System voxCRM umożliwia szczegółową konfigurację uprawnień dostępu dla poszczególnych użytkowników. Uprawnienia są pogrupowane w role — po przypisaniu odpowiedniej roli do konta użytkownika system automatycznie stosuje wszystkie zdefiniowane w niej ustawienia.
Uwaga: Niektóre uprawnienia działają w sposób odwrotny — ich aktywacja ogranicza dostęp zamiast go rozszerzać. W poniższym zestawieniu zostały one oznaczone jako (ograniczające).
Moduł Leady
Moduł leadów stanowi pierwszy etap lejka sprzedażowego — gromadzone są w nim dane potencjalnych klientów.
Dostęp do modułu
Możliwe jest włączenie lub wyłączenie całego modułu Leady dla wybranej roli użytkownika.
Widoczność leadów
Dostępne poziomy widoczności:
- Tylko własne leady (przypisane do zalogowanego użytkownika)
- Leady z własnego oddziału
- Wszystkie leady w systemie
- Tylko leady z własnych inwestycji (ograniczające)
- Tylko leady z inwestycji przypisanych do oddziału (ograniczające)
Edycja leadów
Osobno konfigurowalne poziomy edycji:
- Edycja własnych leadów
- Edycja leadów z oddziału
- Edycja wszystkich leadów
Konwersja leadów na klientów
Określenie, kto może przekształcić leada w kontakt:
- Konwersja własnych leadów
- Konwersja leadów z oddziału
- Konwersja wszystkich leadów
Pozostałe funkcje modułu
- Tworzenie nowych leadów
- Eksport listy leadów do formatu Excel
- Import leadów z pliku
- Akcje grupowe (masowa zmiana doradcy, źródła, inwestycji w preferencjach)
- Anonimizacja danych leada (RODO)
- Przenoszenie nierozpoznanych wiadomości e-mail do leadów
- Przypisywanie leada do innego użytkownika
- Administracja modułem (statusy, źródła, ustawienia)
Moduł Klienci
Moduł klientów służy do zarządzania danymi osobowymi, historią współpracy oraz preferencjami klientów.
Dostęp do modułu
Możliwe jest włączenie lub wyłączenie dostępu do listy klientów dla wybranej roli.
Widoczność kontaktów
Dostępne poziomy widoczności:
- Tylko własni klienci
- Klienci z własnego oddziału
- Wszyscy klienci
- Klienci powiązani z inwestycjami w oddziale
- Klienci, dla których dany użytkownik jest doradcą finansowym
- Tylko klienci z aktywną umową (ograniczające)
- Tylko klienci z inwestycji przypisanych do oddziału (ograniczające)
Edycja klientów
Osobno konfigurowalne poziomy edycji:
- Edycja własnych klientów
- Edycja klientów z oddziału
- Edycja wszystkich klientów
- Edycja preferencji nieruchomościowych klienta
- Edycja inwestycji przypisanych do klientów
- Zmiana statusu klienta
- Zmiana doradcy przypisanego do klienta
- Blokada edycji telefonu, adresu e-mail i źródła (ograniczające)
Tworzenie klientów
- Tworzenie nowych klientów
- Tworzenie kopii klienta
- Wybór doradcy przy tworzeniu klientów
Widoczność danych
- Zakładka połączeń telefonicznych
- Zakładka powiązanych wiadomości e-mail
- Zakładka powiązanych wiadomości SMS
- Wszystkie wiadomości e-mail klienta (nie tylko własne)
- Ukrywanie pełnych adresów e-mail przy dodawaniu (ograniczające)
- Ukrywanie pełnych numerów telefonu przy dodawaniu (ograniczające)
- Widoczność użytkowników tylko z własnego oddziału (ograniczające)
Pozostałe funkcje modułu
- Eksport klientów do formatu Excel
- Akcje grupowe (zmiana doradcy, statusu, dodanie klasyfikacji, inwestycji do preferencji)
- Synchronizacja ze Strefą Klienta
- Wyszukiwanie nieruchomości dopasowanych do preferencji klienta
- Masowe włączanie/wyłączanie Strefy Klienta
- Planowanie aktywności z klientem
- Zgłoszenie klienta do inwestycji
- Anonimizacja danych (RODO)
- Filtrowanie po projektach/inwestycjach
Moduł Umowy
Moduł umów obejmuje cały proces od etapu rezerwacji po akt notarialny — zarządzanie umowami, płatnościami oraz harmonogramami.
Dostęp do modułu
Możliwe jest włączenie lub wyłączenie dostępu do listy umów dla wybranej roli.
