System VoxCRM umożliwia generowanie dokumentów na podstawie wcześniej zdefiniowanych szablonów. Dzięki temu dane z systemu są automatycznie wprowadzane w odpowiednie miejsca w dokumencie, co znacznie usprawnia proces tworzenia i obsługi dokumentacji. System obsługuje formaty plików .docx oraz .xlsx.
Wprowadzenie nowego szablonu dokumentu
Jeśli chcą Państwo dodać nowy szablon do systemu:
- Dla dokumentów Word (.docx): Prosimy zaznaczyć w dokumencie miejsca, gdzie dane mają być zaczytywane z systemu, np. poprzez oznaczenie ich kolorem żółtym, i przesłać szablon na adres: kontakt@voxcommerce.pl z prośbą o wprowadzenie do systemu.
- Dla dokumentów Excel (.xlsx): W odpowiednich polach skoroszytu prosimy wstawić komentarze z informacją, jakie wartości mają być generowane z systemu, a następnie przesłać skoroszyt na ten sam adres.
Rodzaje dokumentów generowanych w systemie
Szablony umów
System pozwala na generowanie różnych rodzajów umów, takich jak:
- Umowa rezerwacyjna
- Umowa przedwstępna
- Umowa deweloperska
Przykładowe dane zaczytywane do szablonów umów:
- Informacje o umowie: numer, data podpisania, cena itp.
- Dane klientów: imię i nazwisko, dane kontaktowe, adres.
- Informacje o lokalu: numer, metraż, cena.
- Szczegóły harmonogramu płatności: transze, terminy.
Szablon zgody marketingowej
Szablon służy do generowania dokumentów zawierających zgody na przetwarzanie danych w celach marketingowych.
Szablony zawiadomień
Przykłady:
- Zawiadomienie o zakończeniu prac.
- Zawiadomienie o odbiorze.
- Zawiadomienia o zbliżającym się terminie płatności.
Szablony wezwań
Przykład:
- Wezwanie do zapłaty
Dane zaczytywane do wezwań:
- Kwoty i terminy nieopłaconych transz.
- Suma pozostałych kwot do zapłaty.
Szablon protokołu odbioru
Generowany z modułu odbiorów. Przykładowe dane, które mogą być zaczytane:
- Numery i stany liczników.
- Liczba kluczy.
- Kod do domofonu.
Szablon Excel
Przykłady:
- Symulacja harmonogramu płatności.
- Karta klienta.
- Rozliczenia.
Szablon oferty PDF
Generowany wraz z ofertą wysyłaną do klienta. Przykładowe dane zaczytywane do szablonu:
- Tabela, karty i plany wybranych lokali.
- Zdjęcie użytkownika wysyłającego ofertę.
- Data wygenerowania oferty (np. aktualna data + 7 dni).
Inne przykładowe szablony dokumentów
- Prospekt informacyjny
- Standard wykończenia
Zalety generowania dokumentów w VoxCRM
- Automatyzacja – dane z systemu są automatycznie wprowadzane w odpowiednie miejsca w dokumencie.
- Elastyczność – możliwość dodania niestandardowych szablonów dostosowanych do specyfiki działalności.
- Różnorodność – obsługa szerokiej gamy dokumentów, od umów po zawiadomienia i oferty.
Dodanie szablonów oraz korzystanie z istniejących opcji generowania dokumentów pozwala znacznie zaoszczędzić czas i usprawnić procesy administracyjne. W przypadku pytań lub potrzeby dodania nowych szablonów, prosimy o kontakt z działem obsługi systemu.