System voxCRM umożliwia masowe wprowadzenie powierzchni powykonawczej (po pomiarze geodezyjnym) na wielu umowach jednocześnie — z jednego pliku XLSX. Funkcja jest uzupełnieniem ręcznego wprowadzania pojedynczego rozliczenia opisanego w artykule Jak wprowadzić rozliczenie powierzchni na umowie? i przeznaczona jest do obsługi większych portfeli lokali.
Spis treści
- Wymagania wstępne
- Szablon pliku XLSX
- Opis kolumn
- Wybór trybu działania per lokal
- Wgranie pliku do systemu
- Co dzieje się po imporcie
- Najczęstsze błędy importu
- Kontakt
1. Wymagania wstępne
Aby import zadziałał poprawnie, lokal wskazany w pliku musi posiadać aktywną umowę o statusie umowa przedwstępna, umowa deweloperska lub akt notarialny.
2. Szablon pliku XLSX
Plik powinien zostać przygotowany w formacie .xlsx (Microsoft Excel 2007 i nowsze). Pierwszy arkusz musi zawierać nagłówki w pierwszym wierszu — system odrzuci plik, jeśli kolejność lub nazwy nagłówków będą inne niż oczekiwane.
3. Opis kolumn
Wszystkie kolumny należy umieścić w pierwszym wierszu arkusza, w podanej kolejności:
| Kolumna | Nagłówek | Opis | Przykład |
| A | Inwestycja | Skrótowa nazwa (symbol) inwestycji ustawiona w karcie inwestycji. | IT |
| B | Etap | Nazwa etapu inwestycji. Pole opcjonalne — można pozostawić puste, jeśli inwestycja nie ma etapów. Jeżeli inwestycja jest podzielona na etapy, pole należy wypełnić. | Etap I |
| C | Nazwa lokalu | Nazwa/numer lokalu zgodny z kartoteką lokalu. | A01 |
| D | Piętro | Numer piętra lokalu (liczba całkowita). | 0 |
| E | Typ | Typ lokalu (Mieszkanie, Lokal użytkowy, Dom, Garaż, Komórka, Miejsce postojowe itp.). Przy braku wartości system przyjmuje typ Mieszkanie. | Mieszkanie |
| F | Powierzchnia po pomiarze geodezyjnym | Nowa powierzchnia powykonawcza w m². Wartość liczbowa, separator dziesiętny — kropka. | 12.34 |
| G | Rozliczaj po przekroczeniu 2% | Flaga wpływająca na próg rozliczenia. 1 — rozliczenie tylko gdy różnica przekracza 2% (zgodnie z ustawą deweloperską). 0 — rozliczenie każdej różnicy. Pole można pozostawić puste — system przyjmie wartość domyślną 1. | 0 |
| H | Twórz transzę rozliczeniową powierzchni | Decyduje, co system zrobi po zapisaniu nowej powierzchni. 1 lub puste — system wylicza nową cenę transakcyjną i dodaje transzę rozliczeniową do harmonogramu umowy. 0 — system zapisze wyłącznie nową powierzchnię, bez modyfikacji ceny i harmonogramu. Zalecane jest jawne wpisanie wartości 0 lub 1, aby uniknąć wątpliwości przy weryfikacji pliku. | 1 |
4. Wybór trybu działania per lokal
Sterowanie zachowaniem importu odbywa się przez kombinację kolumn G i H. Najczęstsze scenariusze:
| Cel | Kolumna G | Kolumna H | Efekt |
| Pełne rozliczenie zgodne z ustawą | 1 lub puste | 1 lub puste | Powierzchnia zapisana. Jeśli różnica przekracza 2% — wyliczana nowa cena i dodawana transza rozliczeniowa. |
| Rozliczenie każdej różnicy | 0 | 1 lub puste | Powierzchnia zapisana. Niezależnie od wielkości różnicy — wyliczana nowa cena i dodawana transza. |
| Tylko zapis nowej powierzchni | dowolne | 0 | System zapisuje wyłącznie powierzchnię powykonawczą. Cena transakcyjna i harmonogram pozostają bez zmian. |
Tryb „tylko zapis powierzchni" jest przydatny m.in. wtedy, gdy rozliczenie finansowe ma być wykonane w innym terminie albo poza harmonogramem (np. korekta fakturą).
5. Wgranie pliku do systemu
Aby wgrać przygotowany plik XLSX, należy wykonać kolejne kroki:
Krok 1. Otworzyć moduł inwestycji: Więcej → Inwestycje → wybrana inwestycja, której dotyczy rozliczenie.
Krok 2. W karcie inwestycji rozwinąć menu akcji oznaczone trzema kropkami (prawy górny róg karty) i wybrać opcję Import rozliczenia powierzchni.
Krok 3. W otwartym oknie dialogowym wskazać przygotowany plik XLSX i potwierdzić przesłanie.
Krok 4. Po zakończeniu przetwarzania system wyświetli komunikat o powodzeniu importu lub informację o błędzie.
6. Co dzieje się po imporcie
Dla każdego prawidłowo dopasowanego lokalu system:
- Zapisuje wartość z kolumny F jako powierzchnię powykonawczą w karcie umowy (sekcja Rozliczenie powierzchni — mieszkanie [numer]).
- Automatycznie wylicza różnicę m² oraz różnicę procentową względem powierzchni z umowy deweloperskiej.
- Zapamiętuje ustawienie Rozliczaj po przekroczeniu 2% z kolumny G.
- Jeżeli kolumna H jest pusta lub ma wartość 1 — wylicza nową cenę transakcyjną i dopisuje transzę rozliczeniową do harmonogramu umowy.
- Jeżeli kolumna H ma wartość 0 — pozostawia cenę i harmonogram bez zmian.
Wynik importu jest dostępny w karcie każdej umowy — wszystkie zmiany można podejrzeć tak samo, jak przy ręcznym wprowadzeniu rozliczenia.
7. Najczęstsze błędy importu
| Komunikat | Przyczyna | Rozwiązanie |
| Nieprawidłowa struktura pliku | Nagłówki pierwszego wiersza nie odpowiadają wymaganym nazwom lub są w innej kolejności. | Należy odtworzyć nagłówki dokładnie w kolejności A–H zgodnie z tabelą powyżej. |
| Inwestycja o skrócie [...] nie została odnaleziona | Skrót w kolumnie A nie zgadza się ze skrótem inwestycji w systemie. | Należy zweryfikować skrót w karcie inwestycji i skopiować go do pliku. |
| Lokal o nazwie [...] nie został odnaleziony | Niezgodność nazwy lokalu, piętra lub typu w wierszu pliku z danymi w systemie. | Należy upewnić się, że nazwa lokalu, piętro i typ są identyczne jak w karcie lokalu (włącznie ze znakami specjalnymi). |
| Lokal pominięty (brak aktywnej umowy) | Lokal nie ma umowy przedwstępnej, deweloperskiej ani aktu notarialnego. | Rozliczenie powierzchni dotyczy wyłącznie zawartych umów. Dla rezerwacji ta funkcja nie ma zastosowania. |
Powiązane artykuły
- Jak wprowadzić rozliczenie powierzchni na umowie? — ręczne wprowadzanie rozliczenia dla pojedynczej umowy.
- Nowelizacja ustawy deweloperskiej — powierzchnia użytkowa w voxCRM — szerszy kontekst zmian regulacyjnych.
Kontakt
W razie pytań lub problemów prosimy o kontakt z działem wsparcia technicznego:
- E-mail: kontakt@voxcommerce.pl
- Telefon: 534 571 638
pliki dołączone::
