System voxCRM oferuje możliwość dodania informacji o cesji w umowie. Poniżej przedstawiono szczegółową procedurę umożliwiającą zarządzanie cesjami w systemie.
Dodanie cesji do umowy
Aby dodać cesję do istniejącej umowy, należy:
-
Otworzyć kartę wybranej umowy
Wyszukać odpowiednią umowę w systemie i przejść do jej szczegółów.
-
Dodanie dokumentu cesji
W sekcji SKANY UMÓW, ANEKSÓW I CESJI należy wybrać przycisk DODAJ SKAN UMOWY, ANEKSU LUB CESJI.
-
Wypełnienie wymaganych danych
W nowo otwartym oknie należy uzupełnić następujące pola:- Numer dokumentu – wprowadzenie numeru dokumentu cesji.
- Typ – z rozwijanego menu należy wybrać opcję cesja.
- Data podpisania – podanie daty, kiedy cesja została podpisana.
- Plik – załączenie skanu dokumentu cesji.
- (Opcjonalnie) Opis – możliwość dodania dodatkowych informacji, takich jak ustalona obniżka ceny transakcyjnej dla nowego klienta.
-
Zapisanie danych
Po uzupełnieniu wszystkich niezbędnych informacji należy kliknąć przycisk Zapisz, aby zatwierdzić wprowadzone dane.
Wyświetlanie i przegląd danych cesji
Po zapisaniu cesji w systemie jej szczegóły zostaną automatycznie wyświetlone w sekcji SKANY UMÓW, ANEKSÓW I CESJI. Widoczne będą następujące informacje:
- Osoba odpowiedzialna za dodanie cesji.
- Data podpisania dokumentu cesji.
- Podmiot, którego dotyczy cesja.
Dodatkowo informacje o cesji oraz data podpisania dokumentu zostaną automatycznie umieszczone w górnej części karty umowy, w obszarze zawierającym podstawowe dane umowy.
Aktualizacja danych po cesji
W przypadku gdy w wyniku cesji konieczne jest zaktualizowanie danych, takich jak:
- Klient – zmiana na nowego nabywcę.
- Data podpisania umowy – korekta błędnie wpisanej daty.
- Numer umowy – aktualizacja numeracji zgodnie z wymaganiami.
Można skorzystać z opcji EDYTUJ DANE, która jest dostępna w sekcji podsumowania danych umowy.
Dodatkowe zmiany w związku z cesją
W wyniku cesji mogą zaistnieć dodatkowe potrzeby, takie jak:
-
Obniżka ceny transakcyjnej
Jeżeli uzgodniono nową cenę transakcyjną, należy ją zmienić w sekcji PODSUMOWANIE, korzystając z funkcji Edytuj cenę transakcyjną. -
Zwroty wpłat
W sytuacji, gdy konieczny jest zwrot części wpłat dotychczasowemu klientowi, należy zmodyfikować typ wpłaty na zwrot klientowi w sekcji wpłat.
Historia zmian
System voxCRM automatycznie rejestruje wszystkie zmiany, w tym te dotyczące cesji, w zakładce Historia. Historia umożliwia weryfikację:
- Jakie zmiany zostały wprowadzone.
- Kiedy dokonano zmian.
- Kto był odpowiedzialny za wprowadzenie modyfikacji.