Widoczność umów
Dostępne poziomy widoczności:
- Tylko własne umowy
- Umowy z oddziału
- Wszystkie umowy
- Tylko umowy z inwestycji przypisanych do oddziału (ograniczające)
- Tylko własne oraz z oddziału (ograniczające)
Edycja umów
- Edycja własnych umów
- Edycja wszystkich umów
- Edycja podpisanych (zamkniętych) umów — blokada (ograniczające)
- Edycja tylko umów z inwestycji przypisanych do oddziału (ograniczające)
- Edycja aneksów (zmian nieruchomości) — własne lub wszystkie
- Edycja daty i powodu anulowania
Tworzenie umów
Możliwe jest nadanie uprawnienia do tworzenia nowych umów.
Płatności i harmonogram
- Dodawanie płatności do harmonogramu
- Przenoszenie płatności między transzami (wewnętrzne i zewnętrzne)
- Grupowe usuwanie płatności
- Usuwanie wszystkich transz z harmonogramu
- Edycja zwolnionej płatności po wystawieniu faktury
- Przeniesienie faktury do środków zwolnionych
- Zarządzanie klientami powiązanymi z umową
Eksporty
- Eksport listy umów do formatu Excel
- Eksport harmonogramu, płatności, odsetek, środków zwolnionych, rezerwacji do formatu Excel
- Eksport danych do faktury (z płatności i środków zwolnionych)
- Eksport do systemów księgowych: Symfonia, Enova, SAP, DFG
- Eksport XML dla Symfonii
Pozostałe funkcje modułu
- Dodawanie klasyfikacji umów (akcje grupowe)
- Pola integracyjne (ID księgowe Symfonia)
- Generowanie dokumentów z szablonu
- Administracja modułem (ustawienia listy, blokada źródeł)
Moduł Lokale
Moduł lokali służy do zarządzania ofertą mieszkaniową — lokale, ceny, statusy oraz eksport ogłoszeń na portale zewnętrzne.
Widoczność lokali
- Własne nieruchomości
- Wszystkie nieruchomości
- Tylko nieruchomości z własnego oddziału (ograniczające)
- Lokale ze statusem rezerwacja i wyższym
- Zarezerwowane nieruchomości
- Kolumna statusu na liście
- Kolumna klientów na liście
- Kolumna umów na liście
Dodawanie i edycja
- Dodawanie nowych lokali
- Edycja wszystkich lokali
- Edycja grupowa lokali
- Dodawanie dodatkowych powierzchni (pomieszczenia)
- Zmiana statusu nieruchomości (z poziomu karty oraz listy)
- Przypisywanie oddziału do nieruchomości
- Blokada zmiany statusu na poziomie inwestycji
Ceny
- Ustawianie i edycja minimalnej ceny brutto
- Wyświetlanie pola minimalnej ceny
- Cena zarządzania brutto
- Zmiana ceny ofertowej
- Opcja „Zapytaj o cenę” (zamiast wyświetlania ceny)
- Historia zmian cen
- Ukrywanie cen transakcyjnych (ograniczające)
- Ukrywanie numerów kont bankowych (ograniczające)
Eksport na portale ogłoszeniowe
- Otodom.pl — oznaczanie do eksportu / ukrywanie ceny
- Rynekpierwotny.pl
- Gratka.pl
- Trojmiasto.pl
- dommi.pl
- Platforma Mieszkaniowa
- dane.gov.pl
- Expander
- Eksport planu kondygnacji do PDF
Eksporty do pliku
- Eksport listy lokali do formatu Excel
- Eksport zmian nieruchomości do formatu Excel
- Eksport minimalnej ceny brutto
- Eksport rezerwacji do formatu Excel
- Generowanie tabeli cennika
Pozostałe funkcje modułu
- Aktówka klienta (wysyłanie ofert, dodawanie do porównania)
- Zmiana atutów lokali (akcje grupowe)
- Flagi: promocja, gotowe do zamieszkania
- Ustawianie daty historii cen dla serwisów zewnętrznych
Moduł Inwestycje
Moduł inwestycji służy do zarządzania projektami deweloperskimi — budynki, etapy realizacji oraz konfiguracja parametrów.
Widoczność
- Inwestycje z własnego oddziału
- Wszystkie inwestycje
Zarządzanie
- Dodawanie nowych inwestycji
- Dostęp do szczegółów inwestycji
- Edycja szablonu oferty online
- Zakładka celów sprzedażowych
- Zakładka źródła danych nieruchomości
- Blokada zmiany statusu lokali w inwestycji
- Ustawienia prowizji
- Eksport listy inwestycji do formatu Excel
- Akcje grupowe na inwestycjach
Eksport danych inwestycji
- Format XML dla Gratka.pl i Trojmiasto.pl
- Format XLSX dla EstiCRM
- Data historii cen dla serwisów zewnętrznych
Moduł Odbiory
Moduł odbiorów służy do zarządzania procesem przekazywania lokali klientom.
