System voxCRM to zaawansowane narzędzie wspierające zarządzanie umowami, oferujące szeroki zakres funkcji, które ułatwiają ich przeglądanie, tworzenie oraz edycję. Poniżej znajduje się szczegółowy opis dostępnych funkcji oraz instrukcja korzystania z modułu Umowy.
1. Rozpoczęcie pracy z modułem Umowy
Aby rozpocząć korzystanie z modułu Umowy, należy przejść do zakładki Umowy w głównym menu nawigacyjnym. Po wejściu widoczna będzie pełna lista umów zapisanych w systemie.
2. Filtrowanie i sortowanie umów
Moduł Umowy umożliwia szybkie wyszukiwanie interesujących informacji dzięki zaawansowanemu systemowi filtrów i opcji sortowania.
2.1. Korzystanie z panelu filtrowania
W górnej części ekranu znajduje się panel filtrowania, który pozwala wyszukiwać umowy według różnych kryteriów:
- Nr lokalu, Imię, Nazwisko – wyszukiwanie umów powiązanych z konkretnym klientem.
- Numer umowy / Numer rep – szybkie odnalezienie umowy po jej numerze.
- Typ lokalu, Typ umowy, Status umowy, Klasyfikacja umowy – selekcja wyników według określonych parametrów.
- Daty – filtrowanie wyników według umów utworzonych lub podpisanych w wybranym okresie.
- Projekt, Miejscowość, Etap, Doradca – filtrowanie według lokalizacji i osób odpowiedzialnych.
2.2. Opcje specjalne w filtrach
- Wszystkie umowy – wyświetla wszystkie dostępne umowy w systemie.
- Pierwsza umowa – ogranicza wyniki do pierwszych umów powiązanych z daną nieruchomością.
2.3. Sortowanie wyników
Kliknięcie strzałki obok wybranej kolumny, np. Data podpisania lub Cena całkowita, umożliwia sortowanie danych w porządku rosnącym lub malejącym.
3. Przeglądanie szczegółów umowy – Karta umowy
Po wybraniu konkretnej umowy otwiera się jej karta, zawierająca wszystkie istotne informacje dotyczące umowy, klienta, nieruchomości i finansów.
3.1. Podstawowe elementy karty umowy
-
Podsumowanie nieruchomości
Zawiera zdjęcia, plany oraz dane dotyczące nieruchomości, takie jak:- Cena całkowita (brutto/netto).
- Cena za metr kwadratowy.
- Stawka VAT.
- Całkowita zniżka.
Dostępne opcje: Dodaj przyległość – umożliwia przypisanie dodatkowych nieruchomości do umowy.
-
Harmonogram płatności
Sekcja przedstawiająca transze płatności, terminy oraz statusy wpłat. Harmonogram można generować na podstawie szablonu lub wprowadzać ręcznie. -
Lista wpłat
Informacje o dokonanych wpłatach, w tym:- Kwoty.
- Terminy.
- Typ płatności.
-
Zmiany lokatorskie oraz środki zwolnione przez bank
W sekcji zmian lokatorskich znajdują się informacje o zgłoszonych przez klienta zmianach dotyczących nieruchomości.
Sekcja środków zwolnionych przez bank pokazuje postępy finansowe związane z daną umową.
3.2. Edycja danych umowy
Ikona zębatki w szczegółach umowy umożliwia:
- Edytowanie danych takich jak status umowy, klasyfikacja czy przewidywana data podpisania aktu notarialnego.
- Modyfikowanie powiązanych danych klienta, nieruchomości lub doradcy.
3.3. Zarządzanie klientami
- Możliwe jest dodanie dodatkowego klienta do istniejącej umowy.
- Opcja Dodaj klienta do umowy w panelu po lewej stronie otwiera okno wyboru lub wprowadzenia nowego klienta.
3.4. Funkcje dodatkowe w panelu po lewej stronie
- Generuj dokument – tworzenie dokumentów, takich jak umowa rezerwacyjna czy oświadczenie dla banku.
- Podsumowanie danych umowy – generuje podsumowanie w formacie PDF.
- Zarejestruj umowę – umożliwia przesłanie danych do wspólnej bazy systemu.
4. Dodawanie nowej umowy
4.1. Utwórz na podstawie istniejących danych
- Wybór nieruchomości lub klienta z istniejących rekordów.
- Formularz umożliwia uzupełnienie danych, takich jak:
- Rodzaj umowy.
- Data podpisania.
- Przewidywana data podpisania aktu notarialnego.
4.2. Dodaj nową umowę ręcznie
- Opcja Dodaj nową umowę otwiera formularz, w którym można wprowadzić dane, takie jak:
- Klient, inwestycja, nieruchomość.
- Rodzaj umowy, źródło pochodzenia, doradca.
- Daty obowiązywania umowy oraz ważności.
5. Anulowanie umowy
Aby anulować umowę w systemie należy podjąć następujące kroki:
- Wejść na kartę umowy.
- W prawym górnym rogu klikamy w przycisk "Menu".
- Kliknąć Anuluj umowę, oraz następnie potwierdzić anulowanie. Anulowanie umowy jest nieodwracalne.
W przypadku, gdy przycisk Anuluj umowę nie jest widoczny, oznacza to brak wystarczających uprawnień do wykonania tej akcji.
6. Eksport danych
Funkcja eksportu umożliwia zarządzanie danymi umów w prosty sposób:
- Eksport do Excela – pobieranie danych w formacie arkusza kalkulacyjnego.
- Eksport XML Optima / Symfonia – integracja z systemami księgowymi.
- Pliki wsadowe – obsługa platform transakcyjnych.
Aby skorzystać z funkcji eksportu należy:
- Zaznaczyć wybrane umowy przy użyciu checkboxów.
- Wybrać odpowiednią akcję z menu rozwijanego, np. Eksport lub Pliki wsadowe.
- Kliknąć Wykonaj, aby wygenerować plik.
7. Praktyczne wskazówki
- Przypisywanie klientów – do jednej umowy można przypisać kilku klientów. Nowych klientów można dodawać bezpośrednio z poziomu karty umowy.
- Historia zmian – każda modyfikacja umowy jest rejestrowana, co ułatwia kontrolę nad dokumentacją.
- Powiązane umowy i przyległości – wszystkie dodatkowe nieruchomości przypisane do danej umowy można przeglądać w sekcji Podsumowanie.
System voxCRM zapewnia kompleksowe wsparcie w zarządzaniu umowami, od ich tworzenia po monitorowanie wpłat i zmian. W razie dodatkowych pytań warto skontaktować się z działem wsparcia.