Jak korzystać z modułu odsetek?

Moduł odsetek w systemie voxDeveloper CRM umożliwia naliczanie odsetek za nieterminowe wpłaty nabywców oraz generowanie not odsetkowych. Dzięki niemu możliwe jest monitorowanie zaległości w płatnościach i przejrzyste rozliczanie naliczonych odsetek.

Czym jest nota odsetkowa?

Nota odsetkowa to dokument informujący nabywcę o naliczonych odsetkach z tytułu nieterminowej wpłaty. Jeżeli nabywca nie uregulował płatności w terminie wynikającym z harmonogramu, deweloper ma prawo naliczyć odsetki — a nota odsetkowa stanowi dokument potwierdzający wysokość tych odsetek i wezwanie do ich zapłaty.

Noty odsetkowe wystawiane są najczęściej w następujących sytuacjach:

• Nieterminowa wpłata transzy zgodnie z harmonogramem płatności.
• Brak wpłaty w ustalonym terminie po podpisaniu umowy.
• Opóźnienie w regulowaniu kolejnych rat.

Konfiguracja modułu odsetek

Przed rozpoczęciem korzystania z modułu odsetek konieczne jest ustalenie kilku parametrów. Konfiguracja odbywa się we współpracy z działem wsparcia technicznego.

W ramach konfiguracji należy określić:

1. Domyślną stawkę odsetek — wartość procentowa stosowana w przypadku, gdy do danej umowy nie zostały przypisane indywidualne stawki.
2. Opóźnienie naliczania — liczbę dni po terminie płatności, po których system rozpoczyna naliczanie odsetek (np. 1 dzień, 7 dni lub inna wartość).
3. Godzinę codziennego sprawdzania — porę, o której system automatycznie analizuje umowy i nalicza odsetki.
4. Listę użytkowników z dostępem — osoby uprawnione do przeglądania modułu odsetek oraz eksportowania danych.

Stawki odsetek

Stawki odsetek konfigurowane są ręcznie. System obsługuje trzy poziomy stawek:

Jak system nalicza odsetki

Proces naliczania odsetek przebiega automatycznie:

1. Codzienne sprawdzanie — system o ustalonej godzinie analizuje wszystkie umowy pod kątem zaległych płatności.
2. Identyfikacja zaległości — porównywane są terminy transz z harmonogramu płatności z faktycznymi datami wpłat.
3. Naliczanie odsetek — dla każdej zaległej transzy obliczana jest kwota odsetek na podstawie obowiązującej stawki, kwoty zaległości oraz liczby dni opóźnienia.
4. Rejestracja w systemie — naliczone odsetki widoczne są w sekcji „Odsetki” na karcie danej umowy.

Naliczanie odsetek w starszych umowach:

• Jeżeli do starszych umów zostaną dodane stawki odsetek, system naliczy odsetki na podstawie tych stawek oraz dat obowiązywania zapisanych w umowie.
• W przypadku braku indywidualnych stawek odsetek system wykorzysta domyślną stawkę procentową.

Generowanie noty odsetkowej — krok po kroku

Po naliczeniu odsetek przez system możliwe jest wygenerowanie noty odsetkowej. Proces ten przebiega następująco:

1. Należy przejść do karty wybranej umowy.
2. Jeżeli moduł odsetek jest włączony i system naliczył odsetki, w sekcji „Odsetki” widoczne będą przyciski do generowania noty:
   • „Wygeneruj notę odsetkową DOCX” — generuje notę w formacie Word, umożliwiającym edycję treści przed wysyłką.
   • „Wygeneruj notę odsetkową PDF” — generuje notę w formacie PDF, gotową do bezpośredniego przekazania nabywcy.
3. Po kliknięciu wybranego przycisku system wygeneruje notę odsetkową, którą można pobrać na dysk.

Zawartość noty odsetkowej:

Każda wygenerowana nota odsetkowa zawiera następujące informacje:

Wysyłka noty odsetkowej

System nie oferuje automatycznej wysyłki not odsetkowych — proces ten realizowany jest ręcznie. Poniżej opisano zalecany sposób przekazania noty nabywcy:

1. Należy wygenerować notę odsetkową z poziomu sekcji „Odsetki” na karcie umowy.
2. Pobrany plik (DOCX lub PDF) należy dołączyć jako załącznik do wiadomości e-mail.
3. Wiadomość można wysłać za pośrednictwem modułu mailowego w systemie CRM lub drogą zewnętrzną (np. z własnej skrzynki pocztowej lub tradycyjną pocztą).

Księgowanie not odsetkowych

Po wygenerowaniu i wysłaniu noty odsetkowej możliwe jest śledzenie jej statusu bezpośrednio w systemie. Dla każdej noty dostępne są następujące opcje oznaczenia:

Dodatkowe informacje dotyczące zarządzania notami:

• Automatyczna rejestracja — każda wygenerowana nota odsetkowa jest automatycznie zapisywana w systemie i powiązana z odpowiednią umową.
• Historia — informacje o wygenerowanych notach i ich statusach widoczne są w historii umowy.
• Eksport danych — użytkownicy z odpowiednimi uprawnieniami mogą eksportować dane dotyczące naliczonych odsetek i wygenerowanych not.

Podsumowanie procesu obsługi not odsetkowych

Moduł odsetek w systemie voxDeveloper CRM pozwala na skuteczne zarządzanie nieterminowymi płatnościami, minimalizując ryzyko finansowe i zwiększając przejrzystość w rozliczeniach z nabywcami.