Sekcja Raporty klienci w systemie voxCRM gromadzi zestawienia dotyczące bazy kontaktów — ich zgód, zawartych umów, aktywności oraz przebiegu procesu sprzedaży. Raporty wspierają codzienną obsługę klienta, raportowanie do instytucji (RODO, DFG) oraz analizę zaangażowania zespołu.
Poniżej przedstawiono funkcjonalności dostępnych raportów klientów.
1. Zgody klientów
URL: /reports/rodoform/index
Cel: monitorowanie zgód klientów oraz zarządzanie ich preferencjami kontaktowymi zgodnie z wymogami RODO. Umożliwia szybkie zidentyfikowanie, z kim wolno prowadzić komunikację określonym kanałem.
Dane w raporcie:
- ID klienta, imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail.
- Informacja, czy klient ma zawartą umowę.
- Inwestycje z preferencji klienta.
- Status zgód: na przetwarzanie danych, kontakt telefoniczny, kontakt mailowy (Tak / Nie / Brak decyzji).
- Link do formularza edycji zgód klienta.
Filtry: stan każdej z trzech zgód, obecność numeru telefonu / adresu e-mail, obecność umowy, inwestycje z preferencji.
Zastosowanie: zarządzanie bazą zgodną z RODO, weryfikacja kanałów komunikacji przed kampaniami marketingowymi i obsługą telefoniczną.
Eksport: XLSX.
2. Zestawienie klientów z umową
URL: /reports/clients-transactions/index
Cel: kompleksowa analiza umów klientów wraz z danymi właścicieli, adresami, dokumentami tożsamości oraz cechami nieruchomości (parkingi, balkony, piwnice). Zestawienie przygotowane z myślą o celach księgowych, prawnych i sprzedażowych.
Dane w raporcie:
- Inwestycja, etap, numer / nazwa lokalu, budynek.
- Dane właścicieli i współwłaścicieli (imiona, nazwiska, PESEL, udziały procentowe).
- Opcjonalnie: typ i numer dokumentu tożsamości, numery kont bankowych, adresy zamieszkania i korespondencji.
- E-maile i telefony właścicieli, źródło pochodzenia klienta.
- Numer umowy, typ umowy, data zawarcia umowy deweloperskiej, opis.
- Powierzchnia lokalu, powierzchnia po zakończeniu budowy, przynależności (parking, balkon, taras, piwnica) z powierzchniami.
- Doradca, wartość transakcji.
Filtry: nazwa klienta, inwestycja, typ umowy (list intencyjny / umowa wstępna / deweloperska / akt notarialny), data podpisania, lokal, przypisany doradca, budynek.
Zastosowanie: eksport kompletnych zestawień umów do celów księgowych, prawnych lub sprzedażowych.
Eksport: XLSX (kolumny dynamicznie wybierane przed eksportem, część sterowana ustawieniami systemu).
3. Zestawienie klientów z umową dla DFG
URL: /reports/clients-transactions-dfg/index
Cel: przygotowanie szczegółowego zestawienia nabywców zgodnego z wymogami banków (dane do rachunków powierniczych, subkonta escrow, procedury finansowania) oraz raportowania do DFG.
Dane w raporcie:
- Numer subkonta escrow (rachunek powierniczy nabywcy).
- Imię, drugie imię, nazwisko nabywcy; status zamieszkania (rezydent / nierezydent).
- PESEL, data urodzenia, typ i numer dokumentu tożsamości, kraj wydania.
- Adres zamieszkania i adres korespondencji (kraj, miasto, kod, ulica, numer budynku, numer mieszkania).
- E-mail nabywcy.
- Inwestycja, etap, numer budynku, numer lokalu.
- Cena brutto, data zawarcia umowy deweloperskiej (format RRRR-MM-DD), numer repertorium umowy.
Filtry: typ umowy, status umowy (domyślnie otwarte), data umowy, inwestycja, budynek / etap.
Zastosowanie: uruchamianie rachunków powierniczych, cykliczne raportowanie do banku prowadzącego escrow, spełnienie wymogów ustawy deweloperskiej.
Eksport: XLSX zgodny ze strukturą wymaganą przez banki.
4. Raport klientów
URL: /reports/clients/index
Cel: analiza nowych klientów pozyskanych w wybranym okresie z rozkładem wg metody kontaktu, źródła pochodzenia oraz w podziale miesięcznym. Pokazuje, które kanały przynoszą najwięcej klientów.
Sekcje raportu:
- Po metodzie kontaktu — tabela i wykres z liczbą klientów pogrupowaną wg sposobu nawiązania kontaktu.
- Po źródle pochodzenia — tabela i wykres rozkładu kanałów pozyskania.
- Zestawienie miesięczne — liczba nowych klientów w podziale na lata i miesiące.
- Klienci z umowami — liczba klientów, którzy zawarli umowy w wybranym okresie.
Filtry: data utworzenia klienta od / do (domyślnie ostatni miesiąc), inwestycja.
