System voxDeveloper CRM umożliwia wgrywanie własnych szablonów dokumentów, takich jak umowy, czy protokoły odbioru. Dokumenty generowane na ich podstawie automatycznie uzupełniają się o dane z systemu — np. imię i nazwisko klienta, cena umowy czy lista transz.
Przygotowanie szablonu dokumentu
Obsługiwane formaty:
- .docx — Microsoft Word
- .xlsx — Microsoft Excel
Oznaczanie zmiennych:
W miejscach, które mają być automatycznie uzupełniane danymi z systemu, należy wstawić zmienne w formacie ${nazwa_zmiennej}.
Przykład:
W szablonie:
Łączna cena brutto Lokalu wynosi: ${total_price} zł (słownie: ${total_price_words})
Po wygenerowaniu:
Łączna cena brutto Lokalu wynosi: 445 440,00 zł (słownie: czterysta czterdzieści pięć tysięcy czterysta czterdzieści złotych)
Lista zmiennych
Aby sprawdzić wszystkie dostępne zmienne, można skorzystać z poniższego linku:
Lista zmiennych do szablonów
Dodawanie szablonu dokumentu
Aby dodać nowy szablon, należy przejść do: Administracja → Szablony dokumentów.
Wymagane pola przy dodawaniu szablonu:
| Pole | Opis |
| Nazwa | Nazwa identyfikująca szablon w systemie. |
| Typ szablonu | Rodzaj dokumentu: umowa rezerwacyjna, zgoda marketingowa, protokół odbioru, Excel. |
| Plik | Plik w formacie .docx lub .xlsx. |
| Inwestycja | Określa dostępność szablonu. Puste pole oznacza widoczność we wszystkich inwestycjach. |
Po uzupełnieniu pól należy kliknąć „Zapisz”.
Edycja i usuwanie szablonów
- Edycja — należy kliknąć ikonę ołówka przy wybranym szablonie, wprowadzić zmiany i zapisać.
- Usuwanie — należy kliknąć ikonę kosza. System poprosi o potwierdzenie operacji.
Zastosowanie szablonów
Szablony dokumentów mogą być wykorzystywane w następujących miejscach systemu:
- Karta umowy
- Karta zgłoszenia serwisowego
- Karta odbioru
Bloki tekstu w szablonach dokumentów
System umożliwia wstawianie w szablonach specjalnych bloków tekstu, które podczas generowania dokumentu automatycznie powielają się dla każdego klienta lub lokalu/przyległości w umowie. Dzięki temu jeden uniwersalny szablon obsługuje umowy z dowolną liczbą nabywców i przedmiotów.
Zasady działania bloków
- Blok należy wstawić w szablonie tylko raz — podczas generowania dokumentu system automatycznie powieli go tyle razy, ilu klientów (lub lokali) znajduje się w umowie.
- Znacznik otwierający i zamykający blok muszą znajdować się w osobnych wierszach.
- Zmienne wewnątrz bloku umieszcza się pomiędzy znacznikiem otwierającym a zamykającym.
Blok dla klienta
Powielany dla każdego klienta (osoby fizycznej) przypisanego do umowy.
Znaczniki:
${client_block} — otwarcie bloku${/client_block} — zamknięcie bloku
Dostępne zmienne w obrębie bloku:
| Zmienna | Opis |
${client_block_name} |
Imię i nazwisko klienta |
${client_block_address} |
Adres klienta |
${client_block_contact_address} |
Adres korespondencyjny klienta |
${client_block_only_city} |
Miejscowość klienta |
${client_block_postal_code} |
Kod pocztowy klienta |
${client_block_street_building_apartment} |
Ulica, budynek/mieszkanie klienta |
${client_block_pesel} |
PESEL klienta |
${client_block_document} |
Numer dokumentu klienta |
${client_block_document_released_by} |
Organ wydający dokument klienta |
${client_block_document_expiration} |
Data wygaśnięcia dokumentu klienta |
${client_block_phone} |
Telefon klienta |
${client_block_email} |
E-mail klienta |
${client_block_date_of_birth} |
Data urodzenia klienta |
${client_block_father_name} |
Imię ojca klienta |
${client_block_mother_name} |
Imię matki klienta |
${client_block_account} |
Numer konta klienta |
${client_block_salutation_id} |
ID zwrotu grzecznościowego |
${client_block_separator} |
Separator bloków klientów (np. tekst „ORAZ” między klientami) |
Blok dla klienta z działalnością gospodarczą
Powielany dla każdego klienta prowadzącego działalność gospodarczą.
