System voxDeveloper CRM umożliwia masowy import klientów z pliku Excel (.xlsx). Funkcja ta pozwala na szybkie przeniesienie bazy kontaktów do systemu bez konieczności ręcznego dodawania każdego klienta. Poniżej przedstawiamy instrukcję przygotowania pliku i przeprowadzenia importu.
Kiedy skorzystać z importu klientów?
Import klientów jest przydatny w następujących sytuacjach:
- Migracja danych — przenoszenie bazy klientów z innego systemu CRM lub arkusza kalkulacyjnego do voxDeveloper CRM,
- Nowa inwestycja — dodanie listy klientów zainteresowanych nową inwestycją,
- Aktualizacja bazy — uzupełnienie systemu o dane klientów zebranych podczas eventów, targów lub kampanii marketingowych.
Słowniczek pojęć
| Pojęcie | Wyjaśnienie |
|---|---|
| Plik wzorcowy | Plik Excel (.xlsx) z predefiniowaną strukturą kolumn, który należy uzupełnić danymi klientów przed importem do systemu. |
| Źródło pochodzenia | Informacja o tym, skąd pochodzi kontakt z klientem (np. strona WWW, targi, polecenie, portal ogłoszeniowy). Wartość musi odpowiadać źródłom zdefiniowanym w systemie. |
| Doradca | Użytkownik systemu voxCRM (pracownik), do którego zostanie przypisany importowany klient. Podawany, jako e-mail doradcy. |
| Klasyfikacja | Kategoria klienta w systemie (np. A, B, C) określająca priorytet obsługi lub stopień zainteresowania ofertą. Więcej o klasyfikacjach |
| Tryb importu | Ustawienie określające, które wiersze z pliku mają zostać zaimportowane. Opcja "Wszystkie wiersze" pozwala najpierw zweryfikować dane przed właściwym importem. |
| Adres korespondencyjny | Drugi adres klienta, na który kierowana jest korespondencja (jeśli różni się od adresu zamieszkania). Oznaczony w pliku przyrostkiem "– koresp." |
| ERP ID | Identyfikator klienta w zewnętrznym systemie księgowym lub ERP (np. Business Central). Pozwala temu systemowi rozpoznać, którzy klienci już u niego są. Na karcie klienta widoczny jako pole „ID systemu ERP”. |
| Data zgody | Dzień (i opcjonalnie godzina), w którym klient udzielił danej zgody. Ma znaczenie dla RODO – pokazuje, od kiedy zgoda obowiązuje. |
Wymagane pola (minimum)
Aby import przebiegł poprawnie, w pliku wzorcowym należy uzupełnić co najmniej poniższe kolumny:
| Pole | Opis | Przykład |
|---|---|---|
| Data utworzenia | Data dodania klienta do bazy. Musi być wprowadzona jako tekst (String), np. w formacie RRRR-MM-DD. Jeśli komórka zostanie sformatowana jako data (typ Date), system nie rozpozna wartości. | 2026-04-07 |
| Adres e-mail klienta. Musi być unikalny w systemie. | jan.kowalski@email.pl | |
| Telefon | Numer telefonu klienta. | 600 100 200 |
| Źródło pochodzenia | Skąd pochodzi kontakt. Wartość musi być zgodna ze źródłami dostępnymi w systemie. Listę źródeł można sprawdzić poprzez filtr na liście klientów lub w polu przy ręcznym dodawaniu klienta. | Strona WWW |
| Doradca | Email pracownika, do którego zostanie przypisany klient. | annanowak@voxoft.com |
Pełna lista pól w pliku importu
Plik wzorcowy zawiera 45 kolumn. Pola oznaczone jako wymagane muszą być uzupełnione. Pozostałe pola są opcjonalne i mogą pozostać puste.