Zastosowanie: ocena efektywności kanałów pozyskania klientów, planowanie budżetu marketingowego, analiza sezonowości.
Eksport: XLSX.
5. Raport zakończonych klientów
URL: /reports/finished-clients/index
Cel: analiza klientów, którzy zakończyli proces sprzedażowy, z uwzględnieniem przyczyny zakończenia oraz rozkładu w czasie.
Dane w raporcie:
- Tabela: miesiąc, przyczyna zakończenia, liczba klientów (klikalna — otwiera listę).
- Wykres słupkowy — liczba zakończonych klientów w poszczególnych miesiącach.
- Wykresy kołowe — rozkład przyczyn zakończenia dla każdego miesiąca.
- Modal szczegółów — dane klientów, status, data zakończenia, doradca, źródło pochodzenia, inwestycja.
Filtry: data zakończenia (domyślnie 60 dni wstecz / dzisiaj), inwestycja, doradca.
Zastosowanie: identyfikacja głównych przyczyn rezygnacji klientów, optymalizacja procesu sprzedaży.
Eksport: XLSX wraz z osadzonymi wykresami.
6. Raport etapów sprzedaży klienta
URL: /reports/clients-sales-milestones/index
Cel: śledzenie przebiegu procesu sprzedaży dla każdego klienta — od pozyskania leada, przez aktywności marketingowe, rezerwację, umowy, aż po inspekcję nieruchomości. Pozwala zidentyfikować, na jakim etapie lejka sprzedażowego znajduje się każdy kontakt.
Dane w raporcie:
- Sekcja Lead — ID, data utworzenia, parametry UTM.
- Sekcja Klient — nazwa, data utworzenia, sprzedawca, źródło, inwestycja, status.
- Cele aktywności — kolumny dynamiczne z datami aktywności dla wybranych celów (konfigurowane w ustawieniach raportu).
- Sekcja Rezerwacja — data rezerwacji ustnej.
- Sekcja Umowa — daty listu intencyjnego, umowy wstępnej, umowy ostatecznej.
- Sekcja Inspekcja — data akceptacji nieruchomości.
- Przyczyna negatywna i jej opis, łączna liczba aktywności.
Filtry: data utworzenia klienta (domyślnie 2 miesiące wstecz / dzisiaj), inwestycja.
Zastosowanie: kontrola lejka sprzedażowego na poziomie pojedynczego klienta, identyfikacja wąskich gardeł procesu, weryfikacja jakości obsługi.
Eksport: XLSX z pogrupowanymi nagłówkami.
7. Raport odpowiedzi z ankiety w kliencie
URL: /reports/contact-survey-answers/index
Cel: analiza odpowiedzi klientów na ankiety wraz z pytaniami i metadanymi. Wspiera badanie zadowolenia, preferencji oraz zbieranie danych zwrotnych z konkretnych pytań.
Dane w raporcie:
- ID klienta, ID powiązanych leadów, imię i nazwisko (link do profilu).
- Źródło pochodzenia, data utworzenia kontaktu.
- Inwestycja z preferencji, doradca.
- Nazwa ankiety, pytanie, udzielona odpowiedź, data odpowiedzi.
Filtry: nazwa ankiety, ID powiązanych leadów, ID klienta, klient (imię / nazwisko), data udzielenia odpowiedzi, data utworzenia kontaktu, źródło pochodzenia, inwestycja z preferencji, doradca, odpowiedzi z pytań zamkniętych (ładowane dynamicznie po wyborze ankiety).
Zastosowanie: analiza wyników badań zadowolenia, rozpoznanie preferencji klientów, dostosowanie oferty do oczekiwań rynku.
Eksport: XLSX wraz z filtrami.
8. Raport historii aktywności klientów
URL: /reports/clients-activities-history/index
Cel: monitorowanie historii interakcji z klientami — dat ostatnich spotkań, e-maili, rozmów telefonicznych oraz liczby dni bez aktywności. Raport wspomaga identyfikację kontaktów wymagających reaktywacji.
Dane w raporcie:
- ID klienta, imię i nazwisko, numer telefonu, e-mail.
- Status klienta, inwestycja, ID i dane doradcy.
- Data utworzenia klienta.
- Data ostatniego spotkania, ostatniego e-maila, ostatniego połączenia.
- Liczba dni bez aktywności.
- Źródło pochodzenia (pierwsze i ostatnie), zgody na kontakt e-mail / telefoniczny.
- Notatka z ostatniego połączenia.
Filtry: data utworzenia klienta (domyślnie 6 miesięcy wstecz / dzisiaj), doradca, status klienta.
Zastosowanie: reaktywacja uśpionych klientów, monitoring zaangażowania zespołu, planowanie follow-upów.
Eksport: XLSX (daty w formacie YYYY-MM-DD HH:MM).
W przypadku pytań, problemów z konfiguracją raportów lub potrzeby dostosowania ich zakresu prosimy o kontakt z działem wsparcia technicznego: kontakt@voxcommerce.pl
