Jak wysłać klientowi formularz do uzupełnienia danymi do umowy?

W systemie voxCRM istnieje możliwość wysłania do klienta gotowego formularza, który umożliwia uzupełnienie danych niezbędnych do przygotowania umowy. Funkcja ta jest pomocna w szybkim i wygodnym uzyskiwaniu niezbędnych informacji bez konieczności ich ręcznego wprowadzania przez doradcę. Poniżej przedstawiono szczegółowe instrukcje dotyczące tego procesu.

💡 Zanim zaczniesz: Część pól dostępnych w formularzu może być opcjonalna lub wymagana — zależnie od konfiguracji Państwa panelu. Jeśli potrzebują Państwo dopasować zakres pól formularza albo zmienić treść wiadomości przesyłanej do klienta wraz z linkiem, prosimy o kontakt z administratorem Państwa panelu (zazwyczaj są to dedykowane osoby w Państwa firmie) lub z działem wsparcia technicznego voxCRM — dane kontaktowe znajdują się na końcu artykułu.

💡 Zanim zaczniesz — konfiguracja skrzynki e-mail: Aby skutecznie wysyłać formularze do klientów, należy wcześniej skonfigurować w systemie swoją skrzynkę mailową. Pomocne będą poniższe artykuły:

Spis treści

1. Zawartość formularza

Formularz danych do umowy obejmuje następujące sekcje i pola:

Dane klienta:
- Imię i nazwisko.
- Imiona rodziców (dotyczy umowy przedwstępnej).
- Współwłasność (dotyczy umowy przedwstępnej).
- Adres e-mail.
- Nr dokumentu tożsamości i data jego ważności.
- PESEL.
- NIP (dla firm).
- Stan cywilny (dotyczy umowy przedwstępnej).
- Numer konta bankowego (do zwrotu środków).
- Numer telefonu.
Adres zameldowania i korespondencyjny:
- Województwo, miejscowość, ulica, kod pocztowy, numer budynku i mieszkania.
- Możliwość skopiowania danych adresowych między sekcjami.

2. Instrukcja wysyłki formularza

Aby wysłać formularz do klienta, należy postępować zgodnie z poniższymi krokami:

Przejście do karty klienta:
- Należy otworzyć kartę klienta w systemie voxCRM.
- W prawym górnym rogu trzeba wybrać rozwijane menu (trzy kropki).
Wybór opcji wysyłki formularza:
- Z rozwijanej listy opcji należy wybrać „Wyślij formularz danych do umowy".
Konfiguracja wiadomości e-mail:
- W oknie wysyłki wiadomości system automatycznie wprowadzi adres e-mail klienta. W przypadku posiadania wielu adresów możliwy jest ich wybór.
- Istnieje możliwość edycji tematu wiadomości oraz jej treści za pomocą wbudowanego edytora tekstowego. Edytor umożliwia m.in.:
  - Dodawanie grafiki, hiperłączy, tabel i formatowanie tekstu.
  - Zmianę czcionki, jej rozmiaru oraz koloru.
Załączanie dokumentów:
- Przejście do zakładki „Załączniki" pozwala na:
  - Wybranie istniejących dokumentów z systemu.
  - Dodanie nowych dokumentów z lokalnego dysku.
Wysłanie wiadomości:
- Po zakończeniu konfiguracji należy zapisać zmiany i wysłać wiadomość, klikając odpowiedni przycisk.

3. Przetwarzanie wypełnionego formularza

Gdy klient wypełni formularz i go prześle:

Dane podane w formularzu zostaną automatycznie zapisane w systemie voxCRM, nadpisując istniejące informacje.
Doradca otrzyma powiadomienie o przesłaniu formularza przez klienta.
Niewypełnione pola formularza nie powodują usunięcia danych zapisanych wcześniej w systemie.

4. Dostosowanie formularza i wiadomości

Większość elementów formularza oraz treści wysyłanej wiadomości można skonfigurować samodzielnie z poziomu panelu administracyjnego:

Przejść do zakładki „Administracja".
W sekcji „Klienci" wybrać opcję „Ustawienia formularza danych do umowy".

W oknie ustawień dostępne są m.in.:

Logo dewelopera — wgranie pliku z logo wyświetlanego w wiadomości e-mail oraz opcja ukrycia logo.
Dodatkowe pola — wybór pól opcjonalnych, które pojawią się w formularzu.
Wymagane pola — wybór pól, które klient musi uzupełnić, aby wysłać formularz.
Tytuł wiadomości — temat wiadomości e-mail (domyślnie: „Prośba o podanie danych do umowy").
Treść wiadomości pod logo, nad przyciskiem — główna treść maila, w której znajduje się link do formularza. Można tu wprowadzić własne powitanie i instrukcję dla klienta zamiast treści domyślnej.
Treść stopki pod przyciskiem — tekst wyświetlany pod przyciskiem z linkiem (np. dane kontaktowe doradcy, klauzula informacyjna).
Załączniki domyślne — dokumenty dołączane automatycznie do każdej wiadomości wysyłanej przez tę funkcję.

Po wprowadzeniu zmian należy kliknąć przycisk „Zapisz".

💡 Edycja formularza: Edycja samego formularza jest możliwa przez administratora systemu lub dział wsparcia technicznego voxCRM (dane w sekcji Kontakt).

5. Wskazówki

💡 Unikalny link do formularza: Każdy klient otrzymuje unikalny link do swojego formularza, co gwarantuje bezpieczeństwo danych i jednoznaczne przypisanie uzupełnionych informacji do właściwej Karty Klienta.

💡 Jeden klient = jeden formularz: Każdy klient powinien otrzymać osobny formularz. W przypadku umów podpisywanych przez małżeństwo lub udziałowców należy wysłać odrębny formularz do każdej z osób. Co najważniejsze — każdy z klientów musi mieć zapisany w Karcie Klienta swój osobisty adres e-mail. W przeciwnym razie dane nowo uzupełnione przez jednego klienta nadpiszą dane drugiego.

💡 Blokada edycji formularza po podpisaniu umowy: Po podpisaniu z klientem umowy (np. deweloperskiej lub przedwstępnej) warto włączyć na Karcie Klienta opcję „Zablokuj możliwość edycji formularza danych do umowy" (pole z zielonym znacznikiem wyboru). Zabezpiecza ona dane przed niezamierzoną aktualizacją przez klientów, którzy nadal mają dostęp do starszej wiadomości e-mail z linkiem do formularza.

Dzięki tej funkcjonalności proces zbierania danych od klientów jest prosty i skuteczny, co przyspiesza obsługę i minimalizuje ryzyko błędów.

6. Kontakt

W razie pytań, potrzeby dopasowania pól formularza, zmiany treści wiadomości wysyłanej do klienta lub jakichkolwiek problemów z obsługą funkcji — prosimy o kontakt z działem wsparcia technicznego:

E-mail: kontakt@voxcommerce.pl
Telefon: 534 571 638

W sprawach związanych z konfiguracją Państwa panelu (m.in. zakresem pól widocznych w formularzu) prosimy w pierwszej kolejności o kontakt z administratorem Państwa systemu voxCRM.