Znaczniki:
${client_with_business_block} — otwarcie bloku${/client_with_business_block} — zamknięcie bloku
Dostępne zmienne w obrębie bloku:
| Zmienna | Opis |
${client_with_business_block_name} |
Imię i nazwisko klienta z działalnością |
${client_with_business_block_address} |
Adres klienta z działalnością |
${client_with_business_block_contact_address} |
Adres korespondencyjny klienta z działalnością |
${client_with_business_block_only_city} |
Miejscowość klienta z działalnością |
${client_with_business_block_postal_code} |
Kod pocztowy klienta z działalnością |
${client_with_business_block_street_building_apartment} |
Ulica, budynek/mieszkanie klienta z działalnością |
${client_with_business_block_pesel} |
PESEL klienta z działalnością |
${client_with_business_block_document} |
Numer dokumentu klienta z działalnością |
${client_with_business_block_document_released_by} |
Organ wydający dokument klienta z działalnością |
${client_with_business_block_document_expiration} |
Data wygaśnięcia dokumentu klienta z działalnością |
${client_with_business_block_phone} |
Telefon klienta z działalnością |
${client_with_business_block_email} |
E-mail klienta z działalnością |
${client_with_business_block_date_of_birth} |
Data urodzenia klienta z działalnością |
${client_with_business_block_father_name} |
Imię ojca klienta z działalnością |
${client_with_business_block_mother_name} |
Imię matki klienta z działalnością |
${client_with_business_block_account} |
Numer konta klienta z działalnością |
${client_with_business_block_salutation_id} |
ID zwrotu grzecznościowego |
${client_with_business_block_nip} |
NIP klienta z działalnością |
${client_with_business_block_regon} |
REGON klienta z działalnością |
${client_with_business_block_krs} |
KRS klienta z działalnością |
${client_with_business_block_separator} |
Separator bloków klientów z działalnością |
Blok dla firmy
Powielany dla każdej firmy przypisanej do umowy.
Znaczniki:
${company_block} — otwarcie bloku${/company_block} — zamknięcie bloku
Dostępne zmienne w obrębie bloku:
| Zmienna | Opis |
${company_block_name} |
Nazwa firmy |
${company_block_address} |
Adres firmy |
${company_block_nip} |
NIP firmy |
${company_block_regon} |
REGON firmy |
${company_block_krs} |
KRS firmy |
${company_block_phone} |
Telefon firmy |
${company_block_email} |
E-mail firmy |
${company_block_account} |
Numer konta firmy |
${company_block_representative} |
Osoba reprezentująca firmę |
Blok dla lokalu / przyległości
Powielany dla każdego lokalu lub przyległości (komórka, parking itp.) w umowie.
Znaczniki:
${subject_block} — otwarcie bloku${/subject_block} — zamknięcie bloku
Dostępne zmienne w obrębie bloku:
| Zmienna | Opis |
${subject_block_name} |
Nazwa lokalu / przyległości |
${subject_block_type_id} |
ID typu lokalu / przyległości |
${subject_block_type} |
Typ lokalu / przyległości |
${subject_block_price} |
Cena brutto lokalu / przyległości |
${subject_block_price_net} |
Cena netto lokalu / przyległości |
${subject_block_tax_percentage} |
Wartość procentowa VAT lokalu / przyległości |
${subject_block_tax} |
Wartość VAT lokalu / przyległości |
Bloki warunkowe
Bloki warunkowe umożliwiają wstawienie treści, która pojawi się w dokumencie tylko wtedy, gdy określony warunek zostanie spełniony.
