Dziękujemy za wybór systemu voxCRM! Poniżej znajdą Państwo kompletną listę materiałów, które pozwolą nam sprawnie wdrożyć system w Państwa firmie. Przewodnik jest zarazem listą kontrolną - prosimy o przesłanie tego, czym Państwo już dysponują, a pozostałe materiały można uzupełniać stopniowo w trakcie wdrożenia.
Spis treści
- Lista kontrolna materiałów
- Część 1 · Dane, cennik i baza klientów
- Część 2 · Szablony dokumentów i wiadomości
- Część 3 · Dodatkowe dokumenty i materiały graficzne
- Część 4 · Poczta, integracje i zgody
- Część 5 · Szkolenia i uruchomienie
- Gdzie wysyłać materiały?
- Wzory plików do pobrania
- Pozostałe możliwości systemu voxCRM
- Kontakt
Lista kontrolna materiałów
Poniższa tabela zbiera najważniejsze materiały wraz z oczekiwanym formatem i gotowym wzorem do pobrania. Szczegóły każdego punktu opisujemy w dalszej części przewodnika.
| # | Dokument | Format | Wzór do pobrania |
| 1 | Dane spółki i inwestycji | dane / e-mail | - |
| 2 | Cennik inwestycji (lista lokali) | Excel (.xlsx) | Wzór cennika |
| 3 | Lista przyległości | Excel (.xlsx) | przesłany w cenniku |
| 4 | Karty lokali | - | |
| 5 | Baza klientów i umów | Excel (.xlsx) | Wzór listy klientów / Wzór listy umów |
| 6 | Wzory umów i prospekt | Word (.docx) | - |
| 7 | Harmonogramy płatności | Excel / PDF / tekst | - |
| 8 | Wzory wiadomości e-mail | Word (.docx) / tekst | - |
Część 1 · Dane, cennik i baza klientów
1. Dane spółki i inwestycji
Wprowadzanie do systemu rozpoczynamy od danych spółki deweloperskiej oraz inwestycji, której dotyczy sprzedaż. Prosimy o przygotowanie poniższych informacji.
Podstawowe dane spółki:
- Pełna nazwa spółki (dokładnie jak w dokumentach urzędowych)
- NIP
- REGON
- KRS lub wpis do CEIDG (w przypadku spółek cywilnych)
- Pełny adres siedziby spółki
Podstawowe dane inwestycji:
- Nazwa inwestycji
- Wskazanie, która spółka realizuje daną inwestycję
- Pełny adres inwestycji
2. Cennik inwestycji
Format: Excel (.xlsx)
Wdrożenie zaczynamy od wczytania listy lokali - to fundament całego procesu. Im wcześniej otrzymamy cennik, tym szybciej uruchomimy pozostałe funkcje systemu.
Czego potrzebujemy:
- Cennik do importu inwestycji w formie uzupełnionego wzoru pliku Excel
- Można skorzystać z naszego wzoru „Cennik (lista lokali) – wzór” lub przesłać własny plik
- Pobierz wzór pliku Excel do cennika
3. Lista przyległości
Format: Excel (.xlsx) - może być połączona z cennikiem
Co obejmuje:
- Miejsca postojowe
- Komórki lokatorskie
- Boksy rowerowe
- Inne przyległości wraz z cennikiem
Wszystkie dodatkowe przyległości można przesłać razem z lokalami w jednym pliku.
4. Karty lokali
Format: PDF
Karty lokali system przyjmuje w formacie PDF.
5. Baza klientów i umów
Format: Excel (.xlsx)
System voxCRM umożliwia zaimportowanie istniejącej bazy klientów oraz podpisanych umów.
Lista klientów:
- Pobierz wzór pliku Excel dla klientów
- Mogą Państwo również przesłać własny plik
Lista podpisanych umów z klientami:
- Pobierz wzór pliku Excel dla umów
- Jeśli posiadają Państwo taką listę
- Mogą Państwo również przesłać własny plik
Część 2 · Szablony dokumentów i wiadomości
6. Wzory umów i prospekt
Format: Word (.docx)
System pozwala generować umowy na podstawie szablonów. Potrzebujemy:
- Wzór umowy rezerwacyjnej
- Wzór umowy deweloperskiej
- Wzór umowy przedwstępnej
- Prospekt informacyjny
7. Harmonogramy płatności
Format: Excel, PDF lub tekst
W systemie można skonfigurować wiele szablonów harmonogramów płatności i przypisać je do konkretnych inwestycji lub ich etapów.
