Czym jest anonimizacja danych klienta i jak ją wykonać

Funkcja anonimizacji w systemie voxCRM pozwala na trwałe i bezpieczne usunięcie danych osobowych klientów i leadów zgodnie z wymogami RODO. Poniżej znajdziesz szczegółowy opis procesu usuwania danych.

1. Ogólne informacje o anonimizacji

• Funkcja dostępna jest wyłącznie dla użytkowników posiadających odpowiednie uprawnienia.
• Usunięte dane są zastępowane słowem „Anonimizacja”.
• Proces usunięcia jest nieodwracalny i należy go stosować wyłącznie w uzasadnionych przypadkach, np. na prośbę klienta zgodnie z rozporządzeniem RODO.

2. Anonimizacja klienta

Kroki do usunięcia klienta

1. Przejście do karty klienta
   Wybierz klienta, którego dane chcesz usunąć, i otwórz jego kartę.

2. Weryfikacja prośby klienta
   Upewnij się, że klient zgłosił formalną prośbę o usunięcie danych zgodnie z wymogami RODO.

3. Wybór opcji usunięcia

   • W prawym górnym rogu karty klienta kliknij „Menu”.
   • Wybierz opcję „Usuń trwale klienta”.
     
     
     
     

4. Potwierdzenie anonimizacji

   • System wyświetli komunikat:
     „Anonimizacja danych (usunięcie trwale danych zgodnie z ustawą RODO) jest operacją nieodwracalną. Czy chcesz usunąć trwale klienta?”
   • Potwierdź operację, klikając „Tak”.

Efekt końcowy

• Dane klienta oraz jego historia działań zostaną zastąpione słowem „Anonimizacja”.
• Powiązane leady również zostaną zanonimizowane.

3. Anonimizacja leada

Kroki do usunięcia leada

1. Przejście do zakładki „Leady”
   Wybierz zakładkę „Leady” i wyszukaj leada, którego dane chcesz usunąć.

2. Weryfikacja prośby leada
   Upewnij się, że lead zgłosił formalną prośbę o usunięcie danych zgodnie z wymogami RODO.

3. Wybór opcji usunięcia

   • W kolumnie „Akcja” kliknij ikonę z menu.
   • Wybierz opcję „Usuń trwale leada”.
     
     
     
     

4. Potwierdzenie anonimizacji

   • System wyświetli komunikat:
     „Anonimizacja danych (usunięcie trwale danych zgodnie z ustawą RODO) jest operacją nieodwracalną. Czy chcesz usunąć trwale leada?”
   • Potwierdź operację, klikając „Tak”.

Efekt końcowy

• Dane leada oraz jego historia działań zostaną zastąpione słowem „Anonimizacja”.

4. Włączenie funkcji anonimizacji

Jeżeli funkcja anonimizacji nie jest jeszcze aktywna w Państwa systemie:

1. Prosimy o przesłanie wiadomości na adres kontakt@voxcommerce.pl z prośbą o jej włączenie.
2. W wiadomości należy wskazać, którzy użytkownicy powinni otrzymać uprawnienia do korzystania z funkcji anonimizacji.

5. Ważne uwagi

• Nieodwracalność procesu: Trwałe usunięcie danych jest nieodwracalne – nie można ich przywrócić po zakończeniu operacji.
• Odpowiedzialność: Anonimizacji należy dokonywać tylko w uzasadnionych sytuacjach, np. po zgłoszeniu formalnej prośby przez klienta.
• Zgodność z RODO: Funkcja anonimizacji spełnia wymogi RODO dotyczące usuwania danych osobowych na życzenie klienta.