| Lp. | Nazwa kolumny | Kategoria |
|---|---|---|
| 1 | Imię | Dane osobowe |
| 2 | Nazwisko | Dane osobowe |
| 3 | Telefon * | Kontakt |
| 4 | Mail * | Kontakt |
| 5 | Data utworzenia * | System |
| 6 | Źródło pochodzenia * | System |
| 7 | Typ dokumentu | Dokumenty |
| 8 | Nr dokumentu | Dokumenty |
| 9 | Data wygaśnięcia | Dokumenty |
| 10 | Inwestycja | System |
| 11 | Doradca * | System |
| 12 | Klasyfikacja | System |
| 13 | Pesel | Dane osobowe |
| 14–19 | Woj, Miasto, Kod pocztowy, Ulica, Budynek, Mieszkanie | Adres zamieszkania |
| 20–25 | Woj, Miasto, Kod pocztowy, Ulica, Budynek, Mieszkanie (– koresp.) | Adres korespondencyjny |
| 26–27 | Zgoda marketingowa, Treść zgody marketingowej | Zgody RODO |
| 28–29 | Zgoda na przesyłanie wiadomości, Treść zgody na przesyłanie wiadomości | Zgody RODO |
| 30–31 | Zgoda na telefon, Treść zgody na telefon | Zgody RODO |
| 32–33 | Zgoda o przetwarzaniu danych, Treść zgody o przetwarzaniu danych | Zgody RODO |
| 34 | Status | System |
| 35 | Nip | Dane osobowe |
| 36 | Imię ojca | Dane osobowe |
| 37 | Imię matki | Dane osobowe |
| 38 | Opis | Dodatkowe |
| 39 | ERP ID | Integracja ERP |
| 40–41 | Zgoda na SMS, Treść zgody na SMS | Zgody RODO |
| 42 | Data zgody marketingowej | Daty zgód |
| 43 | Data zgody na e-mail | Daty zgód |
| 44 | Data zgody na telefon | Daty zgód |
| 45 | Data zgody na SMS | Daty zgód |
* Pola oznaczone gwiazdką są wymagane do prawidłowego importu.
System czyta kolumny według kolejności, a nie według nazw nagłówków – dlatego nie wolno przestawiać ani usuwać kolumn. Jeśli potrzebują Państwo przenieść dodatkowe informacje (np. przyczynę dyskwalifikacji, UTM), można dodać własne kolumny za kolumną 45. Ich zawartość trafi do opisu klienta w postaci „Nagłówek: wartość”, każda w nowej linii.
ERP ID, zgoda na SMS i daty zgód
| Kolumna | Jak wypełnić | Przykład |
|---|---|---|
| ERP ID (39) | Tekst, maksymalnie 20 znaków. Zapisuje się dosłownie – zera na początku zostają. Dłuższa wartość oznacza wiersz jako błędny i nie zostanie zapisana. Przy kliencie, który już jest w systemie, pusta komórka nie usuwa jego dotychczasowego ERP ID. | BC-000123 |
| Zgoda na SMS (40) i Treść zgody na SMS (41) | Tak samo jak pozostałe zgody: „Tak” albo „Nie” (wielkość liter bez znaczenia) oraz treść zgody. | Tak |
| Daty zgód (42–45) | Format RRRR-MM-DD albo RRRR-MM-DD GG:MM:SS (sama data = godzina 00:00:00). Data dotyczy zgody z tego samego wiersza: marketingowa – kolumna 26, e-mail – 28, telefon – 30, SMS – 40. Wpisać jako tekst, tak jak Datę utworzenia. | 2025-03-14 2025-03-14 10:15:00 |
Jak system zapisuje datę zgody:
- zgoda „Tak” z datą w pliku – zapisuje się data z pliku (także gdy klient miał już tę zgodę z inną datą),
- zgoda „Tak” bez daty – data jak dotychczas (u klienta już istniejącego bez daty zgody wpisuje się dzień importu),
- zgoda „Nie” – data zostaje pusta, nawet jeśli w pliku jest wpisana.