Przykładowy szablon harmonogramu (domyślna opłata rezerwacyjna: 10 000 zł, harmonogram płatności po podpisaniu umowy deweloperskiej):
| Transza | Udział procentowy | Termin płatności |
| 1 transza / rata | 10% (−10 000 zł opłaty rezerwacyjnej) | 14 dni po podpisaniu umowy |
| 2 transza / rata | 20% | 2024-05-31 |
| 3 transza / rata | 20% | 2024-07-31 |
| 4 transza / rata | 20% | 2024-09-30 |
| 5 transza / rata | 20% | 2024-11-30 |
| 6 transza / rata | 10% | 2024-12-31 |
Każdy harmonogram przypisywany jest do konkretnej inwestycji, przy czym jedna inwestycja może posiadać wiele takich szablonów, np. z podziałem na budynki lub etapy.
8. Wzory wiadomości e-mail
Format: Word (.docx) lub tekst
System pozwala dodać wiele szablonów wiadomości e-mail:
- Wzory maili ofertowych
- Inne szablony komunikacji z klientami
Jeśli nie posiadają Państwo własnych wzorów, przygotujemy je na podstawie naszych przykładów.
Po zaznaczeniu kilku konkretnych lokali można wygenerować w wiadomości tabelę z ich danymi - kolumny oraz kolor tabeli są konfigurowalne.
Część 3 · Dodatkowe dokumenty i materiały graficzne
9. Dodatkowe dokumenty inwestycji
Format: PDF, JPG
System umożliwia przechowywanie i zarządzanie dodatkowymi dokumentami związanymi z inwestycją:
- Wizualizacje inwestycji
- Mapy inwestycji
- Logo dewelopera
- Plan inwestycji
- Logo inwestycji
Dokumenty te można następnie w prosty sposób załączać podczas komunikacji z klientami.
10. Rzuty kondygnacji
Format: JPG lub PDF
W systemie można dodać rzuty kondygnacji i zaznaczyć na nich odpowiednie lokale oraz przyległości - dzięki temu możliwe jest graficzne wyszukiwanie nieruchomości.
- Rzut powinien zawierać numerację lokali
- Kolory kropek oznaczają dostępność: zielony – dostępne, czerwony – sprzedane/niedostępne, pomarańczowy – rezerwacja ustna
Taki rzut z oznaczeniami można następnie pobrać w formacie PDF i wysłać klientowi, aby przedstawić dostępność, np. miejsc postojowych.
11. Wzór dokumentu dla notariusza
Format: Word (.docx) lub Excel (.xlsx)
System pozwala generować zestaw danych dotyczących umowy deweloperskiej - w formie tabeli lub dokumentu dla notariusza. Wbudowany jest podstawowy, domyślny wzór, ale jeśli posiadają Państwo własny, prosimy o jego przesłanie.
12. Inne dokumenty z danymi dla klientów
Format: Word (.docx) lub Excel (.xlsx)
System pozwala generować indywidualne szablony, m.in.:
- Wezwanie do zapłaty
- Zawiadomienie o zakończeniu prac
- Protokół odbioru
Część 4 · Poczta, integracje i zgody
13. Konfiguracja poczty elektronicznej
Skrzynka do zbierania zapytań (leadów)
- Czy posiadają Państwo jedną skrzynkę mailową do zbierania zapytań z internetu?
- Przykłady: formularze@, leady@, zapytania@ itp.
Taka skrzynka służy jedynie do zbierania zapytań ze stron WWW i portali ogłoszeniowych (nie powinna z niej być prowadzona korespondencja wychodząca). Należy na niej ustawić przekierowanie (wysyłanie kopii lub dodawanie do DW wiadomości) do voxCRM na adres [nazwa systemu].lead@voxcrm.eu. Dzięki temu kopie zapytań będą trafiać do systemu i zostaną przetworzone na leady - dane kontaktowe uzupełnią się automatycznie.
