Obsługa KSeF w systemie voxDeveloper CRM - instrukcja krok po kroku
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nowe rozwiązanie, które zmienia sposób wystawiania faktur w Polsce. System VoxDeveloper CRM umożliwia integrację z KSeF, dzięki czemu Państwa firma będzie mogła wystawiać oraz rejestrować faktury elektroniczne zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Proszę pamiętać:
Od 1 lutego 2026 roku system KSeF działa w środowisku produkcyjnym. System VoxDeveloper CRM umożliwia takie połączenie po odpowiednim wgraniu certyfikatów.
⚠ Ważne: Do pracy na środowisku produkcyjnym wymagany jest certyfikat wygenerowany dla środowiska produkcyjnego. Certyfikat testowy nie będzie działał na produkcji. Certyfikat dla Spółki/Spółek można wygenerować w portalu MCU: https://ap.ksef.mf.gov.pl/web/
Uprawnienia użytkowników w systemie voxDeveloper CRM
Aby móc w pełni korzystać z funkcji KSeF w systemie VoxDeveloper CRM, użytkownicy muszą posiadać odpowiednie uprawnienia.
Proszę skontaktować się z zespołem VoxDeveloper CRM w celu nadania odpowiednich uprawnień dla użytkowników systemu. Nasi specjaliści pomogą Państwu skonfigurować uprawnienia tak, aby wybrani pracownicy mogli:
- Wgrywać certyfikaty do systemu
- Konfigurować połączenie z KSeF dla poszczególnych spółek
- Rejestrować faktury w systemie KSeF
- Eksportować i przeglądać faktury w formacie XML
Kontakt: kontakt@voxdeveloper.com
Możecie Państwo dostosować zakres uprawnień do struktury organizacyjnej Państwa firmy – niektórzy użytkownicy mogą mieć prawo tylko do wystawiania faktur, podczas gdy inni będą odpowiedzialni za ich rejestrację w KSeF oraz konfigurację systemu.
Konfiguracja połączenia z KSeF
Zasada działania certyfikatów w systemie VoxDeveloper CRM
Do każdej spółki celowej w systemie VoxDeveloper CRM wgrywamy jeden certyfikat. Ten certyfikat służy do uwierzytelniania połączenia z KSeF podczas rejestracji faktur. Rejestrację faktur w systemie VOX mogą wykonywać wszyscy użytkownicy posiadający odpowiednie uprawnienia w systemie VoxDeveloper CRM — korzystają oni ze wspólnego certyfikatu wgranego do danej spółki.
Rodzaje certyfikatów KSeF — który wybrać?
System KSeF rozróżnia dwa rodzaje certyfikatów uwierzytelniających:
- Pieczęć elektroniczna (NIP) — certyfikat generowany dla konkretnego numeru NIP firmy. Można go wgrać wyłącznie do spółki o zgodnym numerze NIP. Nie wymaga nadawania dodatkowych uprawnień w portalu KSeF.
- Certyfikat osobisty (PESEL) — certyfikat powiązany z numerem PESEL osoby fizycznej. Można go wgrać do wielu spółek, pod warunkiem że osoba posiada uprawnienia do wystawiania faktur w KSeF dla każdej z nich.
⚠ Rekomendacja: Zalecamy korzystanie z pieczęci elektronicznej (NIP). Jest to najprostsze rozwiązanie — certyfikat jest powiązany z NIP spółki i nie wymaga nadawania dodatkowych uprawnień w portalu KSeF.
Jeśli Państwa firma korzysta z certyfikatów uwierzytelnianych po numerze PESEL (np. wygenerowanych przez księgową lub dyrektora), zalecamy wgranie certyfikatu głównej księgowej/księgowego lub innej osoby odpowiedzialnej za rejestrację faktur. W przypadku obsługi wielu spółek — ten sam certyfikat PESEL można wgrać do każdej spółki, pod warunkiem posiadania uprawnień w KSeF.
