Przejdź do treści

Jak dodać nowego klienta?

Dodawanie nowego klienta w systemie voxCRM to szybki, kilkukrokowy proces z domyślnie wbudowaną kontrolą duplikatów. System automatycznie sprawdza, czy klient o podanych danych już istnieje w bazie - dzięki temu unikasz zdublowanych rekordów i zachowujesz porządek w danych.

Kluczowa zaleta: Wbudowany mechanizm wykrywania duplikatów działa w czasie rzeczywistym - wystarczy wpisać podstawowe dane klienta, a system natychmiast wskaże podobne rekordy w bazie. Dodatkowo, z domyślnymi ustawieniami, system uniemożliwia wprowadzenie drugi raz klienta z tym samym adresem mailowym. Na prośbę możliwe jest również włączenie takiego samego zabezpieczenia dla numeru telefonu. W tym celu prosimy o kontakt

Spis treści

  1. Przejście do zakładki Klienci
  2. Otwarcie formularza nowego klienta
  3. Wprowadzanie danych podstawowych
  4. Sprawdzanie duplikatów
  5. Uzupełnianie danych szczegółowych
  6. Praca z kartą klienta
  7. Kontakt

1. Przejście do zakładki Klienci

Wszystkie operacje związane z klientami rozpoczynają się od zakładki Klienci na głównym pasku menu. Po jej otwarciu zobaczysz listę wszystkich klientów zapisanych w systemie z możliwością wyszukiwania i filtrowania.

  1. Na pasku menu kliknij zakładkę Klienci.
  2. Wyświetli się przegląd istniejących klientów wraz z polem wyszukiwania ("Nazwisko, E-mail, Tel.) i pozostałymi filtrami.

Widok zakładki "Klienci" z listą klientów

2. Otwarcie formularza nowego klienta

Formularz dodawania klienta otworzysz jednym kliknięciem - przycisk znajduje się zawsze w tym samym miejscu, niezależnie od zastosowanych filtrów na liście.

  1. Kliknij przycisk Dodaj Klienta w prawym górnym rogu ekranu.
  2. Otworzy się okno z formularzem danych nowego klienta.

Przycisk "Dodaj Klienta" w prawym górnym rogu

3. Wprowadzanie danych podstawowych

W pierwszym kroku wypełnij podstawowe dane identyfikacyjne klienta. Te pola służą jednocześnie jako kryteria wyszukiwania duplikatów - im więcej danych podasz, tym dokładniejsze będzie sprawdzanie.

Pole Opis
Imię i nazwisko Pełne dane klienta
Numer telefonu Główny numer kontaktowy
Adres e-mail Adres do korespondencji elektronicznej
Miejscowość Miasto zamieszkania klienta

Po wypełnieniu pól kliknij przycisk Szukaj, aby uruchomić sprawdzanie duplikatów.

Wskazówka: Im więcej pól wypełnisz przed kliknięciem Szukaj, tym precyzyjniej system wykryje potencjalne duplikaty. Wystarczy jednak podać nawet samo imię i nazwisko lub numer telefonu.

4. Sprawdzanie duplikatów

Po kliknięciu Szukaj system przeszukuje bazę pod kątem klientów o podobnych danych. To kluczowy krok zapobiegający powstawaniu zdublowanych rekordów.

Wynik wyszukiwania Co zrobić
Znaleziono podobnych klientów Sprawdź listę wyników - jeśli to ten sam klient, kliknij Wybierz, aby otworzyć kartę i zaktualizować dane
Brak duplikatów Kliknij Dodaj Klienta w prawym dolnym rogu okna, aby przejść do pełnego formularza
Uwaga: Zawsze weryfikuj listę duplikatów przed dodaniem nowego klienta. Zdublowane rekordy utrudniają późniejszą obsługę i raportowanie.

Lista wyników wyszukiwania duplikatów

5. Uzupełnianie danych szczegółowych

Po potwierdzeniu, że klient nie istnieje w bazie (po kliknięciu Dodaj klienta), otwiera się pełny formularz, w którym można uzupełnić dodatkowe informacje o kliencie, np.:

Pole Opis
Źródło pochodzenia Miejsce skąd klient trafił do biura sprzedaży
PESEL Numer identyfikacyjny klienta (wymagany przy umowach)
Zgody marketingowe Zgody RODO na kontakt mailowy, telefoniczny i SMS
Preferencje inwestycji Lokalizacja, typ lokalu, liczba pokoi, zakres metrażu i ceny
Opis Dowolna informacja o kliencie, np. notatka

Po uzupełnieniu danych kliknij przycisk Zapisz, aby utworzyć nowy rekord klienta.

Pełny formularz danych klienta z polami szczegółowymi

6. Praca z kartą klienta

Po zapisaniu system automatycznie przeniesie Cię do karty nowo utworzonego klienta. Karta klienta to centralne miejsce do zarządzania całą relacją.

Na karcie klienta możesz od razu:

  • Dodać notatki - zapisz ustalenia z rozmowy lub dodatkowe informacje (Opis - 1.)
  • Zaplanować działania - ustaw przypomnienie o telefonie, spotkaniu lub wysyłce oferty (Aktywności - 2.)
  • Zarządzać preferencjami - zaktualizuj oczekiwania klienta dotyczące lokalu (Preferencje - 3.)
Gotowe: Klient został dodany do bazy voxCRM. Od tego momentu wszystkie interakcje, notatki i zaplanowane działania będą widoczne na jego karcie.

Karta klienta z sekcjami notatek, aktywności i preferencji

Podsumowanie: Cały proces dodawania klienta to: Klienci → Dodaj Klienta → wypełnij dane → Szukaj (sprawdź duplikaty) → Dodaj Klienta → uzupełnij szczegóły → Zapisz.

Kontakt

W razie pytań lub problemów prosimy o kontakt z działem wsparcia technicznego: