawanie, edytowanie oraz przypisywanie klasyfikacji do umów, co pozwala na lepsze zarządzanie dokumentacją. Poniżej znajduje się szczegółowa instrukcja, jak korzystać z tych funkcji.

Dodawanie nowej klasyfikacji umowy

Aby dodać nową klasyfikację umowy, należy:

1. Przejść do panelu administracyjnego.
2. W sekcji Umowy wybrać zakładkę Umowy – klasyfikacja.
3. Skorzystać z przycisku Dodaj klasyfikację umowy, znajdującego się w prawym górnym rogu ekranu, aby otworzyć formularz.

W formularzu powinny zostać uzupełnione następujące pola:

• Nazwa klasyfikacji umowy – pole obowiązkowe, oznaczone gwiazdką.
• Waga klasyfikacji umowy – opcjonalne pole, które umożliwia określenie kolejności wyświetlania klasyfikacji na liście.

Przykładowe nazwy klasyfikacji, które można wprowadzić:

• Zwrot nadpłaty,
• Wypłata środków,
• Zmiana warunków,
• Zmiana harmonogramu.

Po uzupełnieniu formularza należy zapisać wprowadzone dane, korzystając z przycisku Zapisz.

Edytowanie istniejącej klasyfikacji

W celu edytowania istniejącej klasyfikacji należy:

1. Znaleźć wybraną klasyfikację na liście.
2. W kolumnie Akcja wybrać opcję Edytuj.
3. Wprowadzić wymagane zmiany w formularzu.
4. Zatwierdzić edytowane dane, korzystając z przycisku Zapisz.

Przypisywanie klasyfikacji do umowy

Aby przypisać klasyfikację do umowy, należy:

1. Otworzyć kartę wybranej umowy.
2. W panelu bocznym znaleźć sekcję Klasyfikacja umowy i kliknąć przycisk Zmień.
3. W oknie edycji zaznaczyć wybrane klasyfikacje. Można przypisać więcej niż jedną klasyfikację do jednej umowy.
4. Zatwierdzić zmiany, korzystając z przycisku Zapisz.

Wyszukiwanie umów według klasyfikacji

Wyszukiwanie umów przypisanych do danej klasyfikacji można przeprowadzić, wykonując następujące kroki:

1. Przejść do zakładki Umowy.
2. Skorzystać z filtra Klasyfikacja umowy, znajdującego się w górnej części ekranu.
3. Wybrać odpowiednią klasyfikację z rozwijanej listy i kliknąć przycisk Szukaj.

System wyświetli listę umów spełniających wybrane kryteria klasyfikacji.

Dodawanie i zarządzanie klasyfikacjami w systemie VoxCRM umożliwia uporządkowanie dokumentacji oraz ułatwia wyszukiwanie umów na podstawie przypisanych kategorii. Dzięki prostym i intuicyjnym narzędziom można efektywnie dostosować system do indywidualnych potrzeb firmy.

W systemie VoxCRM istnieje możliwość utworzenia nowej umowy z różnych miejsc. Poniżej opisano kroki dla każdego z dostępnych sposobów:

1. Karta Lokalu

• W karcie konkretnego lokalu należy nacisnąć przycisk „Sprzedaj”.
• Po otwarciu formularza wymagane jest uzupełnienie wszystkich obowiązkowych pól oznaczonych gwiazdką.
• Wypełnienie tych pól jest niezbędne, aby system umożliwił zapisanie umowy.
• Aby zakończyć proces, należy nacisnąć przycisk „Zapisz”.

2. Karta Klienta

• Na karcie klienta w sekcji „Rezerwacje i przypisane do klienta” należy znaleźć przypisany lokal.
• W kolumnie „Akcja” należy kliknąć ikonę trzech kresek i wybrać opcję „Utwórz umowę”.
• System wyświetli formularz, w którym należy wprowadzić dane umowy.
• Pola wymagane oznaczone są gwiazdką – muszą one zostać uzupełnione, aby możliwe było zapisanie danych.
• Po wypełnieniu formularza należy nacisnąć przycisk „Zapisz”.

3. Zakładka „Rezerwacje”

• W zakładce „Rezerwacje”, w kolumnie „Akcja”, przy wybranej rezerwacji należy kliknąć ikonę trzech kresek i wybrać opcję „Utwórz umowę”.
• System otworzy formularz wymagający wypełnienia wszystkich niezbędnych danych.
• Po zakończeniu należy nacisnąć przycisk „Zapisz”, aby utworzyć umowę.

4. Zakładka „Wyszukiwarka”

• W zakładce „Wyszukiwarka” należy otworzyć listę lokali.
• Przy wybranym lokalu, w kolumnie „Akcja”, należy kliknąć ikonę trzech kresek i wybrać opcję „Utwórz umowę”.
• Po otwarciu formularza należy wypełnić wszystkie wymagane pola.
• Po zakończeniu wprowadzania danych konieczne jest kliknięcie przycisku „Zapisz”, co zapisze umowę w systemie.

5. Zakładka „Umowy”

• W zakładce „Umowy” w prawym górnym rogu widoczny jest przycisk „Dodaj nową umowę”.
• Po jego naciśnięciu dostępne są dwie opcje:
  • „Utwórz na podstawie” – po wybraniu tej opcji należy wskazać istniejącą umowę, która posłuży jako wzór, uzupełnić dane i nacisnąć przycisk „Zapisz”.
  • „Dodaj nową umowę” – należy wypełnić formularz nowej umowy, uzupełniając wszystkie wymagane pola, a następnie kliknąć przycisk „Zapisz”.

Każde z tych miejsc w systemie umożliwia tworzenie nowych umów. W każdym przypadku system wyświetla formularz, w którym należy uzupełnić dane umowy. Pola oznaczone gwiazdką są obowiązkowe – bez ich wypełnienia zapisanie umowy nie będzie możliwe. Po wypełnieniu formularza należy nacisnąć przycisk „Zapisz”, co kończy proces tworzenia nowej umowy i przypisuje ją do wybranego lokalu, klienta lub rezerwacji.

Dodawanie przyległości do umowy w systemie VoxCRM może odbywać się ręcznie lub automatycznie. Poniżej opisano szczegółowe kroki.

Dzięki tym krokom, zarządzanie przyległościami na umowach w systemie VoxCRM jest szybkie i intuicyjne, zarówno w przypadku ręcznego, jak i automatycznego dodawania przyległości.

W razie pytań zapraszamy do kontaktu z naszym zespołem wsparcia: kontakt@voxcommerce.pl.

Rezerwacje ustne w systemie Vox CRM charakteryzują się tym, że wygasają po określonej dacie. Poniżej znajdują się szczegółowe instrukcje dotyczące różnych metod utworzenia i zarządzania rezerwacjami ustnymi.

Tworzenie rezerwacji ustnej z poziomu wyszukiwarki mieszkań

• W wyszukiwarce mieszkań należy wybrać odpowiedni lokal, a następnie w jego szczegółach skorzystać z przycisku "Rezerwuj" widocznego w prawym górnym rogu.

  

• Alternatywnie, rezerwacja może zostać utworzona bezpośrednio z listy wyników wyszukiwania, korzystając z ikony menu (trzech kresek) i wybierając opcję "Rezerwuj".

