Najprostszym sposobem podłączenia nowych leadów (zapytań) ze strony WWW do systemu voxCRM jest przesyłanie kopii maila (np. jako CC) z formularza kontaktowego na specjalny techniczny adres e-mail. System voxCRM automatycznie pobiera z takiej wiadomości informacje o leadzie i tworzy nowy wpis w bazie danych.
Podłączenie automatycznego zaczytywania leadów oszczędza dużo czasu — nie ma potrzeby ręcznego wprowadzania klientów do systemu. Automatycznie zaczytywane są również źródła pochodzenia leadów oraz zgody RODO.
💡 Korzyść: Po jednorazowej konfiguracji każde zapytanie z formularza WWW trafia do voxCRM samodzielnie — z danymi klienta, źródłem pochodzenia, zgodami marketingowymi i (opcjonalnie) preferencjami nieruchomości.
Spis treści
- Podłączenie maili z zapytaniami
- Wzór wiadomości
- Zgody RODO i ich prefixy
- Przekazywanie tagów UTM
- Pola preferencji
- Kontakt
1. Podłączenie maili z zapytaniami
Aby uruchomić zaczytywanie zgłoszeń, wiadomości ze strony WWW muszą być dostosowane do wzoru opisanego poniżej oraz przekierowane na dedykowany adres techniczny w formacie:
⚠ Uwaga: Dokładny adres tworzony jest podczas procesu wdrożenia voxCRM. Prosimy o kontakt z zespołem wsparcia w celu jego uzyskania.
Dla wiadomości z zapytaniami klientów podłączane są następnie specjalne parsery (na podstawie tematu oraz źródłowego adresu e-mail), dzięki którym system rozpoznaje dane klienta w mailu i zapisuje je w zakładce leadów — z odpowiednim źródłem i przypisaną inwestycją w preferencjach.
⚠ Ważne: Po dostosowaniu treści formularza i przekierowaniu zapytań na właściwy adres prosimy o przesłanie testowych zapytań ze strony oraz poinformowanie nas o tym. Dopiero na podstawie testowych wiadomości możemy skonfigurować parsery.
2. Wzór wiadomości
Treść wiadomości z formularza powinna być dostosowana do poniższego wzoru. Kluczowe jest użycie nagłówków, a pod każdym z nich przekazanie odpowiedniej informacji:
INWESTYCJA:
Testowa
IMIE:
Jan Kowalski
EMAIL:
jan.kowalski@test.pl
TELEFON:
222333444
OPIS:
Witam, proszę o więcej informacji na temat inwestycji.
ZGODY:
ZGODA_MARKETING (Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez DANE_SPÓŁKI_I_ADRES_SIEDZIBY, moich danych osobowych zawartych w niniejszym formularzu kontaktowym w celu i zakresie koniecznym do realizacji zgłoszenia.)
ZGODA_MAIL (Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez DANE_SPÓŁKI_I_ADRES_SIEDZIBY, moich danych osobowych zawartych w niniejszym formularzu kontaktowym w celu przesyłania mi ofert handlowych na produkty własne spółki drogą elektroniczną.)
ZGODA_TEL (Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez DANE_SPÓŁKI_I_ADRES_SIEDZIBY, moich danych osobowych zawartych w niniejszym formularzu kontaktowym w celu kontaktu telefonicznego ze strony przedstawicieli spółki w sprawach związanych z ofertą handlową na produkty własne.)
ZGODA_OSWIADCZENIE (Administratorem Państwa danych osobowych jest firma DANE_SPÓŁKI_I_ADRES_SIEDZIBY. Dane wpisane w formularzu kontaktowym będą przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi na przesłane zapytanie zgodnie z Polityką Prywatności.)
ZGODA_SMS (Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez DANE_SPÓŁKI_I_ADRES_SIEDZIBY, moich danych osobowych zawartych w niniejszym formularzu kontaktowym w celu przesyłania mi ofert handlowych na produkty własne spółki drogą SMS.)
💡 Wskazówka: W miejsce DANE_SPÓŁKI_I_ADRES_SIEDZIBY należy wstawić pełną nazwę spółki wraz z adresem siedziby.
3. Zgody RODO i ich prefixy
W wiadomości powinna znaleźć się informacja, jakie zgody zaznaczył klient, wraz z pełną treścią zgody. Treść zgody zaczytywana jest do systemu, dlatego powinna znajdować się w nawiasach, a każda zgoda musi być poprzedzona odpowiednim prefixem:
| Prefix |
Znaczenie |
| ZGODA_MARKETING |
Zgoda na przetwarzanie danych w celu realizacji zgłoszenia |
| ZGODA_MAIL |
Zgoda na kontakt i oferty handlowe drogą elektroniczną (e-mail) |
| ZGODA_TEL |
Zgoda na kontakt telefoniczny |
| ZGODA_SMS |
Zgoda na oferty handlowe drogą SMS |
| ZGODA_OSWIADCZENIE |
Oświadczenie o administratorze danych osobowych |
⚠ Uwaga: W przypadku niezaznaczonej zgody należy nie przekazywać danego nagłówka. Dzięki temu system automatycznie odznacza tę zgodę w karcie leada.
4. Przekazywanie tagów UTM
Jeśli mają Państwo potrzebę przekazywania tagów UTM (więcej informacji o tagowaniu linków: czym są UTM-y), na końcu wiadomości — za sekcją zgód — należy dodać nagłówki tagów UTM.
Przykład pełnej wiadomości z sekcją UTM:
INWESTYCJA:
Testowa
IMIE:
Jan Kowalski
EMAIL:
jan.kowalski@test.pl
TELEFON:
222333444
OPIS:
Witam, proszę o więcej informacji na temat inwestycji.
ZGODY:
ZGODA_MARKETING (...)
ZGODA_MAIL (...)
ZGODA_TEL (...)
ZGODA_OSWIADCZENIE (...)
ZGODA_SMS (...)
Campaign Name:
Osiedle_XYZ_01_2022
Campaign Source:
baza_VIP
Campaign Medium:
mailing
Campaign Term:
Campaign Content:
1
Gclid:
9156623703281821
Gaclientid:
GA1.1.40030803.167153367
Fbclid:
7221936439091146
💡 Najważniejsze: Pole Campaign Source jest kluczowe — na jego podstawie system automatycznie tworzy podźródło pochodzenia leada.
5. Pola preferencji
Dodatkowo, w celu bardziej precyzyjnego przekazywania informacji o zapytaniach, możliwe jest dodanie sekcji preferencji do wiadomości. Pozwala to automatycznie przypisać zgłoszenie do odpowiedniej inwestycji, określić wymagania klienta oraz dostosować parametry wyszukiwania w systemie.
Dostępne nagłówki preferencji:
| Nagłówek |
Znaczenie |
| POKOJE_OD / POKOJE_DO |
Zakres liczby pokoi |
| POWIERZCHNIA_OD / POWIERZCHNIA_DO |
Zakres metrażu (m²) |
| CENA_OD / CENA_DO |
Zakres ceny (zł) |
| PIETRO_OD / PIETRO_DO |
Zakres piętra |
Przykład wiadomości z sekcją preferencji (umieszczaną za sekcją zgód):
ZGODY:
ZGODA_MARKETING (...)
ZGODA_MAIL (...)
ZGODA_TEL (...)
ZGODA_OSWIADCZENIE (...)
ZGODA_SMS (...)
POKOJE_OD:
1
POKOJE_DO:
3
POWIERZCHNIA_OD:
35
POWIERZCHNIA_DO:
51
CENA_OD:
800 000
CENA_DO:
1 110 000
PIETRO_OD:
0
PIETRO_DO:
2
⚠ Krok końcowy: Po skonfigurowaniu treści przekazywanych wiadomości prosimy o przesłanie testowych zapytań wraz z informacją zwrotną do zespołu wsparcia. Na tej podstawie skonfigurujemy zaczytywanie zgłoszeń po naszej stronie.
Kontakt
W razie pytań lub problemów prosimy o kontakt z działem wsparcia technicznego:
