Spis treści
- Rodzaje skrzynek pocztowych
- Sposoby podłączenia skrzynki
- Wybór skrzynki przy wysyłce wiadomości
- Poczta na leady
- Słownik pojęć
- Kontakt
System voxDeveloper CRM obsługuje kilka rodzajów skrzynek pocztowych oraz różne sposoby ich podłączenia. Poniższy artykuł wyjaśnia, czym różnią się poszczególne rodzaje skrzynek, kiedy stosować połączenie zintegrowane, a kiedy niestandardowe, w jaki sposób system wybiera nadawcę wiadomości oraz jak działa dedykowana poczta służąca do zbierania leadów.
1. Rodzaje skrzynek pocztowych
W systemie funkcjonują trzy rodzaje skrzynek. Skrzynka główna i skrzynki osobiste działają równolegle — nie ma potrzeby wybierania pomiędzy nimi.
Skrzynka główna (ogólna)
Jest to skrzynka ogólnofirmowa, najczęściej typu biuro@, sprzedaz@ lub kontakt@. Pełni rolę skrzynki domyślnej systemu i jest wykorzystywana w kilku sytuacjach:
- gdy doradca nie ma podłączonej własnej poczty — wiadomość wychodzi wówczas z adresu głównego,
- do korespondencji ogólnej, na przykład zawiadomień o etapach budowy czy wezwań do płatności,
- jako adres, z którego wysyłane są automatyczne powiadomienia systemowe.
Skrzynkę główną można udostępnić wybranym użytkownikom, dzięki czemu również oni mogą wysyłać wiadomości z adresu ogólnego.
Skrzynki główne dla wielu inwestycji
Deweloperzy prowadzący kilka inwestycji mogą utworzyć dla danej inwestycji osobną, techniczną skrzynkę pocztową (na przykład nazwa-inwestycji@), podłączyć ją do systemu i udostępnić użytkownikom obsługującym tę inwestycję. Mechanizm udostępniania działa tak samo jak w przypadku skrzynki głównej — dzięki temu zespół danej inwestycji może prowadzić korespondencję z jej dedykowanego adresu, a pozostali użytkownicy nie mają do niej wglądu.
Skrzynki osobiste (imienne)
Są to skrzynki poszczególnych doradców, podpięte pod ich konta w systemie. Skrzynka osobista jest widoczna wyłącznie dla swojego właściciela, a system automatycznie wiąże odebrane i wysłane wiadomości z odpowiednimi klientami.
Skrzynka na leady
Trzeci, szczególny rodzaj skrzynki — dedykowany adres techniczny służący wyłącznie do automatycznego zbierania zapytań od potencjalnych klientów. Jest celowo oddzielony od skrzynki głównej i sprzedażowej, aby system nie zaczytywał zwykłej korespondencji jako leadów. Szczegóły działania opisano w sekcji Poczta na leady.
2. Sposoby podłączenia skrzynki
Skrzynkę pocztową konfiguruje się w profilu użytkownika, w zakładce dotyczącej poczty. Dostępne są dwa tryby podłączenia.
Połączenie zintegrowane (zalecane)
Tryb przeznaczony dla popularnych dostawców poczty. Obecnie połączenie zintegrowane dostępne jest dla kont:
- Microsoft 365 / Exchange (Outlook),
- Gmail (Google).
W tym trybie logowanie odbywa się bezpośrednio poprzez autoryzację konta u dostawcy, bez ręcznego podawania adresów serwerów i numerów portów. Konfigurację uruchamia się opcją połączenia z kontem Microsoft lub Gmail, a następnie potwierdza dane logowania w oknie dostawcy.
Korzyści z połączenia zintegrowanego:
- prostsza konfiguracja — wystarczy zalogować się do konta,
- automatyczne odświeżanie połączenia w trakcie pracy.
Połączenie niestandardowe (przez porty)
Tryb stosowany wtedy, gdy skrzynka nie jest prowadzona w jednym z popularnych serwisów obsługiwanych przez połączenie zintegrowane (na przykład poczta w home.pl lub na własnym serwerze). W tym przypadku skrzynkę podłącza się ręcznie, podając dane serwerów pocztowych:
- adres serwera poczty przychodzącej (IMAP) wraz z numerem portu i rodzajem szyfrowania,
- adres serwera poczty wychodzącej (SMTP) wraz z numerem portu i rodzajem szyfrowania,
- adres e-mail oraz dane logowania do skrzynki.
Wartości adresów serwerów i portów udostępnia dostawca poczty. W razie wątpliwości pomocą służy zespół wsparcia technicznego.
3. Wybór skrzynki przy wysyłce wiadomości
Przy wysyłaniu wiadomości lub oferty dostępne jest pole Od, w którym wskazuje się nadawcę. Do wyboru są: skrzynka główna, skrzynka osobista użytkownika oraz skrzynki udostępnione.
Jeżeli w polu Od nie zostanie wskazany żaden adres, system zachowuje się następująco:
- jeżeli użytkownik ma podłączoną własną pocztę — wiadomość wychodzi z jego skrzynki osobistej,
- jeżeli użytkownik nie ma podłączonej poczty — wiadomość wychodzi ze skrzynki głównej (zachowanie domyślne).
4. Poczta na leady
Do automatycznego zbierania zapytań służy dedykowany adres techniczny przeznaczony wyłącznie na leady. Adres ten jest oddzielony od skrzynki głównej i sprzedażowej — dzięki temu system nie zaczytuje zwykłej korespondencji jako zapytań.
Jak działa pobieranie leadów?
Na adres techniczny trafiają zapytania z różnych źródeł — formularzy na stronach internetowych, portali ogłoszeniowych oraz kampanii w mediach społecznościowych (przekazywanych pocztą). System co kilka minut sprawdza skrzynkę, odczytuje nowe wiadomości i automatycznie tworzy z nich leady, przypisując je do właściwej inwestycji i doradcy.
Wymagane dane w treści wiadomości
Aby zapytanie zostało poprawnie odczytane, treść wiadomości powinna zawierać oznaczone pola:
| Pole | Znaczenie |
| IMIE | imię i nazwisko osoby zgłaszającej |
| adres e-mail kontaktowy | |
| TELEFON | numer telefonu kontaktowego |
| OPIS | treść zapytania |
5. Słownik pojęć
- IMAP — protokół poczty przychodzącej, odpowiada za odbieranie wiadomości.
- SMTP — protokół poczty wychodzącej, odpowiada za wysyłanie wiadomości.
- Port — numer kanału, przez który nawiązywane jest połączenie z serwerem pocztowym.
- Połączenie zintegrowane — podłączenie konta poprzez bezpośrednią autoryzację u dostawcy (Microsoft 365, Gmail), bez podawania portów.
- Lead — zapytanie potencjalnego klienta, na podstawie którego system tworzy kontakt w module sprzedaży.
Kontakt
W razie pytań lub problemów prosimy o kontakt z działem wsparcia technicznego:
- E-mail: kontakt@voxcommerce.pl
- Telefon: 534 571 638
