Przejdź do treści

Jak korzystać z generowania transz na podstawie harmonogramu budowy?

voxCRM umożliwia automatyczne generowanie harmonogramu płatności na podstawie wcześniej zdefiniowanego harmonogramu budowy. Zamiast ręcznie dodawać każdą transzę na umowie, wystarczy raz opisać etapy budowy - ich terminy i udział w cenie - a system utworzy transze jednym kliknięciem.

💡 Korzyść: Jeden harmonogram budowy obsługuje dowolną liczbę umów. Gdy w przyszłości zmieni się termin etapu, zmianę można automatycznie rozpropagować na wszystkie transze wygenerowane z tego etapu.

Spis treści

  1. Dodawanie harmonogramu budowy
  2. Pole „Płatne po zawiadomieniu”
  3. Warunki wyświetlenia przycisku „Generuj z harmonogramu budowy”
  4. Generowanie harmonogramu płatności
  5. Grupowa zmiana terminu płatności

1. Dodawanie harmonogramu budowy

Funkcję generowania harmonogramu płatności na podstawie harmonogramu budowy należy najpierw włączyć w systemie. Po jej aktywacji w sekcji „Harmonogram budowy” - na poziomie inwestycji lub etapu inwestycji - można wprowadzać poszczególne etapy budowy.

Dla każdego etapu budowy uzupełnij następujące pola:

Pole Wymagane Opis
Nazwa etapu budowy Tak Np. „Etap 1”. Staje się nazwą wygenerowanej transzy.
Data z harmonogramu Tak Planowany termin etapu według Twojego harmonogramu budowy. Łączy etap z utworzonymi z niego transzami (zob. uwaga pod tabelą).
Planowana data zakończenia Nie Planowany termin zakończenia etapu - to on wyznacza termin płatności transzy. W polu „Typ określenia Planowanej daty zakończenia etapu” wybierasz, czy podajesz konkretną datę, czy liczbę dni od podpisania umowy.
Faktyczna data zakończenia Nie Uzupełniana dopiero, gdy etap faktycznie się zakończył. Jeśli ją podasz, to ona - zamiast planowanej - wyznaczy termin płatności transzy.
Procent wartości Tak Część ceny obejmowana przez transzę. Bazę wskazujesz jako: wartość umowy (%) - od całej umowy, np. lokal + miejsce postojowe, albo wartość lokalu (%) - tylko od wartości samego lokalu.
Płatne po zawiadomieniu Nie Tak/Nie - wartość przepisywana do transzy. Zob. szczegóły.
Opis Nie Opcjonalny, słowny opis stanu zaawansowania etapu budowy.
⚠️ Zanim wygenerujesz transze:
  • Pola Nazwa etapu budowy, Data z harmonogramu i Procent wartości są wymagane w każdym etapie.
  • Pominięcie pola Data z harmonogramu choćby w jednym etapie sprawi, że przycisk generowania w ogóle się nie pojawi.
  • Wszystkie etapy powinny łącznie obejmować 100% wartości umowy.
Powiązanie z terminami transz: Pole Data z harmonogramu łączy etap z utworzonymi z niego transzami. Gdy zmienisz tę datę w przyszłości, system zaproponuje aktualizację terminów we wszystkich powiązanych transzach - zob. Grupowa zmiana terminu płatności.

2. Pole „Płatne po zawiadomieniu”

Znacznik Płatne po zawiadomieniu (Tak/Nie) wiąże termin płatności transzy z momentem wysłania klientowi zawiadomienia o płatności. Wartość tego pola jest przepisywana z etapu budowy do wygenerowanej transzy i widoczna na liście transz.

W strefie klienta można dodatkowo włączyć opcję, aby dla takich transz - zamiast konkretnego terminu - wyświetlać status „Po zakończeniu etapu” (dopóki zawiadomienie nie zostanie wysłane). Po wysłaniu klientowi zawiadomienia o płatności system zapisuje w transzy datę jego wysłania, widoczną w kolumnie „Data wysłania zawiadomienia” na liście transz.

