System voxCRM oferuje kilka sposobów zarządzania cenami lokali — od ręcznej zmiany ceny pojedynczego mieszkania, przez masową aktualizację cennika całej inwestycji, aż po ustawianie cen promocyjnych i transakcyjnych. Poniżej znajdą Państwo szczegółowe instrukcje dotyczące każdej z tych metod.
Rodzaje cen w systemie
Zanim przejdziemy do instrukcji, warto zrozumieć, jakie rodzaje cen funkcjonują w systemie voxCRM:
- Cena katalogowa (ofertowa) — podstawowa cena lokalu widoczna w wyszukiwarce, na liście nieruchomości i w eksportach na portale. To cena, którą klient widzi jako wyjściową.
- Cena promocyjna — obniżona cena ustawiana w ramach akcji promocyjnych. System automatycznie uwzględnia ją w ofercie online oraz w plikach XML eksportowanych na stronę WWW i portale ogłoszeniowe.
- Cena transakcyjna — indywidualna cena uzgodniona z konkretnym klientem, zapisywana na umowie. Może różnić się od ceny katalogowej, jeśli udzielono rabatu.
- Cena za m² — wyliczana automatycznie na podstawie ceny całkowitej i powierzchni lokalu.
Na liście lokali standardowo wyświetlana jest cena samego lokalu. Natomiast w ofercie online klient zobaczy łączną cenę netto, która obejmuje lokal wraz z wykończeniem i wyposażeniem (jeśli zostały przypisane).
Zmiana ceny pojedynczego lokalu przez Wyszukiwarkę
To najczęściej stosowana metoda, gdy trzeba zmienić cenę jednego lub kilku lokali:
- Otwórz zakładkę Wyszukiwarka w górnym menu.
- Skorzystaj z filtrów w górnej części strony, aby odnaleźć lokal (np. po numerze lokalu, inwestycji lub typie nieruchomości).
- Kliknij nazwę lokalu, aby otworzyć jego kartę.
- W karcie lokalu, po lewej stronie, znajdź sekcję ze szczegółowymi informacjami o nieruchomości.
- Kliknij ikonę zębatki w dolnej części tej sekcji — otworzy się okno edycji.
- Wprowadź nową cenę brutto i kliknij Zapisz.
Zmiana ceny przez zakładkę Projekty
Alternatywna metoda, wygodna gdy przeglądasz lokale w kontekście konkretnej inwestycji:
- W górnym menu kliknij zakładkę Projekty (lub Inwestycje, w zależności od konfiguracji panelu).
- Wybierz inwestycję, do której przypisany jest lokal.
- Na dole karty inwestycji znajduje się lista wszystkich przypisanych nieruchomości.
- Kliknij ikonę ołówka po prawej stronie wybranego lokalu, aby otworzyć okno edycji.
- Wprowadź nową cenę brutto i kliknij Zapisz.
Jak system przelicza ceny
Przy zmianie parametrów cenowych system automatycznie przelicza powiązane wartości. Ważne jest, aby rozumieć tę zależność:
- Zmiana ceny całkowitej → system automatycznie przeliczy cenę za m² (powierzchnia pozostaje bez zmian).
- Zmiana ceny za m² → system automatycznie przeliczy cenę całkowitą.
- Zmiana powierzchni → system automatycznie przeliczy cenę za m² (cena całkowita pozostaje bez zmian).
Domyślnie edycja odbywa się w cenach brutto. Jeśli potrzebują Państwo edytować ceny netto, prosimy o kontakt z działem wsparcia w celu aktywowania tej opcji.
Masowa aktualizacja cen (import z Excela)
Gdy zmiana dotyczy wielu lokali jednocześnie — na przykład po otrzymaniu nowego cennika — najwygodniejszą metodą jest aktualizacja przez plik Excel:
- Przejdź do Więcej → Inwestycje → wybierz odpowiednią inwestycję.
- W menu inwestycji kliknij Eksportuj lokale — system pobierze plik Excel z aktualnymi danymi wszystkich lokali.
- Otwórz pobrany plik i wprowadź nowe ceny w odpowiednich kolumnach.
- Wróć do systemu i w menu inwestycji wybierz Import lokali lub Asystent importu lokali.
- Wskaż zmodyfikowany plik i zaimportuj dane.
Jak zaimportować i zaktualizować cennik lokali w systemie VoxCRM?
Asystent importu lokali to bardziej zaawansowane narzędzie, które krok po kroku przeprowadza przez proces importu. Pozwala ręcznie ustalić, które kolumny z pliku mają aktualizować dane w systemie. Obsługuje formaty .xls, .xlsx oraz .csv.
Asystent importu lokali do inwestycji
Przed zatwierdzeniem importu można ustawić pole Test na Tak, aby sprawdzić wynik bez wprowadzania zmian na stałe. Po imporcie warto zweryfikować kilka losowych lokali, upewniając się, że ceny zostały poprawnie zaktualizowane.
Zmiana ceny transakcyjnej na umowie
Cena transakcyjna to indywidualna cena uzgodniona z klientem, która może różnić się od ceny katalogowej (np. po udzieleniu rabatu). Aby ją zmienić:
- Otwórz kartę umowy.
- W sekcji Podsumowanie, w kolumnie Akcja, kliknij ikonę trzech kresek obok lokalu.
- Wybierz Edytuj cenę transakcyjną.
- Wprowadź nową cenę w polu Cena transakcyjna.
- Kliknij Przelicz, aby system zaktualizował powiązane dane.
- Kliknij Zapisz, aby zatwierdzić zmianę.
System weryfikuje, czy nowa cena nie jest niższa niż dopuszczalna wartość wynikająca z maksymalnego rabatu przypisanego do lokalu. Jeśli handlowiec przekroczy ustawiony limit rabatu, zmiana nie zostanie zapisana — wymagana będzie interwencja osoby z wyższymi uprawnieniami.
Ustawianie maksymalnego rabatu
Dla każdego lokalu można ustawić maksymalny dopuszczalny rabat procentowy, który ogranicza, o ile cena transakcyjna może zostać obniżona względem ceny katalogowej:
- Otwórz kartę lokalu i wybierz Edytuj dane.
- W polu Maksymalny rabat % wprowadź nową wartość (np. 3%).
- Kliknij Zapisz.
Po ustawieniu tego limitu cena transakcyjna na umowie nie będzie mogła być niższa niż cena katalogowa pomniejszona o wartość maksymalnego rabatu.
Ceny promocyjne (Dyrektywa Omnibus)
Zgodnie z wymogami Dyrektywy Omnibus, system voxCRM umożliwia wprowadzanie cen promocyjnych oraz wyświetlanie najniższej ceny z ostatnich 30 dni:
- Ceny promocyjne wprowadza się ręcznie w karcie lokalu — system nie automatyzuje tego procesu.
- Jeśli lokal ma aktywną promocję, system automatycznie uwzględnia cenę promocyjną w ofercie online oraz w plikach XML eksportowanych na portale.
- W ofertach PDF i wiadomościach e-mail wysyłanych do klientów mogą pojawić się dodatkowe kolumny: cena katalogowa, cena promocyjna brutto i za m² oraz najniższa cena z ostatnich 30 dni. Kolumny te pojawią się automatycznie, jeśli choć jeden lokal w ofercie ma uzupełnione ceny promocyjne.
System rejestruje każdą zmianę ceny katalogowej, tworząc historię cen potrzebną do spełnienia wymogów prawnych. Należy pamiętać, że historia zmian cen tworzona jest dynamicznie — nie ma możliwości importu historycznych cen wstecz.
Kontrola eksportu cen na stronę WWW i portale
System pozwala kontrolować, które lokale mają widoczne ceny w eksportach XML na stronę internetową i portale zewnętrzne:
Dla pojedynczego lokalu:
- Otwórz kartę lokalu i w opcjach edycji znajdź ustawienie eksportu ceny. Po zapisaniu zmian cena lokalu nie będzie widoczna w XML-u podłączonym do strony WWW lub wskazanej integracji.
Dla grupy lokali:
- W zakładce Wyszukiwarka wyfiltruj i zaznacz wybrane lokale.
- Z menu Wykonaj na zaznaczonych wybierz odpowiednią akcję:
- Nie eksportuj ceny na [nazwa portalu] — wyłącza eksport cen dla zaznaczonych lokali.
- Odznacz Nie eksportuj ceny na [nazwa portalu] — ponownie włącza eksport cen.
- Zmiany zostaną zsynchronizowane podczas kolejnej aktualizacji XML.
Praktyczne wskazówki
- Cena w ofercie online a na liście lokali — jeśli ceny się różnią, sprawdź kartę lokalu: oferta online pokazuje łączną cenę netto (lokal + wykończenie i wyposażenie), natomiast lista lokali pokazuje cenę samego lokalu.
- Masowa zmiana cennika — przy aktualizacji cen dla dużej liczby lokali zawsze korzystaj z eksportu/importu Excel zamiast ręcznej edycji każdego lokalu z osobna.
- Przed zmianą ceny na umowie — upewnij się, że maksymalny rabat przypisany do lokalu pozwala na planowaną obniżkę. W przeciwnym razie system zablokuje zapis.
- Historia cen — każda zmiana ceny katalogowej jest rejestrowana przez system. Historię zmian można sprawdzić w karcie lokalu w zakładce Historia zmian.
- Integracja z systemem ERP — jeśli Państwa firma korzysta z integracji z zewnętrznym systemem (np. Microsoft Dynamics), źródłem prawdy dla cen jest system ERP. W takim przypadku zmiany cen należy wprowadzać w systemie ERP, a voxCRM automatycznie pobierze zaktualizowane dane.
W razie pytań lub potrzeby aktywacji dodatkowych opcji (np. edycja cen netto, konfiguracja eksportu cen) prosimy o kontakt z działem wsparcia: kontakt@voxcommerce.pl.