Przewodnik wdrożenia voxCRM - materiały i dokumenty

Szanowni Państwo!

Dziękujemy za wybór systemu voxDeveloper CRM. Wdrożenie prowadzimy razem z Państwem. Z naszej strony opiekę przejmuje opiekun wdrożenia – prowadzi cały proces, szkolenia i odpowiada na bieżące pytania. Do Państwa dyspozycji jest też nasz kilkunastoosobowy dział supportu.

Wdrożenie składa się z 10 kroków. Każdy krok kończy się czymś, co widać w systemie – dzięki temu zawsze wiadomo, na jakim etapie jesteśmy i co dalej.

Spis treści

• Mapa wdrożenia – 10 kroków
• Od czego zacząć i jak długo to trwa
• Gdzie jesteśmy? Harmonogram od opiekuna
• Co robimy my, o co prosimy Państwa
• Lista kontrolna materiałów
• Przygotowanie · Kroki 1–3
  • 1. Materiały na start
  • 2. Uruchomienie systemu
  • 3. Spotkanie startowe i plan z datami
• Sprzedaż w CRM · Kroki 4–7
  • 4. Poczta w CRM
  • 5. Zapytania i portale
  • 6. Wzory maili, oferta online i zgody
  • 7. Szkolenie sprzedażowe
• Umowy i obsługa po sprzedaży · Kroki 8–9
  • 8. Umowy i wpłaty
  • 9. Odbiory, usterki i dokumenty po sprzedaży
• Po pierwszym miesiącu · Krok 10
• Szkolenia – zakres i przygotowanie
• Gdzie wysyłać materiały?
• Wzory plików do pobrania
• Kontakt

Mapa wdrożenia – 10 kroków

Kroki są pogrupowane w cztery części. Zaczynamy od przygotowania systemu na Państwa danych – dzięki temu już pierwsze spotkanie odbywa się na Państwa lokalach, a nie na przykładach.

Od czego zacząć i jak długo to trwa

1. Proszę wskazać osobę koordynującą wdrożenie. Jedna osoba zbierająca materiały po Państwa stronie skraca wdrożenie bardziej niż komplet dokumentów przesłany naraz.
2. Proszę przesłać materiały na start: dane spółki i inwestycji, cennik (lista lokali z przyległościami), karty lokali oraz listę osób, które będą pracować w systemie (szczegóły w kroku 1).
3. Proszę jak najwcześniej przekazać kontakty do administratora poczty i strony www. Podłączenie skrzynek i formularzy zależy od osób spoza działu sprzedaży, dlatego zwykle trwa najdłużej.

Jak długo? Od otrzymania materiałów na start do spotkania startowego mija zwykle 1–2 tygodnie. Kroki 4–7 zajmują kolejne 2–4 tygodnie. Kroki 8–9 planujemy według Państwa potrzeb – umowy, gdy ruszają podpisania, a obsługę po sprzedaży bliżej terminu odbiorów.

Gdzie jesteśmy? Harmonogram od opiekuna

Na spotkaniu startowym ustalamy daty kolejnych kroków, a zaraz po nim opiekun wysyła Państwu harmonogram wdrożenia – te same 10 kroków z datami i osobami odpowiedzialnymi. Aktualizuje go po każdej zmianie, nie rzadziej niż co 2 tygodnie. Przy każdym kroku jest jeden z czterech statusów:

• Zrobione – krok zakończony, warunek „Gotowe, gdy…” spełniony,
• W toku – pracujemy nad tym krokiem,
• Czekamy na Państwa – z nazwą brakującego materiału i osoby, od której go oczekujemy,
• Zaplanowane – krok z ustaloną datą.

Tak wygląda przykładowy harmonogram w piątym tygodniu wdrożenia:

Inwestycja Zielone Tarasy · aktualizacja: piątek, 5. tydzień · następna aktualizacja: najpóźniej za 2 tygodnie

Co robimy my, o co prosimy Państwa

Lista kontrolna materiałów

Wszystkie materiały w kolejności kroków. Na start potrzebujemy pierwszej grupy – resztę można dosyłać stopniowo.

Przygotowanie · Kroki 1–3

Zanim się spotkamy, przygotowujemy system na Państwa danych. Dzięki temu spotkanie startowe odbywa się na Państwa lokalach, a nie na przykładach.

Krok 1. Materiały na start

Państwo: wskazują osobę koordynującą i przesyłają: dane spółki i inwestycji, cennik z przyległościami, karty lokali oraz listę osób, które będą pracować w systemie (imię, nazwisko, e-mail, dział). Jeśli prowadzą już Państwo bazę klientów – prosimy ją dołączyć.

My: wysyłamy ten przewodnik, odpowiadamy na pytania o format plików i potwierdzamy otrzymanie materiałów.

Dane spółki i inwestycji

Uruchomienie systemu zaczynamy od danych spółki deweloperskiej oraz inwestycji, której dotyczy sprzedaż.

Podstawowe dane spółki:

• Pełna nazwa spółki (dokładnie jak w dokumentach urzędowych)
• NIP
• REGON
• KRS lub wpis do CEIDG (w przypadku spółek cywilnych)
• Pełny adres siedziby spółki

Podstawowe dane inwestycji:

• Nazwa inwestycji
• Wskazanie, która spółka realizuje daną inwestycję
• Pełny adres inwestycji

Cennik inwestycji

Format: Excel (.xlsx)

Lista lokali to fundament systemu – na niej opierają się oferty, rezerwacje, umowy i raporty. Dlatego prosimy o cennik na samym początku: wczytamy go przed spotkaniem startowym.

Czego potrzebujemy:

• Cennik do importu inwestycji w formie uzupełnionego wzoru pliku Excel
• Można skorzystać z naszego wzoru „Cennik (lista lokali) – wzór” lub przesłać własny plik
• Pobierz wzór pliku Excel do cennika

Lista przyległości

Format: Excel (.xlsx) - może być połączona z cennikiem

Co obejmuje:

• Miejsca postojowe
• Komórki lokatorskie
• Boksy rowerowe
• Inne przyległości wraz z cennikiem

Wszystkie dodatkowe przyległości można przesłać razem z lokalami w jednym pliku.

Karty lokali

Format: PDF

Karty lokali system przyjmuje w formacie PDF.

Baza klientów

Format: Excel (.xlsx)

Jeśli prowadzą już Państwo listę klientów (np. w arkuszu), zaimportujemy ją do systemu – handlowcy od razu zobaczą historię kontaktów. Listę podpisanych umów i wpłat importujemy w kroku 8.

• Pobierz wzór pliku Excel dla klientów
• Mogą Państwo również przesłać własny plik

Krok 2. Uruchomienie systemu

Państwo: ten krok jest po naszej stronie. W tym czasie warto przekazać nam kontakty do administratora poczty i strony www.

My: zakładamy system i konta użytkowników, wczytujemy cennik, przyległości i karty lokali, importujemy bazę klientów, wstępnie konfigurujemy system pod Państwa sprzedaż.

Krok 3. Spotkanie startowe i plan z datami

Państwo: zapraszają osobę koordynującą i kierownika sprzedaży.

My: pokazujemy system na Państwa lokalach, omawiamy kolejne kroki i ustalamy ich daty. Po spotkaniu w ciągu 1 dnia roboczego wysyłamy podsumowanie i harmonogram wdrożenia.

Sprzedaż w CRM · Kroki 4–7

Cel: zapytania z portali, strony www i poczty trafiają do CRM, a handlowcy obsługują w nim klientów – od pierwszego kontaktu do rezerwacji.

Krok 4. Poczta w CRM

Państwo: przekazują adresy skrzynek i kontakt do administratora poczty.

My: podłączamy skrzynkę firmową, skrzynki imienne i stopki, a także przekierowanie skrzynki z zapytaniami (używamy go w kroku 5).

Konfiguracja poczty elektronicznej

Skrzynka do zbierania zapytań (leadów)

• Czy posiadają Państwo jedną skrzynkę mailową do zbierania zapytań z internetu?
• Przykłady: formularze@, leady@, zapytania@ itp.

Taka skrzynka służy jedynie do zbierania zapytań ze stron WWW i portali ogłoszeniowych (nie powinna z niej być prowadzona korespondencja wychodząca). Należy na niej ustawić przekierowanie (wysyłanie kopii lub dodawanie do DW wiadomości) do voxCRM na adres [nazwa systemu].lead@voxcrm.eu. Dzięki temu kopie zapytań będą trafiać do systemu i zostaną przetworzone na leady - dane kontaktowe uzupełnią się automatycznie.

Podłączenie skrzynek pocztowych do wysyłki wiadomości

1. Poczta główna do korespondencji

• Czy posiadają Państwo jedną ogólną skrzynkę do wysyłania korespondencji do klientów?
• Przykłady: sprzedaz@, biuro@, kontakt@
• Służy do grupowej wysyłki maili, zawiadomień i informacji do klientów oraz wiadomości autorespondera dla leadów.

2. Poczty imienne użytkowników

Służą do wysyłki imiennej korespondencji użytkowników do klientów, np. ofert. Podłączane są indywidualnie do konta w voxCRM.

Stopki do wiadomości e-mail

Dla każdego użytkownika można ustawić indywidualną stopkę mailową, która będzie automatycznie dodawana do wiadomości wysyłanych z systemu (o ile nie została wcześniej ustawiona w programie pocztowym).

• Jakie są korzyści z podłączenia poczty firmowej i skrzynek e-mail użytkowników?
• Jak podłączyć indywidualne skrzynki e-mail do programu voxCRM

Krok 5. Zapytania i portale

Państwo: przekazują listę portali, kontakt do administratora strony www i dane do dane.gov.pl.

My: podłączamy formularze ze strony www, portale i skrzynkę z zapytaniami, ustawiamy autoresponder dla nowych zapytań, eksport ofert na portale oraz dane dla dane.gov.pl.

Integracje i dane kontaktowe

Lista portali ogłoszeniowych

Potrzebujemy informacji o portalach, z których Państwo korzystają - do podłączenia przesyłania zapytań do voxCRM i/lub automatycznego eksportu danych inwestycji na portale:

• Nazwy portali
• Dane kontaktowe do opiekuna po stronie portalu (e-mail, telefon)

Administratorzy

Dane kontaktowe do:

• Administratora Państwa stron WWW (e-mail, telefon) - do podłączenia przesyłania zapytań z formularzy kontaktowych
• Administratora Państwa skrzynek pocztowych (e-mail, telefon) - do podłączenia skrzynek do voxCRM

Dane dla dane.gov.pl

CRM generuje dane o cenach lokali w formacie wymaganym przez Ministerstwo Cyfryzacji. Do danych spółki i inwestycji z kroku 1 prosimy dodać:

Dodatkowe dane dla spółki:

• Adres strony WWW
• Adres e-mail kontaktowy
• Numer telefonu

Dodatkowe dane dla inwestycji:

• Adres strony WWW inwestycji
• Adres strony WWW, pod którą klient może zapoznać się z prospektem
• Adres biura sprzedaży

Krok 6. Wzory maili, oferta online i zgody

Państwo: przesyłają uwagi do naszych wzorów, akceptują treści zgód, a do oferty online – rzuty kondygnacji, wizualizacje i logo.

My: przygotowujemy komplet wzorów maili, ofertę online z Państwa materiałami i formularz zgód RODO z danymi Państwa spółki.

Wzory wiadomości e-mail

Format: Word (.docx) lub tekst

Wzory maili przygotowujemy my – nie muszą Państwo pisać ich od zera. Wysyłamy je do przejrzenia, a po Państwa uwagach ustawiamy w systemie. Typowy zestaw:

• odpowiedź na zapytanie z portalu lub strony www,
• mail z ofertą lokali,
• przypomnienie po spotkaniu lub prezentacji,
• inne szablony komunikacji z klientami – według Państwa potrzeb.

Jeśli mają już Państwo własne wzory, dostosujemy je zamiast naszych.

Po zaznaczeniu kilku konkretnych lokali można wygenerować w wiadomości tabelę z ich danymi - kolumny oraz kolor tabeli są konfigurowalne.

Teksty RODO do formularzy zgód

System pozwala wysłać do klienta link do formularza zgód, który po zapisaniu aktualizuje zgody w karcie klienta. Treści zgód mogą być ustawiane indywidualnie dla każdej spółki.

