Poniżej znajduje się kompletny przewodnik szczegółowo wyjaśniający wszystkie aspekty związane z obsługą umów najmu w systemie voxCRM. Przewodnik obejmuje:
- Tworzenie nowej umowy najmu.
- Zarządzanie istniejącymi umowami najmu.
- Dodawanie i zarządzanie powiązanymi klientami.
Wprowadzenie do Modułu Najmu
Moduł wynajmu to rozszerzenie systemu voxCRM, które można aktywować na żądanie, kontaktując się pod adresem kontakt@voxcommerce.pl. Po aktywacji moduł umożliwia:
- Rejestrację umów najmu.
- Tworzenie harmonogramów płatności.
- Generowanie dokumentów i faktur.
- Dodawanie szczegółowych danych dotyczących najmu, takich jak opłaty eksploatacyjne czy gwarancje bankowe.
Moduł znajduje zastosowanie przy zarządzaniu wynajmem mieszkań, biur oraz innych lokali użytkowych.
Tworzenie Nowej Umowy Najmu
Krok 1: Przygotowanie lokalu
Przed utworzeniem umowy najmu należy uzupełnić w systemie szczegóły dotyczące lokalu przeznaczonego na wynajem. Należy upewnić się, że wprowadzono następujące dane:
- Czynsz miesięczny brutto (23%) – kwota wynajmu brutto.
- Lokal dostępny na wynajem – zaznaczenie tej opcji umożliwia eksport danych do portali zewnętrznych.
- Lokal dostępny na sprzedaż – opcja dodatkowa, jeśli lokal jest również na sprzedaż.
- Dostępne od / Dostępne do – opcjonalne daty określające dostępność lokalu.
- Zaliczka na media netto – wartość zaliczki za media.
Wprowadzenie tych danych aktywuje funkcję wynajmu w szczegółach lokalu.
Krok 2: Tworzenie umowy
Po przygotowaniu danych lokalu należy wykonać następujące czynności:
- Kliknąć przycisk Wynajem w szczegółach lokalu.
- W nowym oknie wprowadzić dane dotyczące umowy, takie jak:
- Klient (najemca) – wybór z bazy lub dodanie nowego klienta.
- Data podpisania umowy.
- Kwota czynszu – dane automatycznie pobrane z ustawień lokalu.
- Po uzupełnieniu danych należy kliknąć Zapisz, aby utworzyć umowę.
Zarządzanie Istniejącą Umową Najmu
Po utworzeniu umowy istnieje możliwość edycji danych. W szczegółach umowy dostępne są opcje modyfikacji takich danych, jak:
- Waluta – np. PLN.
- Kaucja netto – wartość kaucji.
- Opłata eksploatacyjna za m² – miesięczna opłata utrzymania lokalu.
- Gwarancja bankowa – szczegóły dotyczące zabezpieczenia bankowego.
Zapisanie zmian powoduje aktualizację danych umowy.
Powiązani Klienci
Role klientów w umowie
Do umowy można przypisać różne role klientów, takie jak:
- Najemca – główny klient podpisujący umowę.
- Osoba zamieszkująca – osoba korzystająca z lokalu.
- Osoba kontaktowa – odpowiedzialna za sprawy związane z najmem.
Dodawanie powiązanego klienta
Aby dodać powiązanego klienta do umowy, należy:
- Przejść do sekcji Powiązane w szczegółach umowy.
- Kliknąć przycisk Dodaj powiązanego klienta.
- W nowym oknie:
- Wybrać, czy powiązanym podmiotem będzie klient, czy firma.
- Wprowadzić dane klienta lub wyszukać go w bazie.
- Określić rolę klienta (np. osoba zamieszkująca).
- Kliknąć Zapisz.
Dodani klienci będą widoczni w sekcji powiązanej i mogą być wykorzystani w generowanych dokumentach.
Generowanie Dokumentów i Zarządzanie Płatnościami
Po zapisaniu umowy dostępne są dodatkowe funkcje:
- Generowanie dokumentów – umożliwia tworzenie umów, aneksów, faktur na podstawie wprowadzonych danych.
- Harmonogram płatności – definiowanie terminów płatności (np. czynsz, media, kaucja).
- Rejestrowanie wpłat – dodawanie wpłat w różnych kategoriach.
- Lista powiązanych dokumentów – przechowywanie skanów i innych dokumentów powiązanych z umową.
Moduł wynajmu w systemie voxCRM umożliwia kompleksowe zarządzanie umowami najmu. Dzięki intuicyjnemu procesowi tworzenia i edycji umów, dodawaniu powiązanych klientów oraz automatyzacji procesów, takich jak generowanie dokumentów czy harmonogramów płatności, można znacznie zwiększyć efektywność pracy. W przypadku dodatkowych pytań zaleca się kontakt z działem wsparcia.