Nadawanie uprawnień w KSeF (dotyczy certyfikatów osobistych PESEL)
⚠ Ważne: Ten krok dotyczy wyłącznie certyfikatów osobistych (PESEL). Jeśli korzystają Państwo z pieczęci elektronicznej (NIP), proszę pominąć tę sekcję.
Przed wgraniem certyfikatu osobistego do systemu VoxDeveloper CRM należy upewnić się, że osoba posiadająca certyfikat ma nadane uprawnienia do wystawiania faktur w systemie KSeF dla każdej spółki, w której ma pracować.
Jak nadać uprawnienia — krok po kroku
- Proszę zalogować się do Aplikacji Podatnika KSeF (https://ap.ksef.mf.gov.pl/web/) jako właściciel lub administrator spółki
- Proszę przejść do sekcji Uprawnienia → Nadaj uprawnienie
- Proszę wybrać rodzaj uprawnień: „Osobie fizycznej do pracy w KSeF"
- Proszę wybrać rodzaj podmiotu uprawnianego: „Osoba fizyczna posługująca się Profilem Zaufanym lub certyfikatem zawierającym identyfikator NIP lub PESEL"
- Proszę wybrać identyfikator PESEL i wpisać numer PESEL osoby, której nadajemy uprawnienia
- Proszę uzupełnić imię i nazwisko osoby
- W sekcji „Zakres uprawnień" proszę zaznaczyć co najmniej:
- wystawiania faktur (wymagane)
- przeglądania historii sesji (generowania UPO) (zalecane)
- Proszę kliknąć przycisk „Nadaj uprawnienia"
Proszę pamiętać: Nadanie uprawnień w KSeF nie następuje natychmiastowo — operacja jest przetwarzana asynchronicznie. Proszę odczekać kilka minut przed wgraniem certyfikatu do systemu VoxDeveloper CRM.
Proszę powtórzyć powyższe kroki dla każdej spółki, w której dana osoba ma rejestrować faktury.
Pobieranie certyfikatu z Aplikacji Podatnika KSeF (MCU)
Aby móc rejestrować faktury w systemie KSeF przez VOX CRM, należy najpierw wygenerować i pobrać certyfikat uwierzytelniający z Aplikacji Podatnika KSeF.
Proszę pamiętać: Certyfikat wraz z hasłem należy przechowywać w bezpiecznym miejscu. Hasło będzie potrzebne podczas wgrywania certyfikatu do systemu VoxDeveloper CRM.
Jak pobrać certyfikat KSeF – krok po kroku
-
Proszę zalogować się do Aplikacji Podatnika KSeF i przejść do sekcji Certyfikaty → Wnioskuj o certyfikat.
- Środowisko produkcyjne (od 1 lutego 2026) — logowanie m.in. przez portal MCU (https://ap.ksef.mf.gov.pl/web/)
⚠ Proszę upewnić się, że pobrany certyfikat pochodzi z właściwego środowiska — zgodnego z ustawieniami KSeF w systemie VoxDeveloper CRM. Domyślnie każdy wgrany certyfikat po 1 lutego 2026 będzie łączył się ze środowiskiem produkcyjnym KSeF.
- Proszę nadać nazwę certyfikatu (np. "Certyfikat_Spółka XYZ") oraz utworzyć silne hasło spełniające wymagania systemowe (minimum 15 znaków, wielka i mała litera, cyfra, znak specjalny). Następnie proszę kliknąć Generuj.
- System automatycznie pobierze plik certyfikatu. Proszę wybrać lokalizację zapisu i kliknąć Zachowaj.
- Proszę zaznaczyć opcję „Uwierzytelnienie w systemie KSeF" i kliknąć Wyślij wniosek o wydanie certyfikatu. Certyfikat będzie ważny przez 2 lata od podanej daty.
- Po wydaniu certyfikatu proszę kliknąć przycisk „Pobierz certyfikat". Plik zostanie pobrany do Państwa komputera.
Pobrany certyfikat jest teraz gotowy do wgrania do systemu VoxDeveloper CRM.
Wgrywanie certyfikatu do systemu VoxDeveloper CRM
Po pobraniu certyfikatu z Aplikacji Podatnika KSeF należy wgrać go samodzielnie do systemu VoxDeveloper CRM i przypisać do konkretnej spółki celowej.
⚠ Ważne: Zespół VOX Deweloper nie wgrywa certyfikatów w imieniu Klienta. Certyfikat KSeF zawiera dane uwierzytelniające podmiotu i — zgodnie z polityką bezpieczeństwa — powinien pozostawać wyłącznie pod kontrolą osób upoważnionych po Państwa stronie. Nasz zespół wspiera Państwa wyłącznie w zakresie obsługi technicznej systemu (instrukcje, pomoc przy ewentualnych błędach wgrywania), ale samo wgranie pliku certyfikatu i powiązanie go ze spółką wykonują Państwo we własnym zakresie.
Jak przejść do ustawień KSeF spółki celowej
- Proszę przejść do zakładki „Spółki celowe".
- Aby przejść do zakładki spółki celowej, proszę otworzyć górny panel i kursorem myszki zaznaczyć zakładkę „Inwestycje" (może być również nazwana „Projekty" lub „Lokalizacja"). Zakładka może być dostępna bezpośrednio na pasku menu lub ukryta w sekcji „Więcej".
- Proszę wybrać opcję „Edytuj".
- Proszę przejść do zakładki „USTAWIENIA KSEF".
Wgrywanie certyfikatu – krok po kroku
Poniżej przedstawione są kroki niezbędne do poprawnego wgrania certyfikatu KSeF do systemu VoxDeveloper CRM:
- Proszę kliknąć przycisk „USTAWIENIA KSeF"
- Proszę zaznaczyć opcję „Dostęp do KSeF włączony"
- Proszę kliknąć przycisk „Import certyfikatu tożsamości"
- W oknie dialogowym proszę wgrać:
- Certyfikat (plik z rozszerzeniem .crt pobrany z KSeF)
- Klucz prywatny (plik z rozszerzeniem .key)
- Hasło (hasło utworzone podczas generowania certyfikatu)
- Proszę kliknąć przycisk „Zapisz" w oknie dialogowym
- Proszę kliknąć przycisk „Zapisz" w formularzu edycji spółki
Wgrywanie tego samego certyfikatu do wielu spółek (certyfikat PESEL)
Jeśli korzystają Państwo z certyfikatu osobistego (PESEL) i chcą obsługiwać wiele spółek celowych, proszę powtórzyć procedurę wgrywania certyfikatu dla każdej spółki:
- Proszę przejść do kolejnej spółki celowej
- Proszę otworzyć zakładkę USTAWIENIA KSEF
- Proszę wgrać ten sam certyfikat (.crt), ten sam klucz prywatny (.key) oraz to samo hasło
Proszę pamiętać: Aby wgranie się powiodło, osoba musi posiadać uprawnienia do wystawiania faktur w systemie KSeF dla danej spółki (patrz sekcja: Nadawanie uprawnień w KSeF).
Potwierdzenie poprawnej konfiguracji
Po poprawnym wgraniu certyfikatu system VoxDeveloper CRM połączy się z KSeF w celu weryfikacji uprawnień.
Pieczęć elektroniczna (NIP): System wyświetli komunikat z aktywnym numerem NIP przypisanym do certyfikatu. Numer NIP musi być zgodny z NIP spółki celowej.
Certyfikat osobisty (PESEL): System zweryfikuje, czy osoba posiada uprawnienia w KSeF dla danej spółki. W przypadku pomyślnej weryfikacji certyfikat zostanie zapisany i spółka będzie gotowa do rejestrowania faktur.
⚠ Co zrobić, gdy pojawi się błąd przy wgrywaniu certyfikatu PESEL?
Jeśli system wyświetli komunikat informujący, że osoba nie posiada uprawnień w KSeF dla danej spółki, oznacza to, że należy najpierw nadać uprawnienia w systemie KSeF.
- Proszę zalogować się do KSeF jako właściciel spółki
- Proszę nadać uprawnienia do wystawiania faktur dla numeru PESEL danej osoby (patrz sekcja: Nadawanie uprawnień w KSeF)
- Proszę ponownie wgrać certyfikat do systemu VoxDeveloper CRM
Ten proces został opisany wyżej
Spółka celowa jest teraz gotowa do rejestrowania faktur w systemie KSeF.
Proces wystawiania i wysyłki faktur do KSeF
Wystawienie faktury w systemie VOX CRM
Wystawienie faktury w systemie voxDeveloper CRM przebiega według standardowej procedury obowiązującej w systemie. Proces ten nie różni się od zwykłego wystawiania faktur – należy uzupełnić wszystkie wymagane pola formularza faktury zgodnie z przyjętymi zasadami.
Szczegółowe informacje na temat wystawiania faktur w systemie VOX CRM znajdą Państwo w naszej bazie wiedzy: https://voxcrmedu.com/
Sprawdzenie poprawności struktury danych
Przed wysłaniem faktury do systemu KSeF zalecane jest sprawdzenie poprawności danych, aby upewnić się, że faktura spełnia wymagania strukturalne systemu e-Faktur.
Jak sprawdzić zgodność faktury z KSeF – krok po kroku
- Proszę przejść do listy faktur w systemie VoxDeveloper CRM
- Proszę zaznaczyć fakturę (lub kilka faktur), którą chcą Państwo zweryfikować
- Proszę wybrać z menu „Wykonaj na zaznaczonych" opcję „Sprawdź zgodność z KSeF 2.0"
- System wykona weryfikację i wyświetli okno „Status weryfikacji faktur" z informacją o zgodności danych ze strukturą KSeF
Proszę pamiętać: Weryfikacja pozwala wykryć potencjalne błędy przed wysłaniem faktury do KSeF, takie jak nieprawidłowy format NIP nabywcy, błędne daty lub brakujące wymagane pola. W przypadku wykrycia błędów proszę poprawić dane na fakturze przed jej rejestracją w systemie KSeF.
Proces wysyłki faktur do KSeF
System VOX CRM oferuje dwa sposoby rejestracji faktur w systemie KSeF: eksport plików XML do ręcznego wgrania w aplikacji KSeF oraz automatyczną rejestrację zbiorczą bezpośrednio z poziomu VoxDeveloper CRM.
Sposób 1: Eksport XML i wgranie do aplikacji KSeF (pojedynczo)
Ministerstwo Finansów nie uruchomiło jeszcze możliwości zbiorczego przesyłania faktur w formie archiwum ZIP bezpośrednio w aplikacji KSeF. Aplikacja Podatnika KSeF pozwala obecnie na wgrywanie wyłącznie pojedynczych plików XML.
Jak wyeksportować fakturę w formacie XML:
- Proszę zaznaczyć fakturę na liście faktur w systemie VoxDeveloper CRM
- Proszę wybrać z menu „Wykonaj na zaznaczonych" opcję „Eksportuj faktury w formacie KSeF xml 2.0"
- Proszę kliknąć przycisk „WYKONAJ"
Proszę pamiętać: System VoxDeveloper CRM zawsze eksportuje faktury jako archiwum ZIP. Po pobraniu pliku należy go rozpakować, aby uzyskać dostęp do pliku XML.
Jak wgrać fakturę do aplikacji KSeF:
- Proszę zalogować się do Aplikacji Podatnika KSeF
- Proszę przejść do sekcji Faktury → Wczytaj fakturę
- Proszę kliknąć przycisk „Dodaj plik" i wskazać rozpakowany plik XML z faktury
- System KSeF przetworzy i zarejestruje fakturę
Sposób 2: Automatyczna rejestracja zbiorcza z poziomu VoxDeveloper CRM (ZALECANE)
Rejestracja faktur bezpośrednio z systemu VoxDeveloper CRM pozwala na szybkie i wygodne przesłanie wielu faktur jednocześnie do systemu KSeF.
Jak zarejestrować faktury w KSeF – krok po kroku:
- Proszę zaznaczyć fakturę lub faktury, które mają zostać zarejestrowane w systemie KSeF
- Opcjonalnie: Proszę wcześniej sprawdzić poprawność danych używając funkcji „Sprawdź zgodność z KSeF 2.0" (opisanej w poprzednim rozdziale)
- Proszę wybrać z menu „Wykonaj na zaznaczonych" opcję „Zarejestruj faktury w KSeF 2.0"
- Proszę kliknąć przycisk „WYKONAJ"
Zalecamy: Korzystanie z automatycznej rejestracji zbiorczej z poziomu VoxDeveloper CRM znacząco przyspiesza proces i eliminuje konieczność ręcznego wgrywania pojedynczych plików w aplikacji KSeF.
- Ze względu na limity ustanowione przez KSeF w ilości faktur, które mogą być rejestrowane - prosimy o rejestrowanie kilku faktur ( max. do 15 dokumentów) w trakcie jednej akcji „Zarejestruj faktury w KSeF 2.0"
Monitoring i obsługa zwrotna
Po przesłaniu faktur do systemu KSeF zgodnie ze sposobem 2 (automatyczna rejestracja zbiorcza), faktury automatycznie trafiają do dedykowanej zakładki „FAKTURY KSEF".
Sprawdzanie statusu faktur w systemie voxDeveloper CRM
W zakładce „FAKTURY KSEF" dostępne są szczegółowe informacje o zarejestrowanych fakturach:
- Numer faktury KSeF – unikalny identyfikator nadany przez system KSeF
- Status – aktualny status faktury (np. „Sukces", „W kolejce", „Odrzucona")
- Informacje o KSeF – kolumna z ikoną e-Faktura, która umożliwia podgląd szczegółów
Automatyczne odpytywanie statusu: System VOX CRM automatycznie w sekwencjach czasowych odpytuje KSeF o aktualny status przesłanych faktur.
Ręczne sprawdzanie statusu: Możecie Państwo w dowolnym momencie sprawdzić aktualny status faktury, zaznaczając ją i wybierając z menu opcję „Sprawdź status".
Szczegóły faktury w systemie KSeF
Po kliknięciu w ikonę e-Faktura w kolumnie „Informacje o KSeF" otworzy się okno ze szczegółowymi informacjami o fakturze:
Dane identyfikacyjne:
- Numer KSeF faktury
- Numer referencyjny KSeF faktury
- Numer referencyjny sesji KSeF
Statusy i daty:
- Status rejestracji
- Data wysłania do KSeF
- Data zarejestrowania w KSeF
W oknie szczegółów dostępne są również przyciski umożliwiające pobranie dokumentu UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) w formacie XML oraz wygenerowanej faktury w formacie PDF.
Proszę pamiętać: Numer KSeF faktury jest niezbędny do identyfikacji dokumentu w systemie oraz do udostępnienia faktury nabywcy wraz z kodem QR.
Obieg dokumentu i korekty
Generowanie PDF faktury z kodem QR
Po pomyślnej rejestracji faktury w systemie KSeF system VOX CRM automatycznie osadza w szablonie faktury specjalny kod QR wraz z linkiem weryfikacyjnym. Kod QR umożliwia nabywcy szybkie potwierdzenie autentyczności dokumentu oraz dostęp do szczegółowych informacji o fakturze w systemie KSeF.