Przykładowe wzory zgód RODO:

Rzuty kondygnacji

Format: JPG lub PDF

W systemie można dodać rzuty kondygnacji i zaznaczyć na nich odpowiednie lokale oraz przyległości - dzięki temu możliwe jest graficzne wyszukiwanie nieruchomości.

• Rzut powinien zawierać numerację lokali
• Kolory kropek oznaczają dostępność: zielony – dostępne, czerwony – sprzedane/niedostępne, pomarańczowy – rezerwacja ustna

Taki rzut z oznaczeniami można następnie pobrać w formacie PDF i wysłać klientowi, aby przedstawić dostępność, np. miejsc postojowych.

Dodatkowe dokumenty inwestycji

Format: PDF, JPG

System umożliwia przechowywanie i zarządzanie dodatkowymi dokumentami związanymi z inwestycją:

• Wizualizacje inwestycji
• Mapy inwestycji
• Logo dewelopera
• Plan inwestycji
• Logo inwestycji

Dokumenty te można następnie w prosty sposób załączać podczas komunikacji z klientami.

Krok 7. Szkolenie sprzedażowe

Państwo: zapraszają handlowców i kierownika sprzedaży, każdy z działającym kontem.

My: szkolimy na Państwa danych: obsługa zapytań, dodawanie klientów i aktywności, wysyłka ofert ze wzorów, rezerwacje ustne. Przy większym zespole dzielimy to na dwa krótsze spotkania. Po szkoleniu w ciągu 1 dnia roboczego wysyłamy nagranie i podsumowanie.

Umowy i obsługa po sprzedaży · Kroki 8–9

Te kroki planujemy według Państwa potrzeb: umowy – gdy zbliżają się pierwsze podpisania, obsługę po sprzedaży – bliżej terminu odbiorów.

Krok 8. Umowy i wpłaty

Państwo: przesyłają wzory umów i prospekt, harmonogramy płatności oraz – jeśli już sprzedają – listę podpisanych umów i wpłat.

My: ustawiamy szablony umów i harmonogramów, importujemy umowy i wpłaty, prowadzimy szkolenie z tworzenia umów i rozliczeń dla handlowców i działu finansowego.

Wzory umów i prospekt

Format: Word (.docx)

System pozwala generować umowy na podstawie szablonów. Potrzebujemy:

• Wzór umowy rezerwacyjnej
• Wzór umowy deweloperskiej
• Wzór umowy przedwstępnej
• Prospekt informacyjny

Harmonogramy płatności

Format: Excel, PDF lub tekst

W systemie można skonfigurować wiele szablonów harmonogramów płatności i przypisać je do konkretnych inwestycji lub ich etapów.

Przykładowy szablon harmonogramu (domyślna opłata rezerwacyjna: 10 000 zł, harmonogram płatności po podpisaniu umowy deweloperskiej):

Każdy harmonogram przypisywany jest do konkretnej inwestycji, przy czym jedna inwestycja może posiadać wiele takich szablonów, np. z podziałem na budynki lub etapy.

Lista podpisanych umów i wpłat

Format: Excel (.xlsx)

Jeśli sprzedaż już trwa, zaimportujemy podpisane umowy i wpłaty – dzięki temu rozliczenia od początku są w jednym miejscu.

• Pobierz wzór pliku Excel dla umów
• Mogą Państwo również przesłać własny plik

Wzór dokumentu dla notariusza

Format: Word (.docx) lub Excel (.xlsx)

System pozwala generować zestaw danych dotyczących umowy deweloperskiej - w formie tabeli lub dokumentu dla notariusza. Wbudowany jest podstawowy, domyślny wzór, ale jeśli posiadają Państwo własny, prosimy o jego przesłanie.

Krok 9. Odbiory, usterki i dokumenty po sprzedaży

Państwo: przesyłają wzory protokołu odbioru, zawiadomień i wezwań; zapraszają na szkolenie osoby z obsługi technicznej.

My: ustawiamy szablony dokumentów i prowadzimy szkolenie z obsługi po sprzedaży: zgłoszenia usterek, odbiory lokali, zmiany lokatorskie.