To, czy wysłanie zawiadomienia przesuwa termin płatności, zależy od konfiguracji:

Konfiguracja Zachowanie terminu płatności transzy
Bez opcji aktualizacji terminu Termin nie przesuwa się automatycznie. Znacznik służy wtedy jako oznaczenie, filtr przypomnień oraz element wyświetlania w strefie klienta.
Z opcją aktualizacji terminu Po wysłaniu zawiadomienia termin ustawiany jest automatycznie według wzoru podanego niżej. Liczbę X definiuje się w ustawieniach spółki celowej (domyślnie puste = 0, więc termin ustawi się na datę bieżącą).

Przy włączonej opcji aktualizacji termin płatności wyliczany jest według wzoru:

termin płatności transzy = data wysłania zawiadomienia + X dni
Jak włączyć automatyczną aktualizację terminu: Tę opcję uruchamiamy na życzenie. Aby z niej skorzystać, prosimy o kontakt pod adresem kontakt@voxcommerce.pl - wspólnie ustalimy liczbę dni X w ustawieniach spółki celowej.

3. Warunki wyświetlenia przycisku „Generuj z harmonogramu budowy”

Przycisk „Generuj z harmonogramu budowy” pojawia się na umowie dopiero po spełnieniu wszystkich poniższych warunków:

  1. W inwestycji lub etapie inwestycji wprowadzono przynajmniej jedną pozycję w sekcji „Harmonogram budowy”.
  2. Dla każdej pozycji uzupełniono pola: Nazwa etapu budowy, Data z harmonogramu oraz Procent wartości umowy (%).
  3. W sekcji „Harmonogram płatności” wybranej umowy nie wprowadzono jeszcze żadnych transz - sekcja musi być pusta.

⚠️ Najczęstsza przyczyna braku przycisku: sekcja „Harmonogram płatności” na umowie nie jest pusta. Jeśli znajdują się w niej jakiekolwiek transze, przycisk się nie pojawi.

4. Generowanie harmonogramu płatności

Po spełnieniu powyższych warunków na umowie pojawia się przycisk „Generuj z harmonogramu budowy”. Po jego kliknięciu system pobiera dane z właściwego harmonogramu budowy zgodnie z poniższą zasadą:

Powiązanie lokalu Źródło harmonogramu budowy
Lokal przypisany do etapu inwestycji Harmonogram pobierany jest z tego etapu.
Lokal przypisany tylko do inwestycji (bez etapu) Harmonogram pobierany jest bezpośrednio z inwestycji.

(harmonogram płatności wygenerowany z harmonogramu budowy)

✔ Gotowe: System tworzy transze w sekcji „Harmonogram płatności” - z nazwami, terminami i kwotami (według procentu wartości) oraz znacznikiem „Płatne po zawiadomieniu” przeniesionym z poszczególnych etapów.

5. Grupowa zmiana terminu płatności

Transze wygenerowane z harmonogramu budowy zachowują powiązanie z etapami, dzięki czemu terminy płatności można później zmieniać grupowo - na wielu umowach naraz. Jest to przydatne np. wtedy, gdy zmieni się planowany termin zakończenia konkretnego etapu.

Aby zmienić termin:

  1. Wyedytuj pole Data z harmonogramu w odpowiednim etapie budowy (na poziomie inwestycji lub etapu).
  2. Po zapisaniu zmian pojawi się okno z listą umów, na których wygenerowano transze na podstawie tego harmonogramu.
  3. Wprowadź nowy termin ręcznie dla wybranych transz albo zastosuj go grupowo, klikając „Zmień termin we wszystkich znalezionych transzach”.

(okno grupowej zmiany terminu z listą umów)

⚠️ Ważne - potwierdź zmianę: Daty w transzach na umowach zostaną zaktualizowane dopiero po kliknięciu przycisku „Zmień termin”. Jeśli zamkniesz okno bez wyboru tej opcji, zmiana zapisze się wyłącznie w harmonogramie budowy - bez aktualizacji na umowach.
W skrócie: uzupełnij harmonogram budowy (etapy, daty i procenty sumujące się do 100%) → na umowie kliknij „Generuj z harmonogramu budowy” → w razie zmian terminów skorzystaj z grupowej aktualizacji.

Kontakt

W razie pytań lub problemów prosimy o kontakt z działem wsparcia technicznego: