Jak dodać nową inwestycję lub edytować dane inwestycji

Dodawanie i zarządzanie inwestycjami w systemie voxCRM

Artykuł opisuje proces dodawania nowej inwestycji w systemie voxDeveloper CRM oraz zarządzanie jej danymi po utworzeniu — od konfiguracji podstawowych informacji i harmonogramu budowy, przez zarządzanie lokalami i importem danych, aż po generowanie plików dla portali nieruchomości.

Spis treści

1. Dodawanie nowej inwestycji
2. Zakładka „Podstawowe informacje"
3. Zakładki „Zdjęcia", „Plany" i „Dokumenty"
4. Karta inwestycji
5. Nieruchomości — lista lokali
6. Historia i notatki
7. Menu akcji
8. Kontakt

1. Dodawanie nowej inwestycji

Aby dodać nową inwestycję, należy przejść do górnego panelu i otworzyć zakładkę Inwestycje. Zostanie wyświetlona lista wszystkich wcześniej dodanych inwestycji.

W prawym górnym rogu ekranu widoczny jest przycisk Dodaj inwestycję. Po jego wybraniu otworzy się okno, w którym możliwe jest wprowadzenie danych nowej inwestycji.

2. Zakładka „Podstawowe informacje"

Domyślnie wyświetla się zakładka Podstawowe informacje, podzielona na kilka sekcji. Aby utworzyć nową inwestycję, należy wypełnić wszystkie wymagane pola — oznaczone są gwiazdką.

Sekcja NAZWA — pola wymagane

Sekcja NAZWA — pola opcjonalne

Dane ogólne

• Status — wybór z listy: w sprzedaży, planowany, wstrzymane, zakończony, archiwalna.
• Numer budżetowy
• Etap
• Kolejność w menu

Oferta i marketing

• Logo inwestycji — pole do wgrania pliku graficznego.
• Opis — pole tekstowe z możliwością dodawania linków, zdjęć, tabel oraz formatowania tekstu.
• Temat dla oferty
• Opis dla oferty — pole tekstowe z możliwością dodawania linków, zdjęć, tabel oraz formatowania tekstu.
• Cena (od–do)
• Metraż (od–do)
• Ilość pokoi (od–do)
• Typy lokali — wybór z listy: apartament, dom, osiedle, działka, komórka lokatorska, lokal biurowy, lokal komercyjny, piwnica, miejsce postojowe.
• Informacja o kredycie hipotecznym
• Oferta wykończenia pod klucz
• Strona WWW
• Adres URL do prospektu
• Link do kalendarza w strefie klienta

Terminy

• Termin realizacji — pole na datę.
• Termin odbioru — pole na datę.
• Data rozpoczęcia budowy — pole na datę.
• Data zakończenia budowy — pole na datę.
• Data przeniesienia własności — pole na datę.

Umowy i rezerwacje

• Typ opłaty rezerwacyjnej — stała kwota lub procent od ceny całkowitej umowy.
• Szablon umowy rezerwacyjnej — plik DOCX.
• Szablon umowy przedwstępnej — plik DOCX.
• Domyślny typ umowy podczas tworzenia nowej transakcji z umowy rezerwacyjnej — Umowa deweloperska lub Umowa przedwstępna.
• Ile dni ma być ważna umowa
• Maksymalny okres trwania rezerwacji ustnej lokalu (w dniach)
• Szablon pisma rozliczenia powierzchni (nadpłata) — plik DOCX.
• Szablon pisma rozliczenia powierzchni (niedopłata) — plik DOCX.
• Zablokuj grupową zmianę statusu lokali — pole checkbox.

Dane finansowe

• Numer konta dla odsetek
• Ilość dni na spłatę odsetek
• Maksymalny rabat dla lokali
• Maksymalny rabat całkowity na umowę (%)
• Maksymalny rabat dla przyległości
• Numer konta dla umowy rezerwacyjnej
• Numer rachunku dla umów przedwstępnych
• Numer rachunku dla umów deweloperskich
• Bank
• Numer kosztowy
• Cena miejsca naziemnego
• Cena miejsca podziemnego
• Cena komórki lokatorskiej za m²
• Cena ogrodu za m²
• Źródło pobierania numerów rachunków powierniczych do umowy — wybór z listy.