Podłączenie skrzynek pocztowych do wysyłki wiadomości
1. Poczta główna do korespondencji
- Czy posiadają Państwo jedną ogólną skrzynkę do wysyłania korespondencji do klientów?
- Przykłady: sprzedaz@, biuro@, kontakt@
- Służy do grupowej wysyłki maili, zawiadomień i informacji do klientów oraz wiadomości autorespondera dla leadów.
2. Poczty imienne użytkowników
Służą do wysyłki imiennej korespondencji użytkowników do klientów, np. ofert. Podłączane są indywidualnie do konta w voxCRM.
Stopki do wiadomości e-mail
Dla każdego użytkownika można ustawić indywidualną stopkę mailową, która będzie automatycznie dodawana do wiadomości wysyłanych z systemu (o ile nie została wcześniej ustawiona w programie pocztowym).
- Jakie są korzyści z podłączenia poczty firmowej i skrzynek e-mail użytkowników?
- Jak podłączyć indywidualne skrzynki e-mail do programu voxCRM
14. Integracje i dane kontaktowe
Lista portali ogłoszeniowych
Potrzebujemy informacji o portalach, z których Państwo korzystają - do podłączenia przesyłania leadów do voxCRM i/lub automatycznego eksportu danych inwestycji na portale:
- Nazwy portali
- Dane kontaktowe do opiekuna po stronie portalu (e-mail, telefon)
Administratorzy
Dane kontaktowe do:
- Administratora Państwa stron WWW (e-mail, telefon) - do podłączenia przesyłania leadów z formularzy kontaktowych
- Administratora Państwa skrzynek pocztowych (e-mail, telefon) - do podłączenia skrzynek do voxCRM
Dane dla automatyzacji dane.gov.pl
Jeżeli przekazali już Państwo podstawowe dane spółki i inwestycji, można rozszerzyć zakres o dodatkowe informacje, które ułatwią generowanie odpowiedniego formatu raportów przesyłanych do Ministerstwa Cyfryzacji:
Dodatkowe dane dla spółki:
- Adres strony WWW
- Adres e-mail kontaktowy
- Numer telefonu
Dodatkowe dane dla inwestycji:
- Adres strony WWW inwestycji
- Adres strony WWW, pod którą klient może zapoznać się z prospektem
- Adres biura sprzedaży
15. Teksty RODO do formularzy zgód
System pozwala wysłać do klienta link do formularza zgód, który po zapisaniu aktualizuje zgody w karcie klienta. Treści zgód mogą być ustawiane indywidualnie dla każdej spółki.
Przykładowe wzory zgód RODO:
| Rodzaj zgody | Przykładowa treść |
| Przetwarzanie danych | Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celach marketingowych przez NAZWA_SPÓŁKI i spółki powiązane. |
| Wiadomości e-mail | Wyrażam zgodę na przesyłanie informacji handlowej za pomocą środków komunikacji elektronicznej zgodnie z treścią art. 10 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną. |
| Kontakt telefoniczny | Wyrażam zgodę na używanie telekomunikacyjnych urządzeń końcowych i automatycznych systemów wywołujących dla celów marketingu bezpośredniego zgodnie z treścią art. 172 ustawy z dnia 16 lipca 2004 roku Prawo telekomunikacyjne. |
| Informacja o administratorze danych | Przyjmuję do wiadomości, że administratorami danych osobowych jest NAZWA_SPÓŁKI, ULICA_SPÓŁKI, KOD_POCZTOWY MIASTO_SPÓŁKI i spółki powiązane. Podstawą prawną przetwarzania jest Pani/Pana wyraźna oraz dobrowolna zgoda na przetwarzanie danych w celach marketingowych. Przysługuje Panu/Pani prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. Dane osobowe będą przechowywane od momentu zebrania zgody na przetwarzanie danych osobowych aż do czasu jej skutecznego odwołania. Przysługuje Panu/Pani prawo żądania dostępu do Pani/Pana danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia i ograniczenia przetwarzania, prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, prawo do przenoszenia danych oraz wniesienia skargi do organu nadzorczego. |