  

Tworzenie rezerwacji z karty klienta

• W karcie klienta, w zakładce "Wyszukaj dla klienta", należy znaleźć interesujące lokale, a następnie w menu obok wybranego lokalu wybrać opcję "Rezerwuj".

  

Tworzenie rezerwacji dla innych typów lokali

• System umożliwia zakładanie rezerwacji także na inne typy lokali, takie jak garaże czy komórki lokatorskie. Wyszukiwanie takich lokali należy zawęzić za pomocą odpowiednich filtrów.

Ograniczenia w zakładaniu rezerwacji

• Rezerwacje ustne można zakładać wyłącznie na lokale o statusie "Dostępne" lub takie, które już mają przypisaną rezerwację ustną.

Kolejka rezerwacji

• Przy zakładaniu rezerwacji na lokal z istniejącą rezerwacją, system proponuje automatycznie zakres dat, który rozpoczyna się od dnia wygaśnięcia obecnej rezerwacji.
• W przypadku rezygnacji klienta będącego pierwszym w kolejce, kolejny klient automatycznie przejmuje zwolniony okres rezerwacji.

Anulowanie rezerwacji

• Anulowanie rezerwacji wymaga podania powodu anulowania. Informacje te są rejestrowane i wykorzystywane do tworzenia raportów wspierających proces podejmowania decyzji przez dewelopera.

  

Przedłużanie rezerwacji

• W przypadku przedłużenia rezerwacji z istniejącą kolejką klientów doradcy muszą ustalić możliwość przesunięcia innych rezerwacji. W takich sytuacjach konieczna może być decyzja dyrektora sprzedaży.

Ustawianie przypomnienia o wygaśnięciu rezerwacji

• Tworząc rezerwację, możliwe jest ustawienie przypomnienia e-mailowego, które zostanie wysłane na przykład na jeden dzień przed wygaśnięciem rezerwacji.

  

Zarządzanie rezerwacjami w systemie

• Wszystkie utworzone rezerwacje są widoczne w zakładce "Rezerwacje", skąd można je edytować, anulować lub przekształcać w umowy rezerwacyjne.

  

Rezerwacje na pulpicie

• Rezerwacje ustne przypisane do zalogowanego użytkownika są widoczne w zakładce "Pulpit", co umożliwia szybki dostęp do bieżących rezerwacji.

  

Zmiana nabywcy na umowie to kluczowa funkcjonalność, szczególnie przydatna w sytuacjach, gdy klient zmienia swoje decyzje lub dochodzi do modyfikacji danych. W poniższych krokach przedstawiamy instrukcję, jak sprawnie przeprowadzić tę operację.

Krok 1: Przejście do zakładki "Umowy"

W górnym menu systemu należy odnaleźć sekcję "Umowy" i kliknąć ją. Opcja ta znajduje się w rozwijanym menu widocznym pod główną zakładką "Umowy".

Krok 2: Wybór umowy i edycja klienta

Po otwarciu listy umów wybierz interesującą umowę. W sekcji "Klienci", znajdującej się po lewej stronie ekranu, dostępny jest przycisk "Edytuj". Umożliwia on przejście do edycji danych klienta.

Krok 3: Uzupełnienie formularza "Edytuj klienta"

Po kliknięciu "Edytuj" otworzy się formularz o nazwie "Edytuj klienta". W formularzu należy:

• W polu "Klient" wprowadzić dane nowego nabywcy. Można wyszukać klienta spośród istniejących w systemie lub dodać nowego.
• W polu "Typ własności" wybrać odpowiedni typ własności, np. łączna lub współwłasność.

Krok 4: Zapisanie zmian

Po wprowadzeniu niezbędnych danych należy kliknąć przycisk "Zapisz". System automatycznie zaktualizuje dane nabywcy na umowie.

Dodatkowe informacje:

• Uprawnienia: Zmiana nabywcy może wymagać odpowiednich uprawnień w systemie.
• Historia zmian: Wszystkie modyfikacje są zapisywane w historii umowy, co umożliwia łatwy dostęp do szczegółów dotyczących wcześniejszych edycji.

W przypadku pytań lub potrzeby aktywacji dodatkowych funkcjonalności prosimy o kontakt z naszym działem wsparcia pod adresem: kontakt@voxcommerce.pl.

W systemie Vox CRM można utworzyć osobną umowę na przyległości, takie jak schowki, komórki lokatorskie czy miejsca postojowe. Funkcjonalność ta pozwala na efektywne rozdzielenie umów i zarządzanie nimi.

Opcja umowy na przyległości jest domyślnie wyłączona. Aby ją włączyć, należy skontaktować się z zespołem wsparcia technicznego Vox CRM, wysyłając wiadomość na adres kontakt@voxcommerce.pl.

Instrukcja tworzenia umowy na przyległości

1. Dodanie umowy deweloperskiej
   Z karty umowy rezerwacyjnej należy dodać umowę deweloperską, klikając w opcję Dodaj nową umowę. W tej umowie należy pozostawić wyłącznie elementy, które będą w niej objęte, np. mieszkanie i komórkę lokatorską.

   

2. Usunięcie przyległości z umowy deweloperskiej
   Po utworzeniu umowy deweloperskiej z sekcji Podsumowanie należy usunąć przyległości, które mają znaleźć się w osobnej umowie. W tym celu w kolumnie Akcja wybiera się opcję Usuń dla danej przyległości.

   

3. Dodanie umowy na przyległości
   Wracając do karty umowy rezerwacyjnej, należy wybrać opcję Umowa na przyległości. Do tej umowy dodaje się przyległości, takie jak schowek czy miejsce postojowe. Ważne jest, aby w umowie rezerwacyjnej przyległości znajdowały się na drugiej pozycji po lokalu – system nie pozwala na usunięcie elementów na pierwszej pozycji.

   

4. Finalizacja umowy przedwstępnej
   W umowie przedwstępnej należy pozostawić tylko przyległości, które są jej częścią, a pozostałe elementy usunąć. W sekcji Podsumowanie należy dokładnie zweryfikować listę pozycji.

Efekty procesu

Po wykonaniu powyższych kroków w systemie będą widoczne dwie osobne umowy:

• Umowa deweloperska obejmująca mieszkanie i komórkę lokatorską.
• Umowa na przyległości zawierająca schowek i miejsce postojowe.

Każda z tych umów może być niezależnie edytowana i przetwarzana. W dalszym etapie, z poziomu umowy rezerwacyjnej, można wygenerować akt notarialny, który obejmie wszystkie pozycje z umowy.

Import faktur

Aby zaimportować faktury w formacie PDF w zakładce "Umowa" należy wybrać menu (ikona trzech kropek).

Z rozwiniętej listy należy wybrać "Import faktur (XLSX)".

Uwaga: widoczność opcji "Import faktur (XLSX)" uzależniona jest od posiadanych uprawnień w systemie. Jeśli nie jest ona u Państwa widoczna, prosimy o kontakt.

W oknie importu należy uzupełnić następujące pola:

• System – Nazwa systemu, z którego wygenerowana została lista faktur, obsługiwane systemy to:

  • Enova
  • Saldeo
  • Optima
  • Wapro
  • Comarch XL

• Plik XLSX - plik w formacie Excel z listą faktur

  • Uwaga: W pliku Excel, w kolumnie "Kod kontrahenta" wiersze nie mogą zawierać przecinków "," a umowa w CRM w polu "Kod kontrahenta" musi posiadać uzupełnione to pole z tą samą wartością.
    
    
    
• Plik PDF - plik w formacie .pdf ze skanem faktury, można wybrać wiele plików na raz.
  
  
• Test - wybieramy "Tak" jeśli chcemy sprawdzić jak importer rozpozna faktury, nie zaimportuje ich wtedy do umów. Jeśli chcemy zaimportować faktury do umów, wybieramy "Nie"

Gdy wszystkie dane zostaną uzupełnione, należy kliknąć przycisk "Zapisz", aby importer załadował pliki PDF do odnalezionych umów do "Lista faktur powiązanych z umową"

voxCommerce umożliwia automatyczne generowanie harmonogramu płatności na podstawie wcześniej zdefiniowanego harmonogramu budowy. Zamiast ręcznie dodawać każdą transzę na umowie, wystarczy raz opisać etapy budowy - ich terminy i udział w cenie - a system utworzy transze jednym kliknięciem.

Spis treści

1. Dodawanie harmonogramu budowy
2. Pole „Płatne po zawiadomieniu”
3. Warunki wyświetlenia przycisku „Generuj z harmonogramu budowy”
4. Generowanie harmonogramu płatności
5. Grupowa zmiana terminu płatności

1. Dodawanie harmonogramu budowy

Funkcję generowania harmonogramu płatności na podstawie harmonogramu budowy należy najpierw włączyć w systemie. Po jej aktywacji w sekcji „Harmonogram budowy” - na poziomie inwestycji lub etapu inwestycji - można wprowadzać poszczególne etapy budowy.

Dla każdego etapu budowy uzupełnij następujące pola:

2. Pole „Płatne po zawiadomieniu”

Znacznik Płatne po zawiadomieniu (Tak/Nie) wiąże termin płatności transzy z momentem wysłania klientowi zawiadomienia o płatności. Wartość tego pola jest przepisywana z etapu budowy do wygenerowanej transzy i widoczna na liście transz.

W strefie klienta można dodatkowo włączyć opcję, aby dla takich transz - zamiast konkretnego terminu - wyświetlać status „Po zakończeniu etapu” (dopóki zawiadomienie nie zostanie wysłane). Po wysłaniu klientowi zawiadomienia o płatności system zapisuje w transzy datę jego wysłania, widoczną w kolumnie „Data wysłania zawiadomienia” na liście transz.

To, czy wysłanie zawiadomienia przesuwa termin płatności, zależy od konfiguracji:

Przy włączonej opcji aktualizacji termin płatności wyliczany jest według wzoru:

3. Warunki wyświetlenia przycisku „Generuj z harmonogramu budowy”

Przycisk „Generuj z harmonogramu budowy” pojawia się na umowie dopiero po spełnieniu wszystkich poniższych warunków:

1. W inwestycji lub etapie inwestycji wprowadzono przynajmniej jedną pozycję w sekcji „Harmonogram budowy”.
2. Dla każdej pozycji uzupełniono pola: Nazwa etapu budowy, Data z harmonogramu oraz Procent wartości umowy (%).
3. W sekcji „Harmonogram płatności” wybranej umowy nie wprowadzono jeszcze żadnych transz - sekcja musi być pusta.

4. Generowanie harmonogramu płatności

Po spełnieniu powyższych warunków na umowie pojawia się przycisk „Generuj z harmonogramu budowy”. Po jego kliknięciu system pobiera dane z właściwego harmonogramu budowy zgodnie z poniższą zasadą:

(harmonogram płatności wygenerowany z harmonogramu budowy)

5. Grupowa zmiana terminu płatności

Transze wygenerowane z harmonogramu budowy zachowują powiązanie z etapami, dzięki czemu terminy płatności można później zmieniać grupowo - na wielu umowach naraz. Jest to przydatne np. wtedy, gdy zmieni się planowany termin zakończenia konkretnego etapu.

Aby zmienić termin:

1. Wyedytuj pole Data z harmonogramu w odpowiednim etapie budowy (na poziomie inwestycji lub etapu).
2. Po zapisaniu zmian pojawi się okno z listą umów, na których wygenerowano transze na podstawie tego harmonogramu.
3. Wprowadź nowy termin ręcznie dla wybranych transz albo zastosuj go grupowo, klikając „Zmień termin we wszystkich znalezionych transzach”.

(okno grupowej zmiany terminu z listą umów)

Kontakt

W razie pytań lub problemów prosimy o kontakt z działem wsparcia technicznego:

• E-mail: kontakt@voxcommerce.pl
• Telefon: 534 571 638

W systemie voxCRM możliwe jest ręczne dodawanie wpłat na dwa sposoby: przez kartę umowy lub listę transz.

Dodawanie wpłaty poprzez kartę umowy

1. Aby dodać wpłatę, należy otworzyć kartę wybranej umowy i przejść do sekcji Harmonogram płatności.
2. W tej sekcji należy wybrać odpowiednią transzę, a następnie w kolumnie Akcja kliknąć przycisk Dodaj wpłatę.
3. W otwartym oknie należy uzupełnić wymagane dane, takie jak:
   • Kwota wpłaty – wpisz kwotę brutto.
   • Data wpłaty – wskaż datę, w której wpłata została dokonana.
   • Typ wpłaty – wybierz odpowiedni typ z rozwijanej listy, np. "Na rachunek powierniczy", "Płatność gotówką", "Zwrot klientowi".
4. Po uzupełnieniu danych kliknij Zapisz, aby zatwierdzić wpłatę.

Dodawanie wpłaty poprzez listę transz

1. Przejdź do Listy transz, najeżdżając kursorem na zakładkę Umowy w górnym menu i wybierając opcję Lista transz.
2. Po otwarciu widoku listy transz można skorzystać z filtrów znajdujących się w górnym panelu, aby znaleźć odpowiednią transzę. Filtry umożliwiają wyszukiwanie na podstawie takich kryteriów jak:
   • Nazwisko, e-mail, numer telefonu klienta.
   • Projekt, etap inwestycji, budynek.
   • Rodzaj umowy, termin płatności, kwota, status umowy.
3. Dodatkowo dostępne są opcje filtrowania:
   • Uwzględnij usunięte – pokaże także transze oznaczone jako usunięte.
   • Wymagalne – wyświetli transze, których termin płatności już minął, a kwoty nie zostały w pełni opłacone.
   • Tylko nieopłacone – ograniczy wyniki do transz bez żadnych wpłat.
   • Ukryj transze z innych umów – pozwala ukryć transze pochodzące z umów niższego poziomu, dzięki czemu lista staje się bardziej czytelna.
4. Po znalezieniu odpowiedniej transzy kliknij w kolumnie Akcja przycisk Dodaj wpłatę.
5. W nowym oknie wprowadź dane wpłaty, takie jak kwota, data oraz typ wpłaty, i zapisz zmiany.

Wpłaty można także importować do systemu za pośrednictwem wyciągów bankowych, co pozwala na automatyczne księgowanie transakcji i oszczędza czas. Ręczne dodawanie wpłat pozostaje jednak skuteczną metodą w przypadku pojedynczych transakcji.

System VoxCRM umożliwia automatyczne importowanie wpłat klientów na rachunki powiernicze z wyciągów bankowych. Poniżej znajduje się szczegółowa instrukcja, jak prawidłowo przeprowadzić proces importu.

Przejście do zakładki „Lista wpłat”

Aby rozpocząć proces importowania wpłat:

1. Należy przejść do górnego menu systemu i wybrać zakładkę Umowy.
2. Następnie z rozwijanej listy należy wybrać opcję Lista wpłat.
3. Po otwarciu strony należy kliknąć przycisk Import wpłat, który znajduje się w górnej części ekranu.

Uzupełnienie formularza importu

Po wybraniu opcji importu zostanie wyświetlone okno formularza, w którym należy uzupełnić następujące pola:

• Format: W tym polu należy wskazać nazwę banku oraz rozszerzenie pliku (np. Alior CSV, PKO MT940, Santander XML).
• Plik źródłowy: W tym miejscu należy wgrać plik wyciągu bankowego w odpowiednim formacie.
• Dodatkowe filtry (opcjonalne): Istnieje możliwość zawężenia zakresu importu poprzez zastosowanie filtrów takich jak zakres dat, inwestycja, etap czy budynek.

Importowanie danych z pliku

Po uzupełnieniu wymaganych pól należy wybrać przycisk Import. System przetworzy wgrany plik i wyświetli listę wpłat. Dane zostaną automatycznie przypisane do odpowiednich umów, o ile spełnione zostaną poniższe warunki.

Przyporządkowanie wpłat

1. Automatyczne przyporządkowanie:

   • System weryfikuje zgodność numeru rachunku powierniczego zawartego w wpłacie z danymi w umowach.
   • Jeśli numer zostanie rozpoznany, wpłata zostanie przypisana do pierwszej nieopłaconej transzy.

2. Ręczne przyporządkowanie:

   • W przypadku, gdy numer rachunku nie zostanie rozpoznany, w kolumnie Powiązany dokument zostanie wyświetlona opcja ręcznego wyszukania odpowiedniej transzy.
   • Po znalezieniu właściwej transzy należy zatwierdzić przypisanie.

Zatwierdzanie wpłat

Każda wpłata musi zostać zatwierdzona, aby mogła zostać ostatecznie dodana do odpowiedniej umowy.

• Jeżeli dana wpłata była już wcześniej zaimportowana, w systemie pojawi się komunikat: Wpłata została już zaimportowana.
  Uwaga: Informacja ta dotyczy jedynie wpłat zaimportowanych z plików, a nie tych wprowadzonych ręcznie.

Import środków zwolnionych

Import środków zwolnionych z rachunków powierniczych odbywa się w sposób analogiczny do importu wpłat:

1. Należy przejść do zakładki Środki zwolnione w menu Umowy.
2. Wykonać te same kroki co w przypadku importu wpłat, wybierając odpowiedni format, wgrywając plik oraz, jeśli to konieczne, korzystając z dodatkowych filtrów.

Dodatkowe informacje

• Kolumna Powiązany dokument wskazuje, do której umowy i transzy przypisano każdą z zaimportowanych wpłat.
• Na liście wpłat dostępne są szczegóły dotyczące każdej pozycji, takie jak: data, kwota, nadawca czy tytuł przelewu.
• Proces importu wymaga szczególnej uwagi, aby wszystkie wpłaty zostały prawidłowo przypisane do właściwych transz, co pozwala uniknąć błędów w rozliczeniach.

Import wpłat i środków zwolnionych za pomocą systemu VoxCRM znacząco usprawnia proces księgowania i rozliczania umów. Automatyzacja tego zadania redukuje ryzyko błędów oraz pozwala zaoszczędzić czas, co zwiększa efektywność pracy administracyjnej.

Import środków zwolnionych przez bank

Aby zaimportować dane dotyczące środków zwolnionych przez bank, należy w zakładce "Umowy" przejść do podstrony "Środki zwolnione".

Po prawej stronie ekranu znajduje się przycisk "Import wpłat". Klikając na niego, otworzy się okno importu.

W oknie importu należy uzupełnić następujące pola:

• Format – Nazwa banku oraz format pliku, który ma być zaimportowany.
  Obsługiwane banki to:

  • Alior Bank
  • BNP Paribas
  • Bank Pocztowy
  • Bank Spółdzielczy
  • EIMP
  • Esbank
  • Getin Bank
  • ING
  • Millennium
  • PKO BP
  • Peako
  • Santander
  • Velo Bank
  • Volkswagen Bank
  • mBank

  Obsługiwane formaty plików:

  • CSV
  • MT940
  • XLS
  • TXT
  • XML

• Pliki źródłowe – Należy wgrać plik z dysku w odpowiednim formacie.

• Zaczytaj wpłaty (od-do) – Po ustawieniu zakres dat przy pomocy kalendarza system wczyta wpłaty z określonego okresu.

• Inwestycja – Wybór inwestycję, do której mają zostać zaimportowane wpłaty.

• Etap – Po wybraniu inwestycji, z listy pojawią się dostępne etapy.

• Budynek – Po wybraniu etapu, z listy można wybrać konkretny budynek.

Gdy wszystkie dane zostaną uzupełnione, należy kliknąć przycisk "Importuj", aby zakończyć proces.

System voxCRM umożliwia generowanie dokumentów na podstawie szablonów w różnych formatach. Poniżej znajdą Państwo szczegółową instrukcję, jak to zrobić.

Generowanie dokumentów związanych z umową

1. Otwieranie szczegółów umowy
   Aby wygenerować dokumenty związane z konkretną umową, należy przejść do jej karty. Po lewej stronie ekranu znajduje się zielony przycisk "Generuj dokument".
   
   

2. Wybór rodzaju dokumentu
   Po kliknięciu otworzy się okno z następującymi opcjami:

   • Generuj z szablonu – pozwala wybrać dokument z listy dostępnych szablonów.
   • Oświadczenie do banku – generuje wymagane dokumenty dla banku.
   • Inne dokumenty – umożliwia wybór dodatkowych, specyficznych dokumentów.
   
   

3. Wybór formatu dokumentu
   Po wybraniu odpowiedniego szablonu można zdecydować, w jakim formacie dokument ma zostać wygenerowany – DOC lub PDF.
   
   

4. Generowanie dokumentu
   Po kliknięciu w wybrany format dokument zostanie automatycznie wygenerowany z wykorzystaniem danych zawartych w umowie.

Wysyłanie dokumentów do klienta

1. Przejście do opcji wysyłki
   W szczegółach umowy, w prawym górnym rogu, znajduje się menu. Po rozwinięciu należy wybrać opcję "Wygeneruj z szablonu i wyślij do klienta".
   
   

2. Wybór dokumentu i formatu
   Z listy dostępnych szablonów można wybrać dokument oraz jego format – DOC lub PDF.
   
   

3. Formularz wysyłki
   Po wygenerowaniu dokumentu system wyświetli formularz, w którym należy wprowadzić adres e-mail klienta, temat wiadomości oraz treść. Do wygenerowania wiadomości można skorzystać z opcji "Wstaw z szablonu"
   
   

4. Wysłanie dokumentu
   Po wypełnieniu formularza wystarczy kliknąć "Wyślij", aby przesłać dokument do klienta.

Generowanie dokumentów dla środków zwolnionych przez bank

1. Wejście do zakładki
   W zakładce "Umowy" należy przejść do podstrony "Środki Zwolnione".

2. Wybór wpisu z listy
   Na liście środków zwolnionych należy znaleźć odpowiedni wpis. W kolumnie "Akcja" znajduje się menu, które pozwala wygenerować dokument.

3. Generowanie dokumentu
   Po kliknięciu "Generuj z szablonu" system wyświetli listę dostępnych szablonów. Wystarczy wybrać dokument oraz jego format (DOC lub PDF).

Generowanie dokumentów dla konkretnego klienta

1. Otwieranie karty klienta
   Aby wygenerować dokument dla konkretnego klienta, należy przejść do szczegółów jego karty.

2. Generowanie dokumentu
   Z lewej strony ekranu znajduje się przycisk "Generuj z szablonu". Po kliknięciu system wyświetli listę dostępnych szablonów.
   
   

3. Wybór i wygenerowanie dokumentu
   Po wyborze szablonu oraz formatu (DOC lub PDF) system automatycznie wygeneruje dokument z danymi klienta.

System voxCRM umożliwia szybkie i sprawne generowanie dokumentów, co pozwala zaoszczędzić czas i zminimalizować ryzyko błędów. Wszystkie dane są pobierane bezpośrednio z systemu, co zapewnia spójność i dokładność informacji.

Integracja systemu voxCRM z portalem Deweloperskiego Funduszu Gwarancyjnego (DFG) umożliwia wygenerowanie plików wsadowych, które następnie importuje się na portalu DFG. W systemie dostępne są trzy warianty pliku wsadowego — każdy odpowiada innej sytuacji w obsłudze umów deweloperskich. Poniżej opisano, czego dotyczy każdy z wariantów oraz jakie dane należy uzupełnić, aby plik wygenerował się poprawnie.

Spis treści

1. Wymagania wspólne dla wszystkich wariantów
2. Wariant 1 — Plik wsadowy „Nowe umowy DFG”
3. Wariant 2 — Plik wsadowy „Korekta umowy DFG”
4. Wariant 3 — Plik wsadowy „Zmiana umowy DFG”
5. Generowanie pliku wsadowego
6. Rejestracja i logowanie do portalu DFG
7. Kontakt

1. Wymagania wspólne dla wszystkich wariantów

Niezależnie od wybranego wariantu, aby umowa została uwzględniona w pliku wsadowym, muszą być spełnione następujące warunki:

• umowa posiada status Podpisana,
• typ umowy to umowa deweloperska,
• integracja z portalem DFG jest aktywna dla dewelopera.

2. Wariant 1 — Plik wsadowy „Nowe umowy DFG”

Plik wsadowy „Nowe umowy DFG” umożliwia wprowadzenie nowych danych na portalu Deweloperskiego Funduszu Gwarancyjnego (DFG). Poniżej przedstawiono szczegółową instrukcję krok po kroku.

Kroki przygotowawcze

Aby wygenerować plik wsadowy, należy:

1. Uzupełnić obowiązkowe pola w systemie voxCRM.
2. Wygenerować plik wsadowy „Nowe umowy DFG”.

Plik w formacie ZIP będzie gotowy do zaimportowania na portalu DFG.

Obowiązkowe pola do uzupełnienia w voxCRM

1. Pola w widoku edycji inwestycji – zakładka „Inwestycja”

W celu uzupełnienia wymaganych danych należy:

• Przejść do listy inwestycji w systemie voxCRM.

• Wybrać opcję Edytuj przy wybranej inwestycji.

• Uzupełnić w zakładce Inwestycja (która otwiera się domyślnie) następujące pola:
  
  • Data przeniesienia własności (transferOwnershipDate),
    
    
  • Numer rachunku dla umów deweloperskich (mrpAccountNumber),
    
    
  • Numer księgi wieczystej (landingRegisterNumber).
    
    

2. Pola w widoku edycji inwestycji – zakładka „Adres”

W zakładce Adres należy wpisać:

• Województwo (Province),
• Miejscowość (City),
• Powiat,
• Gmina (Commune),
• Ulica (Street),
• Numer budynku (buildingNumber) – jeżeli pole to zostanie wypełnione w edycji lokalu, system pobierze numer z danych lokalu. W przeciwnym razie wykorzystany zostanie numer z edycji inwestycji,
• Kod pocztowy (zipCode).
  
  

3. Pola w widoku edycji lokalu

Aby wprowadzić dane dla konkretnego lokalu, należy:

• Otworzyć widok danego lokalu w systemie voxCRM.
• Wybrać opcję Edytuj.
  
  
• Wypełnić pole:
  • Numer konta bankowego 1 (subAccountNumber).
    
    

Uwaga: Jeżeli istnieje potrzeba hurtowego wprowadzenia numerów kont bankowych, należy przygotować plik zawierający numery lokali oraz przypisane do nich rachunki powiernicze i przesłać go na adres: kontakt@voxcommerce.pl.

4. Pola w widoku umowy deweloperskiej

W sekcji Harmonogram płatności należy uzupełnić:

• Kwotę transzy (Amount),
• Termin płatności (paymentDate).
  
  

3. Wariant 2 — Plik wsadowy „Korekta umowy DFG”

Plik wsadowy „Korekta umowy DFG” służy do przekazania na portal DFG poprawionych danych umowy, która została już wcześniej zgłoszona — najczęściej w sytuacji zmiany przypisanego do lokalu numeru rachunku bankowego (rachunku powierniczego).

Kiedy stosować ten wariant

Wariant korekta stosuje się wówczas, gdy dane umowy zostały już zarejestrowane na portalu DFG, a następnie wymagały poprawienia — typowo dotyczy to zmiany numeru rachunku przypisanego do lokalu.

Co należy przygotować

Aby umowa została uwzględniona w pliku wsadowym korekta, należy:

1. Spełnić wymagania wspólne (status Podpisana, typ umowy deweloperskiej, aktywna integracja DFG).
2. Uzupełnić w widoku edycji lokalu pole Numer konta bankowego 1 poprawnym numerem rachunku.

Sposób wprowadzenia numeru rachunku jest analogiczny jak w wariancie „Nowe umowy” — opisano go w punkcie Pola w widoku edycji lokalu.

4. Wariant 3 — Plik wsadowy „Zmiana umowy DFG”

Plik wsadowy „Zmiana umowy DFG” służy do zgłoszenia na portalu DFG zmiany umowy dokonanej aneksem lub cesją. Aby zmiana mogła zostać uwzględniona, do umowy musi być dołączony odpowiedni dokument (aneks lub cesja) wraz z datą jego podpisania.