Obsługa serwisowa

• Serwisant — wybór z listy.
• Manager zgłoszeń — wybór z listy.
• Informuj o zaległych zgłoszeniach — wybór z listy.
• Firma — wybór z listy.

Nieruchomości i grunt

• Numer księgi wieczystej
• Status prawny gruntu
• Numer działki
• Powierzchnia działki

Dane.gov.pl

• Generuj dane dla dane.gov.pl — pole checkbox.
• Generuj dane dla dane.gov.pl od dnia — pole na datę.
• Typy lokali pobierane do CSV — wybór z listy.
• Statusy lokali pobierane do CSV — wybór z listy.
• Przekaż pow. użytkową i cenę mkw na dane.gov.pl — pole checkbox (należy zaznaczyć, jeśli inwestycja posiada dwie powierzchnie: sprzedażową i użytkową).

Sekcja ADRES

W sekcji Adres należy uzupełnić dane lokalizacyjne inwestycji:

• Kraj, województwo, powiat, miejscowość, dzielnica, gmina — wybór z list.
• Ulica, numer budynku, kod pocztowy.
• Współrzędne geograficzne: szerokość i długość geograficzna.

W kolejnych sekcjach możliwe jest uzupełnienie informacji na temat przyłączy: wody, prądu, gazu oraz kanalizacji.

Sekcja DANE KONTAKTOWE

• Imię i Nazwisko
• Telefon
• E-mail
• Zdalny proces sprzedaży — do zaznaczenia: tak / nie.

3. Zakładki „Zdjęcia", „Plany" i „Dokumenty"

W zakładce Zdjęcia możliwe jest dodanie zdjęć lub wizualizacji inwestycji.

W zakładce Plany możliwe jest umieszczenie planów nieruchomości.

W zakładce Dokumenty istnieje możliwość dołączenia istniejących dokumentów lub stworzenia nowych i ich dodania. Po zapisaniu formularza zostaje otwarta karta nowo dodanej inwestycji.

4. Karta inwestycji

Po utworzeniu inwestycji system otwiera jej kartę. Po lewej stronie widoczne są dane inwestycji — możliwa jest ich edycja za pomocą ikony koła zębatego.

Lista etapów

W sekcji Lista etapów możliwe jest dodawanie etapów poprzez wybranie przycisku Dodaj etap. W kolumnie Akcja dostępna jest opcja wyświetlenia szczegółów każdego etapu. Z poziomu szczegółów możliwe jest dodanie i przeglądanie etapu budowy, lokalu, dokumentów lub notatek.

Pełnomocnictwa

Sekcja zawiera listę zamieszczonych pełnomocnictw. Aby dodać pełnomocnictwo, należy wybrać Dodaj pełnomocnictwo. Wgrywane pliki muszą mieć format .docx. W kolumnie Akcja dostępne są opcje: edycji, pobrania lub usunięcia pliku.

Harmonogram budowy

Harmonogram budowy prezentuje listę etapów wraz z opisem, planowaną i faktyczną datą zakończenia oraz procentową wartością umowy.

W celu dodania nowego etapu należy wybrać przycisk Dodaj Etap Budowy. Otworzy się okno, w którym możliwe jest uzupełnienie danych etapu. Pole Nazwa etapu budowy jest obowiązkowe — bez jego wypełnienia dodanie etapu nie jest możliwe.

Następnie należy wybrać datę z harmonogramu oraz typ definicji, który określa sposób ustalenia planowanej daty zakończenia etapu:

• Opcja Data — w kolejnym polu możliwe jest wybranie daty z kalendarza.
• Opcja Liczba dni od podpisania — zamiast kalendarza należy wpisać liczbę dni.

Pole Faktyczna data zakończenia może pozostać puste — możliwe jest uzupełnienie go w późniejszym terminie. W ostatnim polu należy wprowadzić procent wartości umowy oraz opcjonalny opis etapu.

W celu edycji wcześniej dodanego etapu należy wybrać przycisk w kolumnie Akcja, a następnie wskazać opcję Edytuj.

5. Nieruchomości — lista lokali

W sekcji Nieruchomości dostępna jest lista lokali powiązanych z inwestycją. Możliwe jest skorzystanie z filtrów w celu szybkiego odnalezienia konkretnego lokalu.