Pobieranie faktury PDF z kodem QR
Sposób 1: Pobieranie z zakładki „FAKTURY KSEF"
Mogą Państwo pobrać fakturę w formacie PDF z kodem QR bezpośrednio z zakładki „FAKTURY KSEF":
- Proszę przejść do zakładki „FAKTURY KSEF"
- Proszę odnaleźć fakturę, którą chcą Państwo pobrać
- Proszę kliknąć w ikonę e-Faktura w kolumnie „Informacje o KSeF"
- W oknie szczegółów proszę kliknąć przycisk umożliwiający pobranie faktury w formacie PDF
Wygenerowana faktura będzie zawierała kod QR oraz link weryfikacyjny w dolnej części dokumentu.
Sposób 2: Pobieranie bezpośrednio z dokumentu faktury
Mogą Państwo również pobrać fakturę PDF z kodem QR bezpośrednio z widoku dokumentu faktury:
- Proszę przejść do listy faktur i otworzyć wybraną fakturę
- Proszę kliknąć w menu dostępne w prawym górnym rogu dokumentu (ikona trzech kropek)
- Proszę wybrać opcję „Pobierz PDF"
Wysyłanie faktury e-mailem do klienta:
System VOX CRM umożliwia automatyczne przesłanie faktury z kodem QR bezpośrednio do nabywcy:
- Proszę otworzyć dokument faktury
- Proszę kliknąć w menu dostępne w prawym górnym rogu dokumentu
- Proszę wybrać opcję „Wyślij na e-mail do klienta"
- System automatycznie wygeneruje wiadomość e-mail z załączoną fakturą w formacie PDF zawierającą kod QR
Weryfikacja faktury przez nabywcę
System KSeF oferuje różne sposoby weryfikacji faktury w zależności od tego, czy nabywca jest przedsiębiorcą (faktura B2B), czy osobą fizyczną nieprowadzącą działalności (faktura B2C).
Weryfikacja przez nabywcę będącego przedsiębiorcą (B2B)
Nabywca posiadający numer NIP może zweryfikować fakturę bezpośrednio w swoim koncie KSeF lub za pomocą kodu QR bez logowania. Wystarczy:
- Zeskanować kod QR umieszczony na fakturze za pomocą smartfona
- Lub kliknąć w link weryfikacyjny widoczny pod kodem QR
Po przejściu do strony weryfikacyjnej KSeF nabywca zobaczy podstawowe informacje o fakturze.
Weryfikacja przez nabywcę będącego konsumentem (B2C)
Nabywca będący osobą fizyczną nieposiadającą numeru NIP może zweryfikować autentyczność faktury oraz pobrać jej oryginał bez konieczności logowania się do systemu KSeF. Proces weryfikacji przebiega dwuetapowo:
Etap 1: Szybka weryfikacja podstawowych danych
Proszę zeskanować kodem QR lub kliknąć w link weryfikacyjny. System KSeF wyświetli:
- Potwierdzenie, że faktura znajduje się w systemie KSeF
- Numer KSeF faktury oraz datę wystawienia
- NIP sprzedawcy oraz dane techniczne (skrót dokumentu, typ schematu)
Etap 2: Pobranie pełnej faktury (dostęp dwuetapowy)
Aby pobrać pełny dokument XML lub jego oficjalną wizualizację, nabywca zostanie poproszony o podanie dodatkowych danych z otrzymanej faktury:
- Kolejnego numeru faktury nadanego przez sprzedawcę
- Informacji o braku identyfikatora nabywcy (zamiast numeru NIP)
- Łącznej kwoty należności ogółem (brutto)
Procedura korekt faktur w systemie KSeF
System KSeF wprowadza nowe zasady dotyczące poprawiania błędów w fakturach. Po zarejestrowaniu faktury w KSeF nie ma możliwości jej „anulowania" ani bezpośredniej edycji – każda zmiana wymaga wystawienia faktury korygującej.
