W systemie voxCRM istnieje możliwość automatycznego wysyłania powiadomień do klientów przypisanych do umowy, którzy nie uregulowali transzy zgodnie z harmonogramem. Funkcja ta wspiera proces przypominania o zaległościach w płatnościach oraz pomaga w utrzymaniu terminowego przepływu środków.
Mechanizm działania powiadomień
System codziennie sprawdza terminy płatności dla wszystkich transz w umowach i wysyła powiadomienia do klientów w sytuacjach, gdy spełnione są następujące warunki:
- Termin zapłaty transzy upłynął dokładnie 7, 14, 21 lub 28 dni temu.
- Suma wpłat przypisanych do danej transzy nie pokrywa w pełni jej wartości.
Personalizacja ustawień powiadomień
Funkcja pozwala na dostosowanie powiadomień do specyficznych potrzeb:
- Możliwe jest aktywowanie powiadomień tylko dla wybranych przedziałów dni, np. jedynie po upływie 14 dni, z pominięciem pozostałych (7, 21, 28 dni).
- Wiadomość wysyłana do klienta będzie miała jednakową treść dla wszystkich umów oraz inwestycji w systemie.
- Można określić rodzaj umowy, dla którego wiadomości będą wysyłane (np. Umowa deweloperska, Umowa przedwstępna). System może pomijać transze z umów rezerwacyjnych, koncentrując się wyłącznie na wybranych typach.
Dane zawarte w powiadomieniu
W wiadomości wysyłanej do klienta znajdują się kluczowe informacje dotyczące zaległości, takie jak:
- Termin zapłaty transzy.
- Nazwa transzy.
- Wysokość transzy.
- Pozostała do zapłaty kwota.
- Numer umowy powiązanej z transzą.
Przykładowa treść wiadomości może wyglądać następująco:
Szanowni Państwo,
W dniu [data terminu transzy] upłynął termin płatności transzy o nazwie "[nazwa transzy]" w wysokości [kwota transzy] PLN. Nasz system odnotował brak pełnej wpłaty. Pozostała do uregulowania kwota wynosi [pozostała kwota] PLN. Prosimy o dokonanie płatności zgodnie z warunkami umowy nr [numer umowy].
Dział Kontroli Należności
Włączenie funkcji powiadomień
Aby aktywować możliwość wysyłania automatycznych wiadomości o zaległościach, należy skontaktować się z działem wsparcia technicznego voxCRM pod adresem kontakt@voxcommerce.pl.
Po aktywacji funkcji, zespół voxCRM dostosuje ustawienia do Państwa indywidualnych potrzeb, w tym:
- Typy umów, dla których będą wysyłane powiadomienia.
- Wybrane przedziały dni (np. tylko 14 dni od terminu płatności).
- Szablon treści wiadomości.
Korzyści z zastosowania funkcji
Automatyczne powiadomienia pomagają w:
- Minimalizacji opóźnień w płatnościach.
- Usprawnieniu komunikacji z klientami.
- Oszczędności czasu doradców, którzy nie muszą manualnie wysyłać przypomnień.
Funkcja jest szczególnie przydatna dla firm zarządzających dużą liczbą umów i inwestycji.
