W VoxCRM jest możliwość wykorzystania funkcji trwałego usuwania danych klientów oraz leadów, która pozwala na bezpieczne i ostateczne usunięcie informacji z systemu zgodnie z ustawą o RODO. Użycie funkcji anonimizacji dostępne jest jedynie dla osób posiadających odpowiednie uprawnienia.
Kluczowe Zasady Trwałego Usuwania Danych
- Funkcja trwałego usuwania jest zgodna z rozporządzeniem RODO, co oznacza, że żadne dane osobowe klienta lub leada nie pozostaną w systemie.
- Proces jest nieodwracalny, dlatego powinien być stosowany wyłącznie w uzasadnionych sytuacjach, np. po zgłoszeniu prośby o usunięcie danych przez klienta lub leada.
- Usuwanie danych dotyczy zarówno profilu klienta/leada, jak i całej historii powiązanych działań, która zostaje zastąpiona słowem „Anonimizacja”.
Usuwanie Danych Klienta
- Przejście do karty klienta:
Wybierz klienta, którego dane mają zostać usunięte, i otwórz jego kartę w systemie. - Zweryfikowanie zgłoszenia RODO:
Upewnij się, że klient oficjalnie zgłosił prośbę o usunięcie danych zgodnie z przepisami RODO. - Rozpoczęcie procesu usuwania:
W menu w prawym górnym rogu karty klienta wybierz opcję „Usuń trwale klienta”. - Potwierdzenie operacji:
System wyświetli komunikat:
„Anonimizacja danych (usunięcie trwale danych zgodnie z ustawą RODO) jest operacją nieodwracalną. Czy chcesz usunąć trwale klienta?”
Po zatwierdzeniu usunięcia system zastąpi wszystkie dane klienta oraz historię działań słowem „Anonimizacja”.
Usuwanie Danych Leada
- Przejście do zakładki „Leady”:
Wyszukaj leada, którego dane mają zostać usunięte. - Zweryfikowanie zgłoszenia RODO:
Sprawdź, czy lead oficjalnie zgłosił prośbę o usunięcie danych zgodnie z przepisami RODO. - Rozpoczęcie procesu usuwania:
W kolumnie „Akcja” przy wybranym leadzie wybierz opcję „Usuń trwale leada”. - Potwierdzenie operacji:
System wyświetli komunikat:
„Anonimizacja danych (usunięcie trwale danych zgodnie z ustawą RODO) jest operacją nieodwracalną. Czy chcesz usunąć trwale leada?”
Po zatwierdzeniu system usunie wszystkie dane leada oraz historię działań, zastępując je słowem „Anonimizacja”.
Ważne Uwagi
- Nieodwracalność operacji: Po usunięciu danych nie ma możliwości ich odzyskania.
- Uprawnienia użytkownika: Funkcja jest dostępna wyłącznie dla osób z odpowiednim poziomem dostępu.
- Przestrzeganie RODO: Trwałe usuwanie danych należy stosować wyłącznie w przypadkach, gdy klient lub lead wyraził taką prośbę.