Instrukcja importu — krok po kroku
Krok 1. Pobranie pliku wzorcowego
Pobrać plik wzorcowy Import klientów.xlsx (dostępny na końcu tego artykułu) i otworzyć go w programie Excel lub LibreOffice Calc.
Krok 2. Uzupełnienie danych klientów
Uzupełnić plik danymi klientów. Każdy wiersz odpowiada jednemu klientowi. Należy wypełnić co najmniej pola wymagane: Data utworzenia, Mail, Telefon, Źródło pochodzenia, Doradca.
Krok 3. Zapisanie pliku
Zapisać uzupełniony plik w formacie .xlsx. Nie zmieniać nazw kolumn ani ich kolejności.
Krok 4. Przejście do modułu importu
W panelu voxDeveloper CRM przejść do: Klienci → kliknąć zielony przycisk Import (po prawej stronie ekranu - jednak zależny od upranień w systemie).
Krok 5. Wgranie pliku
Wybrać przygotowany plik wzorcowy z uzupełnionymi danymi klientów.
Krok 6. Weryfikacja danych (sprawdzenie)
Przed właściwym importem zawsze najpierw sprawdzić dane. W polu Tryb wybrać opcję Wszystkie wiersze. System wyświetli podgląd danych i ewentualne błędy.
Krok 7. Import danych
Jeżeli system nie wykazuje błędów w rezultacie, kliknąć przycisk Zaimportuj.
Krok 8. Weryfikacja po imporcie
Po zakończeniu importu sprawdzić poprawność danych — zweryfikować co najmniej pierwszy, ostatni oraz środkowy rekord na liście klientów.
Najczęstsze problemy
| Problem | Możliwa przyczyna | Rozwiązanie |
|---|---|---|
| Błąd w polu "Źródło pochodzenia" | Wpisana wartość nie istnieje w konfiguracji systemu | Sprawdzić dostępne wartości poprzez filtr na liście klientów lub w polu "Źródło pochodzenia" przy ręcznym dodawaniu klienta, a następnie użyć dokładnej nazwy |
| Błąd w polu "Doradca" | Email nie zgadza się z użytkownikiem w systemie | Zweryfikować pisownię — musi być identyczna jak w profilu użytkownika voxCRM |
| Duplikaty klientów po imporcie | Klient z danym adresem e-mail już istnieje w systemie | Przed importem sprawdzić, czy klienci nie są już w bazie. System może utworzyć duplikaty |
| System nie akceptuje pliku | Zmieniono strukturę pliku (nazwy kolumn, kolejność, format) | Użyć oryginalnego pliku wzorcowego bez modyfikacji nagłówków kolumn |
| Brak danych po imporcie | Puste wymagane pola w wierszu | Upewnić się, że każdy wiersz ma uzupełnione pola: Data utworzenia, Mail, Telefon, Źródło pochodzenia, Doradca |
| Nieprawidłowy format daty | Data w formacie innym niż oczekiwany | Używać formatu RRRR-MM-DD (np. 2026-04-07) |
| Błąd formatu daty zgody | Data zgody wpisana np. jako 21.10.2026 albo komórka sformatowana jako data Excela | Wpisać datę jako tekst w formacie RRRR-MM-DD lub RRRR-MM-DD GG:MM:SS. Błędna data nie zostanie zapisana |
| Błąd w polu "ERP ID" | ERP ID dłuższe niż 20 znaków | Skrócić identyfikator do 20 znaków lub sprawdzić, czy do kolumny nie trafiła inna wartość |
| Nie widać ERP ID na karcie klienta | Wyłączone pole „ID systemu ERP” w ustawieniach klientów | Włączyć opcję Pokaż pole 'ID systemu ERP' w Administracja → Ustawienia klientów |
Plik do pobrania
Poniżej znajduje się plik wzorcowy do importu klientów. Należy go pobrać, uzupełnić danymi i wgrać do systemu zgodnie z powyższą instrukcją.
W razie pytań zapraszamy do kontaktu z naszym zespołem wsparcia: kontakt@voxcommerce.pl
pliki dołączone::