System voxCRM oferuje możliwość generowania plików tekstowych w formacie obsługiwanym przez program Symfonia Finanse i Księgowość. Pozwala to na sprawny eksport faktur z systemu voxCRM i ich import do Symfonii, co znacząco ułatwia pracę działu księgowości.
Jak wygenerować plik w systemie voxCRM?
- W systemie voxCRM należy przejść do zakładki Faktury.
- Na liście faktur należy zaznaczyć dokumenty, które mają zostać wyeksportowane.
- Z rozwijanej listy operacji grupowych wybrać opcję Eksportuj faktury w formacie Symfonia FK.
- Po wyborze tej opcji należy kliknąć przycisk Wykonaj.
- System wygeneruje plik tekstowy w odpowiednim formacie, który zostanie zapisany w wybranej lokalizacji. Proszę upewnić się, że zapisany plik będzie łatwo dostępny do dalszego przetwarzania w programie Symfonia.
Importowanie pliku do programu Symfonia
Po wygenerowaniu pliku w systemie voxCRM kolejnym krokiem jest jego import do programu Symfonia Finanse i Księgowość.
Krok 1: Otwieranie profili importu w Symfonii
- W programie Symfonia należy otworzyć menu Firma, a następnie wybrać opcję Import specjalny… > Profile importu.
- Pojawi się okno Katalogi wymiany danych, które umożliwia zarządzanie profilami importu.
Krok 2: Wybór istniejącego profilu lub utworzenie nowego
Jeśli istnieje odpowiedni profil:
- Na liście dostępnych profili należy zaznaczyć profil o nazwie Symfonia ERP Handel stanowisko 1. Jest to domyślnie skonfigurowany profil, który obsługuje pliki generowane przez system voxCRM.
- Po zaznaczeniu profilu należy kliknąć przycisk Użyj.
Jeśli konieczne jest utworzenie nowego profilu:
-
W oknie Katalogi wymiany danych należy kliknąć przycisk Nowy.
-
Pojawi się formularz, w którym należy:
- Nazwa: Wprowadzić nazwę profilu, np. „Import faktur VoxCRM”. Możesz wpisać tu dowolny tekst (maksymalnie 40 znaków) najlepiej charakteryzujący nadawcę lub wczytywane dane.
- Katalog: Wskazać folder, w którym znajduje się wygenerowany plik (np. „C:\Użytkownicy\Nazwisko\Downloads”).
- Maska plików danych: Wybrać opcję „.TXT (Pliki tekstowe)”.
- Szablon: Wskazać plik szablonu, np. „hmffk.AMS”. Domyślna lokalizacja szablonu to:
C:\Program Files (x86)\Symfonia\Symfonia\24.10\Szablon\hmffk.AMS. - Katalog archiwum: Określić folder, w którym Symfonia będzie przechowywać zaimportowane pliki.
- Katalog danych zwrotnych: Wskazać folder, w którym będą zapisywane pliki zwrotne, opisujące dokonane uzgodnienia danych.
-
Po uzupełnieniu formularza należy kliknąć Zapisz, a następnie wybrać Użyj, aby aktywować profil.
Krok 3: Wczytywanie danych z pliku
- Po aktywacji profilu Symfonia przeszuka wskazany katalog w poszukiwaniu plików do wczytania.
- Na liście dostępnych plików należy zaznaczyć właściwy plik i kliknąć przycisk Wczytaj.
Krok 4: Dodawanie brakujących kontrahentów
Jeśli w importowanym pliku znajdują się dane kontrahentów, którzy nie istnieją jeszcze w bazie Symfonii, program poinformuje o tym za pomocą okna Kartoteka kontrahentów.
- W oknie po prawej stronie zostaną wyświetlone dane kontrahenta wczytane z pliku.
- Aby dodać kontrahenta do bazy, należy kliknąć przycisk Nowy kontrahent.
- W formularzu kontrahenta można sprawdzić poprawność danych i wprowadzić ewentualne zmiany. Po zakończeniu należy kliknąć przycisk Zapisz.
- Następnie pojawi się komunikat gdzie należy kliknąć Tak.
Krok 5: Określenie typu dokumentu
- W przypadku, gdy program poprosi o wybór typu dokumentu, należy wskazać opcję DEX Dokument eksportowy.
- Po wyborze dokumentu należy kliknąć Użyj, aby potwierdzić wybór.
Krok 6: Przeglądanie zaimportowanych faktur
- Po zakończeniu importu zaimportowane faktury będą widoczne w buforze programu Symfonia.
- Aby zobaczyć listę wszystkich zaimportowanych dokumentów, należy przejść do sekcji:
Dokumenty (import) > Przeglądanie > Bufor.
- Z lewej strony można zastosować filtr Wszystkie, aby wyświetlić pełną listę dokumentów.
W celu zapewnienia poprawności importowanych danych zaleca się sprawdzenie zarówno pliku generowanego przez voxCRM, jak i ustawień w programie Symfonia.
W przypadku jakichkolwiek trudności z konfiguracją lub procesem importu zachęcamy do kontaktu z działem wsparcia technicznego voxCRM.