Kiedy stosować ten wariant

Wariant zmiana stosuje się, gdy warunki umowy uległy zmianie na podstawie aneksu lub gdy nastąpiła cesja umowy na inny podmiot.

Co należy przygotować

Aby umowa została uwzględniona w pliku wsadowym zmiana, należy:

1. Spełnić wymagania wspólne (status Podpisana, typ umowy deweloperskiej, aktywna integracja DFG).
2. Otworzyć widok umowy deweloperskiej i dodać dokument zmiany.

Podczas dodawania dokumentu należy uzupełnić następujące pola:

5. Generowanie pliku wsadowego

Procedura generowania jest taka sama dla wszystkich trzech wariantów — różnica polega wyłącznie na wybranej opcji z listy. Aby wygenerować plik wsadowy, należy:

1. Przejść do widoku Umowy.
2. Zaznaczyć wybrane umowy, które mają zostać uwzględnione w pliku wsadowym.
3. W sekcji Wykonaj dla zaznaczonych wybrać odpowiedni wariant:
   • Plik wsadowy nowe umowy DFG,
   • Plik wsadowy korekta umowy DFG,
   • Plik wsadowy zmiana umowy DFG.
4. Wybrać opcję Wykonaj.
   
   

Po wykonaniu operacji system wygeneruje plik ZIP, który można zaimportować na portalu DFG.

6. Rejestracja i logowanie do portalu DFG

Aby rozpocząć korzystanie z portalu DFG, należy zarejestrować administratora konta.

Otrzymanie danych dostępowych

Bank, który prowadzi rachunki powiernicze, przekaże dane dostępowe w formie listu powitalnego. Dokument zawiera:

• Token rejestracyjny,
• Numer ewidencyjny dewelopera,
• Instrukcję rejestracyjną.

Logowanie do portalu

Po otrzymaniu danych należy:

1. Otworzyć stronę główną portalu DFG.
2. Wybrać opcję Deweloper, znajdującą się w górnym menu strony.

Po zalogowaniu należy:

1. Wybrać tryb zasilenia — Nowe Dane.
2. Wybrać sposób wprowadzenia danych — Z pliku.

Kontakt

W razie pytań lub problemów prosimy o kontakt z działem wsparcia technicznego:

• E-mail: kontakt@voxcommerce.pl
• Telefon: 534 571 638

System voxCRM umożliwia wprowadzenie i zarządzanie rozliczeniem powierzchni na umowach deweloperskich. Rozliczenie powierzchni powykonawczej to funkcja, która pozwala na zapisanie rzeczywistej powierzchni lokalu po zakończeniu budowy oraz automatyczne wyliczenie różnicy względem powierzchni projektowej (umownej). Poniżej przedstawiono szczegółową instrukcję, jak edytować powierzchnię lokalu oraz rozliczać powierzchnię powykonawczą.

Spis treści

1. Edycja powierzchni lokalu
2. Rozliczenie powierzchni powykonawczej
3. Ważne informacje
4. Aktywacja funkcji

1. Edycja powierzchni lokalu

Aby zmienić powierzchnię lokalu, należy przejść z karty umowy do karty nieruchomości:

1. Otworzyć kartę umowy, w której znajduje się lista mieszkań i przyległości zawartych w umowie.
2. W kolumnie Akcja przy wybranym lokalu kliknąć przycisk z trzema kreskami i wybrać opcję Przejdź do karty.
3. W karcie nieruchomości odnaleźć sekcję Powierzchnia lokalu — znajduje się tam możliwość dodania lub edycji powierzchni.
4. Po wprowadzeniu nowych wartości kliknąć Zapisz, aby zatwierdzić zmiany.

2. Rozliczenie powierzchni powykonawczej

Funkcja dostępna jest z poziomu karty umowy deweloperskiej (przedwstępnej / końcowej). Pozwala zapisać powierzchnię po obmiarze jako odrębną wartość, bez utraty powierzchni projektowej.

Gdzie znaleźć sekcję

Należy otworzyć kartę umowy i odnaleźć sekcję Rozliczenie powierzchni – mieszkanie [numer lokalu]. Analogiczna sekcja pojawi się dla każdej przynależności (komórka, miejsce postojowe itp.).

Pola widoczne w sekcji

Jak wprowadzić powierzchnię powykonawczą

1. W sekcji rozliczenia powierzchni kliknąć ikonę zębatki w kolumnie „Powierzchnia powykonawcza".
2. W otwartym oknie wprowadzić nową wartość w polu Nowa powierzchnia (m²).
3. Opcjonalnie zaznaczyć Rozliczaj po przekroczeniu 2% — wówczas system automatycznie wygeneruje rozliczenie tylko w przypadku, gdy różnica powierzchni przekroczy 2%.
4. Zatwierdzić zmiany — system automatycznie uzupełni pola Różnica w m² i % różnicy.

3. Ważne informacje

• System voxCRM automatycznie przelicza różnice między powierzchnią umowną a powykonawczą — nie trzeba tego robić ręcznie.
• Wprowadzane dane mogą mieć wpływ na rozliczenia finansowe między stronami umowy, dlatego zaleca się dokładne sprawdzanie wprowadzanych wartości.
• Rozliczenie powykonawcze widoczne jest wyłącznie w karcie umowy — karta samego lokalu zawsze pokazuje powierzchnię projektową.
• Przy nowej umowie zawieranej dzisiaj cena liczy się od powierzchni projektowej z karty lokalu. Rozliczenie powykonawcze pojawia się dopiero po zawarciu umowy deweloperskiej.

4. Aktywacja funkcji

Kontakt: kontakt@voxcommerce.pl

Poniżej znajduje się instrukcja jak wygenerować hormonogram płatności z wykorzystaniem wcześniej wprowadzonego szablonu.

Przejście do opcji generowania harmonogramu

1. Należy otworzyć kartę wybranej umowy, dla której ma zostać utworzony harmonogram płatności.
2. W sekcji Harmonogram płatności dostępnej na dole ekranu umowy, należy wybrać przycisk Szablon harmonogramu.

Wybór szablonu harmonogramu

1. Po kliknięciu przycisku Szablon harmonogramu, otwiera się nowe okno dialogowe.
2. W wyświetlonym oknie należy wybrać odpowiedni szablon harmonogramu z listy rozwijanej.
   • W przypadku, gdy na inwestycji dodano tylko jeden szablon, również konieczne jest jego wskazanie.
3. Po wybraniu szablonu należy kliknąć przycisk Zapisz, aby potwierdzić wybór.

Potwierdzenie utworzenia harmonogramu

1. System wyświetli komunikat z pytaniem o potwierdzenie utworzenia harmonogramu płatności na podstawie wybranego szablonu.
2. Aby zatwierdzić proces, należy kliknąć przycisk Tak.

Generowanie harmonogramu płatności

1. Po zatwierdzeniu, system automatycznie utworzy harmonogram płatności na podstawie wskazanego szablonu.
2. Wygenerowany harmonogram będzie widoczny w sekcji Harmonogram płatności na karcie umowy.

Uwagi dotyczące funkcji

• Generowanie harmonogramu płatności jest możliwe tylko w przypadku, gdy w umowie nie zostały wcześniej dodane żadne transze.
• W przypadku istnienia już transz w harmonogramie, należy je usunąć przed ponownym wygenerowaniem harmonogramu z szablonu.

Moduł odsetek w systemie voxDeveloper CRM umożliwia naliczanie odsetek za nieterminowe wpłaty nabywców oraz generowanie not odsetkowych. Dzięki niemu możliwe jest monitorowanie zaległości w płatnościach i przejrzyste rozliczanie naliczonych odsetek.

Czym jest nota odsetkowa?

Nota odsetkowa to dokument informujący nabywcę o naliczonych odsetkach z tytułu nieterminowej wpłaty. Jeżeli nabywca nie uregulował płatności w terminie wynikającym z harmonogramu, deweloper ma prawo naliczyć odsetki — a nota odsetkowa stanowi dokument potwierdzający wysokość tych odsetek i wezwanie do ich zapłaty.

Noty odsetkowe wystawiane są najczęściej w następujących sytuacjach:

• Nieterminowa wpłata transzy zgodnie z harmonogramem płatności.
• Brak wpłaty w ustalonym terminie po podpisaniu umowy.
• Opóźnienie w regulowaniu kolejnych rat.

Konfiguracja modułu odsetek

Przed rozpoczęciem korzystania z modułu odsetek konieczne jest ustalenie kilku parametrów. Konfiguracja odbywa się we współpracy z działem wsparcia technicznego.

W ramach konfiguracji należy określić:

1. Domyślną stawkę odsetek — wartość procentowa stosowana w przypadku, gdy do danej umowy nie zostały przypisane indywidualne stawki.
2. Opóźnienie naliczania — liczbę dni po terminie płatności, po których system rozpoczyna naliczanie odsetek (np. 1 dzień, 7 dni lub inna wartość).
3. Godzinę codziennego sprawdzania — porę, o której system automatycznie analizuje umowy i nalicza odsetki.
4. Listę użytkowników z dostępem — osoby uprawnione do przeglądania modułu odsetek oraz eksportowania danych.

Stawki odsetek

Stawki odsetek konfigurowane są ręcznie. System obsługuje trzy poziomy stawek:

Jak system nalicza odsetki

Proces naliczania odsetek przebiega automatycznie:

1. Codzienne sprawdzanie — system o ustalonej godzinie analizuje wszystkie umowy pod kątem zaległych płatności.
2. Identyfikacja zaległości — porównywane są terminy transz z harmonogramu płatności z faktycznymi datami wpłat.
3. Naliczanie odsetek — dla każdej zaległej transzy obliczana jest kwota odsetek na podstawie obowiązującej stawki, kwoty zaległości oraz liczby dni opóźnienia.
4. Rejestracja w systemie — naliczone odsetki widoczne są w sekcji „Odsetki” na karcie danej umowy.

Naliczanie odsetek w starszych umowach:

• Jeżeli do starszych umów zostaną dodane stawki odsetek, system naliczy odsetki na podstawie tych stawek oraz dat obowiązywania zapisanych w umowie.
• W przypadku braku indywidualnych stawek odsetek system wykorzysta domyślną stawkę procentową.

Generowanie noty odsetkowej — krok po kroku

Po naliczeniu odsetek przez system możliwe jest wygenerowanie noty odsetkowej. Proces ten przebiega następująco:

1. Należy przejść do karty wybranej umowy.
2. Jeżeli moduł odsetek jest włączony i system naliczył odsetki, w sekcji „Odsetki” widoczne będą przyciski do generowania noty:
   • „Wygeneruj notę odsetkową DOCX” — generuje notę w formacie Word, umożliwiającym edycję treści przed wysyłką.
   • „Wygeneruj notę odsetkową PDF” — generuje notę w formacie PDF, gotową do bezpośredniego przekazania nabywcy.
3. Po kliknięciu wybranego przycisku system wygeneruje notę odsetkową, którą można pobrać na dysk.

Zawartość noty odsetkowej:

Każda wygenerowana nota odsetkowa zawiera następujące informacje:

Wysyłka noty odsetkowej

System nie oferuje automatycznej wysyłki not odsetkowych — proces ten realizowany jest ręcznie. Poniżej opisano zalecany sposób przekazania noty nabywcy:

1. Należy wygenerować notę odsetkową z poziomu sekcji „Odsetki” na karcie umowy.
2. Pobrany plik (DOCX lub PDF) należy dołączyć jako załącznik do wiadomości e-mail.
3. Wiadomość można wysłać za pośrednictwem modułu mailowego w systemie CRM lub drogą zewnętrzną (np. z własnej skrzynki pocztowej lub tradycyjną pocztą).

Księgowanie not odsetkowych

Po wygenerowaniu i wysłaniu noty odsetkowej możliwe jest śledzenie jej statusu bezpośrednio w systemie. Dla każdej noty dostępne są następujące opcje oznaczenia:

Dodatkowe informacje dotyczące zarządzania notami:

• Automatyczna rejestracja — każda wygenerowana nota odsetkowa jest automatycznie zapisywana w systemie i powiązana z odpowiednią umową.
• Historia — informacje o wygenerowanych notach i ich statusach widoczne są w historii umowy.
• Eksport danych — użytkownicy z odpowiednimi uprawnieniami mogą eksportować dane dotyczące naliczonych odsetek i wygenerowanych not.

Podsumowanie procesu obsługi not odsetkowych

Moduł odsetek w systemie voxDeveloper CRM pozwala na skuteczne zarządzanie nieterminowymi płatnościami, minimalizując ryzyko finansowe i zwiększając przejrzystość w rozliczeniach z nabywcami.

Lista transz umożliwia przeglądanie i zarządzanie wszystkimi transzami w systemie. Zawiera szczegółowe informacje o płatnościach oraz pozwala na zastosowanie różnych filtrów w celu wyszukania konkretnych transz.

Przejście do listy transz

Aby otworzyć listę transz, należy w menu głównym systemu wybrać zakładkę „Umowy”, a następnie opcję „Lista transz”.

Widok listy transz

Na liście transz wyświetlane są szczegółowe dane, takie jak:

• informacje o kliencie (imię, nazwisko lub nazwa firmy),
• kwoty transz,
• terminy płatności,
• kwoty pozostałe do zapłaty,
• statusy płatności.

Korzystanie z filtrów

Na liście transz dostępne są filtry, które umożliwiają zawężenie wyników wyszukiwania do określonych transz. Można wybrać kryteria takie jak nazwisko klienta, inwestycja, termin płatności, status transzy czy inne parametry związane z transzami. Warto wyróżnić możliwość filtrowania po rodzaju umowy, terminie oraz płatności po wysłaniu zawiadomienia.

Dzięki filtrowaniu możliwe jest szybkie odnalezienie transz, które są:

• przeterminowane – wystarczy zaznaczyć pole „Wymagane” i kliknąć przycisk „Szukaj”. Wyświetlą się wszystkie transze z przekroczonym terminem płatności, wraz z informacją o kwotach pozostałych do zapłaty;
• nieopłacone – należy zaznaczyć pole „Tylko nieopłacone”, aby wyświetlić transze, które nie zostały jeszcze uregulowane;
• płatne po zawiadomieniu – umożliwia przegląd transz, które zostały lub powinny zostać opłacone po wcześniejszym wysłaniu zawiadomienia do klienta.

