Jak dodać i z czym można powiązać dokumenty w systemie?

System VoxCRM umożliwia przechowywanie dokumentów oraz ich powiązanie z lokalami, umowami, klientami lub firmami.

Przejście do zakładki Dokumenty
Na Pulpicie należy rozwinąć zakładkę Więcej i wybrać opcję Dokumenty.
Informacja: Zakładka Dokumenty może być widoczna na pasku nawigacji, po rozwinięciu opcji Więcej, lub niewidoczna – zależnie od Państwa uprawnień w systemie.
Dodanie dokumentu
W zakładce Dokumenty należy nacisnąć przycisk Dodaj dokument w prawym górnym rogu ekranu.
Wybór plików z dysku
W nowo otwartym oknie należy kliknąć Wybierz pliki z dysku i wybrać dokumenty do załadowania z lokalnego urządzenia.
Uzupełnienie danych dokumentu
- Wymagane pola:
  - Nazwa: Pole automatycznie wypełnia się nazwą pliku, ale można je edytować.
  - Kategoria: Należy wybrać odpowiednią kategorię dokumentu z listy.
- Opcjonalne pola:
  - Nadawca i Odbiorca: Wprowadzenie tych danych jest opcjonalne.
  - Termin odbioru: Istnieje możliwość ustawienia daty odbioru dokumentu.
  - Spółka celowa: Można wskazać spółkę, której dotyczy dokument.
Załaduj dokument
Po wypełnieniu wszystkich wymaganych informacji należy kliknąć zielony przycisk + ZAŁADUJ PLIK/PLIKI. Dokument zostanie dodany do systemu.

Dodany dokument może być zarządzany za pomocą następujących opcji:

Pobierz plik: Umożliwia pobranie dokumentu na urządzenie.
Informacje: Wyświetla szczegóły dokumentu zapisane w systemie.
Edytuj: Umożliwia zmianę danych dokumentu np. nazwa czy kategoria.
Edytuj powiązania pliku: Pozwala powiązać dokument z lokalem, umową, klientem lub firmą.
Usuń: Umożliwia usunięcie dokumentu z systemu po potwierdzeniu.
Wyślij na email: Otwiera okno wiadomości e-mail z dokumentem w załączniku.

Edytowanie powiązań dokumentu
W zakładce Dokumenty należy odnaleźć odpowiedni dokument, a następnie w kolumnie Akcja kliknąć na ikonę trzech kresek i wybrać Edytuj powiązania pliku.
Dodanie nowego powiązania
W nowym oknie należy kliknąć przycisk Dodaj powiązanie, a następnie wprowadzić następujące dane:
- Typ powiązania: Wybór jednego z dostępnych typów: Lokal, Umowa, Klient, Firma.
- Powiązany obiekt: W zależności od wybranego typu, należy wskazać obiekt w systemie, z którym dokument ma być powiązany.
Zapisanie powiązania
Po wprowadzeniu wymaganych informacji należy kliknąć przycisk Zapisz. Dokument zostanie powiązany z wybranym obiektem i będzie widoczny także w jego karcie, np. w sekcji Lista aktualnych dokumentów.

Dzięki tym funkcjom można sprawnie organizować dokumentację w systemie VoxCRM, a powiązania pozwalają na szybki dostęp do potrzebnych informacji.