Integracja voxCRM z Ringostat pozwala automatycznie zapisywać każde połączenie telefoniczne z numerów Ringostat jako leada w systemie voxDeveloper CRM. Dzięki temu żaden kontakt telefoniczny nie zostaje pominięty, a doradcy mogą oddzwaniać do osób, które próbowały się skontaktować, nawet jeśli rozmowa się nie odbyła.
Spis treści
- Czym jest integracja Ringostat
- Jak działa integracja
- Co integracja zapewnia
- Ograniczenia integracji
- Jak włączyć integrację - krok po kroku
- Korzystanie z integracji na co dzień
- Mapowanie pól Ringostat na pola leada w voxCRM
- Najczęściej zadawane pytania
- Kontakt
1. Czym jest integracja Ringostat
Ringostat to zewnętrzna usługa telefonii i call trackingu - udostępnia numery telefoniczne wykorzystywane na stronach internetowych oraz w działaniach marketingowych i rejestruje wszystkie wykonane na nie połączenia (przychodzące, nieodebrane, wychodzące oraz callbacki).
Integracja z systemem voxDeveloper CRM polega na cyklicznym pobieraniu danych o tych połączeniach i zapisywaniu każdego z nich jako leada w voxCRM, z automatycznym przypisaniem do właściwej inwestycji oraz doradcy.
2. Jak działa integracja
Mechanizm działa w schemacie cyklicznego odpytywania API Ringostat. System voxCRM co około 10 minut pobiera listę nowych połączeń, dla każdego z nich tworzy leada i przypisuje go do inwestycji oraz doradcy zgodnie z konfiguracją.
Przepływ danych w skrócie:
- Klient końcowy wykonuje połączenie na numer Ringostat udostępniony na stronie WWW lub w kampanii marketingowej.
- Ringostat rejestruje rozmowę i udostępnia jej szczegóły poprzez własne API.
- System voxCRM cyklicznie pobiera nowe rekordy z Ringostatu - pamiętany jest moment ostatniej synchronizacji, dzięki czemu pobierane są wyłącznie nowe połączenia.
- Każde połączenie zostaje zapisane w voxCRM jako nowy lead z wypełnionymi polami: numer telefonu, źródło, data, opis rozmowy oraz parametry UTM kampanii.
- Lead zostaje automatycznie przypisany do inwestycji na podstawie zdefiniowanej mapy numerów oraz do doradcy w rotacji.
uniqueid), na podstawie którego system zapobiega tworzeniu duplikatów. Dzięki temu nawet w razie ponownej próby pobrania danych lub zakłóceń sieciowych żadne połączenie nie zostanie zapisane w voxCRM dwukrotnie.3. Co integracja zapewnia
- Automatyczne tworzenie leada dla każdego zarejestrowanego połączenia (przychodzącego, nieodebranego, wychodzącego oraz callbacku).
- Domyślnie pobierane są wszystkie cztery typy połączeń — istnieje możliwość ograniczenia synchronizacji do wybranych typów (np. wyłącznie przychodzących i nieodebranych).
- Automatyczne przypisanie leada do inwestycji na podstawie mapy numerów (numer wewnętrzny linii Ringostat → inwestycja).
- Automatyczną dystrybucję leadów do doradców w rotacji round-robin, z uwzględnieniem urlopów.
- Przekazywanie pełnego zestawu parametrów UTM kampanii marketingowej do leada.
- Standardowe źródło leada „Centrala telefoniczna", po którym łatwo odfiltrować leady pochodzące z połączeń.
4. Ograniczenia integracji
Przed rozpoczęciem korzystania z integracji warto zapoznać się z jej ograniczeniami, ponieważ wynikają one z architektury rozwiązania:
| Ograniczenie | Opis |
| Brak synchronizacji w czasie rzeczywistym | Lead pojawia się w voxCRM z opóźnieniem do około 10 minut od zakończenia rozmowy - nie ma natychmiastowych powiadomień typu pop-up. |
| Brak nagrań rozmów w voxCRM | Nagrania pozostają w panelu Ringostat. W voxCRM zapisywane są wyłącznie metadane połączenia (numer, czas, typ, opis, parametry UTM). |
| Każde połączenie tworzy nowego leada | Jeśli ten sam numer dzwoni kilkukrotnie, w voxCRM pojawi się odpowiednia liczba osobnych leadów. System nie łączy automatycznie kolejnych połączeń z tego samego numeru w jeden rekord. |
| Pole „Nazwisko" zawiera numer telefonu | Ringostat nie przekazuje danych identyfikacyjnych dzwoniącego, więc do czasu pierwszego kontaktu w polu nazwiska zapisywany jest jego numer telefonu. |
| Brak importu historycznych połączeń | Po włączeniu integracji pobierane są wyłącznie połączenia wykonane od momentu jej aktywacji. Wcześniejsze rozmowy pozostają tylko w panelu Ringostat. |
5. Jak włączyć integrację - krok po kroku
Konfigurację integracji po stronie voxCRM wykonuje zespół wsparcia technicznego. Aby uruchomić proces, należy przekazać do zespołu wsparcia dwa elementy:
Krok 1 - Wygenerowanie klucza API w panelu Ringostat
Klucz autoryzacyjny (Auth-key) należy wygenerować w panelu Ringostat, postępując zgodnie z dokumentacją producenta:
Settings → Integrations → Ringostat API → Create
Pełna instrukcja generowania klucza dostępna jest pod adresem:
Krok 2 - Przygotowanie mapy numerów Ringostat ↔ inwestycje
Aby integracja mogła automatycznie przypisywać leady do właściwej inwestycji, niezbędne jest dostarczenie tabeli powiązań pomiędzy numerami wewnętrznymi linii Ringostat a inwestycjami w voxCRM. Numer wewnętrzny linii (w panelu Ringostat zazwyczaj oznaczany jako additional_number, w danych z API jako dst) to identyfikator linii nadawany w panelu Ringostat (1, 2, 3 itd.) — nie jest to numer telefoniczny.
| Numer wewnętrzny linii Ringostat | Inwestycja w voxCRM |
| 1 | Nazwa pierwszej inwestycji |
| 2 | Nazwa drugiej inwestycji |
| 3 | Nazwa trzeciej inwestycji |
Krok 3 - Zgłoszenie do zespołu wsparcia
Po przygotowaniu klucza API oraz mapy numerów należy przesłać oba elementy do zespołu wsparcia technicznego (dane kontaktowe znajdują się na końcu artykułu). Zespół wsparcia:
- doda źródło leada „Centrala telefoniczna" w słowniku (jeśli nie istnieje),
- wprowadzi konfigurację integracji w panelu administracyjnym voxCRM,
- ustawi wskazane typy pobieranych połączeń (domyślnie wszystkie cztery),
- ustawi domyślnego doradcę otrzymującego leady spoza mapy,
- aktywuje cykliczną synchronizację z Ringostatem,
- poinformuje o gotowości integracji do testów na rzeczywistej rozmowie.
6. Korzystanie z integracji na co dzień
Po uruchomieniu integracji żadne dodatkowe działania ze strony użytkownika nie są wymagane - leady pojawiają się automatycznie w module leadów voxCRM.
Lead pochodzący z Ringostatu można rozpoznać po następujących cechach:
- w polu Źródło leada widoczna jest wartość „Centrala telefoniczna" (lub inna nazwa wybrana podczas konfiguracji),
- w polu Nazwisko znajduje się numer telefonu dzwoniącego (zapisany w formacie międzynarodowym z prefiksem kraju, np.
48510780220), - w polu Telefon zapisany jest numer dzwoniącego,
- w polu Opis zapisana jest data połączenia, jego typ, czas trwania oraz wewnętrzny identyfikator rozmowy w Ringostacie,
- w polach UTM zapisane są parametry kampanii marketingowej, jeśli zostały przekazane przez Ringostat,
- lead zostaje automatycznie powiązany z inwestycją wynikającą z mapy numerów.
Synchronizacja odbywa się cyklicznie — kolejne porcje danych pobierane są w odstępach około 10 minut.
7. Mapowanie pól Ringostat na pola leada w voxCRM
Poniższa tabela przedstawia, jakie informacje są pobierane z Ringostatu i w którym polu leada w voxCRM zostają zapisane. Dzięki temu łatwo odnaleźć poszczególne dane w widoku szczegółów leada.
| Pole z Ringostat | Znaczenie | Gdzie zapisuje się w voxCRM |
uniqueid |
Unikalny identyfikator połączenia w Ringostat | Pole techniczne - zapobiega tworzeniu duplikatów przy kolejnych synchronizacjach. Dodatkowo zapisywane w polu Opis leada. |
caller |
Numer telefonu osoby dzwoniącej | Pole Telefon leada (oraz pole Nazwisko do czasu pierwszego kontaktu). |
dst |
Numer wewnętrzny linii, na który zadzwoniono (identyfikator nadany w panelu Ringostat - nie jest to numer telefoniczny) | Na podstawie tego pola system przypisuje inwestycję w preferencjach leada zgodnie z dostarczoną mapą numerów. |
call_type |
Typ połączenia: in (przychodzące), out (wychodzące), callback |
Pole informacyjne. Dodawane do Opisu leada. |
duration |
Czas trwania rozmowy w sekundach | Pole informacyjne leada. Wartość 0 oznacza połączenie nieodebrane. Dodawane do Opisu leada. |
utm_source |
Źródło ruchu (np. google, facebook) |
Pole UTM utm_source w leadzie. |
utm_medium |
Medium kampanii (np. cpc, social, email) |
Pole UTM utm_medium w leadzie. |
utm_campaign |
Nazwa kampanii reklamowej | Pole UTM utm_campaign w leadzie. |
utm_content |
Wariant kreacji reklamowej | Pole UTM utm_content w leadzie. |
utm_term |
Słowo kluczowe z wyszukiwarki | Pole UTM utm_term w leadzie. |
8. Najczęściej zadawane pytania
Należy kliknąć w wybrane pytanie, aby rozwinąć odpowiedź.
Nowe leady nie pojawiają się w voxCRM
Najczęstsze przyczyny:
- Synchronizacja nie została aktywowana — w trakcie pierwszej konfiguracji może być wymagana ręczna aktywacja. W razie wątpliwości należy skontaktować się z zespołem wsparcia.
- Klucz API stracił ważność — należy wygenerować nowy klucz w panelu Ringostat i przekazać go do zespołu wsparcia.
- Pierwsza synchronizacja — bezpośrednio po włączeniu integracji pierwsze leady mogą pojawić się dopiero w kolejnym cyklu synchronizacji (do około 10 minut).
- Brak rozmów w okresie ostatnich kilkunastu minut — należy potwierdzić, że w czasie od włączenia integracji wykonano choć jedno połączenie.
Leady pojawiają się, ale nie są przypisane do inwestycji
Najczęstsza przyczyna to niekompletna lub nieaktualna mapa numerów. Możliwe jest, że w panelu Ringostat został dodany nowy numer (a wraz z nim nowy numer wewnętrzny linii), który nie został jeszcze zgłoszony do mapy w voxCRM. W takiej sytuacji prosimy o przesłanie zaktualizowanej tabeli mapowania do zespołu wsparcia.
Ten sam numer pojawił się wielokrotnie jako kilka leadów
Każde połączenie zarejestrowane przez Ringostat tworzy w voxCRM osobnego leada. Jeśli osoba dzwoniąca rozłączyła się i oddzwoniła ponownie, w systemie pojawi się tyle leadów, ile było prób kontaktu. Jest to celowe zachowanie — zapewnia, że żadna próba kontaktu nie zostanie pominięta. Jednocześnie system zabezpieczony jest przed zduplikowaniem tego samego połączenia podczas ponownych synchronizacji (porównuje unikalny identyfikator uniqueid).
Pole „Nazwisko" zawiera numer telefonu zamiast imienia i nazwiska
Ringostat nie przekazuje informacji o tożsamości dzwoniącego, ponieważ nie posiada takich danych. Pole „Nazwisko" w voxCRM jest wymagane, dlatego do czasu pierwszego kontaktu telefonicznego trzymany jest tam numer rozmówcy. Po pierwszej rozmowie doradca może uzupełnić właściwe dane.
Co oznacza duration = 0 w opisie leada
Wartość zerowa w polu czasu trwania oznacza połączenie nieodebrane. Lead został utworzony, ponieważ ktoś podjął próbę kontaktu, ale rozmowa nie doszła do skutku — warto oddzwonić.
W leadzie brakuje parametrów UTM
Parametry UTM przekazywane są przez Ringostat tylko wtedy, gdy mechanizm śledzenia po stronie strony WWW poprawnie zarejestrował kampanię. Jeśli w leadach systematycznie brakuje UTM-ów, prosimy o weryfikację konfiguracji śledzenia kampanii bezpośrednio w panelu Ringostat — ten element znajduje się poza zakresem voxCRM.
Czy można odsłuchiwać nagrania rozmów w voxCRM
Obecnie nagrania nie są pobierane do voxCRM — pozostają one wyłącznie w panelu Ringostat i można je odsłuchać po zalogowaniu do tego serwisu. Klienci zainteresowani rozszerzeniem integracji o nagrania proszeni są o kontakt z zespołem wsparcia w celu zgłoszenia takiego zapotrzebowania.
Czy synchronizacja może działać w czasie rzeczywistym
Aktualna integracja opiera się na cyklicznym pobieraniu danych z odstępem około 10 minut. Tryb natychmiastowy nie jest obecnie dostępny. Klienci, dla których natychmiastowy odbiór leadów jest istotny, proszeni są o kontakt z zespołem wsparcia w celu omówienia możliwości.
Czy można zaciągnąć rozmowy historyczne sprzed włączenia integracji
Standardowa konfiguracja pobiera wyłącznie połączenia wykonane od momentu aktywacji integracji. Wcześniejsze rozmowy pozostają tylko w panelu Ringostat.
9. Kontakt
W razie pytań lub problemów prosimy o kontakt z działem wsparcia technicznego:
- E-mail: kontakt@voxcommerce.pl
- Telefon: 534 571 638