Operacje zbiorcze na transzach

Lista transz umożliwia wykonanie zbiorczych działań na wybranych transzach. W tym celu należy zaznaczyć transze, a następnie wybrać jedną z dostępnych opcji:

• Wysyłanie wiadomości e-mail do klientów powiązanych z wybranymi transzami;
• Generowanie faktur dla zaznaczonych transz – każda transza zostanie rozliczona osobną fakturą;
• Zmiana dat w transzach – umożliwia zbiorczą edycję dat płatności w wybranych transzach;
• Wysyłanie zawiadomień do klientów – pozwala poinformować klientów o płatnościach związanych z zaznaczonymi transzami.

Lista transz jest przydatnym narzędziem, które wspiera zarządzanie płatnościami w systemie. Umożliwia bieżące monitorowanie zaległości oraz łatwe komunikowanie się z klientami w celu przypominania o płatnościach.

Lista wpłat umożliwia przeglądanie, filtrowanie i zarządzanie wszystkimi wpłatami w systemie.

Filtrowanie wpłat

Aby zawęzić listę wyników, można skorzystać z dostępnych filtrów, takich jak dane klienta, inwestycja, data lub status wpłaty (np. tylko nieopłacone). Wyniki wyszukiwania wyświetlają szczegóły każdej wpłaty, w tym kwotę, termin oraz sumę pozostałą do zapłaty.

Działania na wybranych wpłatach

Po zaznaczeniu wpłat można wykonać takie operacje jak:

• Generowanie faktur – tworzenie faktur na podstawie wybranych wpłat.
• Udostępnianie klientom – wysyłanie faktur do klientów.
• Eksport danych – przygotowanie pliku Excel z informacjami o wybranych wpłatach.

Import wpłat

Aby zaimportować wpłaty należy:

1. Kliknąć „Import wpłat” w prawym górnym rogu.
2. Wybrać format pliku, np. Millenium (CSV).
3. Wgrać plik z wyciągiem bankowym i opcjonalnie uzupełnić szczegóły (np. etap, budynek).
4. Kliknąć „Import” w celu załadowania danych.

Lista wpłat usprawnia zarządzanie finansami, pozwalając szybko odnaleźć potrzebne dane i wykonać zbiorcze operacje na transakcjach. Szczegóły dotyczące importu wpłat znajdują się w artykule: Import wpłat w systemie.

W systemie istnieje możliwość wysyłki grupowego zawiadomienia o zakończeniu etapu budowy, co można zrealizować z poziomu Listy transz.

Ustawienie transz płatnych po zawiadomieniu

W edycji transzy na umowie istnieje opcja ustawienia, czy transza ma być płatna po zawiadomieniu. Domyślnie zaznaczona jest opcja "Nie", jednak można zmienić ją na "Tak", co umożliwia późniejsze filtrowanie takich transz.

Etapy wysyłki zawiadomienia

Przejście do Listy transz
Należy otworzyć zakładkę Umowy, a następnie wybrać opcję Lista transz.

Filtrowanie transz
Za pomocą dostępnych filtrów można odnaleźć transze, które zostały oznaczone jako płatne po zawiadomieniu (opcja "Tak").

Zaznaczanie transz
Na liście transz należy zaznaczyć checkboxy przy tych transzach, dla których ma zostać wysłane zawiadomienie.

Wybór akcji
Po zaznaczeniu transz w menu akcji grupowych należy wybrać opcję Wyślij zawiadomienie do klientów i zatwierdzić wybór.

Formularz wiadomości
Po zatwierdzeniu system wyświetli formularz, w którym można wybrać szablon wiadomości. Po wybraniu odpowiedniego szablonu należy kliknąć przycisk Wyślij.

Automatyczna aktualizacja daty
System po wysłaniu wiadomości automatycznie uzupełni pole Data wysłania zawiadomienia dla wybranych transz.

• Prosimy o upewnienie się, że wszystkie informacje w transzach zostały poprawnie wprowadzone przed wysyłką.
• W przypadku problemów z konfiguracją zapraszamy do kontaktu z działem wsparcia.

System voxCRM umożliwia automatyczne przesunięcie terminu zapłaty transzy po wysłaniu zawiadomienia do klienta. Funkcja eliminuje konieczność ręcznej aktualizacji harmonogramu — termin nowy wyliczany jest na podstawie daty wysłania zawiadomienia oraz liczby dni skonfigurowanej w spółce celowej.

Spis treści

1. Włączenie funkcji w Ustawieniach umów
2. Konfiguracja liczby dni w spółce celowej
3. Jak działa aktualizacja
4. Powiązane materiały
5. Kontakt

1. Włączenie funkcji w Ustawieniach umów (Po kontakcie z support)

Ścieżka: Administracja → Ustawienia umów

W sekcji ustawień związanych z transzami znajdziesz opcję:

Zaznacz checkbox i zapisz ustawienia. Tooltip przy opcji informuje, że liczba dni po zawiadomieniu konfigurowana jest w danych spółki celowej — to drugi krok konfiguracji.

2. Konfiguracja liczby dni w spółce celowej

Ścieżka: Administracja → Spółki celowe → [edycja spółki]

Po włączeniu globalnej opcji w Ustawieniach umów, w formularzu edycji każdej spółki celowej pojawia się dodatkowe pole:

Tooltip pola: „Po wysłaniu zawiadomienia do klienta termin transzy zostanie zaktualizowany na podstawie daty wysłania zawiadomienia oraz liczby dni wprowadzonej w tym polu."

3. Jak działa aktualizacja

Mechanizm działa w chwili wysłania zawiadomienia o transzy przez kolejkę e-maili voxCRM.

Sekwencja zdarzeń

1. Użytkownik (lub automatyzacja) zleca wysłanie zawiadomienia do klienta o transzy z poziomu karty umowy.
2. Wiadomość trafia do kolejki e-maili i czeka na obsługę przez crona.
3. Cron przetwarza kolejkę i wysyła e-mail.
4. Po pomyślnym wysłaniu wiadomości:
   • na transzy zapisywana jest data wysłania zawiadomienia (customer_notification_sent_at),
   • jeśli globalna opcja jest włączona oraz spółka celowa inwestycji ma uzupełnioną liczbę dni — termin transzy (due_date) zostaje przeliczony według wzoru:

     nowy_termin_transzy = data_wysłania_zawiadomienia + liczba_dni_ze_spółki_celowej

Przykład

Warunki, które muszą być spełnione

• Globalna opcja Aktualizuj termin transzy po wysłaniu zawiadomienia do klienta jest włączona w Administracja → Ustawienia umów.
• Spółka celowa powiązana z inwestycją tej transzy ma uzupełnione pole Liczba dni po wysłaniu zawiadomienia do klienta (wartość liczbowa większa od zera).
• E-mail został pomyślnie wysłany przez kolejkę (status: wysłany, nie błąd).
• Wiadomość była powiązana z konkretną transzą (zawiadomienie generowane z karty umowy/transzy, nie zwykły e-mail).