Moduł umów - automatyczna aktualizacja terminu transzy po wysłaniu zawiadomienia do klienta

System voxCRM umożliwia automatyczne przesunięcie terminu zapłaty transzy po wysłaniu zawiadomienia do klienta. Funkcja eliminuje konieczność ręcznej aktualizacji harmonogramu — termin nowy wyliczany jest na podstawie daty wysłania zawiadomienia oraz liczby dni skonfigurowanej w spółce celowej.

💡 Kiedy korzystać: Funkcja przydaje się gdy harmonogram płatności zawiera transze, których termin zapłaty jest uzależniony od momentu wezwania klienta (np. „14 dni od wysłania zawiadomienia"). Po włączeniu opcji nie trzeba ręcznie modyfikować terminu w transzy — system sam wyliczy nową datę w chwili faktycznego wysłania e-maila.
⚠ Uwaga: Aktualizacja działa tylko w momencie pomyślnego wysłania zawiadomienia przez kolejkę e-maili. Jeśli zawiadomienie nie zostanie wysłane (np. z powodu błędu SMTP), termin transzy nie zmieni się.

Spis treści

  1. Włączenie funkcji w Ustawieniach umów
  2. Konfiguracja liczby dni w spółce celowej
  3. Jak działa aktualizacja
  4. Powiązane materiały
  5. Kontakt

1. Włączenie funkcji w Ustawieniach umów (Po kontakcie z support)

Ścieżka: Administracja → Ustawienia umów

W sekcji ustawień związanych z transzami znajdziesz opcję:

Opcja Opis Wartość domyślna
Aktualizuj termin transzy po wysłaniu zawiadomienia do klienta Po pomyślnym wysłaniu zawiadomienia o transzy do klienta system automatycznie ustawia nowy termin zapłaty transzy. Wyłączona

Zaznacz checkbox i zapisz ustawienia. Tooltip przy opcji informuje, że liczba dni po zawiadomieniu konfigurowana jest w danych spółki celowej — to drugi krok konfiguracji.

💡 Globalny przełącznik. Opcja w Ustawieniach umów to globalny włącznik dla całego systemu. Po jej włączeniu mechanizm zacznie działać dla wszystkich transz powiązanych z inwestycjami, których spółka celowa ma uzupełnioną liczbę dni.

2. Konfiguracja liczby dni w spółce celowej

Ścieżka: Administracja → Spółki celowe → [edycja spółki]

Po włączeniu globalnej opcji w Ustawieniach umów, w formularzu edycji każdej spółki celowej pojawia się dodatkowe pole:

Pole Format Wartość domyślna
Liczba dni po wysłaniu zawiadomienia do klienta Liczba całkowita dodatnia (dni) 14

Tooltip pola: „Po wysłaniu zawiadomienia do klienta termin transzy zostanie zaktualizowany na podstawie daty wysłania zawiadomienia oraz liczby dni wprowadzonej w tym polu."

⚠ Konfiguracja per spółka celowa. Liczba dni jest osobnym ustawieniem dla każdej spółki celowej. Jeśli w Twoim systemie pracujesz z kilkoma spółkami, możesz ustawić różne wartości (np. 7 dni dla jednej, 21 dni dla innej). Jeżeli pole zostanie pozostawione puste lub wpisana zostanie wartość nieliczbowa, mechanizm nie zaktualizuje terminu transzy.

3. Jak działa aktualizacja

Mechanizm działa w chwili wysłania zawiadomienia o transzy przez kolejkę e-maili voxCRM.

Sekwencja zdarzeń

  1. Użytkownik (lub automatyzacja) zleca wysłanie zawiadomienia do klienta o transzy z poziomu karty umowy.
  2. Wiadomość trafia do kolejki e-maili i czeka na obsługę przez crona.
  3. Cron przetwarza kolejkę i wysyła e-mail.
  4. Po pomyślnym wysłaniu wiadomości:
    • na transzy zapisywana jest data wysłania zawiadomienia (customer_notification_sent_at),
    • jeśli globalna opcja jest włączona oraz spółka celowa inwestycji ma uzupełnioną liczbę dni — termin transzy (due_date) zostaje przeliczony według wzoru: 
      nowy_termin_transzy = data_wysłania_zawiadomienia + liczba_dni_ze_spółki_celowej

Przykład

Parametr Wartość
Termin transzy przed wysłaniem zawiadomienia 2026-04-15
Data faktycznego wysłania zawiadomienia (z kolejki) 2026-04-20
Liczba dni w spółce celowej 14
Nowy termin transzy po aktualizacji 2026-05-04
💡 Liczona jest data wysłania, nie zaplanowania. Punktem odniesienia jest moment, w którym wiadomość rzeczywiście opuściła kolejkę i została wysłana. Jeśli między zleceniem wysyłki a faktycznym dostarczeniem do kolejki minęło kilka dni (np. zaplanowane wysłanie wieczorem), nowy termin transzy zostanie wyliczony od daty wysłania, nie od daty zlecenia.

Warunki, które muszą być spełnione

  • Globalna opcja Aktualizuj termin transzy po wysłaniu zawiadomienia do klienta jest włączona w Administracja → Ustawienia umów.
  • Spółka celowa powiązana z inwestycją tej transzy ma uzupełnione pole Liczba dni po wysłaniu zawiadomienia do klienta (wartość liczbowa większa od zera).
  • E-mail został pomyślnie wysłany przez kolejkę (status: wysłany, nie błąd).
  • Wiadomość była powiązana z konkretną transzą (zawiadomienie generowane z karty umowy/transzy, nie zwykły e-mail).

4. Powiązane materiały

5. Kontakt

Funkcjonalność jest dostępna w standardowej wersji systemu voxCRM. W razie pytań dotyczących konfiguracji lub działania mechanizmu prosimy o kontakt z działem wsparcia:

Oceń ten wpis:

Tagi

Podobne wpisy