System voxCRM umożliwia rejestrację firmy jako działalności gospodarczej lub spółki. Poniżej przedstawiono szczegółowy opis procesu dodawania firmy oraz przypisywania jej do umowy.
Dodawanie firmy w systemie
W systemie należy zarejestrować firmę w formie działalności gospodarczej lub spółki, w zależności od charakteru działalności, którą chcą Państwo uwzględnić.
1. Rejestracja działalności gospodarczej
Aby dodać działalność gospodarczą, należy postępować według poniższych kroków:
- Należy przejść do karty klienta, którego dane mają zostać uzupełnione.
- Powinno się wybrać opcję Edytuj dane, aby przejść do edycji.
- W formularzu edycji należy:
- Przejść do sekcji Dane do umowy i zaznaczyć pole Działalność gospodarcza.
- Po zaznaczeniu ww. pola, pojawi się nowa sekcja Dane do faktury, w którym można uzupełnić szczegółowe informacje o działalności (NIP, nazwa, adres itd.)
- Po wprowadzeniu danych, zmianu zapisujemy, klikając przycisk Zapisz.
Uwagi dotyczące działalności gospodarczej
- W przypadku potrzeby wyświetlenia nazwy działalności gospodarczej na karcie umowy lub liście umów, prosimy o kontakt z naszym działem wsparcia (kontakt@voxcommerce.pl).
- Dodanie działalności gospodarczej umożliwia automatyczne generowanie dokumentów, takich jak faktury czy umowy, z uwzględnieniem wprowadzonych danych.
2. Rejestracja spółki
Aby dodać spółkę do systemu, należy:
- Przejść do zakładki Firmy w głównym menu.
- Wybrać opcję Dodaj firmę, co spowoduje otwarcie formularza rejestracyjnego.
- W formularzu należy uzupełnić następujące informacje:
- Ogólne informacje: wprowadzić nazwę firmy, numer telefonu, adres e-mail oraz inne dane kontaktowe.
- Meta informacje: określić typ własności, np. spółka z o.o., oraz dodatkowe szczegóły, takie jak przypisanie spółki do klienta.
- Dane należy zapisać przy użyciu przycisku Zapisz.
Po zapisaniu spółka będzie widoczna w systemie i gotowa do przypisania do umowy.
Przypisywanie firmy do umowy
Po zarejestrowaniu firmy należy przypisać ją jako klienta do odpowiedniej umowy.
Dla działalności gospodarczej
- Należy przejść do sekcji Umowy i wybrać opcję Dodaj nową umowę.
- Należy wybrać z listy klienta powiązanego z działalnością gospodarczą.
Dla spółki
- Trzeba upewnić się, że spółka została poprawnie zarejestrowana w systemie.
- Następnie należy otworzyć istniejącą umowę w sekcji Umowy.
- W sekcji KLIENCI powinno po kliknięciu trzech kreseczek powinno się wybrać opcję Edytuj powiązanie przy danych klienta.
- Należy zaznaczyć pole Firma, wybrać spółkę z listy i zapisać zmiany.
Uwagi dotyczące zarządzania firmami
- Powinno się uzupełnić dodatkowe dane, takie jak numer KRS, REGON czy szczegóły adresu rozliczeniowego, co zwiększy dokładność generowanych dokumentów.
- Zaleca się przypisanie osoby kontaktowej do każdej firmy, co ułatwi komunikację oraz obsługę zgłoszeń.
- Dane wprowadzone do systemu są automatycznie uwzględniane podczas generowania dokumentów, takich jak umowy czy faktury.
Podsumowanie
Rejestracja firm w systemie voxCRM pozwala na efektywne zarządzanie zarówno działalnościami gospodarczymi, jak i spółkami. Funkcjonalności te umożliwiają dostosowanie systemu do indywidualnych potrzeb użytkowników oraz znacząco ułatwiają obsługę dokumentacji związanej z obsługiwanymi firmami.