Przejdź do treści

Jak wygenerować dane do formatu zgodnego z programem Optima?

System voxCRM umożliwia generowanie plików XML w pełni kompatybilnych z programem księgowym Optima. Dzięki tej funkcji można wyeksportować dane kontrahentów, faktur oraz faktur korygujących i sprawnie przenieść je do dalszej obsługi w księgowości.

Kluczowa zaleta: Dane z voxCRM eksportuje się jednym kliknięciem, w formacie gotowym do zaimportowania w Optimie - kontrahenci, faktury i korekty trafiają do programu księgowego bez ręcznego przepisywania.

Spis treści

  1. Aktywacja funkcji
  2. Eksport listy kontrahentów
  3. Eksport listy faktur
  4. Eksport faktur korygujących
  5. Import do programu Optima
  6. Kontakt

1. Aktywacja funkcji

Funkcja generowania plików XML jest domyślnie wyłączona. Aby ją włączyć, należy przesłać trzy informacje potrzebne do skonfigurowania voxCRM do poprawnego generowania pliku z danymi możliwego do zaimportowania w programie Optima:

Wymagana informacja Opis
ID bazy lokalnej Unikalny identyfikator przypisany do lokalnej bazy danych w programie Optima.
ID bazy OPT!MA Identyfikator bazy przechowującej dane w systemie Optima.
Nazwa rejestru faktur Nazwa rejestru, w którym zapisywane są faktury w programie księgowym.

Komplet danych należy wysłać na adres kontakt@voxcommerce.pl wraz z prośbą o włączenie funkcji generowania plików XML. Po jej aktywacji w systemie pojawi się możliwość generowania plików w trzech obszarach opisanych poniżej.

Wskazówka: Szczegółowy proces uzyskania ww. danych opisaliśmy w artykule Konfiguracja wymiany danych z programem księgowym Optima

2. Eksport listy kontrahentów

Dane kontrahentów można wyeksportować z podstrony Umowy.

  1. Na liście umów należy zaznaczyć kontrahentów przeznaczonych do eksportu.
  2. W polu Wykonaj na zaznaczonych należy wybrać opcję generowania pliku XML OPT!MA.

Eksportowany plik zawiera szczegółowe dane kontrahentów: nazwę firmy, adresy, dane kontaktowe oraz pozostałe informacje potrzebne do zaimportowania ich w programie Optima.

3. Eksport listy faktur

Wystawione faktury można wyeksportować z podstrony Faktury.

  1. Na liście faktur należy zaznaczyć dokumenty przeznaczone do eksportu.
  2. W polu Wykonaj na zaznaczonych należy wybrać opcję generowania pliku XML OPT!MA.

Plik zawiera m.in.: numer faktury, datę wystawienia, wartości netto, brutto i VAT oraz dane kontrahentów.

4. Eksport faktur korygujących

Faktury korygujące można wyeksportować z podstrony Faktury Korygujące. Proces przebiega tak samo jak przy zwykłych fakturach:

  1. Na liście należy zaznaczyć dokumenty korygujące przeznaczone do eksportu.
  2. W polu Wykonaj na zaznaczonych należy wybrać opcję generowania pliku XML OPT!MA.

Eksport obejmuje szczegóły korekt: powiązane faktury pierwotne, zmienione wartości oraz przyczyny korekty.

5. Import do programu Optima

Wygenerowane pliki XML są gotowe do zaimportowania w programie Optima. Po zaimportowaniu plików XML w Optimie wszystkie wyeksportowane dane - kontrahenci, faktury i korekty - znajdą się w programie księgowym, gotowe do dalszej obsługi.

Kontakt

W razie pytań dotyczących konfiguracji lub korzystania z tej funkcji prosimy o kontakt z działem wsparcia technicznego: