System voxCRM oferuje funkcje planowania i monitorowania aktywności, takich jak telefony, spotkania, zadania czy maile. Dzięki temu użytkownicy mogą skutecznie organizować swoje działania i śledzić postępy w relacjach z klientami. Aktywności mogą być przypisywane do konkretnych klientów, oddziałów lub użytkowników i wzbogacane o szczegóły, takie jak cel, priorytet, miejsce czy status.
Kalendarz i Lista Aktywności
Zakładka „Kalendarz” służy do przeglądania wszystkich aktywności związanych z klientami. Działania można wyświetlać w formacie miesięcznym, tygodniowym, dziennym lub jako listę aktywności, co pozwala na łatwe dopasowanie widoku do potrzeb. W kalendarzu widoczne są zarówno zaplanowane, jak i zrealizowane działania, co zapewnia pełną kontrolę nad zadaniami.
Aby zaplanować lub zarejestrować aktywność, należy najpierw odnaleźć klienta w systemie. Wyszukiwanie klienta możliwe jest według nazwiska, numeru telefonu, adresu e-mail lub miejscowości. Po wybraniu klienta można przejść do tworzenia nowego działania.
Rejestracja Aktywności
Dodanie nowej aktywności odbywa się w kilku prostych krokach w karcie klienta. Wybiera się typ działania, np. telefon, spotkanie, zadanie lub mail, a następnie wprowadza datę, priorytet i osobę odpowiedzialną za realizację. Dodatkowo można wpisać notatkę opisującą szczegóły aktywności, co ułatwia śledzenie postępów. Po zapisaniu aktywność zostaje oznaczona statusem „Odbyło się” i automatycznie dodana do historii klienta, widocznej na jego karcie w sekcji „Najnowsze aktywności”.
Planowanie Aktywności
Planowanie przyszłych działań wymaga wybrania odpowiedniego typu aktywności, określenia daty, godziny oraz przypisania zadania do konkretnej osoby w zespole. System umożliwia także ustawienie przypomnienia mailowego, które zostanie wysłane z odpowiednim wyprzedzeniem, aby upewnić się, że zadanie zostanie zrealizowane na czas. Wszystkie zaplanowane działania są widoczne zarówno na karcie klienta, jak i w kalendarzu, co zapewnia przejrzystość i lepszą organizację pracy.
Edycja Aktywności
Zarejestrowane lub zaplanowane aktywności można łatwo edytować, zmieniając takie szczegóły jak data, godzina czy priorytet. Aby wprowadzić zmiany, należy przejść do sekcji „Najnowsze aktywności” na karcie klienta i wybrać opcję edycji. W przypadku zaplanowanego działania przed dokonaniem zmian warto upewnić się, że jego status jest ustawiony na „Zaplanowane”. Po zakończeniu aktywności można dodać notatkę podsumowującą oraz zaplanować kolejne kroki, co pomaga w utrzymaniu ciągłości kontaktu z klientem.
Zakończenie Obsługi Klienta
Zakończenie obsługi klienta w systemie voxCRM oznacza formalne zamknięcie relacji z klientem w sytuacji, gdy nie wyraża on zainteresowania dalszą współpracą. Aby to zrobić, należy:
- Przejść do karty klienta lub zaplanowanej aktywności. W systemie można zlokalizować klienta według nazwiska, numeru telefonu lub adresu e-mail.
- Zmień status klienta na „Zakończony”. Opcja ta dostępna jest zarówno w szczegółach aktywności, jak i bezpośrednio na karcie klienta.
- Podaj powód zakończenia współpracy. System oferuje listę gotowych powodów, takich jak „Zbyt wysoka cena” lub „Brak zainteresowania”, a także możliwość dodania własnego opisu sytuacji.
- Zapisz zmiany. Po zapisaniu danych status klienta zostaje zmieniony, a powód zakończenia zapisany w historii klienta.
Po zakończeniu współpracy klient nie będzie uwzględniany w bieżących aktywnościach, ale wszystkie informacje o nim zostaną zachowane w systemie, co pozwoli na ich wykorzystanie w raportach.
Automatyczne Planowanie Aktywności
Przy dodawaniu nowego klienta system automatycznie planuje pierwszą aktywność. Jeśli klient poda numer telefonu, zaplanowany zostanie telefon. W przypadku podania adresu e-mail system utworzy aktywność w formie maila. Jeśli obie formy kontaktu są dostępne, priorytetem jest telefon. Automatycznie zaplanowane działania widoczne są zarówno w kalendarzu, jak i na karcie klienta w sekcji „Najnowsze aktywności”.