Blok: klient + klient z działalnością lub firma
Treść pojawi się, jeżeli w umowie istnieje klient (osoba fizyczna) oraz klient z działalnością gospodarczą lub firma:
${has_client_and_client_with_business_or_company_block}
...treść...${/has_client_and_client_with_business_or_company_block}
Blok: klient z działalnością + firma
Treść pojawi się, jeżeli w umowie istnieje klient z działalnością gospodarczą oraz firma:
${has_client_with_business_and_company_block}
...treść...${/has_client_with_business_and_company_block}
Jednowierszowe bloki warunkowe
Jednowierszowe bloki warunkowe umożliwiają warunkowe wyświetlanie fragmentu tekstu w obrębie jednego wiersza, bez potrzeby osobnych znaczników otwierających i zamykających.
| Składnia | Opis |
{%gender:JEŚLI_PANI|JEŚLI_PAN|JEŚLI_NIE_WYBRANO%} |
Blok warunkowy w zależności od płci klienta |
{%is_flat:WARTOŚĆ%} |
Wyświetla wartość, jeżeli pozycja jest głównym przedmiotem umowy |
{%is_contiguity:WARTOŚĆ%} |
Wyświetla wartość, jeżeli pozycja jest przyległością |
{%is_parking:WARTOŚĆ%} |
Wyświetla wartość dla nieruchomości z grupy „Parkingi” |
{%is_adjacent:WARTOŚĆ%} |
Wyświetla wartość dla nieruchomości z grupy „Pomieszczenia przynależne” |
{%is_other:WARTOŚĆ%} |
Wyświetla wartość dla nieruchomości z grupy „Inne” |
Przykład użycia bloku warunkowego dla płci:
{%gender:Panią|Panem%} ${client_block_name}, {%gender:legitymującą|legitymującym%} się dowodem osobistym o numerze: ${client_block_document}
${client_block}), jak i poza nimi — w dowolnym miejscu szablonu.
Rozwiązywanie problemów z blokami
Poniżej opisano najczęstsze problemy, które mogą wystąpić podczas pracy z blokami tekstu, oraz sposoby ich rozwiązania.
| Problem | Możliwa przyczyna | Rozwiązanie |
| Bloki warunkowe wyświetlają się jako tekst (składnia nie jest interpretowana) | Formatowanie tekstu bloku jest niespójne (np. część składni ma inny styl czcionki). | Należy zaznaczyć cały blok warunkowy, kliknąć prawym przyciskiem myszy i wybrać „Wyczyść formatowanie bezpośrednie” (skrót Ctrl+M w LibreOffice). |
| Czcionka w wygenerowanym dokumencie jest inna niż w szablonie | Szablon korzysta z czcionki, która nie jest osadzona w pliku. | Należy zaznaczyć cały tekst (Ctrl+A), zmienić czcionkę w górnej belce narzędzi. Dodatkowo we właściwościach pliku (zakładka „Czcionka”) należy zaznaczyć opcje: „Osadź czcionki w dokumencie” oraz „Osadź tylko te czcionki, które zostały użyte w dokumencie”. |
| Blok nie powielił się dla kolejnych klientów | Znacznik otwierający lub zamykający nie znajduje się w osobnym wierszu. | Należy upewnić się, że ${client_block} i ${/client_block} znajdują się w osobnych wierszach, a zmienne umieszczone są pomiędzy nimi. |
Podsumowanie
| Typ bloku | Znacznik | Zastosowanie |
| Klient (osoba fizyczna) | ${client_block} |
Dane osobowe klientów — powielany per klient |
| Klient z działalnością | ${client_with_business_block} |
Dane klientów z działalnością gospodarczą |
| Firma | ${company_block} |
Dane firm przypisanych do umowy |
| Lokal / przyległość | ${subject_block} |
Dane lokali i przyległości — powielany per pozycja |
| Warunkowy (wielowierszowy) | ${has_client_and_...} |
Treść wyświetlana warunkowo na podstawie typu nabywcy |
| Warunkowy (jednowierszowy) | {%warunek:wartość%} |
Warunkowe fragmenty tekstu w jednym wierszu (płeć, typ nieruchomości) |
W przypadku pytań dotyczących szablonów dokumentów, bloków tekstu lub konfiguracji zmiennych, zachęcamy do kontaktu z zespołem wsparcia technicznego:
E-mail: kontakt@voxdeveloper.com