System VoxCRM umożliwia automatyczne importowanie wpłat klientów na rachunki powiernicze z wyciągów bankowych. Poniżej znajduje się szczegółowa instrukcja, jak prawidłowo przeprowadzić proces importu.
Przejście do zakładki „Lista wpłat”
Aby rozpocząć proces importowania wpłat:
- Należy przejść do górnego menu systemu i wybrać zakładkę Umowy.
- Następnie z rozwijanej listy należy wybrać opcję Lista wpłat.
- Po otwarciu strony należy kliknąć przycisk Import wpłat, który znajduje się w górnej części ekranu.
Uzupełnienie formularza importu
Po wybraniu opcji importu zostanie wyświetlone okno formularza, w którym należy uzupełnić następujące pola:
- Format: W tym polu należy wskazać nazwę banku oraz rozszerzenie pliku (np. Alior CSV, PKO MT940, Santander XML).
- Plik źródłowy: W tym miejscu należy wgrać plik wyciągu bankowego w odpowiednim formacie.
- Dodatkowe filtry (opcjonalne): Istnieje możliwość zawężenia zakresu importu poprzez zastosowanie filtrów takich jak zakres dat, inwestycja, etap czy budynek.
Importowanie danych z pliku
Po uzupełnieniu wymaganych pól należy wybrać przycisk Import. System przetworzy wgrany plik i wyświetli listę wpłat. Dane zostaną automatycznie przypisane do odpowiednich umów, o ile spełnione zostaną poniższe warunki.
Przyporządkowanie wpłat
-
Automatyczne przyporządkowanie:
- System weryfikuje zgodność numeru rachunku powierniczego zawartego w wpłacie z danymi w umowach.
- Jeśli numer zostanie rozpoznany, wpłata zostanie przypisana do pierwszej nieopłaconej transzy.
-
Ręczne przyporządkowanie:
- W przypadku, gdy numer rachunku nie zostanie rozpoznany, w kolumnie Powiązany dokument zostanie wyświetlona opcja ręcznego wyszukania odpowiedniej transzy.
- Po znalezieniu właściwej transzy należy zatwierdzić przypisanie.
Zatwierdzanie wpłat
Każda wpłata musi zostać zatwierdzona, aby mogła zostać ostatecznie dodana do odpowiedniej umowy.
- Jeżeli dana wpłata była już wcześniej zaimportowana, w systemie pojawi się komunikat: Wpłata została już zaimportowana.
Uwaga: Informacja ta dotyczy jedynie wpłat zaimportowanych z plików, a nie tych wprowadzonych ręcznie.
Import środków zwolnionych
Import środków zwolnionych z rachunków powierniczych odbywa się w sposób analogiczny do importu wpłat:
- Należy przejść do zakładki Środki zwolnione w menu Umowy.
- Wykonać te same kroki co w przypadku importu wpłat, wybierając odpowiedni format, wgrywając plik oraz, jeśli to konieczne, korzystając z dodatkowych filtrów.
Dodatkowe informacje
- Kolumna Powiązany dokument wskazuje, do której umowy i transzy przypisano każdą z zaimportowanych wpłat.
- Na liście wpłat dostępne są szczegóły dotyczące każdej pozycji, takie jak: data, kwota, nadawca czy tytuł przelewu.
- Proces importu wymaga szczególnej uwagi, aby wszystkie wpłaty zostały prawidłowo przypisane do właściwych transz, co pozwala uniknąć błędów w rozliczeniach.
Import wpłat i środków zwolnionych za pomocą systemu VoxCRM znacząco usprawnia proces księgowania i rozliczania umów. Automatyzacja tego zadania redukuje ryzyko błędów oraz pozwala zaoszczędzić czas, co zwiększa efektywność pracy administracyjnej.