Proszę pamiętać: System VOX CRM automatycznie blokuje możliwość edycji oraz usunięcia faktury po jej pomyślnej rejestracji w systemie KSeF. Jest to zabezpieczenie wymagane przez przepisy dotyczące e-Faktur.
Kiedy należy wystawić fakturę korygującą
Fakturę korygującą należy wystawić w następujących sytuacjach:
- Korekta wartości sprzedaży (cena, ilość, wartość VAT)
- Zmiana danych dotyczących przedmiotu sprzedaży
- Poprawienie błędnych danych nabywcy lub sprzedawcy
- Anulowanie transakcji (korekta do zera)
Ważne: W systemie KSeF nie ma już not korygujących. Wszystkie zmiany dokonywane są wyłącznie za pomocą faktur korygujących.
Korekta danych nabywcy lub sprzedawcy
W przypadku, gdy Państwa faktura zawiera błędne dane identyfikacyjne nabywcy lub sprzedawcy (np. nieprawidłowy NIP, adres), należy:
- Wystawić fakturę korygującą do zera – która całkowicie skoryguje wartości z faktury pierwotnej
- Wystawić nową fakturę z poprawnymi danymi nabywcy lub sprzedawcy
Ten proces zapewnia zgodność z wymogami KSeF oraz prawidłową identyfikację stron transakcji w systemie.
Wystawianie faktury korygującej w VoxDeveloper CRM
Proces wystawiania faktury korygującej w systemie VoxDeveloper CRM przebiega zgodnie ze standardową procedurą obowiązującą w systemie. Po wystawieniu faktury korygującej należy ją również zarejestrować w systemie KSeF zgodnie z procedurą opisaną w rozdziale „Proces wystawiania i wysyłki faktur do KSeF".
Szczegółowe informacje na temat wystawiania faktur korygujących w systemie VOX CRM znajdą Państwo w naszej bazie wiedzy: https://voxcrmedu.com/
Podsumowanie: System KSeF wymaga szczególnej uwagi przy wystawianiu faktur, ponieważ każda zarejestrowana faktura nie może być już cofnięta ani bezpośrednio edytowana. System VOX CRM chroni Państwa przed przypadkową modyfikacją lub usunięciem dokumentów już zarejestrowanych w KSeF, ale to od Państwa zależy prawidłowe sprawdzenie danych przed ich wysłaniem.
Ważne uwagi
Zasada spójności dat w systemie KSeF
Proszę pamiętać: W systemie KSeF data wystawienia faktury musi być zgodna z datą jej przesłania do systemu. Faktura wystawiona w danym dniu powinna zostać zarejestrowana w systemie KSeF tego samego dnia.
System voxDeveloper CRM automatycznie stosuje datę wystawienia faktury podczas jej rejestracji w KSeF. Należy zatem dbać o to, aby:
- Rejestracja w systemie KSeF następowała niezwłocznie po wystawieniu dokumentu
- Nie przetrzymywać wystawionych faktur w systemie – należy je od razu przesyłać do KSeF
Ważne: Ministerstwo Finansów wymaga rejestracji faktur w czasie rzeczywistym. Niedopuszczalne jest wystawianie dokumentów z datą wsteczną lub przetrzymywanie ich w systemie przez kilka dni przed wysłaniem do KSeF.
Limity wysłki faktur do KSeF
- Ze względu na limity ustanowione przez KSeF w ilości faktur, które mogą być rejestrowane - prosimy o rejestrowanie kilku faktur ( max. do 15 dokumentów) w trakcie jednej akcji „Zarejestruj faktury w KSeF 2.0"
Jeden certyfikat na spółkę w systemie VOX
W systemie VoxDeveloper CRM do każdej spółki celowej przypisany jest jeden certyfikat. Wszyscy użytkownicy systemu VOX uprawnieni do rejestracji faktur korzystają ze wspólnego certyfikatu wgranego do danej spółki.