W kolumnie Akcja dostępna jest opcja edycji danych lokalu. Aby dodać nowy lokal, należy wybrać przycisk Dodaj lokal. Otworzy się okno, w którym należy uzupełnić wymagane dane — pola oznaczone czerwoną gwiazdką są obowiązkowe.

6. Historia i notatki

W dolnej części karty inwestycji znajduje się sekcja Historia. Możliwe jest tu dodawanie notatek, plików i zdjęć związanych z inwestycją. Dodane załączniki są dostępne dla wszystkich użytkowników posiadających dostęp do karty inwestycji.

Pliki dodane w sekcji Historia można również odnaleźć w sekcji Dokumenty. Aby do niej przejść, należy rozwinąć menu w prawym górnym rogu ekranu i wybrać opcję Dokumenty.

W sekcji Dokumenty zgromadzone są wszystkie załączniki umieszczone w notatkach, co zapewnia łatwy dostęp do wszystkich plików powiązanych z inwestycją w jednym miejscu.

7. Menu akcji

W prawym górnym rogu karty inwestycji dostępne jest menu akcji zawierające funkcje zarządzania danymi inwestycji.

Dokumenty

Sekcja zawiera dokumenty powiązane z inwestycją. Z tego miejsca możliwe jest pobranie, edytowanie lub usunięcie każdego z plików.

Eksportuj lokale

Po wybraniu opcji Eksportuj lokale system generuje plik Excel zawierający informacje o wszystkich lokalach przypisanych do inwestycji.

Import lokali

Opcja umożliwia zaimportowanie lokali i przypisanie ich do inwestycji. Plik importu musi mieć rozszerzenie .xlsx. Po wybraniu pliku i zatwierdzeniu importu system wyświetla listę zaimportowanych lokali wraz ze wszystkimi danymi zawartymi w pliku.

Asystent importu lokali

Asystent importu lokali umożliwia import lokali z rozszerzonymi możliwościami konfiguracji. Obsługuje pliki w formatach .xlsx, .xls i .csv. Możliwe jest ręczne określenie, które kolumny z pliku mają modyfikować zawartość oferty w systemie oraz w jaki sposób.

Szczegółowy opis działania asystenta dostępny jest w dedykowanym artykule:
Asystent importu lokali do inwestycji

Import umów

Opcja umożliwia zaimportowanie pliku dotyczącego umów powiązanych z inwestycją.

Import planów i kart

Opcja umożliwia zaimportowanie pliku zawierającego plany i karty inwestycji. Możliwe jest również wskazanie etapu, którego dotyczą importowane pliki.

Import planów budowlanych

Opcja umożliwia zaimportowanie pliku zawierającego plany budowy inwestycji.

Import planów powykonawczych

Opcja umożliwia zaimportowanie pliku zawierającego plany powykonawcze inwestycji.

Import zdjęć do lokali

Opcja umożliwia masowe zaimportowanie zdjęć przypisywanych do lokali. Możliwe jest również wskazanie etapu, którego dotyczą importowane pliki.

Import etapów budowy

Opcja umożliwia zaimportowanie pliku zawierającego dane etapów budowy inwestycji.

Import powiązań między lokalami

Opcja umożliwia zaimportowanie pliku zawierającego dane o powiązaniach między lokalami (np. lokal mieszkalny — miejsce postojowe — komórka lokatorska).

Import powierzchni lokalu

Opcja umożliwia zaimportowanie pliku zawierającego dane o powierzchniach lokali powiązanych z inwestycją.

Import pozostałej powierzchni

Opcja umożliwia zaimportowanie pliku zawierającego dane o pozostałej powierzchni powiązanej z inwestycją.

Aktualizator lokali

Aktualizator lokali umożliwia masową aktualizację danych lokali powiązanych z inwestycją. Zamiast ręcznego edytowania każdego lokalu z osobna, możliwe jest wprowadzenie zmian w pliku Excel, a następnie zaimportowanie go do systemu.

Zaznacz na planie

Funkcja umożliwia graficzne oznaczanie lokalizacji lokali na planach inwestycji. Po wybraniu opcji otworzy się okno z listą dostępnych planów.

Po wybraniu planu pojawia się możliwość dodania oznaczeń. Należy wybrać + Zaznacz na planie, a następnie wskazać na planie miejsce, które ma zostać oznaczone.