Widoczność
- Wszystkie odbiory
- Tylko odbiory z własnego oddziału (ograniczające)
Zarządzanie
- Dostęp do modułu odbiorów
- Tworzenie nowych odbiorów
- Edycja odbiorów (data, opis, status)
- Wysyłanie zaproszeń do odbioru
- Edycja zaproszeń
- Przeglądanie dokumentów powiązanych z odbiorem
- Eksport listy odbiorów do formatu Excel
Moduł Helpdesk i usterki
Moduł helpdesku obejmuje obsługę zgłoszeń usterek, reklamacji oraz komunikację z klientami.
Widoczność usterek
- Wszystkie usterki
- Tylko usterki z inwestycji przypisanych do oddziału (ograniczające)
- Tylko usterki własnych klientów (ograniczające)
- Wszystkie wpisy na tablicy zgłoszenia (bez ograniczeń — lub tylko własne)
- Wszyscy klienci w kontekście usterek
Zarządzanie
- Zmiana statusu usterek (akcje grupowe)
- Usuwanie dokumentów ze zgłoszeń
- Usuwanie powiązań usterek z odbiorami
- Import usterek z pliku
- Eksport listy usterek do formatu Excel
Strefa Klienta
- Dostęp do wiadomości ze Strefy Klienta (czat z klientami)
Moduł Raporty
System oferuje kilkadziesiąt raportów pogrupowanych tematycznie. Dostęp do każdego raportu może zostać włączony lub wyłączony osobno w ramach danej roli.
Raporty sprzedaży
- Raport dzienny sprzedaży
- Raport sprzedaży w toku
- Raport zakończonych sprzedaży
- Dynamika sprzedaży
- Prognoza sprzedaży
- Rejestr umów
- Raport umów dla banku
- Raport sprzedanych i niesprzedanych lokali
- Raport rezerwacji i anulowanych rezerwacji
- Raport Omnibus i statystyk sprzedaży
Raporty finansowe
- Raport płatności z umów
- Raport zbiorczy płatności
- Raport prognozowanych płatności
- Raport zaległych płatności
- Raport dłużników
- Raport środków do zwolnienia
- Raport kolejnych transz
- Raport rozliczeniowy inwestycji
- Raport harmonogramu rozliczeń (billing plan)
Raporty inwestycji i nieruchomości
- Zbiorczy raport inwestycji
- Skumulowany raport inwestycji
- Raport lokali (sprzedane, wolne, zarezerwowane)
- Analiza sprzedaży inwestycji
- Dashboard sprzedaży
- Cele sprzedażowe
- Raport zainteresowania inwestycją i lokalami
- Podsumowanie przekazanych nieruchomości
- Raport niesprzedanych lokali
- Historia zmian cen
- Raport danych sprzedaży nieruchomości
- Raport NBP
- Raport usterek inwestycji
Raporty leadów
- Podstawowy raport leadów
- Raport doradcy i leadów
- Efektywność leadów
- Obsługa leadów (z ankietami)
- Źródła leadów (ogólny i szczegółowy)
- Porównanie leadów
- Raport leadów i klientów
- Leady i sprzedaż
- Historia aktywności na leadach
Raporty kontaktowe i aktywności
- Raport klientów
- Raport klientów z transakcjami (w tym DFG)
- Raport ukończonych klientów
- Dzienny raport kontaktów
- Raport aktywności (w tym wg celu spotkania)
- Dzienny raport pracy doradców
- Historia aktywności klientów
- Raport spotkań
- Kamienie milowe sprzedaży
Ograniczenia w raportach
- Widoczność tylko własnych oddziałów w raporcie aktywności (ograniczające)
- Widoczność tylko inwestycji przypisanych do oddziału w raportach sprzedaży (ograniczające)
Eksport raportów
Możliwe jest włączenie lub wyłączenie eksportu dla poszczególnych raportów (umowy, spotkania, płatności) bądź nadanie uprawnienia do eksportu wszystkich raportów jednocześnie.
Moduł Faktury
Moduł faktur obsługuje wystawianie, edycję oraz integrację z systemami księgowymi.
Widoczność faktur
- Przeglądanie listy faktur i szczegółów
- Tylko własne faktury (ograniczające)
- Tylko faktury z inwestycji przypisanych do oddziału (ograniczające)
Zarządzanie
- Tworzenie nowych faktur i korekt
- Tworzenie faktury na podstawie istniejącej (kopia)
- Edycja faktur
- Usuwanie faktur
- Administracja modułem (ustawienia fakturowania)
Strefa Klienta
- Udostępnianie faktury klientowi w Strefie Klienta
- Odłączanie faktury od Strefy Klienta
Eksporty
- Eksport listy faktur do formatu Excel
- JPK-FA (Jednolity Plik Kontrolny)
- XML KSeF 2.0 (Krajowy System e-Faktur)
- Format SAP (faktury i kontrahenci)
- Format SAP (korekty)
- Format Comarch Optima
W razie pytań zapraszamy do kontaktu z naszym zespołem wsparcia: kontakt@voxcommerce.pl.