Część 5 · Szkolenia i uruchomienie
16. Planowane szkolenia i spotkania
Po przygotowaniu systemu do pracy zaplanujemy stopniowo następujące szkolenia online:
1. Spotkanie wstępne / onboardingowe
- Przekrojowe omówienie systemu
- Pokaz podstawowych funkcji
- Omówienie postępów i ustalenie dalszego planu wdrożenia
- Odpowiedzi na pytania
2. Szkolenie z obsługi sprzedaży
- Obsługa leadów
- Dodawanie klientów
- Rejestrowanie aktywności
- Wysyłanie ofert
- Zakładanie rezerwacji ustnych
- Tworzenie umów
3. Szkolenie z obsługi rozliczeń
- Tworzenie i edytowanie harmonogramów płatności
- Rejestrowanie wpłat do umów
- Wysyłanie zawiadomień do klientów
- Generowanie faktur
4. Szkolenie z obsługi posprzedażowej
- Obsługa zgłoszeń usterek
- Planowanie i rejestrowanie odbiorów lokali
- Usterki odbiorowe
- Dodawanie zmian lokatorskich
- Tworzenie i rozliczanie umów na zmiany lokatorskie
5. Szkolenie z funkcji administracyjnych
- Edycja i zarządzanie:
- szablony mailowe oraz wzory dokumentów
- słowniki (źródła pochodzenia, klasyfikacje klienta, powody zakończenia klienta itp.)
- lista użytkowników (tworzenie kont, edycja uprawnień, blokowanie)
- grupowa edycja inwestycji i lokali
6. Spotkanie dotyczące raportowania
- Omówienie wybranych raportów w systemie
- Dostosowanie do potrzeb firmy
Gdzie wysyłać materiały?
Wzory plików do pobrania
Pozostałe możliwości systemu voxCRM
Oprócz standardowych funkcjonalności wdrożeniowych system voxCRM oferuje zaawansowane narzędzia, które mogą znacząco usprawnić Państwa procesy sprzedażowe. Poniżej przedstawiamy wybrane z nich - pozostałe prezentujemy na szkoleniach.
Dynamiczne oferty online
Tworzenie atrakcyjnych wizualnie ofert wysyłanych bezpośrednio z CRM, z zaawansowanym monitorowaniem interakcji klienta. System pozwala śledzić, czy klient otworzył wiadomość, ile razy przeglądał ofertę i którymi lokalami się interesował - dzięki temu handlowcy mogą trafniej dopasować kolejne działania.
Przykłady ofert online:
- GVD – Głowackiego 22
- Milestone – Przystanek Ursus
- Górskie Resorty – The View Mountain
- Proxin – Kapitanat Garbary
- SGI – Mokotów Ananasowa
Oferta online – tworzenie i zarządzanie ofertami
Asystent AI
Inteligentny system analizujący historię klienta i podpowiadający handlowcom kolejne optymalne kroki w procesie sprzedaży.
Zaawansowana automatyzacja
Moduł pozwalający definiować różnorodne scenariusze kontaktu z klientem i automatyzujący procesy komunikacyjne.
Komunikacja SMS
Wysyłanie wiadomości SMS (pojedynczo i grupowo) bezpośrednio z voxCRM dzięki integracji z SMSAPI.
Automatyczne aktualizacje portali
Automatyczne aktualizacje danych lokali na portalach nieruchomości, takich jak otodom.pl, nieruchomosci-online.pl czy rynekpierwotny.pl.
Jakie są możliwości eksportu danych inwestycji na portale zewnętrzne?
Kontakt
Jeśli mają Państwo pytania dotyczące wdrożenia lub potrzebują dodatkowych informacji, prosimy o kontakt:
- E-mail: kontakt@voxdeveloper.com
- Telefon: 534 571 638
Zespół voxCRM jest do Państwa dyspozycji na każdym etapie wdrożenia.
pliki dołączone::