Inne dokumenty z danymi dla klientów

Format: Word (.docx) lub Excel (.xlsx)

System pozwala generować indywidualne szablony, m.in.:

• Wezwanie do zapłaty
• Zawiadomienie o zakończeniu prac
• Protokół odbioru

Po pierwszym miesiącu · Krok 10. Przegląd: raporty i dodatkowe możliwości

Około miesiąc po szkoleniu sprzedażowym (krok 7) spotykamy się, żeby sprawdzić, jak zespół pracuje w systemie, i pokazać, co jeszcze może Państwu pomóc.

Państwo: spisują, co w pracy zajmuje najwięcej czasu i jakich informacji brakuje kierownictwu.

My: omawiamy raporty i dopasowujemy je do Państwa potrzeb, szkolimy osobę administrującą (szablony, słowniki, użytkownicy i uprawnienia, grupowa edycja lokali) i proponujemy funkcje do uruchomienia.

Możliwości, które warto poznać

Na przeglądzie pokazujemy m.in.:

• Oferty online z podglądem aktywności – widać, czy klient otworzył ofertę, ile razy ją przeglądał i które lokale go interesowały. Przykłady: GVD – Głowackiego 22, Milestone – Przystanek Ursus, Górskie Resorty – The View Mountain, Proxin – Kapitanat Garbary, SGI – Mokotów Ananasowa (jak to działa).
• Asystent AI – analizuje historię klienta i podpowiada handlowcom kolejne kroki.
• Automatyzacje – scenariusze kontaktu z klientem, które dzieją się same.
• SMS z CRM – pojedynczo i grupowo, dzięki integracji z SMSAPI.
• Automatyczne aktualizacje portali – otodom.pl, nieruchomosci-online.pl, rynekpierwotny.pl i inne (możliwości eksportu).

Nie trzeba czekać na przegląd – o każdą z tych funkcji można zapytać opiekuna w dowolnym momencie.

Szkolenia – zakres i przygotowanie

Szkolenia prowadzi opiekun wdrożenia, online. Każde szkolenie planujemy wtedy, gdy materiały z danego kroku są już w systemie – dzięki temu ćwiczymy na Państwa lokalach, klientach i umowach, a nie na danych przykładowych. Po każdym szkoleniu w ciągu 1 dnia roboczego wysyłamy nagranie i podsumowanie.

Lista szkoleń

Jak przygotować się do szkolenia?

• Właściwi uczestnicy. Najwięcej korzystają osoby, które będą wykonywały daną pracę w systemie: handlowcy na szkoleniach ze sprzedaży, dział finansowy na szkoleniu z rozliczeń, obsługa techniczna na szkoleniu posprzedażowym. W spotkaniu startowym i szkoleniu sprzedażowym warto, by uczestniczył kierownik sprzedaży.
• Działające konta. Uczestnicy powinni mieć dostęp do systemu, żeby w trakcie szkolenia samodzielnie wykonać kilka czynności, np. dodać klienta, wysłać ofertę albo zarejestrować wpłatę.
• Pytania z codziennej pracy. Warto spisać je przed spotkaniem – odpowiemy na nie na przykładzie Państwa danych.
• Jeden obszar na jedno spotkanie. Jeśli tematów jest więcej, umówimy kolejne szkolenie zamiast wydłużać bieżące.

Gdzie wysyłać materiały?

W temacie wiadomości prosimy podać nazwę firmy i rodzaj materiału, np. „Cennik – inwestycja Zielone Tarasy”. Dzięki temu materiał od razu trafi do właściwej osoby, a opiekun potwierdzi jego otrzymanie.

Baza klientów i lista umów zawierają dane osobowe – takie pliki prosimy przekazywać w sposób uzgodniony z osobą prowadzącą wdrożenie.

Wzory plików do pobrania

• Cennik (lista lokali) – wzór.xlsx
• Lista klientów – wzór.xlsx
• Import umów i wpłat – wzór.xlsx

Kontakt

Jeśli mają Państwo pytania dotyczące wdrożenia lub potrzebują dodatkowych informacji, prosimy o kontakt z opiekunem wdrożenia lub:

• E-mail: kontakt@voxdeveloper.com
• Telefon: 534 571 638

Opiekun wdrożenia i zespół supportu voxCRM są do Państwa dyspozycji na każdym etapie wdrożenia.

pliki dołączone::

• Cennik (lista lokali) - wzór.xlsx
• Wzór_import_klientów.xlsx
• Wzór_import_umów_i_wpłat.xlsx