Po zaznaczeniu miejsca otworzy się okno, w którym możliwe jest przypisanie do oznaczonego miejsca konkretnego typu lokalu (np. piwnica, komórka lokatorska, garaż, mieszkanie, miejsce postojowe).

Po wyborze opcji Mieszkanie system wyświetla listę mieszkań powiązanych z daną inwestycją, umożliwiając wskazanie konkretnego lokalu.

Konfiguracja zaproszenia na odbiór

Sekcja umożliwia dodanie szablonu zaproszenia na odbiór lokali powiązanych z daną inwestycją. Po wybraniu opcji otworzy się okno, w którym należy uzupełnić:

• Tytuł zaproszenia — temat widoczny jako nagłówek zaproszenia.
• Treść — główna treść zaproszenia z informacjami dotyczącymi odbioru.
• Wybór osób do DW — wskazanie osób, które zostaną powiadomione o wysłanej wiadomości.

Istnieje również możliwość dołączenia pliku, który zostanie wysłany wraz z zaproszeniem (np. szczegółowy plan lokalizacji, regulamin odbioru lokalu).

Import rozliczenia powierzchni

Opcja umożliwia zaimportowanie pliku zawierającego dane dotyczące rozliczenia powierzchni powiązanej z inwestycją.

Ustawienia dla zgłoszeń

W tej sekcji możliwe jest wyznaczenie osoby przypisanej do otrzymywania zgłoszeń serwisowych powiązanych z daną inwestycją.

Ustawienia dla leadów

W sekcji dostępna jest opcja przydzielania konkretnych leadów do wybranego doradcy. Możliwe jest uzupełnienie nazw inwestycji w serwisach dostarczających leady (nazwy należy oddzielać przecinkami) oraz adresów e-mail odbiorców wiadomości z leadami (adresy należy oddzielać przecinkami). Konfiguracja ta umożliwia przypisanie odpowiednich nieruchomości do odpowiednich osób, co usprawnia zarządzanie procesem sprzedaży.

Ustawienia dla zgłoszeń — przypisanie do doradcy

W tej sekcji dostępna jest opcja przydzielania konkretnych zgłoszeń do wybranego doradcy.

Kancelaria notarialna

W tej sekcji możliwe jest uzupełnienie danych kancelarii notarialnej obsługującej daną inwestycję:

• Miejscowość
• Ulica
• Numer budynku / mieszkania
• Kod pocztowy
• Telefon
• E-mail

Ustawienia do prowizji doradców

W tej sekcji możliwe jest ustalenie wysokości prowizji dla doradców za sprzedaż poszczególnych typów nieruchomości w ramach inwestycji:

• Wartość za lokal mieszkalny (netto)
• Wartość za lokal usługowy (netto)
• Wartość za komórkę (netto)
• Wartość za schowek (netto)
• Wartość za miejsce postojowe naziemne (netto)
• Wartość za miejsce postojowe podziemne (netto)
• Wartość za miejsce postojowe zależne (netto)
• Procent dla pośrednika

Historia zmian

Sekcja Historia przechowuje zestawienie wszystkich działań związanych ze zmianami w obrębie projektu inwestycyjnego — m.in. modyfikacje cen, powierzchni, przypisanych doradców oraz datę utworzenia inwestycji.

Dostępne są narzędzia do filtrowania i sortowania danych: okno wyszukiwania, filtr daty (od–do) oraz filtr doradcy, co umożliwia szybkie odnalezienie informacji z wybranego okresu lub działań przypisanych do konkretnej osoby.

Generuj dla dane.gov.pl

Z tego miejsca możliwe jest wygenerowanie pliku przeznaczonego do umieszczenia w serwisie dane.gov.pl. System przewiduje automatyzację tej czynności — szczegóły dostępne są w dedykowanym artykule:
Generowanie danych dla dane.gov.pl — jak uzupełnić dane Spółki Celowej i Inwestycji

Generowanie danych dla portali i integracji zewnętrznych

Z poziomu menu dostępne jest generowanie danych dla następujących portali i integracji:

Kontakt

W razie pytań lub problemów prosimy o kontakt z działem wsparcia technicznego:

• E-mail: kontakt@voxcommerce.pl
• Telefon: 534 571 638