- Rekomendacja: Zalecamy korzystanie z pieczęci elektronicznej (NIP) — najprostsze rozwiązanie, nie wymaga dodatkowych uprawnień w KSeF
- Certyfikat PESEL: W przypadku certyfikatów osobistych zalecamy wgranie certyfikatu głównej księgowej lub osoby odpowiedzialnej za faktury. Pozostali użytkownicy systemu VOX rejestrują faktury korzystając z tego certyfikatu
- Wiele spółek: Ten sam certyfikat PESEL można wgrać do wielu spółek — pod warunkiem posiadania uprawnień w KSeF dla każdej z nich
- Niezależność spółek: Zmiana lub usunięcie certyfikatu w jednej spółce nie wpływa na certyfikat wgrany w innych spółkach
- Limity KSeF: Limity ilości rejestrowanych faktur obowiązują osobno dla każdej spółki (per NIP), nie per certyfikat
Aktualizacja polityki prywatności
Proszę pamiętać: W związku z funckjonowaniem systemem KSeF należy zaktualizować politykę prywatności Państwa firmy. W szczególności:
- Należy wskazać Ministerstwo Finansów jako odbiorcę danych osobowych przetwarzanych w ramach rejestracji faktur w systemie KSeF
- Jako podstawę prawną przetwarzania danych należy wskazać wypełnienie obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)
Rejestracja faktur w Krajowym Systemie e-Faktur jest obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa — dane na fakturach (w tym dane osobowe nabywców) są przekazywane do systemu prowadzonego przez Ministerstwo Finansów i przechowywane przez 10 lat.
Blokada edycji i usuwania zarejestrowanych faktur
Po pomyślnej rejestracji faktury w systemie KSeF dokument otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny i staje się niezmiennym dowodem księgowym. Od tego momentu:
- Nie można edytować treści faktury – żadne pole nie może być zmienione
- Nie można usunąć faktury – dokument pozostaje w systemie przez 10 lat
- Nie można anulować faktury – jedyną opcją jest wystawienie faktury korygującej
System VOX CRM automatycznie blokuje możliwość edycji oraz usunięcia faktury po jej pomyślnej rejestracji w systemie KSeF. To zabezpieczenie jest wymagane przez przepisy dotyczące e-Faktur i chroni Państwa przed przypadkowym naruszeniem integralności dokumentów księgowych.
Proszę pamiętać: Wszelkie błędy w treści faktury (np. nieprawidłowy NIP nabywcy, błędne kwoty, błędne dane adresowe) wymagają wystawienia faktury korygującej zgodnie z procedurą opisaną w rozdziale „Procedura korekt faktur w systemie KSeF".
Charakter faktury elektronicznej w systemie KSeF
Faktura zarejestrowana w systemie KSeF nie jest plikiem PDF, lecz ustrukturyzowanym zestawem danych cyfrowych w formacie XML. Ten dokument XML:
- Jest przechowywany w archiwum państwowym przez 10 lat
- Stanowi prawnie wiążący dowód księgowy
- Nie może być modyfikowany po zarejestrowaniu
- Jest dostępny dla uprawnionych podmiotów (sprzedawcy, nabywcy, organów kontrolnych)
Plik PDF z kodem QR, który system VOX CRM generuje po rejestracji faktury, jest jedynie wizualizacją faktury elektronicznej i służy do wygodnego udostępniania dokumentu nabywcy oraz weryfikacji jego autentyczności.
Zespół VOX Developer będzie na bieżąco informował o nowych funkcjonalnościach oraz usprawnieniach związanych z obsługą systemu KSeF.
---
W razie pytań prosimy o kontakt: kontakt@voxdeveloper.com
Zachęcamy do śledzenia aktualności w tej sprawie na naszym profilu FB: https://www.facebook.com/voxdeveloper/
